So teilen Sie den Outlook-Kalender • BUOM
15. März 2021
Microsoft Outlook ist ein Programm zur Verwaltung persönlicher Informationen, das regelmäßig am Arbeitsplatz verwendet wird. Zu den Tools des Systems gehören E-Mail, Journale, Aufgabenverwaltung und Kalender. Wenn Sie mit anderen Personen zusammenarbeiten, ist es wahrscheinlich, dass Sie Ihren Kalender mit einer Einzelperson oder einer Gruppe von Personen bei der Arbeit teilen müssen. In diesem Artikel erklären wir, welche Situationen zur Kalenderfreigabe führen können und geben Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Freigabe von Kalendern mit unterschiedlichen Zugriffsebenen.
Was ist ein Outlook-Kalender?
Outlook-Kalender ist ein von Microsoft entwickeltes Organisationstool. Sie können damit Ihren persönlichen oder geschäftlichen Zeitplan verwalten, indem Sie Besprechungen, Veranstaltungen, Aktivitäten, Dienste oder Aufgaben organisieren und planen. Das Tool bietet außerdem die Möglichkeit, mehrere Kalender mit unterschiedlichen Freigabeoptionen zu erstellen. Die Möglichkeit, Kalender freizugeben, optimiert die Zusammenarbeit, Verwaltung und den Informationsaustausch.
Umstände für die Freigabe eines Outlook-Kalenders
Eine gängige Praxis besteht darin, Outlook-Kalender mit Personen innerhalb und außerhalb des Arbeitsplatzes zu teilen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise einen Ihrer Kalender mit einer Person und eine andere mit einer größeren Gruppe teilen. Möglicherweise sind Sie auch für die Pflege eines öffentlichen Kalenders verantwortlich. In den folgenden Situationen müssen Sie möglicherweise einen von Ihnen verwalteten Outlook-Kalender freigeben:
Stellvertretender Geschäftsführer: An Vorstandsassistent verwaltet häufig Zeitpläne für leitende Manager. Die Möglichkeit, den Kalender dieser Person einzusehen und zu ändern, ist ein wichtiger Teil der beruflichen Verantwortung des Assistenten.
Kollaboratives Team: Wenn Sie ein kollaboratives Team leiten, müssen Sie wahrscheinlich einen Outlook-Kalender erstellen und verwalten, um ihn mit der Gruppe zu teilen. Ebenso benötigen möglicherweise alle Teammitglieder Zugriff, um die beruflichen Kalender der anderen anzuzeigen.
Beratungen. Wenn Sie auf Beratungsbasis arbeiten, müssen Sie Ihren Outlook-Kalender möglicherweise für jemanden außerhalb Ihrer Organisation freigeben, um die Kommunikation zu erleichtern.
Ein Projekt, an dem mehrere Organisationen beteiligt sind. Wenn Sie mit Personen aus mehreren Organisationen zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen, müssen Sie möglicherweise Personen außerhalb Ihres Arbeitsplatzes erlauben, Ihren Kalender anzuzeigen. Dies ermöglicht eine verbesserte Kommunikation und Zeiteinsparungen bei der Interaktion mit Drittanbietern oder Anbietern.
Persönliche Verwaltung: Sie können Ihren Outlook-Kalender mit Ihrem Ehepartner, Partner oder Co-Elternteil teilen, um die Vereinbarkeit von Verantwortlichkeiten mit einem vollen Arbeitsplan zu erleichtern.
Öffentliche Ressource: Bei einigen Stellen müssen Sie Informationen verwalten, die als öffentliche Ressource verfügbar sind, beispielsweise ein Veranstaltungskalender für eine Schule oder Gemeinde. In diesem Fall müssen Sie möglicherweise einen öffentlichen Outlook-Kalender erstellen.
Unternehmensressource: Möglicherweise befinden Sie sich in einer Position, in der Sie Unternehmensressourcen oder Zeitpläne verwalten müssen. In dieser Situation müssen Sie möglicherweise einen Ihrer Outlook-Kalender öffnen, um ihn anzuzeigen oder zu bearbeiten, abhängig von der Rolle, die jede Person in der Organisation innehat.
So teilen Sie Ihren Outlook-Kalender
Hier finden Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Teilen Ihres Kalenders auf einer öffentlichen Plattform mit Personen innerhalb Ihrer Organisation und mit Personen außerhalb Ihrer Organisation:
Veröffentlichen Sie einen öffentlichen Kalender
Microsoft Outlook bietet eine praktische Option für Personen, die einen Kalender für die öffentliche Verwendung erstellen oder verwalten müssen. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihren Kalender per E-Mail zu teilen oder auf einer Webseite zu veröffentlichen:
Öffnen Sie Outlook 365.
Öffnen Sie die Kalenderansicht.
Einstellungen auswählen.
Erweitern Sie, um alle Outlook-Einstellungen anzuzeigen.
Wählen Sie „Freigegebene Kalender“ aus.
Klicken Sie auf Kalender veröffentlichen.
Wählen Sie die Option „Veröffentlichen“.
Wählen Sie die Registerkarte „Kalenderansicht“, um Ihren Kalender als Webseite anzuzeigen.
Kopieren Sie die URL des Webkalenders.
Fügen Sie die URL in ein E-Mail- oder Website-Verwaltungstool ein.
Teilen innerhalb Ihrer Organisation
Das Teilen eines Kalenders mit Personen in Ihrer Organisation ist bei Mitarbeitern eines Unternehmens oder einer Institution üblich. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen, um Ihren Kalender mit den Personen zu teilen, mit denen Sie zusammenarbeiten:
Öffnen Sie Outlook 365.
Öffnen Sie die Kalenderansicht.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Teilen“.
Wählen Sie einen Kalender aus.
Wählen Sie „Hinzufügen“.
Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, mit denen Sie diesen Kalender teilen möchten.
Klicken Sie auf „OK“ und diesen Personen wird die Standardberechtigungsstufe zugewiesen.
Wählen Sie den Namen der Person aus, deren Standardberechtigungsstufe Sie ändern möchten.
OK klicken.
Sobald Sie Ihren Kalender an einen oder mehrere Kollegen gesendet haben, sollten diese eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten und der Kalender sollte auf der Registerkarte „Personenkalender“ in ihrem Outlook-Kalender angezeigt werden. Sie werden außerdem gebeten, ihren Kalender mit Ihnen zu teilen.
Teilen mit jemandem außerhalb Ihrer Organisation
Es gibt Situationen, in denen Sie möglicherweise Informationen mit jemandem außerhalb Ihres Unternehmens koordinieren und teilen müssen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ihren Kalender mit jemandem teilen, mit dem Sie nicht zusammenarbeiten:
Öffnen Sie Outlook 365.
Öffnen Sie die Kalenderansicht.
Wählen Sie die Registerkarte „Teilen“.
Wählen Sie den Kalender aus, den Sie teilen möchten.
Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, mit denen Sie diesen Kalender teilen möchten.
Wählen Sie im Dropdown-Menü die gewünschte Sichtbarkeitsberechtigungsstufe aus.
OK klicken.
Der Empfänger kann über die URL auf Ihren Kalender zugreifen oder in seinem Outlook-Kalender auf die Registerkarte „Personenkalender“ klicken.
Berechtigungsstufen und Freigabetypen
Abhängig von Ihrer Situation stellen Sie möglicherweise fest, dass die Berechtigungsebene oder die Art der Freigabe, die eine Einzelperson oder eine Gruppe benötigt, unterschiedlich ist. Sie können Einzelpersonen als Delegierte, Redakteure und Betrachter hinzufügen. Jede Einstellungsauswahl bietet einen einzigartigen Zugriff und einzigartige Funktionen. Ein Redakteur kann Ihren Kalender bearbeiten und ein Stellvertreter kann Ihren Kalender bearbeiten, Kalenderereignisse koordinieren und Besprechungsanfragen verwalten.
Es gibt auch Unterschiede in den Anzeigeeinstellungen. Wenn eine Person oder Gruppe darauf eingestellt ist, eingeschränkte Informationen anzuzeigen, kann sie die Zeit, das Thema und den Ort der Veranstaltung sehen. Sie können den Anzeigestatus dieser Person auch aktualisieren, um mehr Details anzuzeigen, indem Sie den Zugriff auf alle Details auswählen.
So verwalten Sie die Freigabe des Outlook-Kalenders
Das Teilen Ihres Kalenders ist ein häufiger Bestandteil des Büroalltags. Der Prozess ist so standardisiert, dass Sie möglicherweise vergessen, mit wem und in welchem Umfang Sie Ihre Daten geteilt haben. Es ist nützlich, zu überwachen und zu verwalten, wer Ihren Kalender anzeigen oder ändern kann. Nach einer Weile werden Sie möglicherweise feststellen, dass es nicht mehr notwendig ist, Ihren Kalender mit einer Einzelperson oder einer Gruppe von Personen zu teilen.
Wenn Sie beispielsweise zuvor einen Kalender mit einer Arbeitsgruppe oder einem Ausschuss geteilt haben und die Aufgabe abgeschlossen oder der Ausschuss gelöst wurde, müssen Sie den Zugriff möglicherweise nicht mehr mit diesen Personen teilen. Befolgen Sie diese Schritte, um alle Personen oder Gruppen anzuzeigen, die Zugriff auf Ihre Outlook-Kalender haben:
Öffnen Sie Outlook 365.
Öffnen Sie die Kalenderansicht.
Klicken Sie auf den Kalender, den Sie überprüfen möchten.
Klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Registerkarte Berechtigungen.
Zeigen Sie alle Einzelpersonen und Gruppen an, die Zugriff auf Ihren Kalender haben.
Wenn Sie jemandem den Zugriff auf Ihren Kalender verweigern möchten, klicken Sie auf den Namen des Benutzers und wählen Sie Entfernen.