So verwenden Sie S-Graphen im Projektmanagement (plus Tipps) • BUOM

Projektmanagement-Experten verlassen sich auf eine Vielzahl von Tools, um ihre Projekte zu verfolgen. Ein Werkzeug ist die S-Kurve, ein mathematisches Diagramm, das verwendet wird, um den Fortschritt eines Projekts oder die Bandbreite der Möglichkeiten einer Situation zu verstehen. Wenn Projektmanagement Teil Ihrer Karriere ist, können Sie lernen, verschiedene S-Graphen zu verwenden, um Daten für Ihre Projekte zu sammeln. In diesem Artikel besprechen wir, was eine S-Kurve ist, erläutern ihre gekrümmte Form und betrachten gängige Möglichkeiten zur Verwendung eines Diagramms in Projektmanagementsituationen.

Was ist ein S-förmiger Graph?

Eine S-Kurve ist ein datengesteuertes Diagramm, das Projektinformationen im Zeitverlauf anzeigt. Im Projektmanagement zeigen S-Kurvendiagramme den Fortschritt eines Projekts anhand von Kennzahlen wie abgeschlossenen Aufgaben, eingereichten Aufgaben, geleisteten Arbeitsstunden oder Ausgaben. Die Verwendung von S-Diagrammen kann Ihnen dabei helfen, zu verstehen, ob ein Projekt die Leistungserwartungen erfüllt, und die kumulativen Bemühungen Ihres Teams zu verfolgen. Sie können S-Kurven-Diagramme auch interpretieren, um aktuelle Daten mit ursprünglichen Erwartungen oder ursprünglichen Prognosen für den Projektabschluss zu vergleichen.

Warum die „S“-Form?

Der S-Kurven-Graph ist nach seiner Form benannt, die langsam ansteigt, dann schnell ansteigt und dann langsamer weiter ansteigt. Da viele Projekte langsam beginnen, während das Team erste Recherchen und Planungen durchführt, liegt die linke Seite des Diagramms auf der Y-Achse tendenziell tiefer. Je mehr Aufgaben das Team abschließt, desto größer wird der Wert der S-Kurve auf beiden Y-Achsen -Achse und der x-Achse. Der mittlere Teil des Zeitplans ist normalerweise steil, da sich die Teammitglieder auf die Entwicklung des Projekts und das Erreichen der Ziele konzentrieren. Gegen Ende eines Projekts verlangsamt sich das Wachstum, da die Mitarbeiter weniger Aufgaben erledigen müssen.

Vorteile des S-Shape-Zeitplans im Projektmanagement

Es gibt viele Gründe, warum Projektmanager sich bei der Verfolgung und Analyse des Projekterfolgs für die Verwendung der S-Kurve entscheiden. Hier sind einige Vorteile der Verwendung eines S-förmigen Diagramms im Projektmanagement:

• Dadurch kann der Projektmanager den Fortschritt des Projekts verfolgen. Mit S-Kurven-Diagrammen können Projektmanager aktuelle Daten hinzufügen und den Projektfortschritt im Kontext der Projektzeitleiste visualisieren.

• Der Projektmanager kann mögliche Verlangsamungen vorhersagen. Durch die Analyse einer S-Kurve, die den Fortschritt eines Projekts zeigt, können Projektmanager Produktionsverlangsamungen mit bestimmten Ereignissen in Zusammenhang bringen. Wenn Projektmanager wissen, welche Systemereignisse zu allgemeinen Leistungseinbußen führen, können sie sich darauf vorbereiten oder sie ganz vermeiden.

• Der Zeitplan hilft dem Projektmanager bei der Erstellung von Prognosen. Für Projektmanager ist es wichtig, den Umfang eines Projekts zu verstehen, denn so können sie Ressourcen und Zeit richtig zuweisen. S-Charts können Projektmanagern dabei helfen, vorherzusagen, wann sie möglicherweise Mittel oder Arbeitskräfte aufstocken müssen.

• Es setzt realistische Erwartungen an den Projektmanager und das Team. Durch die Erstellung eines S-Kurvendiagramms können Sie in jeder Phase des Projektlebenszyklus realistische Wachstumserwartungen festlegen.

Häufige Verwendungen der S-Kurve im Projektmanagement

Ein S-Kurven-Diagramm enthält immer eine Reihe von Daten, die gegen die Zeit aufgetragen werden. Sie können jedoch entscheiden, welche spezifischen Variablen einbezogen werden sollen. Sie können auch verschiedene Anwendungen und Interpretationen für die von Ihnen erstellten Diagramme entwickeln. Hier sind einige häufige Verwendungen der S-Kurve in Projektmanagementsituationen:

Grundlegende S-Kurvendiagramme

Bevor Sie ein Projekt starten, können Sie einen Zeitplan erstellen, der die erwarteten Ressourcen, Arbeitskräfte und Verantwortlichkeiten zeigt, die mit dem Projekt in jeder Phase seiner Entwicklung verbunden sind. Der Projektmanager kann seine Prognosen grafisch darstellen, um die Mittel und Zeitpläne des Projekts darzustellen, indem er ein einfaches S-Kurvendiagramm erstellt. Mithilfe dieses Zeitplans können Sie Erwartungen basierend auf Variablen wie Verzögerungen, Fehlern und Anpassungen festlegen, um realistische Fertigstellungstermine zu ermitteln.

Cashflow-Prognosen

Viele Manager verwenden S-Kurven, um Cashflow-Kurven zu erstellen. Der Cashflow ist die Art und Weise, wie ein Projektmanager ein Projektbudget veranschlagt. Mithilfe dieses Diagramms können Ausgaben mit wichtigen Ereignissen und Meilensteinen während des Projekts korreliert werden. Mithilfe einer Cashflow-S-Kurve können Sie Ausgaben und Finanztransaktionen verfolgen, um zu sehen, wo während des Projekts Kosten angefallen sind. Einige Manager verwenden Cashflow-S-Graphen, um Zahlungsverpflichtungen und die Verfügbarkeit von Mitteln zu verfolgen.

Earned-Value-Management

Earned Value Management (EVM) ist eine Projektmanagementstrategie, bei der objektive Daten verwendet werden, um die Gesamtleistung und den Erfolg eines Teams, Projekts oder einer Einzelperson zu bewerten. Mit S-Charts können Sie ermitteln, wie alle Variablen in einem Projekt interagieren und wie sich das Verhalten Ihres Teams auf die Kosten und den Erfolg des Projekts auswirkt. Mit der EVM-Software können Sie automatisch S-Graphen aus Projektdaten erstellen und anhand der kumulierten Bemühungen Ihres Teams Verbesserungsbereiche identifizieren.

S-förmiges Prozentdiagramm

Einige S-Kurven-Diagramme verwenden Prozentsätze, um den Prozentsatz eines zu jedem Zeitpunkt abgeschlossenen Projekts anzuzeigen. Eine S-Kurve als Prozentsatz kann hilfreich sein, um den Aufwand oder die Kosten im Verhältnis zum gesamten Projektzeitrahmen zu ermitteln. Sie können prozentuale S-Kurvendiagramme verwenden, um den Prozentsatz der abgeschlossenen Projektaufgaben oder des ausgegebenen Budgets im Vergleich zu den Grunderwartungen zu verstehen.

Messung von Leistung und Fortschritt

Wenn Sie ein S-Kurvendiagramm zur Fortschrittsbewertung erstellen, benötigen Sie drei Datensätze: die erwarteten Kosten aller Projektaufgaben, die tatsächlichen Kosten abgeschlossener Aufgaben und die Kosten, die Ihnen bei der Erledigung der Aufgaben entstehen. Durch die Darstellung dieser Daten in einem Diagramm können Sie schnell visualisieren, wie Ihre tatsächlichen Kosten mit Ihren prognostizierten Kosten verglichen werden und wie sich diese Kosten auf den Erfolg des Projekts auswirken. Sie können diese Informationen verwenden, um den aktuellen Status des Projekts zu verstehen und die Prognose für Ihr Projekt basierend auf der Differenz zwischen den einzelnen S-Kurvenlinien anzupassen.

Vergleich der Produktionsmengen

Projektmanager in der Fertigungs- und Bauindustrie verwenden häufig S-Kurven, um Produktionsmengen zu vergleichen. Mithilfe dieser Diagramme können Sie die Anzahl der täglich produzierten oder gebauten Produkte verfolgen. In diesem Diagramm geben Sie sowohl prognostizierte als auch tatsächliche Lagerbestände an, sodass Sie visualisieren können, wie viel Lagerbestand Sie zur Auftragserfüllung benötigen. Anhand dieses Zeitplans können Sie feststellen, ob Ihr Produktionsteam genügend Produkte produziert, um Prognosen und Nachfrage zu erfüllen. Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, wann Sie mehr Mitarbeiter einsetzen oder Produktionsprozesse beschleunigen sollten.

Umfangreiche Planungsmöglichkeiten

Ein S-förmiges Zeitplanfähigkeitsbereichsdiagramm, auch Bananendiagramm genannt, besteht aus zwei separaten Linien, die die Mindest- und Höchstwerte anzeigen, die Sie im Verlauf des Projekts erwarten können. Dies liegt daran, dass die Grafik zwei separate Linien zeigt, die ungefähr die Form einer Banane haben. Mithilfe dieses Diagramms können Sie sich einen allgemeinen Überblick darüber verschaffen, wie viel ein Projekt kosten könnte, wie lange es dauern könnte oder wie viel Sie sowohl im besten als auch im schlechtesten Fall produzieren könnten.

Tipps zur Verwendung von S-Graphen im Projektmanagement

Viele Projektmanager finden S-Diagramme sehr nützlich, wenn sie versuchen, den Fortschritt eines Projekts zu visualisieren oder seinen Abschluss vorherzusagen. Um S-Charts zur Verbesserung Ihrer Projektmanagementpraktiken zu verwenden, nutzen Sie diese hilfreichen Tipps, um sie an Ihrem Arbeitsplatz anzuwenden:

• Wählen Sie ein Grafikprogramm aus. Informieren Sie sich vor der Erstellung von S-Kurven-Diagrammen über verschiedene Softwaresysteme und entscheiden Sie, welche Lösung für Sie am besten geeignet ist. Es gibt viele Optionen, von einfacher Bürosoftware bis hin zu spezieller Projektmanagementsoftware, die für verschiedene Branchen anwendbar sind.

• Verfolgen Sie vergangene und aktuelle Projektdaten. Sammeln Sie Informationen aus vergangenen Projekten, um realistische Prognosen zu entwickeln, die mit eingehenden Informationen verglichen werden können. Messen Sie im Verlauf des Projekts regelmäßig Informationen, um ein detailliertes Verständnis des Projekterfolgs zu erhalten.

• Definieren Sie Ihre Ziele. Wenn Sie verstehen, warum Sie einen S-förmigen Projektmanagementplan benötigen, stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Daten messen und diese angemessen anwenden. Ganz gleich, ob Sie den Cashflow verfolgen oder den Personalbedarf prognostizieren müssen: Wenn Sie den Zweck hinter dem S-Kurven-Diagramm kennen, bleiben Sie konzentriert und effizient.

• Schulen Sie Ihre Teammitglieder. Jede Person in Ihrem Team, die S-Kurven-Diagramme interpretiert, muss die Daten in der S-Kurve und ihre Bedeutung verstehen. Auch die Personen, die die Daten für Ihre Diagramme sammeln, können ihre Aufzeichnungsprozesse verbessern, wenn sie den Zweck ihrer Daten verstehen. Nehmen Sie sich die Zeit, ihnen beizubringen, wie man S-Graphen erstellt und verwendet.