So verwalten Sie Ihre To-Do-Liste • BUOM

Die Planung, alle Aufgaben an einem Tag zu erledigen, kann eine Herausforderung sein, aber es wird viel einfacher, wenn Sie bei der Arbeit organisiert sind. Das Erstellen und Verwalten einer To-Do-Liste kann Ihnen dabei helfen, Aufgaben zu erledigen und die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern. In diesem Artikel erklären wir die Bedeutung der To-Do-Listenverwaltung und die besten Möglichkeiten, Ihre To-Do-Liste zu verwalten.

Warum ist es wichtig, Ihre To-Do-Liste effektiv zu verwalten?

Durch die Verwaltung Ihrer To-Do-Liste können Sie dringende Aufgaben einfacher erledigen. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Vorteile der To-Do-Listen-Verwaltung aufgeführt:

• Eine To-Do-Liste hilft Ihnen beim Erinnern. Sie können es einfacher machen, sich an alles zu erinnern, was Sie brauchen, indem Sie eine detaillierte To-Do-Liste führen.

• Sie können Prioritäten setzen. Durch die Auflistung aller Ihrer Aufgaben können Sie leicht erkennen, was Ihre Prioritäten sein sollten.

• Ihre To-Do-Liste kann Ihnen dabei helfen, ähnliche Aufgaben zu koordinieren. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument von Ihrem Vorgesetzten abholen und an jemand anderen weitergeben müssen, können diese Aufgaben gruppiert werden.

• Sie können den Fortschritt Ihrer Arbeit verfolgen. Am Ende des Tages können Sie Ihre Liste überprüfen und genau wissen, wie viel Arbeit Sie erledigt haben.

• Dies hilft, Ängste zu lindern. Angst und Stress können dazu führen, dass man seine Prioritäten leicht vergisst. Daher ist es besonders wichtig, organisiert zu bleiben und den Stress so weit wie möglich zu reduzieren.

12 beste Möglichkeiten, Ihre To-Do-Liste zu verwalten

Jeder hat seine eigene Arbeitsweise, aber viele Menschen finden es hilfreich, ihre Aufgaben in einer To-Do-Liste zu organisieren. Hier sind 12 effektive Möglichkeiten, Ihre To-Do-Liste zu verwalten.

1. Teilen Sie Ihre To-Do-Liste in Abschnitte

Um Ihre To-Do-Liste tatsächlich zu verwalten, ist es hilfreich, im Auge zu behalten, wie erreichbar die von Ihnen aufgeführten Aufgaben sind. Die Unterteilung Ihrer Liste in Abschnitte kann Ihnen dabei helfen, Ihre Bemühungen zu fokussieren und herauszufinden, was an Ihrem Tag möglich ist. Erwägen Sie, Ihre To-Do-Liste in drei Teile zu unterteilen. Schreiben Sie zunächst die Veranstaltungen, Anrufe und Besprechungen auf, an denen Sie an diesem Tag teilnehmen. Geben Sie im zweiten Abschnitt die Dinge an, die Sie bei Besprechungen erreichen möchten, und in der dritten Liste die Dinge, die erledigt werden müssen, aber keinen Platz in Ihrem Arbeitskalender beanspruchen.

2. Verwenden Sie die LPG-Methode

Wenn Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Ihre obersten Prioritäten am Arbeitsplatz sind, können Sie verhindern, dass Ihre To-Do-Liste zu lang wird. Die SUG-Methode hilft Ihnen, eine überschaubare To-Do-Liste zu erstellen. Bevor Sie Ihre Liste erstellen, bedenken Sie Folgendes:

• Ernsthaftigkeit: Nehmen Sie sich Zeit, um wichtige Aufgaben zu identifizieren, die Sie im Laufe des Tages erledigen müssen.

• Dringlichkeit: Überlegen Sie, wie lange die Erledigung einer Aufgabe dauern könnte.

• Wachstum: Verstehen Sie die Konsequenzen, die auftreten können, wenn Sie die Erledigung einer Aufgabe zu lange aufschieben.

3. Erstellen Sie verschiedene To-Do-Listen für Aufgaben, Projekte und Ziele

Sie können eine bessere Liste der Dinge erstellen, die Sie täglich erledigen müssen, indem Sie Aufgaben, Ziele und Projekte trennen. Das Schreiben einer Aufgabenliste kann dabei helfen, große Projekte aufzuteilen, und Sie können einige Aufgaben an andere delegieren, solange es sich um eine fundierte Entscheidung handelt.

Eine Zielliste ist auch deshalb wichtig, weil Sie damit überprüfen können, ob die Dinge, die Sie täglich tun, mit den Aufgaben übereinstimmen, die Sie pünktlich erledigen möchten.

4. Teilen Sie Ihre To-Do-Liste öffentlich

Externe Rechenschaftspflicht funktioniert für viele Menschen an ihrem Arbeitsplatz gut. Wenn Sie Ihre beste Arbeit leisten, wenn Ihre Erfolge allen bekannt sind, kann es hilfreich sein, eine To-Do-Liste zu erstellen, die Sie mit anderen teilen können. Diese Methode kann besonders für Unternehmer, Freiberufler und andere Personen nützlich sein, die ohne Aufsicht arbeiten.

Indem Sie wöchentliche Updates an Ihre Freunde oder Kollegen senden, können Sie Ihre Produktivität bei der Arbeit steigern. Darüber hinaus fällt es Ihnen möglicherweise leichter, Ihre Ziele zu erreichen, wenn Sie eine To-Do-Liste öffentlich verwalten können, in der Ihre Prioritäten aufgeführt sind.

5. Planen Sie Ihren Tag

Anstatt sich darauf zu konzentrieren, wie Sie Ihre Zeit verwalten können, nehmen Sie sich Zeit für die Planung Ihres Tages. Erstellen Sie eine Struktur, die für Sie funktioniert und Ihnen hilft, Ihre Ziele und Bedürfnisse im Laufe der Zeit klar zu definieren. Es kann Ihnen sogar dabei helfen, am Arbeitsplatz angemessene Grenzen zu setzen. Wenn Ihr Zeitplan für andere klar ist, können sie leichter verstehen, wie und wann sie Ihnen helfen können.

Beispielsweise könnte es für Sie gut funktionieren, Ihre Aufgaben in Quadranten zu organisieren. Nehmen Sie Ihre täglichen Aufgaben in Ihre To-Do-Liste auf und unterteilen Sie sie in repräsentative Aufgaben, Geschäftsabläufe, Entwicklungsprojekte und Transaktionsaufgaben. Identifizieren Sie beim Erstellen Ihrer Liste die Aufgaben, die Sie antreiben, und ordnen Sie sie so an, dass Ihre Produktivität gesteigert wird.

6. Erstellen Sie eine Liste der erledigten Aufgaben

Erstellen Sie nicht nur eine Liste dessen, was Sie noch erledigen müssen, sondern denken Sie auch darüber nach, eine Liste dessen zu erstellen, was Sie bereits erledigt haben. Wenn Sie eine Liste Ihrer bisherigen Aktivitäten erstellen, können Sie messbare Fortschritte verfolgen und mit dem nächsten Schritt fortfahren. Es kann im Laufe der Zeit auch Ihr Selbstwertgefühl verbessern, sodass Sie sehen können, wie produktiv Sie bei der Arbeit sind.

7. Geben Sie an, was Sie gerne tun

Denken Sie beim Erstellen Ihrer To-Do-Liste darüber nach, einige Dinge hinzuzufügen, die Sie interessant finden. Wenn Ihre To-Do-Liste voller mühsamer Aufgaben ist, stellen Sie sicher, dass Sie ein oder zwei Dinge einschließen, die Ihnen wirklich Spaß machen, die Sie leicht erledigen können und die in Ihren Arbeitsalltag passen.

8. Begrenzen Sie die Aufgaben, die Sie an einem Tag erledigen möchten.

Wenn Sie mit der Verbesserung Ihrer To-Do-Liste beginnen, konzentrieren Sie sich darauf, drei bis fünf wichtige Aufgaben pro Tag zu erledigen und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen. Sie können Ihre To-Do-Liste auch so anpassen, dass sie nur die Aufgaben enthält, die Sie an diesem Tag erledigen möchten. Dies kann Ihnen helfen, Stress durch zu viele Aufgaben zu vermeiden, die möglicherweise schwierig zu bewältigen sind, wenn Sie Ihr maximales Limit kennen.

Je mehr Sie Ihre Aufgaben für diesen Tag erledigen, desto besser verstehen Sie, wie Sie Ihre To-Do-Liste verwalten. Es kann Ihnen auch dabei helfen, eine positivere Einstellung zu entwickeln, was die Produktivität Ihres Arbeitsplatzes steigert.

9. Überprüfen Sie Ihre Liste jeden Tag

Überprüfen Sie zu Beginn Ihres Arbeitstages, ob Sie wissen, was auf Ihrer To-Do-Liste steht, indem Sie sie noch einmal durchgehen. Wenn Sie feststellen, dass Sie an diesem Tag viele Aufgaben haben, die Sie möglicherweise nicht erledigen können, konzentrieren Sie sich auf Ihre wichtigsten Prioritäten. Bereiten Sie sich außerdem darauf vor, wie Sie an diesem Tag alle Aufgaben auf Ihrer Liste bewältigen werden.

10. Erstellen Sie eine Liste wöchentlicher Projekte

Auf Ihrer Liste stehen viele Dinge, die Sie vielleicht bis zum Ende der Woche erledigen möchten. Deshalb ist es hilfreich, eine Liste mit Prioritäten zu erstellen, die wöchentlich angegangen werden müssen. Eine Masterliste kann Ihnen dabei helfen, jede Aufgabe einzugrenzen, damit Sie nicht den Fokus verlieren, während Sie ständig über Ihre größeren, längerfristigen Ziele nachdenken. Beispielsweise können Sie innerhalb einer Woche Aufgaben wie die Beantragung eines Geschäftskredits, die Kontaktaufnahme mit einem Kunden oder die Erstellung eines neuen Kontos am Arbeitsplatz erledigen.

11. Behalten Sie die Zeit im Auge

Die Messung der Zeit ist eine Strategie, die Sie bei der Verwaltung Ihrer To-Do-Liste anwenden können. Versuchen Sie abzuschätzen, wie viel Zeit Sie möglicherweise benötigen, um eine Aufgabe zu erledigen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise an manchen Tagen in kürzerer Zeit die gleichen Ergebnisse erzielen, wenn Sie alle Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste für eine bestimmte Woche erledigen möchten.

Die Zeiterfassung kann Ihnen auch dabei helfen, herauszufinden, welche Aufgaben Sie in einer Woche erledigen können. Wenn Sie ungefähr wissen, wie viel Zeit Sie benötigen, um eine bestimmte Art von Aufgabe zu erledigen, können Sie Ihre Zeit einfacher organisieren, um sicherzustellen, dass Sie diese Aufgabe erledigen können.