Was ist ein Projektmanagementbüro? (Plus-Vorteile) • BUOM
Projektmanagement ist der Prozess der Verwaltung von Arbeitskräften, Materialien und Prozessen, um die Effizienz und den Abschluss eines Projekts sicherzustellen. Einige Teams nutzen ein Projektmanagementbüro oder PMO, um diese Fähigkeiten auszulagern und ein ordnungsgemäßes Projektmanagement sicherzustellen. Wenn Sie mehr über Projektmanagementbüros erfahren, können Sie deren Rolle besser verstehen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, was ein Projektmanagementbüro ist, welche Funktionen und Vorteile es bietet, welche Arten von PMOs verfügbar sind und welche Eigenschaften ein guter PMO-Manager hat.
Was ist ein Projektmanagementbüro?
Ein Projektmanagementbüro ist eine Gruppe oder Organisation, die sich auf die Zentralisierung, Koordinierung und Verwaltung von Projekten konzentriert, um Projektmanagern und anderen Führungskräften einen Teil der Verantwortung zu entziehen. PMOs konzentrieren sich auf die Verbesserung der Qualität der zu erbringenden Leistungen und die Einhaltung von Fristen.
Aufgaben des Projektmanagementbüros
Das Projektmanagementbüro übernimmt viele Funktionen innerhalb einer Organisation oder eines Projekts:
Projekte priorisieren und organisieren: PMOs helfen Teams bei der Organisation von Projektmaterialien, Prozessen und Zeitplänen, um Konsistenz und Qualität in allen Phasen des Projekts sicherzustellen. PMOs erstellen außerdem Prioritätenlisten, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb seiner Parameter bleibt, einschließlich Zeitplan, Projektspezifikationen und Kosten.
Erleichterung des Informationsflusses: PMOs tragen dazu bei, den Informationsfluss zwischen Teammitgliedern, Managern oder Führungskräften und Stakeholdern zu erleichtern. Dieser Informationsfluss ist notwendig, um das Team über die aktuellen Spezifikationen und Erwartungen des Projekts auf dem Laufenden zu halten.
Bereitstellung administrativer Unterstützung: PMOs bieten Bürounterstützung und eine Anlaufstelle für das Team und die Kunden. Das PMO fungiert als operativer Leiter des Projekts, indem es Zeitpläne erstellt und kommuniziert, Dokumente verarbeitet und mit Kunden kommuniziert.
Erstellen von Plänen oder Vorschlägen: PMOs können bei der Erstellung von Plänen oder Vorschlägen für Projekte helfen, um die Effizienz oder Rentabilität zu verbessern. Das PMO bereitet sie für die Prüfung durch die Teamleitung vor und präsentiert sie vor, während oder nach Projektstart.
Ressourcenmanagement**:** PMOs unterstützen Teams bei der Verwaltung von Projektressourcen, um Qualität, Konsistenz und Effizienz sicherzustellen. PMOs können Vorschläge zum Ändern, Entfernen oder Hinzufügen von Ressourcen machen, um das Projekt kosteneffizienter zu machen oder die Qualität der Ergebnisse zu verbessern.
Vorteile eines Projektmanagementbüros
Ein PMO für Ihr Projekt oder Unternehmen zu haben, hat viele Vorteile sowohl für einzelne Projekte als auch für das Team als Ganzes. PMOs sind erschwingliche Tools, die Vorteile bieten wie:
Erhöhte Effizienz
Der Einsatz eines PMO kann durch bessere administrative Unterstützung, Ressourcenmanagement und Informationsfluss zur Verbesserung der Projekteffizienz beitragen. PMOs können die Projektleistung messen, indem sie vergleichen, wie viele Outputs ein Team pro Input-Einheit produziert. Ein Büro kann beispielsweise berechnen, wie viele Codezeilen ein Team in acht Stunden Arbeit mit neuer Software erstellen wird. Dies kann dazu beitragen, dass das Team die maximale Anzahl an Einheiten pro Arbeitsstunde produziert, was den Unternehmensumsatz und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter steigern kann.
Einsparmaßnahmen
PMOs können dazu beitragen, Projekte kosteneffektiver zu gestalten, indem sie Lösungen für häufige Ursachen von Kostenüberschreitungen bereitstellen, wie z. B. Kommunikationslücken, Designänderungen und teure Materialien oder Prozesse. PMOs setzen erfahrene Mitarbeiter ein, um Kommunikationsprobleme zu lösen, Teams und Projekte anpassungsfähiger zu machen und Brainstorming durchzuführen. Letztendlich können Kostensenkungen einem Team helfen, effizienter zu arbeiten, dem Unternehmen die Ausweitung seiner Geschäftstätigkeit ermöglichen und neue Möglichkeiten zur Generierung zusätzlicher Einnahmequellen schaffen.
Bessere Kommunikation
Der Einsatz eines PMO kann die Teamkommunikation verbessern, da es die Projekterwartungen stärkt, Teamrollen kommuniziert und dabei hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen. PMOs können dazu beitragen, die Teambeziehungen für transparentere und effizientere Projekte zu verbessern. Eine bessere Kommunikation hilft dem Team auch, Fehler zu reduzieren und letztendlich ein besseres Endprodukt zu schaffen.
Größere Anpassungsfähigkeit
PMOs übernehmen Führung, indem sie Teams dabei helfen, sich an plötzliche Herausforderungen oder Projektänderungen anzupassen. Wenn sich beispielsweise der Projektumfang plötzlich ändert, hilft das PMO dem Team, sich an die Projektänderungen anzupassen, indem es seine täglichen Produktionsziele erhöht. Die Unterstützung der Anpassungsfähigkeit ist für ein Team wichtig, da es ihm ermöglicht, als Reaktion auf externe oder interne Veränderungen zu wachsen und sich zu verändern, ohne die Dynamik des Projekts zu verlieren.
Arten von Projektmanagementbüros
Projektmanagementbüros können eine wertvolle Ergänzung für Projekte sein, und es stehen verschiedene Arten von PMOs zur Auswahl. Jede Art von PMO unterscheidet sich in ihren Verantwortlichkeiten, der Art der Aufsicht und der Unterstützung. Dies kann Folgendes umfassen:
Unterstützendes PMO
Ein unterstützendes PMO unterstützt Teams und Organisationen und übernimmt weniger Kontrolle über das Projekt. Die Unterstützung kann On-Demand-Prozess-, Material- oder Projektmanagement-Expertise, Projektvorlagen, Zugriff auf Brancheninformationen oder Best-Practice-Empfehlungen umfassen. Ein unterstützendes PMO ist eine großartige Option für Teams, die über Erfahrung verfügen, aber zusätzliche Unterstützung benötigen, um die Projekteffizienz zu maximieren und Termine und Qualitätsanforderungen konsequent einzuhalten.
Kontrolle des PMO
Das steuernde PMO leistet Unterstützung und erwartet, dass das Team die von ihm bereitgestellten Tools und Ratschläge nutzt. PMOs können vom Team verlangen, bestimmte Methoden oder Prozesse einzuführen, bestimmte Tools zu verwenden oder bestimmte Qualitätsanforderungen zu erfüllen. Ein betreuendes PMO kann regelmäßige Überprüfungen der Teamleistung durchführen, um den Projektfortschritt zu ermitteln und festzustellen, wo sich das Team verbessern kann. PMOs bieten einer Organisation oder einem Team auch exekutive und administrative Unterstützung beim Aufbau einer guten Führung.
PSA-Richtlinie
Direktive PMOs übernehmen im Wesentlichen die Kontrolle über das Projekt, um seine Effektivität zu verbessern und dem Team ein Beispiel zu geben. Ein weisungsgebundenes PMO weist jedem einzelnen Projekt eigene Projektmanager zu, um sicherzustellen, dass jedes Projekt und jedes Team die neu festgelegten Erwartungen des PMO konsequent erfüllt. Die Ziele bestehen darin, eine Standardmethodik für die Organisation zu erstellen, die Terminologie teamübergreifend zu standardisieren, Best Practices für das Projektmanagement zu erstellen und zu stärken und Tools zur Teamunterstützung bereitzustellen.
Merkmale eines effektiven PMO-Managers
PMO-Manager bringen spezifische Fähigkeiten in die Organisation ein, um das Wachstum und den Erfolg jedes Projekts zu fördern. Hier sind einige typische Merkmale eines effektiven PMO-Managers:
Effektive Kommunikation
Eine gute Kommunikation hilft dem PMO-Manager, mit allen Projektbeteiligten in Kontakt zu treten, einschließlich Teammitgliedern, Managern und Projektbeteiligten. Der PMO-Manager ist dafür verantwortlich, Erwartungen klar zu kommunizieren und Verantwortlichkeiten zu trennen. PMO-Manager sorgen für eine gute mündliche und schriftliche Kommunikation und können Tools wie Projektmanagement-Software nutzen, um die Teamkommunikation zu verbessern.
Repräsentative Teamarbeit
Ein PMO-Manager, der sich an den Werten und Zielen des Unternehmens orientiert, trägt dazu bei, Reibungen, Verwirrung und Verzögerungen bei Projekten oder Führungsaufgaben zu vermeiden. PMOs lernen die Unternehmenswerte kennen und richten ihren Führungsstil daran aus, was Stabilität und Konsistenz im Projektmanagementprozess fördert.
Anpassungsfähigkeit
PMO-Manager sind anpassungsfähige Führungskräfte, die auf plötzliche Veränderungen in Projekten reagieren und sich anpassen können. PMO-Manager helfen dabei, angesichts einzigartiger Herausforderungen eine Führungsrolle zu übernehmen. Eine effektive Führung bei Veränderungen hilft dem Team, sich an den Zielen und Anforderungen des Projekts zu orientieren und stärkt das Vertrauen des Teams in den Abschluss des Projekts.
Coaching-Führung
Der PMO-Manager fungiert auch als Coach oder Mentor für Mitarbeiter und Projektmanager. Dazu gehört die Vermittlung alternativer Produktionsmethoden, die Förderung guter Kommunikation und Respekt sowie die Unterstützung von Führungskräften bei der Entwicklung wichtiger Managementfähigkeiten. Dies kann dem Team helfen, eine starke Führungsbasis für zukünftige Projekte aufzubauen und die Unabhängigkeit zu fördern.