So werden Sie Verwaltungsassistent in der Buchhaltung • BUOM

20. Mai 2021

Menschen mit echtem Interesse und Leidenschaft für Finanzen, Rechnungswesen und Wirtschaft können darüber nachdenken, Assistent für die Buchhaltung zu werden. Dies kann eine lohnende Karriere für Menschen sein, die gerne ein integraler Bestandteil des Buchhaltungsteams sind. Diese Einstiegsposition kann auch ein effektiver erster Schritt in fortgeschrittenere Buchhaltungspositionen sein. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Verwaltungsassistent für Buchhaltung ist und was er tut, wie man ein Verwaltungsassistent für Buchhaltung wird und welche Fähigkeiten, Arbeitsumgebung und Gehälter ein Verwaltungsassistent für Buchhaltung hat.

Was ist ein Buchhaltungsassistent?

Ein Verwaltungsassistent für Buchhaltung ist ein Berufseinsteiger, der grundlegende Buchhaltungs- und Verwaltungsaufgaben ausführt. Sie haben in der Regel einen Vorgesetzten, der ihnen Aufgaben zuweist und überwacht, beispielsweise die Erstellung von Finanzberichten, die Betreuung von Kunden oder die Arbeit an Sonderprojekten. Assistenten für die Verwaltungsbuchhaltung arbeiten in der Regel für einen einzelnen Buchhalter oder eine Buchhaltungsabteilung, manchmal arbeiten sie aber auch freiberuflich.

Assistenten für die Buchhaltung sind in verschiedenen Bereichen tätig, wie zum Beispiel:

• Kleine private Wirtschaftsprüfungsgesellschaften

• Große Wirtschaftsprüfungsgesellschaften

• Jedes Unternehmen mit eigener Buchhaltung

• Einzelhandelsgeschäft

• Produktionsunternehmen

• Medizinische Einrichtungen

• Bildungsinstitutionen

Was macht ein Buchhaltungsassistent?

Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Verwaltungsassistenten für die Buchhaltung variieren je nach Arbeitgeber und Branche. Assistenten, die in großen Organisationen arbeiten, haben möglicherweise ein engeres Aufgabenspektrum, während Assistenten, die in kleineren Organisationen arbeiten, möglicherweise ein breiteres Aufgabenspektrum haben. Typischerweise führen Verwaltungsassistenten grundlegende Buchhaltungs- und grundlegende Verwaltungsaufgaben zur Unterstützung des Buchhalters oder der Buchhaltungsabteilung durch. Die täglichen Aufgaben können je nach Jahreszeit, Rolle und Bedürfnissen des Vorgesetzten variieren.

Hier sind einige allgemeine Aufgaben und Verantwortlichkeiten von Verwaltungsassistenten für die Buchhaltung:

• Verarbeiten Sie Verkaufsrechnungen, Unternehmensbelege und Zahlungen von Lieferanten und Kunden

• Führen Sie finanzielle Aufzeichnungen über ausgehende und eingehende Finanzen für Ihren Arbeitgeber

• Kontrolle der Unternehmensbudgets

• Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen

• Regelmäßige Erstellung von Finanzberichten

• Treffen, Begrüßen und Bedienen von Gastkunden

• Erstellen und übermitteln Sie Bestellungen, Gutschriften und Rechnungen

• Überwachung und Nachverfolgung der Verbindlichkeiten für überfällige Beträge

• Prüfung und Abgleich von Firmenkontoauszügen

• Bearbeitung von Spesen- und Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter

• Bearbeitung und Einreichung von Versicherungsansprüchen

• Erledigung administrativer Aufgaben wie Korrespondenz, Fotokopieren, Archivieren, Zusammenstellen oder Aufzeichnen

So werden Sie Verwaltungsassistent und Buchhalter

Hier sind die Schritte, um ein Verwaltungsassistent in der Buchhaltung zu werden:

1. Holen Sie sich einen Abschluss

Obwohl für Positionen als Verwaltungsassistent in der Buchhaltung lediglich ein High-School-Abschluss oder ein GED erforderlich ist, können bestimmte formale Qualifikationen, wie z. B. Studienleistungen an einer Hochschule, Ihnen einen Vorteil gegenüber anderen Kandidaten verschaffen. Viele Arbeitgeber stellen Kandidaten ein, die über einen Associate-Abschluss oder einen verwandten technischen Abschluss verfügen. Die beliebtesten Associate-Abschlüsse für Verwaltungsassistenten im Rechnungswesen sind ein Büromanagement-Abschluss mit Schwerpunkt Buchhaltung. Die Kursarbeit umfasst häufig Themen wie Büroabläufe, Buchhaltung, Kommunikation, Büroprogramme und Buchhaltung.

Assistenten für die Verwaltungsbuchhaltung behalten in der Regel ihre Position, während sie auf einen Bachelor- oder Master-Abschluss in Finanzen, Rechnungswesen oder einem anderen verwandten Bereich hinarbeiten. Dadurch erhalten sie praktische Berufserfahrung, die ihre formale Ausbildung ergänzt.

2. Erfahrungen sammeln

Da es sich bei der Position des Administrative Accounting Assistant um eine Einstiegsposition handelt, erwarten oder verlangen die meisten Arbeitgeber keine Vorkenntnisse. Es kann jedoch nützlich sein und in Ihrem Lebenslauf gut aussehen, wenn Sie Erfahrung in einem Unternehmens- oder Büroumfeld haben. Weitere Grunderfahrungen, wie z. B. Vertrautheit mit Bürocomputersoftware wie Textverarbeitung, Datenbanken und Tabellenkalkulationen, sind ebenfalls hilfreich. Neben einem Abschluss ist die zweitwichtigste Qualifikation, nach der Arbeitgeber suchen, Erfahrung im Rechnungswesen, die entweder durch Studienleistungen an einem College oder durch praktische Berufserfahrung erworben wurde.

3. Lassen Sie sich zertifizieren

Immer mehr Arbeitgeber entscheiden sich dafür, Verwaltungsassistenten zertifizieren zu lassen. Viele akkreditierte Hochschulen bieten ein Zertifikat als Buchhaltungsassistent an, für dessen Abschluss ein oder zwei volle Semester Studienleistungen erforderlich sind. Diese Kursarbeit auf Hochschulniveau bereitet Verwaltungsassistenten auf die Arbeit mit Finanzinformationen und die Einhaltung der allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) vor.

5. Weiterbildung fortsetzen

Assistenten für die Verwaltungsbuchhaltung behalten in der Regel ihre Position, während sie auf einen Bachelor- oder Master-Abschluss in Finanzen, Rechnungswesen oder einem anderen verwandten Bereich hinarbeiten. Dadurch erhalten sie praktische Berufserfahrung, die ihre formale Ausbildung ergänzt. Verwaltungsassistenten, die ihre Position schon länger innehaben, werden in der Regel mehr Verantwortung und komplexere Aufgaben übertragen. Sie wechseln häufig in andere Rollen, beispielsweise als Juniorbuchhalter, Personalbuchhalter, Buchhaltungsleiter oder Wirtschaftsprüfer. Manchmal erfordern diese neuen Rollen, dass sie eine formellere Ausbildung oder einen Abschluss als Wirtschaftsprüfer (Certified Public Accountant, CPA) erwerben.

Fähigkeiten als Management-Buchhaltungsassistent

Für die Ausführung vielfältiger Aufgaben benötigen Verwaltungsassistenten im Rechnungswesen ein breites Spektrum an Fähigkeiten und Eigenschaften. Zu den allgemeinen Fähigkeiten eines Verwaltungsassistenten in der Buchhaltung gehören:

• Mathematik: Assistenten müssen bei der Ausführung verschiedener Finanzaufgaben genaue und schnelle Berechnungen durchführen.

• Finanzwissen: Kenntnisse der Buchhaltungsterminologie und der Finanzgrundsätze helfen Assistenten bei der Kommunikation mit anderen Fachleuten und bei der Wahrnehmung ihrer Funktionen innerhalb des Unternehmens.

• Problemlösung: Fähigkeiten zur Problemlösung sind nützlich, wenn die Bücher oder Buchhaltungsdaten nicht im Gleichgewicht sind und Assistenten herausfinden müssen, warum.

• Kommunikation: Für die Kommunikation mit Managern, Mitarbeitern, Lieferanten, Kunden und anderen Fachleuten sind ausgeprägte schriftliche und mündliche Fähigkeiten erforderlich.

• Kundendienst: Um positiv mit Kunden und der Öffentlichkeit zusammenarbeiten zu können, benötigen Assistenten ausgezeichnete Kundendienstfähigkeiten.

• Organisation. Viele Verwaltungsaufgaben wie das Führen und Ablegen von Aufzeichnungen erfordern organisatorische Fähigkeiten.

• Bürosoftware: Assistenten erstellen Berichte, schreiben Rechnungen und führen Finanzunterlagen mit einfacher Bürosoftware.

• Buchhaltungssoftware: Assistenten verwenden bei der Arbeit spezielle Buchhaltungssoftware, um ihre Aufgaben zu erledigen.

Gemeinsame Merkmale von Verwaltungsassistenten sind:

• Methodischer Arbeitsstil: Assistenten können ihre Aufgaben vollständig und korrekt erfüllen, wenn sie methodisch vorgehen.

• Multitasking-Fähigkeit: Assistenten haben typischerweise viele Aufgaben, die sie gleichzeitig erledigen müssen.

• Fähigkeit zur Priorisierung: Assistenten müssen Aufgaben priorisieren, die am wichtigsten sind und warten können.

• Unabhängigkeit: Obwohl Assistenten von anderen beaufsichtigt werden, erledigen sie den Großteil ihrer Arbeit selbstständig.

• Fokus: Die Fähigkeit, sich bei komplexen und zeitaufwändigen Aufgaben zu konzentrieren, hilft Assistenten, produktiver zu sein.

• Leistung unter Druck: Auch wenn die Umgebung nicht immer stressig ist, gibt es doch Zeiten im Jahr, in denen Assistenten unter Druck präzise und effizient arbeiten müssen.

• Leidenschaft für Finanzen: Ein natürliches Interesse und eine Leidenschaft für Finanzen helfen Buchhaltern, in ihrer Rolle hervorragende Leistungen zu erbringen.

• Achtung: Assistenten sehen und hören häufig vertrauliche Informationen über Kunden und das Unternehmen, die sie vertraulich behandeln müssen.

• Ehrlichkeit: Vertrauen und Ehrlichkeit sind wichtige Eigenschaften, da viele Assistenten Zugriff auf die Mittel ihres Unternehmens haben.

Arbeitsplatz einer Verwaltungsassistentin

Ein Assistent für die Verwaltungsbuchhaltung arbeitet in der Regel tagsüber während der Geschäftszeiten, durchschnittlich 40 Stunden pro Woche. In einigen Fällen müssen sie möglicherweise abends oder am Wochenende arbeiten, beispielsweise während der Steuersaison oder am Ende des Geschäftsjahres. Verwaltungsassistenten für die Buchhaltung arbeiten meist in gut beleuchteten und komfortablen Umgebungen, beispielsweise im Büro eines großen Unternehmens oder in der Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens. Einige Verwaltungsassistenten für die Buchhaltung reisen möglicherweise, um Besprechungen mit Kunden oder Klienten durchzuführen.

Gehalt als Buchhalterassistent

Die Gehälter für Verwaltungsassistenten im Rechnungswesen variieren je nach Bildungsniveau, Erfahrung, geografischem Standort und spezifischer Branche sowie der Nachfrage auf dem Arbeitsmarkt. Wie bei vielen Berufen gibt es für diese Nischenposition keine spezifischen Informationen. Es gibt jedoch Informationen für Buchhaltungsassistenten und Verwaltungsassistenten, bei denen es sich um sehr ähnliche Positionen mit ähnlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten handelt. In den USA beträgt das durchschnittliche Gehalt für einen Buchhaltungsassistenten 27.636 $ pro Jahr und das durchschnittliche Gehalt für einen Verwaltungsassistenten beträgt 42.928 $ pro Jahr.