So senden Sie einen offiziellen Brief an ein Unternehmen: • BUOM

2. Juli 2021

Wenn Sie einen Brief an ein Unternehmen senden, ist es wichtig, dass Sie sich professionell und direkt präsentieren und das angemessene Maß an Formalität für die Beziehung erreichen, die Sie mit dem Unternehmen aufbauen möchten. Der erste Schritt zu diesem professionellen Ton besteht darin, zu lernen, wie man Geschäftsbriefe an ein Unternehmen richtig bearbeitet. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie einen Geschäftsbrief adressieren, damit Sie eine professionelle Beziehung aufbauen können.

So schreiben Sie einen formellen Geschäftsbrief

Der Ton eines Geschäftsbriefes wird durch die Adressierung des Briefes bestimmt, sowohl im Briefkopf als auch auf dem Umschlag. Es ist wichtig, die richtige Formulierung zu finden, um einen professionellen Aufbau umzusetzen, dem Empfänger den gebührenden Respekt entgegenzubringen und den Fokus auf die gewünschten Maßnahmen des Unternehmens zu richten, mit dem Sie Kontakt aufnehmen.

So adressieren Sie einen Umschlag

Professionalität beim Corporate Writing beginnt beim Umschlag. Ein richtig adressierter Umschlag ist nicht nur entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Brief die richtige Person oder Abteilung erreicht, sondern ermöglicht auch, den besten ersten Eindruck beim Empfänger zu hinterlassen. So adressieren Sie einen professionellen Briefumschlag richtig:

1. Beginnen Sie mit Ihren Kontaktinformationen

Auf dem Umschlag sollte in der oberen linken Ecke eine Absenderadresse angegeben sein, um sicherzustellen, dass der Brief an Sie zurückgeschickt wird, wenn er nicht zugestellt werden kann, und um dem Empfänger Informationen darüber zu geben, wer korrespondiert. Dadurch kann verhindert werden, dass die E-Mail verworfen wird oder als Spam betrachtet wird. Die Rücksendeadresse auf dem Geschäftsumschlag muss Folgendes enthalten:

• Ihr Name

• Ihr Firmenname (falls zutreffend)

• Ihre Postanschrift

2. Geben Sie Empfängerinformationen an

Wenn Sie einen Brief an eine bestimmte Person adressieren, sollte Ihre Adresse auf dem Umschlag Folgendes enthalten:

• Titel und vollständiger Name des Empfängers

• Name des Unternehmens

• Postanschrift des Unternehmens

Wenn Sie den Brief an eine Abteilung und nicht an eine Einzelperson richten, sollte die Adresse auf dem Umschlag Folgendes enthalten:

• Name des Unternehmens

• Die Abkürzung „Attn“, gefolgt von einem Doppelpunkt, der den Abteilungsnamen angibt (z. B. „Attn: Creative Team“).

• Postanschrift des Unternehmens

So adressieren Sie einen Brief

Ein formeller Geschäftsbrief enthält mehrere wichtige Elemente. So gehen Sie mit professionellem Schreiben um:

1. Beginnen Sie mit dem Titel

Die Einleitung eines Geschäftsbriefes beginnt mit einer passenden Überschrift oben links auf der Seite, gefolgt von einer professionellen Anrede. Ein typischer Geschäftsbriefkopf enthält Folgendes:

• Ihr vollständiger Name

• Deine Adresse

• Ihre Stadt, Ihr Bundesland und Ihre Postleitzahl

• Die beste Telefonnummer, um Sie zu kontaktieren

• Ihre E-Mail-Adresse

• Datum, an dem der Brief geschrieben wurde

• Vollständiger Name der Kontaktperson (falls bekannt)

• Kontaktname

• Name der Organisation

• Firmenanschrift

• Firmenstadt, Bundesland und Postleitzahl

2. Fügen Sie die richtige Begrüßung ein

Auf die Überschrift sollte eine richtige Anrede folgen, also ein Wort oder eine Phrase, die den Brief eröffnet und den Leser direkt anspricht. Der Begrüßung folgt in der Regel ein Komma oder Doppelpunkt.

Die in formellen und informellen Geschäftsbriefen am häufigsten verwendete Begrüßung ist „Sehr geehrte Damen und Herren“. In formellen Situationen sollte die Begrüßung immer präzise, ​​prägnant und professionell sein. In der Regel enthalten formelle Begrüßungen „Sehr geehrte Damen und Herren“, den Titel des Empfängers und den Nachnamen des Empfängers. Sie können die Begrüßung dann mit einem Doppelpunkt statt mit einem Komma beenden. Zum Beispiel:

• „Sehr geehrter Herr Williams:“

• „Sehr geehrter Professor Williams:“

Einige andere übliche Begrüßungen, die ebenso professionell sind, sind:

• “Hallo,”

• “Hallo,”

• “Wen es angeht,”

• “Meine Damen und Herren,”

• “David,”

Obwohl in formellen Briefen häufig der Titel und der Nachname des Empfängers angegeben werden, wird empfohlen, das Geschlecht des Namens des Korrespondenten nicht anzugeben, es sei denn, Sie sind sich der Pronomen sicher. Im Gegensatz zu „Sehr geehrter Herr Williams“ oder „Sehr geehrte Frau Williams“ könnten Sie beispielsweise einen Brief wie folgt adressieren:

• „Lieber Leslie Williams“,

• „Sehr geehrter Professor Williams“,

Wenn Sie sich über den Familienstand der Korrespondentin nicht sicher sind, ist es außerdem besser, „Frau“ zu verwenden. oder das Pronomen ganz weglassen. Anstelle von „Sehr geehrte Frau Williams“ oder „Sehr geehrte Frau Williams“ könnten Sie beispielsweise Folgendes verwenden:

• „Lieber Leslie Williams“

• „Sehr geehrte Frau Williams“

• „Sehr geehrter Professor Williams“

Wenn Sie in einem formellen Skript an zwei Personen schreiben, richten Sie den Brief in alphabetischer Reihenfolge an beide Empfänger oder sprechen Sie die Organisation, der sie angehören, als eine Einheit an. Zum Beispiel:

• „Sehr geehrter Herr Williams und Frau Jones!

• „Sehr geehrtes (Firmenname) Entwicklungsteam:“

Wenn Sie sich nicht sicher sind, an welchen Empfänger oder an welche Abteilung Ihr Brief genau geht, verwenden Sie am besten eine allgemeine, formelle Formulierung. Zum Beispiel:

• “Sehr geehrte Damen und Herren:”

• “Sehr geehrter Personalverwalter:”

• „Sehr geehrter Personalvermittler:“

Wenn Sie den vollständigen Namen des Empfängers nicht kennen, ist es eine gute Idee, so viel wie möglich zu recherchieren. Sie können das Unternehmen anschreiben, um den richtigen Ansprechpartner zu finden, oder Mitarbeiter des Unternehmens in sozialen Netzwerken finden, da dies Eigeninitiative zeigt, die über die normale Korrespondenz hinausgeht. Wenn Sie die Informationen des Empfängers immer noch nicht finden können, können Sie den formlosen Brief mit seinem Nachnamen, der Organisation, der er angehört, oder überhaupt ohne Namen adressieren. Zum Beispiel:

• „Hallo, Herr Williams.“

• “Sehr geehrter Personalverwalter,”

• „Sehr geehrtes (Firmenname) Teammitglied“,

• “Wen es angeht,”

Es kann auch vorkommen, dass Sie das Unternehmen als ganze Abteilung des Unternehmens ansprechen müssen. In diesem Fall empfiehlt es sich, in der Begrüßung den Firmennamen zu verwenden. Wenn Sie nicht wissen, welche Abteilung Ihr Schreiben erhalten soll, ist auch eine allgemeine Begrüßung möglich. Zum Beispiel:

• „Darling (Firmenname)“

• „Sehr geehrte (Firmenname/Abteilungsname) Zweigstelle“,

• “Wen es angeht,”

Mehr Details: So wählen Sie die besten Geschäftsgrüße für die Korrespondenz aus

3. Verwenden Sie einen professionellen Verschluss

Der Schlusssatz eines Geschäftsbriefs sollte einen Aufruf zum Handeln und dann einen kurzen Schlusssatz vor Ihrer Unterschrift enthalten. Hier sind einige Beispiele für Call-to-Action-Sätze:

• “Ich freue mich darauf bald von Ihnen zu hören.”

• „Ich schätze Ihre schnelle Antwort.“

• “Bitte halte mich auf dem Laufenden.”

• “Wir freuen uns auf ihre Antwort.”

Der professionellste Schlusssatz ist „Mit freundlichen Grüßen“, Sie können aber auch Sätze verwenden wie:

• “Danke,”

• “Am besten,”

• “Mit freundlichen Grüßen,”

• “Herzlich”

• “Mit freundlichen Grüßen,”

Wenn der Brief per Post verschickt wird, lassen Sie unter dem Schlusssatz Platz, um Ihren Namen zu unterschreiben, und geben Sie dann Ihren vollständigen Namen ein.

Häufig gestellte Fragen zum Adressieren von Geschäftsbriefen

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Adressieren formeller Geschäftsbriefe:

Woher wissen Sie, ob ein Geschäftsbrief formell oder informell sein soll?

Grundsätzlich sollten Briefe an Unternehmen formell sein. In folgenden Situationen ist ein formeller, direkter Umgangston zu erwarten:

• Anfrage für eine Geschäftspartnerschaft

• Anschreiben zur Bewerbung

• Fordern Sie Unternehmensinformationen an

• Ein Angebot zum Kauf Ihrer Waren oder Dienstleistungen

Es gibt jedoch Zeiten, in denen Sie einem Unternehmen einen formlosen Brief schreiben können. Beispielsweise kann es angebracht sein, die Formalitäten zu reduzieren, wenn:

• Sie arbeiten bereits mit dem Unternehmen zusammen.

• Sie richten keine Anfrage an das Unternehmen (d. h. das Versenden eines Geschenks oder einer Weihnachtskarte).

• Sie bewerben sich für eine Stelle in einer Organisation mit einer einzigartigen Unternehmenskultur.

Warum ist es wichtig zu wissen, wie man einen Geschäftsbrief versendet?

Das Versenden eines Geschäftsbriefes ist der formellste Weg, berufliche Kontakte zu knüpfen und beim Empfänger einen guten Eindruck zu hinterlassen. In einer Welt sich schnell weiterentwickelnder Technologien erwägen viele Unternehmen jedoch professionell adressierte E-Mails sowie personalisierte Nachrichten auf Jobbörsen als praktikable Optionen für die professionelle Kommunikation.

Es wird empfohlen, dass Sie sich über das Unternehmen informieren, mit dem Sie eine Beziehung aufbauen möchten, und eine fundierte Entscheidung darüber treffen, welche Kommunikationsmethode für die Art von Geschäft, die Sie betreiben möchten, die beste Option ist.

Mehr Details: 15 Arten von Geschäftsbriefen und wann man sie verwendet