So sprechen Sie jemanden in einer E-Mail an • BUOM
Beim Versenden einer E-Mail ist es wichtig, den richtigen Ton und die richtige Einstellung zu haben. Aus diesem Grund müssen Sie mit einer Begrüßung beginnen, die den Empfänger angemessen anspricht. In diesem Artikel erklären wir, wie wichtig es ist, jemanden in einer E-Mail richtig anzusprechen, listen die Schritte zur Ansprache einer Person in einer E-Mail auf und geben Tipps und Beispiele, die Sie berücksichtigen sollten.
Warum ist es wichtig, jemanden in einer E-Mail richtig anzusprechen?
Wenn Sie jemanden in einer E-Mail richtig ansprechen, hilft dies dabei, den richtigen Ton für den Rest Ihrer Nachricht festzulegen. Es stellt außerdem sicher, dass der Empfänger die E-Mail liest, anstatt sie zu ignorieren. Die Verwendung der richtigen Begrüßung kann sich auch auf die zukünftige Korrespondenz auswirken und Ihnen dabei helfen, die Beziehung zum Empfänger auf den richtigen Ton zu bringen.
So sprechen Sie jemanden in einer E-Mail an
Unabhängig davon, ob Sie Ihrem Professor oder einem potenziellen Arbeitgeber eine E-Mail senden, ist es wichtig, ihn angemessen anzusprechen. Dies kann Ihre spätere Korrespondenz beeinflussen und Ihnen beim Aufbau einer beruflichen Beziehung helfen. Gehen Sie wie folgt vor, um jemanden per E-Mail zu kontaktieren:
1. Verwenden Sie eine angemessene Begrüßung
Um die richtige Begrüßung für Ihre E-Mail auszuwählen, müssen Sie den Empfänger berücksichtigen. Wenn Sie den Empfänger kennen, können Sie mit einer lockereren und freundlichen Begrüßung auskommen, wenn Sie eine E-Mail an jemanden senden, den Sie schon lange nicht mehr kennen, ist es besser, eine formelle Begrüßung zu verwenden. Hier sind einige Beispiele, wie man einen Brief je nach Empfänger beginnen kann:
Standardbegrüßung
Die in der Geschäftskorrespondenz am häufigsten verwendete Standardanrede zeigt Ihre Professionalität und Ihren Respekt. Erwägen Sie die Verwendung von „Sehr geehrte Damen und Herren“ in Ihrer E-Mail-Korrespondenz. Mit dieser Begrüßung können Sie verschiedenste Empfänger ansprechen, beispielsweise Ihren Professor oder Arzt.
Freundlicher Gruß
Wenn Sie jemanden persönlich kennen, können Sie einen lockereren und informelleren Ton verwenden und „Hallo“ oder „Hallo“ verwenden.
Herzliche Grüße
Wenn Sie eine professionelle, aber nicht zu förmliche Begrüßung wünschen, wählen Sie in Ihrer E-Mail eine herzliche Begrüßung. Sie können diese Art der Begrüßung auch verwenden, wenn Sie den Empfänger nicht gut kennen oder wenn Sie einen Professor oder Manager ansprechen müssen. Beispiele für eine herzliche Begrüßung sind „Guten Tag“, „Grüße“, „Guten Morgen“, „Guten Tag“ oder „Guten Abend“.
2. Folgen Sie der Begrüßung mit ihrem Titel und Namen.
Neben der korrekten Anrede bzw. Begrüßung ist auch die korrekte Verwendung des Namens des Empfängers wichtig. Sobald Sie wissen, in welcher Beziehung Sie zum Empfänger stehen oder nicht, können Sie festlegen, wie Sie ihn mit seinem Namen und Titel ansprechen. Hier sind einige Beispiele, wie Sie der Begrüßung folgen können:
Wenn Sie den Empfänger gut kennen
Wenn Sie den Namen des Empfängers kennen, verwenden Sie seinen Namen nach der Begrüßung. Dies funktioniert gut, wenn Sie eine E-Mail an Ihren Vorgesetzten oder Kollegen senden. Sie könnten sie beispielsweise mit „Lieber Taylor“ oder „Hallo Bob“ ansprechen.
Wenn Sie den Empfänger nicht kennen
Wenn Sie den Empfänger nicht gut kennen, verwenden Sie seinen entsprechenden Titel, gefolgt von seinem Nachnamen oder Vor- und Nachnamen. Sie können beispielsweise „Mr. Jones“ oder „Mrs. Jane Jones“ verwenden. Wenn Sie ihr Geschlecht nicht kennen, verwenden Sie ihren vollständigen Namen, z. B. „Lieber Jordan Jones“. Wenn Sie ihr Geschlecht, aber ihren Namen nicht kennen, wählen Sie „Sir“ oder „Madam“. Sie können sie beispielsweise mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ ansprechen.
Wie Sie jemanden in einer E-Mail ansprechen, hängt auch von Ihrer konkreten Beziehung zum Empfänger ab. Beispielsweise unterscheidet sich die Art und Weise, wie Sie einen potenziellen Arbeitgeber ansprechen, von der Art und Weise, wie Sie Ihren Professor ansprechen. Hier einige Beispiele für die gezielte Ansprache von Empfängern:
Potenzieller Arbeitgeber oder Manager: Wenn Sie einen potenziellen Arbeitgeber oder Manager ansprechen, verwenden Sie „Herr“. oder „Miss“, gefolgt von ihrem Nachnamen. Verwenden Sie nur „Frau“. oder „Fräulein“, wenn Sie ihren Familienstand kennen. Sie könnten sie beispielsweise mit „Sehr geehrte Frau Brown“ oder „Sehr geehrter Mr. Fields“ ansprechen.
Lehrer, Professor oder Manager: Wenn Sie Ihren Professor ansprechen, verwenden Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“ gefolgt von seinem Nachnamen. Zum Beispiel: „Sehr geehrter Herr Rogers.“
Jemand mit einem Doktortitel oder einem medizinischen Abschluss: Sprechen Sie jemanden in dieser Position mit „Doktor“ gefolgt von seinem Nachnamen an. Zum Beispiel: „Sehr geehrter Dr. Bennett.“
3. Sagen Sie den Namen richtig
Um die korrekte Schreibweise ihres Namens zu überprüfen, überprüfen Sie alle Ihnen vorliegenden Unterlagen zu ihrem Namen oder suchen Sie online nach ihrem Namen. Dies zeigt, dass Sie sich die Zeit genommen haben, zu lernen, wie sie ihren Namen buchstabieren. Es zeigt auch Ihre Liebe zum Detail und Ihre Professionalität.
Obwohl es wichtig ist, seinen Namen richtig zu buchstabieren, egal wie gut man ihn kennt, ist es besonders wichtig, wenn man eine E-Mail an jemanden schickt, den man schon lange nicht mehr kennt. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Beziehung positiv zu beginnen.
4. Verwenden Sie in Ihrer Begrüßung Großbuchstaben und Satzzeichen.
Fügen Sie nach der Anrede ein Komma oder einen Doppelpunkt hinzu. Im Allgemeinen ist ein Komma für E-Mail-Korrespondenz besser geeignet, da ein Komma formeller ist. Hier einige Beispiele für Begrüßungen mit passender Interpunktion:
„Sehr geehrter Herr Fox:“
„Sehr geehrte Frau Fox“,
„Grüße John“
„Hallo Kelly:“
Tipps für die Kontaktaufnahme per E-Mail
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie jemanden per E-Mail kontaktieren können, beachten Sie die folgenden Tipps für Ihre E-Mail-Korrespondenz:
Wechseln Sie in nachfolgenden E-Mails zu informellen Begrüßungen
Wenn Sie den Empfänger besser kennenlernen, gehen Sie zu eher informellen Begrüßungen über. Verwenden Sie beispielsweise „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Grüße“, wenn Sie sie zum ersten Mal kontaktieren, wechseln Sie jedoch in späteren E-Mails zu freundlicheren Begrüßungen wie „Hallo nochmal“ oder „Hallo“.
Ändern Sie Ihre Begrüßung, wenn sich Ihre Beziehung ändert
Wenn ein potenzieller Arbeitgeber Ihr aktueller Vorgesetzter wird, ändern Sie Ihre Begrüßung entsprechend. Wechseln Sie beispielsweise von „Lieber“ zu „Hallo“ oder „Hallo“, wenn Sie eine neue Arbeitsbeziehung beginnen.
Achten Sie auf die Begrüßung, die sie verwenden
Wenn Sie beispielsweise Ihre erste E-Mail mit „Sehr geehrte Jane Jones“ begonnen haben und die Person nur mit Ihrem Namen geantwortet hat, können Sie in Ihren nachfolgenden E-Mails mit „Sehr geehrte Jane“ antworten. Wenn alle Ihre E-Mails mit „Sehr geehrter Herr“ beantwortet werden, antworten Sie in Ihren nachfolgenden E-Mails auch dann mit „Sehr geehrter Herr“ oder „Sehr geehrte Frau“, selbst wenn Sie nur mit Ihrem Vornamen unterschrieben haben. Wenn Sie das Geschlecht nicht kennen, wählen Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“.
Gehen Sie sparsam mit Ausrufezeichen um
Reservieren Sie Ausrufezeichen für gelegentliche E-Mail-Gespräche oder wenn Sie eine E-Mail an jemanden senden, den Sie kennen. Achten Sie darauf, die Anzahl der verwendeten Ausrufezeichen zu begrenzen.
Beispiele für die Ansprache einer Person in einer E-Mail
Wenn Sie weitere Anleitungen zur Kontaktaufnahme per E-Mail benötigen, beachten Sie die folgenden Beispiele:
Beispiel 1: Lehrer oder Professor
Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail, die Sie mit einer angemessenen Anrede an Ihren männlichen Professor senden könnten:
Sehr geehrter Professor Roberts,
Guten Tag! Wie wir bereits besprochen haben, habe ich diesem Brief meinen Abschlussbericht beigefügt. Lassen Sie mich wissen, wenn Sie noch etwas von mir benötigen.
Herzliche Grüße,
Julia Barks
Beispiel 2: Potenzieller Arbeitgeber
Hier ein Beispiel für eine E-Mail an eine potenzielle Arbeitgeberin mit einer passenden Anrede:
Sehr geehrte Frau Albertson,
Ich habe erfahren, dass Sie derzeit eine Stelle als Projektmanager bei Everly Inc. einstellen. Aufgrund der Stellenbeschreibung passe ich hervorragend für diese Rolle. Ich habe diesem Schreiben meinen Lebenslauf und mein Anschreiben beigefügt. Ich freue mich auf ihre Antwort.
Herzliche Grüße,
Noah Jennings