Schritte zur Einstellung eines 1099-Mitarbeiters (und welche Formulare erforderlich sind) • BUOM
12. April 2021
Unternehmen stellen oft 1099 Mitarbeiter ein, weil sie dabei helfen können, untergeordnete Aufgaben schnell zu erledigen und das Wachstum und die Entwicklung des Unternehmens erleichtern. Wenn Sie mit unabhängigen Auftragnehmern zusammenarbeiten möchten, kann es hilfreich sein, deren Hauptvorteile und die effektivste Art der Einstellung zu kennen. In diesem Artikel besprechen wir, was ein 1099-Mitarbeiter ist, warum Unternehmen einen Mitarbeiter einstellen, und geben Ihnen eine Liste mit Schritten, wie Sie selbst einen Mitarbeiter einstellen und welche Dokumente Sie benötigen.
Was ist ein 1099-Mitarbeiter?
Ein 1099-Mitarbeiter ist eine Einzelperson, die als Freiberufler ihre Dienste für Unternehmen und Organisationen anbietet. Der Begriff „1099“ bezieht sich auf bestimmte Formulare, die eine Person ausfüllen muss, um ihre Beschäftigung und aktuelle Position bei einem Unternehmen als unabhängiger Auftragnehmer einzustufen. Bei der Einstellung eines 1099-Mitarbeiters verhandeln Unternehmen oft einen Vertrag, der die Bedingungen des Projekts und die Bezahlung für die Erledigung der Aufgabe festlegt. Freiberufler arbeiten bis zum Abschluss ihres Vertrags. Zu diesem Zeitpunkt entscheidet das Unternehmen über die Verlängerung oder Beendigung ihrer Dienste.
Warum einen 1099-Mitarbeiter einstellen?
Hier sind einige Gründe, warum die Einstellung eines 1099-Mitarbeiters für ein Unternehmen oder eine Organisation von Vorteil sein kann:
Finanzielle Einsparungen
Die Beauftragung unabhängiger Auftragnehmer kann Unternehmen und Organisationen dabei helfen, in mehreren Geschäftsbereichen Geld zu sparen, darunter Büroflächen und -ausrüstung, Versicherungs- und Leistungspakete sowie zusätzliche Schulung und Entwicklung. Aus diesem Grund bezahlen Unternehmen Freiberuflern oft nur für ihre direkten Leistungen und verlangen oft keine zusätzlichen Kosten, um sie bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zu unterstützen.
Einfache Wartung
Unternehmen, die Freiberufler einstellen, haben möglicherweise eine einfachere Zeit bei der Einarbeitung und Bezahlung. Dies liegt häufig daran, dass unabhängige Verträge weniger Papierkram und Hintergrundüberprüfungen erfordern. Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist einfacher zu verwalten, da keine Steuern einbehalten werden müssen und die Abrechnung nur zu im Vertrag festgelegten Zeitpunkten erfolgt.
Flexibilität
Wenn Unternehmen Mitarbeiter auf Vertragsbasis einstellen, haben sie die Möglichkeit, Mitarbeiter einzustellen, die sich auf bestimmte Bereiche oder Praktiken spezialisiert haben. Dies kann es Unternehmen ermöglichen, Verträge mit professionell geschultem Personal abzuschließen, das in besonderen Situationen behilflich sein kann. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen Grafikdesigner für die Erstellung neuer Marketingaktionen benötigt, kann es einen Fachmann beauftragen, der ihm bis zur Fertigstellung des Auftrags zur Seite steht.
So stellen Sie einen 1099-Mitarbeiter ein
Hier ist eine Liste von Schritten, die Sie befolgen können, um Ihnen bei der Einstellung eines 1099-Mitarbeiters zu helfen:
1. Eine Person richtig klassifizieren
Für Unternehmen kann es wichtig sein, die von ihnen eingestellte Person genau zu klassifizieren, da dies ihnen helfen kann, das Arbeitsverhältnis korrekt an den Internal Revenue Service (IRS) zu melden. Die genaue Festlegung der Arbeitsbeziehung kann Unternehmen dabei helfen, ihr Vermögen zu schützen und rechtliche Komplikationen in der Zukunft zu vermeiden. Bei der Klassifizierung des Status einer Person bei einem Unternehmen verwendet der IRS häufig ein System, das drei verschiedene Faktoren berücksichtigt:
Verhaltenskontrolle
Mithilfe der Verhaltenskontrolle lässt sich ermitteln, wie viel Kontrolle ein Unternehmen über die Arbeit der Mitarbeiter und deren Ausführung hat. Dazu kann die Feststellung gehören, ob das Unternehmen zusätzliche Schulungen anbietet, ob es dem Mitarbeiter erlaubt, seinen eigenen Zeitplan zu wählen, und ob der Mitarbeiter wählen kann, in welcher Reihenfolge er seine Arbeit erledigen möchte.
Finanzielle Kontrolle
Finanzkontrollen bestimmen, wie ein Unternehmen Zahlungen und Finanzen verwaltet. Dazu kann gehören, ob das Unternehmen die Ausgaben der Mitarbeiter bezahlt, den Mitarbeitern Rechnungen ausstellt und ob sie ihre eigenen Werkzeuge und Geräte für die Arbeit bereitstellen.
Beziehungsfaktoren
Beziehungsfaktoren bestimmen, ob ein Vertrag abgeschlossen wurde und welche konkreten Leistungen oder Informationen er beinhaltet. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Urlaubs- und Krankenversicherung anbietet, kann das IRS die Person als Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigter und nicht als Freiberufler einstufen.
2. Überprüfen Sie Ihre Anmeldeinformationen und Ihren beruflichen Werdegang
Die Überprüfung der Qualifikationen und des beruflichen Werdegangs eines Mitarbeiters kann für Unternehmen von Vorteil sein, da sie so nachvollziehen können, wie gut die Person zu ihrem Projekt oder Ziel beitragen kann. Dies kann Unternehmen dabei helfen, sicherzustellen, dass der Freiberufler über die richtige Ausbildung und Schulung für den Job verfügt, und kann dabei helfen, den geforderten Preis mit seiner Berufserfahrung zu vergleichen.
Für einige Positionen kann der Staat auch eine Hintergrundüberprüfung verlangen, insbesondere wenn der unabhängige Auftragnehmer mit älteren Erwachsenen, Kindern oder Menschen mit Behinderungen arbeitet.
3. Erstellen Sie einen Vertrag
Die Erstellung eines detaillierten Vertrags für Freiberufler kann Unternehmen dabei helfen, sie für das IRS einzustufen und Richtlinien für das Projekt oder den Auftrag festzulegen, die unabhängige Auftragnehmer leicht befolgen können. Es kann hilfreich sein, in den Vertrag Einzelheiten zu Zahlungsplänen, Arbeitsdauer und etwaigen erforderlichen Geheimhaltungsvereinbarungen aufzunehmen.
Wenn ein Freiberufler kreative Arbeiten entwirft und entwickelt, kann es auch wichtig sein zu klären, wer die geistigen Eigentumsrechte besitzt.
4. Lassen Sie sie die entsprechenden Formulare ausfüllen
Wenn Sie offiziell einen unabhängigen Auftragnehmer für ein Unternehmen oder einen Betrieb engagieren möchten, kann es wichtig sein, dass Sie vor Beginn die erforderlichen Unterlagen ausfüllen und alle Formulare im Auge behalten, die nach Abschluss Ihrer Aufgaben ausgefüllt werden müssen . Zu diesen Formularen können gehören:
Schriftlicher Vertrag
Bevor ein Freiberufler seine Arbeit aufnimmt, kann es für das Unternehmen wichtig sein, den Vertrag vollständig auszuhandeln und ein personalisiertes Zeichen zu erhalten, dass es die Bedingungen und Anforderungen des Projekts versteht und ihnen zustimmt. Sobald ein Vertrag unterzeichnet ist, kann es für das Unternehmen von Vorteil sein, eine Kopie des Dokuments für seine Unterlagen aufzubewahren.
Formular W-9
Ein W-9 ist ein Steuerformular, das der IRS von unabhängigen Auftragnehmern verlangt. Das Formular fragt nach dem Namen und der Steueridentifikationsnummer des Auftragnehmers und gibt an, ob der Freiberufler berechtigt ist, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten. Für Unternehmen und Unternehmen kann es wichtig sein, eine Kopie des Formulars W-9 jedes unabhängigen Auftragnehmers in den Akten zu haben.
1099-VERSCHIEDENES.
Normalerweise ist das Formular 1099-MISC erforderlich, wenn ein Unternehmen oder eine Organisation einem Freiberufler in einem Jahr mehr als 600 US-Dollar für seine Dienste gezahlt hat. In diesem Fall muss das Unternehmen seinem Freelancer bis Ende Januar ein Formular zusenden, in dem er angibt, wie viel die Person im Laufe des Jahres erhalten hat.
5. Integrieren Sie sich in das Unternehmen
Die Integration von Freiberuflern in die Unternehmenskultur kann dazu beitragen, dass sie ihre Arbeit effektiver erledigen und die Arbeitszufriedenheit steigern. Wenn Sie einen unabhängigen Auftragnehmer beauftragen, kann es hilfreich sein, ein erstes persönliches oder virtuelles Treffen abzuhalten, bei dem Sie ihn im Unternehmen willkommen heißen und nach Abschluss der Aufgabe wichtige Informationen, wie z. B. die Mission und den Zweck des Unternehmens, übermitteln.
Es kann auch hilfreich sein, sie anderen Mitarbeitern vorzustellen und ihnen eine Liste von Personen zur Verfügung zu stellen, an die sie sich bei spezifischen Fragen oder Anliegen zu ihrem Projekt wenden können. Dies kann ihnen helfen, sich eingebunden zu fühlen und zur Entwicklung des Unternehmens beizutragen, und es ihnen auch ermöglichen, ihren Vertrag effektiver zu erfüllen.