So werden Sie Eventveranstalter • BUOM
22. Februar 2021
Der Beruf des Veranstaltungsplaners ist eine lohnende Karriere für Menschen, die auf der Suche nach einem herausfordernden Job sind, der sich ständig verändert. Der Erwerb eines Bachelor-Abschlusses oder der Erwerb einschlägiger Berufserfahrung wird Ihnen den Einstieg in die schnelllebige Welt der Veranstaltungsplanung erleichtern. In diesem Artikel besprechen wir, wie man Veranstaltungsplaner wird, was man von dieser Karriere erwartet und welche Fähigkeiten man braucht, um erfolgreich zu sein.
Was macht ein Veranstalter?
Ein Veranstaltungsplaner organisiert und koordiniert Veranstaltungen für seinen Arbeitgeber oder Kunden. Einige Veranstaltungsplaner organisieren viele verschiedene Veranstaltungen, während andere sich auf eine bestimmte Art der Veranstaltungsplanung spezialisieren, beispielsweise die Planung von Hochzeiten oder Firmenveranstaltungen. Die Zuständigkeiten variieren je nach Arbeitgeber und Fachgebiet des Veranstaltungsplaners, umfassen jedoch häufig:
Treffen mit Kunden: Veranstaltungsplaner treffen sich mit ihren Kunden, um deren Veranstaltungsbedürfnisse zu ermitteln, einschließlich Zweck, voraussichtlichem Datum und Uhrzeit, Catering und Budget. Sie können sich auch mehrmals vor der Veranstaltung treffen, um den Planungsfortschritt zu besprechen.
Kommunikation mit Anbietern und Veranstaltungsorten: Veranstaltungsplaner identifizieren und kommunizieren mit geeigneten Anbietern und Veranstaltungsorten, um sicherzustellen, dass ihre Produkte oder Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt und zum richtigen Preis bereitgestellt werden können. Sie können Produkte auch überprüfen und ausprobieren, um ihre Eignung festzustellen.
Erstellung von Veranstaltungsbudgets. Veranstaltungsplaner erstellen Veranstaltungsbudgets für ihre Arbeitgeber oder Kunden. Diese Budgets sollten frühzeitig im Planungsprozess genehmigt werden.
Durchführung von Kontrollen vor der Veranstaltung: Am Tag der Veranstaltung besuchen die Veranstalter den Veranstaltungsort, bevor die Teilnehmer eintreffen, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind. Wenn es Probleme gibt, lösen sie diese vor Beginn der Veranstaltung.
Veranstaltungskoordination: Veranstalter koordinieren auch ihre Veranstaltungen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Sie beaufsichtigen Mitarbeiter und Auftragnehmer, um sicherzustellen, dass sie ihre Pflichten erfüllen, helfen bei der Planung der Veranstaltung und stehen mit ihren Kunden oder Arbeitgebern in Kontakt, um deren Zufriedenheit sicherzustellen.
So werden Sie Eventveranstalter
Sie können Veranstaltungsplaner werden, indem Sie einen entsprechenden Bachelor-Abschluss erwerben oder einschlägige Erfahrung in einer Dienstleistungsbranche sammeln. Obwohl viele Veranstaltungsplaner kein College besucht haben, hat der zunehmende Wettbewerb in diesem Bereich immer mehr angehende Planer dazu ermutigt, höhere Abschlüsse anzustreben. Befolgen Sie diese Schritte, um sich die besten Chancen zu verschaffen, ein erfolgreicher Veranstaltungsplaner zu werden.
1. Holen Sie sich einen Bachelor-Abschluss
Wenn Sie einen Bachelor-Abschluss in Meeting- und Veranstaltungsmanagement oder einer verwandten Disziplin wie Hotelmanagement, Öffentlichkeitsarbeit oder Marketing erwerben, können Sie als Veranstaltungsplaner für eine Vielzahl von Unternehmen arbeiten. Während einige Unternehmen keine Mindestanforderungen an die Ausbildung ihrer Veranstaltungsplaner stellen, verlangen andere von ihren Veranstaltungsplanern einen höheren Abschluss.
Ihr Studiengang vermittelt Ihnen vielfältige Fähigkeiten, die Ihnen bei der Arbeit als Veranstaltungsplaner helfen. Das beinhaltet:
Eventverkauf und Sponsoring
Personalmanagement
Beziehungsmanagement
Vertragsverhandlungen
Buchhaltung
Computerkenntnisse für Unternehmen und Veranstaltungen
2. Sammeln Sie praktische Erfahrungen
Das Sammeln praktischer Erfahrungen während des Studiums kann Ihnen nach dem Studium einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Bewerbern verschaffen. Einige verwandte Studiengänge bieten Praktikumsprogramme an, die angehenden Veranstaltungsplanern praktische Erfahrungen in einer Veranstaltungsplanungsumgebung vermitteln. Während Ihres Praktikums erfahren Sie mehr über den Veranstaltungsplanungsprozess und knüpfen wertvolle Kontakte.
Freiwilligenarbeit ist eine weitere Möglichkeit, praktische Erfahrung in der Veranstaltungsplanung zu sammeln, bevor Sie sich auf eine Vollzeitkarriere festlegen. Erwägen Sie eine ehrenamtliche Tätigkeit bei einer gemeinnützigen Organisation, die Wohltätigkeitsveranstaltungen koordiniert, oder bei einem örtlichen Party- und Veranstaltungsplanungsunternehmen. Musikfestivals, Sportveranstaltungen und Galas erfordern oft Freiwillige.
3. Bereiten Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Portfolio vor
Sobald Sie Ihre Ausbildung abgeschlossen und praktische Erfahrungen gesammelt haben, sei es ein Praktikum, eine ehrenamtliche Tätigkeit oder beides, erstellen Sie Ihren Lebenslauf. Dies sollte Ihre Bildungsleistungen, Ihre Erfahrung in der Veranstaltungsplanung und Ihre Fähigkeiten hervorheben, die Sie für die Rolle der Veranstaltungsplanung geeignet machen. Fügen Sie Schlüsselwörter ein, die Sie in Stellenausschreibungen für die Veranstaltungsplanung sehen, um Ihre Qualifikationen mit den Bedürfnissen Ihres potenziellen neuen Arbeitgebers abzugleichen.
Wenn Sie über umfassende Erfahrung in der Veranstaltungsplanung verfügen, kann Ihnen dies beim Aufbau Ihres Portfolios helfen. Dabei handelt es sich um ein gängiges Instrument, mit dem Veranstalter die Betriebssicherheit gewährleisten. Ihr Portfolio sollte Fotos, Erfahrungsberichte, Marketingmaterialien und Medienberichte über alle Ereignisse enthalten, bei denen Sie eine Schlüsselrolle gespielt haben.
4. Bewerben Sie sich für eine Stelle als Veranstaltungsplaner
Verwenden Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Portfolio, falls vorhanden, und bewerben Sie sich für Stellen als Veranstaltungsplaner. Sehen Sie sich die Liste der Anforderungen und Präferenzen an, um sicherzustellen, dass Sie für die jeweilige Position ein geeigneter Kandidat sind. Anfügen Motivationsschreiben Geben Sie für jede Stelle, auf die Sie sich bewerben, eine individuelle Bewertung ab, um hervorzuheben, warum Sie glauben, dass Sie ein geeigneter Kandidat für die Stelle sind.
Nachdem Sie eine Zeit lang als Veranstaltungsplaner gearbeitet haben, entscheiden Sie sich möglicherweise dafür, Ihr eigenes Veranstaltungsplanungsunternehmen zu gründen. Sobald Sie kontinuierliche Erfahrung in diesem Bereich gesammelt haben, können Sie sich auch vom Events Industry Council zertifizieren lassen, um Ihren Kunden Ihr Engagement für die Veranstaltungsplanung zu demonstrieren.
Fähigkeiten für Veranstaltungsorganisatoren
Veranstaltungsplaner nutzen vielfältige Fähigkeiten, um sicherzustellen, dass ihre Veranstaltungen spannend, gut organisiert und erfolgreich sind. Eventplanungsfirmen und andere Unternehmen, die Veranstaltungsplaner einstellen, suchen Kandidaten mit den folgenden Fähigkeiten:
Organisation: Die Planung einer Veranstaltung erfordert die gleichzeitige Koordination mehrerer unterschiedlicher Komponenten, daher ist eine gute Organisation wichtig.
Liebe zum Detail: Veranstaltungsplaner müssen auf Details achten, um sicherzustellen, dass ihre Veranstaltungen den Anforderungen von Kunden und Arbeitgebern entsprechen und kein Element der Veranstaltung übersehen wird.
Kommunikation: Veranstalter verbringen viel Zeit mit der Kommunikation mit Kunden, Arbeitgebern, Lieferanten, Veranstaltungsteilnehmern und anderen Interessengruppen. Sie verlassen sich auf ihre Kommunikationsfähigkeiten, um die Anforderungen jedes Kunden oder Arbeitgebers zu verstehen und ihre Vision anderen zu vermitteln.
Kreativität: Veranstaltungsplaner nutzen ihre Kreativität, um ansprechende und unvergessliche Veranstaltungen zu gestalten.
Problemlösung: Wenn sich die Wetterbedingungen ändern, die Budgets knapp sind und andere Probleme auftreten, nutzen Veranstaltungsplaner ihre Fähigkeiten zur Problemlösung, um die besten Lösungen zu finden.
Budgetierung: Erfolgreiche Veranstaltungsplaner wissen, wie man mit kleinem Budget eine tolle Veranstaltung organisiert. Sie wissen auch, wie sie ihre Zeit so einteilen, dass alle Teile ihrer Veranstaltungen erfolgreich sind.
Verhandlung: Veranstaltungsplaner nutzen ihr überlegenes Verhandlungsgeschick, um ihren Arbeitgebern und Kunden Produkte und Dienstleistungen höchster Qualität zum niedrigsten Preis anzubieten.