So senden Sie eine wirkungsvolle Besprechungszusammenfassung oder Folge-E-Mail (mit Vorlage und Beispiel)
22. Februar 2021
Nach der Besprechung ist es wichtig, dass die Mitarbeiter an das Besprochene erinnert werden, damit sie sich an wichtige Aktionen oder Ankündigungen erinnern können. Durch das Senden eines Besprechungsberichts können Diskussionen und wichtige Details für Teilnehmer oder Mitarbeiter zusammengefasst werden, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten. Der Lebenslauf sollte Informationen enthalten, die wertvoll und für den Leser leicht verständlich sind.
In diesem Artikel besprechen wir, was ein Besprechungsbericht ist, wie man einen Besprechungsbericht versendet, und stellen ein Beispiel und eine Vorlage bereit, die Ihnen beim Verfassen Ihres eigenen Berichts helfen, der Mitarbeiter oder Kunden erinnert und inspiriert.
Was ist eine Besprechungszusammenfassung?
Eine Besprechungszusammenfassung ist eine Nachricht, häufig im E-Mail-Format, die nach einer Besprechung an Mitarbeiter oder Kunden gesendet wird. Die Besprechungszusammenfassung gibt einen allgemeinen Überblick über die Besprechung und erinnert die Teilnehmer daran, welche Aktivitäten abgeschlossen werden müssen, an die Fristen der zugewiesenen Projekte und an alle anderen wichtigen Informationen, die behandelt wurden.
Besprechungsberichte werden oft verschickt, um den Teilnehmern zu helfen, sich an wichtige Details zu erinnern, und können später darauf zurückgreifen. Diese Zusammenfassungen können auch für alle Mitarbeiter oder Kunden nützlich sein, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten und wichtige Details, die übersehen wurden, aktualisieren müssen.
So senden Sie einen Besprechungsbericht
Die Besprechungszusammenfassung muss in der E-Mail korrekt eingegeben und an die richtige Zielgruppe gesendet werden. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um zu erfahren, wie Sie Besprechungszusammenfassungen ordnungsgemäß an Mitarbeiter oder Kunden senden.
Machen Sie sich während des Meetings Notizen.
Entscheiden Sie, wer die E-Mail erhalten soll.
Vielen Dank an alle für Ihre Zeit.
Listen Sie auf, was bei dem Treffen besprochen wurde.
Markieren Sie Aktionen oder nächste Schritte.
Fügen Sie ggf. Belege bei.
Legen Sie eine Erinnerung für Ihren nächsten Besprechungstermin fest.
Prüfen und an Empfänger senden.
1. Machen Sie sich während des Meetings Notizen
Wenn Sie an einer Besprechung teilnehmen, versuchen Sie es Notizen machen nur wichtige Ereignisse, die während des Treffens stattfinden. Dazu können beispielsweise Aufgaben gehören, die bestimmten Mitarbeitern oder Kunden zugewiesen wurden, etwaige Abstimmungen oder gemachte Ankündigungen. Wenn wichtige Änderungen vorgenommen wurden, die Auswirkungen auf die Abteilung oder das Unternehmen haben könnten, sollten Sie dies unbedingt in die Besprechungsnotizen aufnehmen, damit die Mitarbeiter sie nachschlagen und notieren können.
2. Entscheiden Sie, wer die E-Mail erhalten soll
Sobald das Meeting beendet ist, sollten Sie sofort mit dem Schreiben Ihrer Notizen beginnen, damit Sie nicht vergessen, alle wichtigen besprochenen Details anzugeben. Wenn Sie entscheiden, an wen Sie es senden möchten, sollten Sie es an alle Besprechungsteilnehmer und andere Mitarbeiter oder Kunden richten, die eingeladen wurden, aber nicht teilnehmen konnten. Wenn Sie nicht alle Teilnehmer einer Besprechung kennen, ist es oft hilfreich, eine Anwesenheitsliste mit Kontaktinformationen auszuhändigen, um die E-Mail-Adressen der Teilnehmer zu erfassen.
Wenn die Anwesenheitsliste nicht verteilt wurde, können Sie sich an die Person wenden, die die Einladung zur Besprechung gesendet hat, oder Ihren Vorgesetzten fragen, wer seiner Meinung nach den Besprechungsbericht erhalten sollte. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie die Zusammenfassung an alle Empfänger senden, die von den Informationen in der Besprechung profitieren würden.
3. Vielen Dank an alle für ihre Zeit.
Wenn Sie die Zusammenfassung schreiben, danken Sie den Teilnehmern dafür, dass sie sich die Zeit genommen haben, an der Besprechung teilzunehmen. Wenn Mitarbeiter oder Kunden Präsentationen oder Berichte bereitgestellt haben, können Sie ihnen für die Bereitstellung dieser Informationen danken. Sie können auch Ihre Begeisterung über die besprochenen Aktivitäten und die erreichten Ziele zum Ausdruck bringen. Dies trägt dazu bei, dass Ihr Brief mit einer positiven Note beginnt und Ihrer Botschaft einen enthusiastischen Ton verleiht.
4. Listen Sie auf, was bei dem Treffen besprochen wurde
Die ersten paar Sätze im Text der E-Mail sollten die wichtigen Diskussionen hervorheben, die bei dem Treffen angesprochen wurden. Dazu können Diskussionen gehören, in denen ein Ziel festgelegt wurde, ein Plan für die Zukunft oder Vorschläge, die angenommen wurden. Versuchen Sie, nur kurze Zusammenfassungen der Diskussionen und Informationen aufzunehmen, die für das Meeting und seine Teilnehmer relevant sind.
5. Markieren Sie Aktionen oder nächste Schritte
Die zweite Hälfte des Hauptteils sollte die wichtigen Aktionspunkte enthalten, die festgelegt wurden. Dazu gehören häufig neue Projekte oder Aufgaben, die Mitarbeitern zugewiesen werden, oder die nächsten Schritte einer Strategie oder eines Plans. Wenn Sie diese Aktionspunkte hervorheben, berücksichtigen Sie unbedingt die von den Führungskräften in der Besprechung festgelegten Fristen.
Sie können diese Aktionen in separaten Absätzen auflisten und den Namen der Person hervorheben, die mit der Erledigung der Aufgabe beauftragt ist. Es kann auch hilfreich sein, das Fälligkeitsdatum hervorzuheben, damit der Mitarbeiter es leicht finden und darauf verweisen kann.
6. Fügen Sie ggf. Belege bei
Wenn es zusätzliche Dokumente gab, die Ihnen Besucher gegeben haben oder die Vorgesetzten Sie angewiesen haben, beizufügen, können Sie diese an Ihre E-Mail anhängen. Mitarbeiter können von einer Projektberatung oder Anleitung profitieren, wenn ihnen während einer Besprechung ein komplexes Projekt zugewiesen wurde. Möglicherweise möchten Sie auch ein separates Dokument beifügen, in dem die bei der Besprechung besprochene Strategie oder der Plan sowie die festgelegten Schritte aufgeführt sind, die die Mitarbeiter befolgen müssen, um die Aufgabe abzuschließen.
7. Legen Sie eine Erinnerung für Ihren nächsten Besprechungstermin fest
Schreiben Sie am Ende des Briefes, wann der nächste Besprechungstermin sein wird, sofern ein solcher festgelegt wurde. Dadurch können Mitarbeiter beim Lesen von E-Mails daran denken, dieses Datum in ihren Kalender einzutragen. Wenn der Termin bei der Besprechung nicht besprochen wurde, können Sie den Termin als „noch festzulegen“ angeben oder den Besprechungstermin bei Ihrem Vorgesetzten oder dem Besprechungsleiter erfragen.
8. Überprüfen und an die Empfänger senden
Sobald Sie Ihre E-Mail geschrieben haben, können Sie Ihre Signatur hinzufügen. Überprüfen Sie die E-Mail auf Fehler in Rechtschreibung, Grammatik oder Klarheit. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail kurz ist und nur relevante Informationen enthält. Sobald Sie das Dokument überarbeitet haben, können Sie es zur Genehmigung an Ihren Vorgesetzten oder Besprechungsleiter senden. Nach Erhalt der Freigabe können Sie das Dokument an die gewünschten Empfänger versenden.
Vorlage für einen Besprechungsbericht
Um eine aussagekräftige E-Mail mit einer Besprechungszusammenfassung zu erstellen, sind prägnante Sätze erforderlich, die den Lesern die Bedeutung und wichtige Details vermitteln. Verwenden Sie die folgende Vorlage, um eine Besprechungszusammenfassung zu erstellen, die Ihre Empfänger richtig informiert.
Betreff des Schreibens: Ergebnisse der Sitzung (aktuelles Datum)
Hallo zusammen,
(Vielen Dank an alle für die Teilnahme an der Besprechung. Bringen Sie Ihre Begeisterung für alle besprochenen Punkte und erreichten Ziele zum Ausdruck.)
(Die ersten paar Sätze sollten abdecken, was in der Besprechung besprochen wurde. Sie können alle erreichten Punkte, abgeschlossenen Projekte oder wichtigen Ankündigungen hervorheben.) (Wenn viele Punkte besprochen wurden, die Sie gerne behandeln möchten, können Sie sie hier auflisten Aufzählungspunkte unten):
(Erstes Diskussionsthema und Details)
(Zweites Diskussionsthema und Details)
(Drittes Diskussionsthema und Details)
(In den nächsten Sätzen sollten die durchzuführenden Aktionszeiten und alle Pläne oder Strategien, die aufgestellt wurden, besprochen werden. Listen Sie Aktionspunkte, Fristen und zugewiesene Personen in den folgenden Aufzählungspunkten auf:)
(Erstes Aktionselement, die der Aufgabe zugewiesene Person und Fälligkeitsdatum)
(Zweiter Aktionspunkt, die der Aufgabe zugewiesene Person und Fälligkeitsdatum)
(Drittes Aktionselement, die der Aufgabe zugewiesene Person und das Fälligkeitsdatum)
(Geben Sie das Datum des nächsten Treffens an)
Aufrichtig,
(Ihr Name)
Beispiel für die Zusammenfassung einer Besprechung
Sie können das folgende Beispiel als Leitfaden zum Verfassen einer Besprechungszusammenfassung für Mitarbeiter oder Kunden verwenden.
Betreff der E-Mail: Zusammenfassung der Besprechung – 9. Januar 2020
Hallo zusammen,
Vielen Dank an alle, die heute Nachmittag an der Sitzung teilgenommen haben. Wir haben viele wichtige Themen angesprochen und mehrere Ziele erreicht, die bei der letzten Sitzung festgelegt wurden. Ausgezeichnete Arbeit!
Beim heutigen Treffen haben wir die Content-Strategie für unsere kommende Frühjahrs-Marketingkampagne besprochen. Wir überprüften, welche Aufgaben seit dem letzten Treffen erledigt wurden und listeten weitere Projekte auf. Hier finden Sie weitere Details zu diesen Diskussionen:
Skyler hat uns über den Fortschritt der Redaktions- und Social-Media-Kalender informiert – sie sind fertig und bereit für Inhalte.
Das Team entschied, dass das Thema seiner Content-Marketing-Strategie für den Frühling blumenbezogene Themen sein würden.
Riley hielt eine Präsentation, in der er unsere Winterkampagne hervorhob. Die wichtigste Erkenntnis bestand darin, ein jüngeres Publikum über Social-Media-Plattformen anzusprechen.
Nach unseren Gesprächen wurde die Strategie verabschiedet. Folgende Projekte und Termine sind vergeben:
Jordan muss drei Blogbeiträge und unterstützende Social-Media-Beiträge schreiben. Einsendeschluss: 20. Februar.
Skyler wird diese Beiträge bearbeiten. Frist: 3. März.
Riley wird diese Beiträge in geeigneten Medien veröffentlichen. Frist: 30. März.
Unser nächstes Treffen findet am 5. März statt und wird Updates zu jedem Projekt liefern, das bei dem heutigen Treffen zugewiesen wurde.
Bitte kontaktieren Sie mich, wenn Sie Fragen haben.
Aufrichtig,
Taylor Richards
Häufig gestellte Fragen zum Treffen
Um mehr über die Ergebnisse von Besprechungen zu erfahren, lesen Sie bitte die folgenden häufig gestellten Fragen:
Was ist der Unterschied zwischen Besprechungszusammenfassungen und Besprechungsprotokollen?
Bei einigen formelleren Besprechungen muss der Mitarbeiter ein Protokoll der Besprechung verfassen, entweder wörtlich oder mit einer Zusammenfassung der in der Besprechung besprochenen Details. Während beide einen Überblick über die Besprechung geben, werden die Protokolle in einem formelleren Dokument aufgeführt, das oft der E-Mail beigefügt wird und nicht in den Text der E-Mail geschrieben wird. Besprechungsprotokolle enthalten auch detailliertere Informationen zu den besprochenen spezifischen Themen und können auf Wunsch des Managements sogar Einzelheiten zu einigen Gesprächen während der Besprechung enthalten.
Soll ich meinen Lebenslauf nach Telefonanrufen senden?
Wenn Sie ein virtuelles Telefontreffen abhalten, um vertriebsbezogene Informationen mit Kunden oder Interessenten zu besprechen, können Sie ihnen eine Zusammenfassung Ihres Gesprächs und aller nächsten Schritte per E-Mail senden. Dies kann Ihnen helfen, Kunden oder potenzielle Kunden an das Besprochene zu erinnern. Sie können Ihrem Manager auch per E-Mail ein CC senden, um ihn über Ihr Gespräch mit einem Kunden oder potenziellen Kunden zu informieren.
In Ihrer E-Mail mit dem Besprechungsbericht können Sie kurz erläutern, was Sie während Ihres Anrufs mit dem Kunden erhalten haben. Sie können dann die Ressourcen teilen, die Ihnen zur Verfügung stehen, um ihnen bei der Bewältigung etwaiger Probleme zu helfen, die sie möglicherweise in der Besprechung erwähnt haben. Am Ende der E-Mail können Sie fragen, ob sie eine Demo Ihres Produkts sehen oder einen Anruf zur Vereinbarung eines Verkaufs vereinbaren möchten.
Wer versendet Lebensläufe normalerweise per E-Mail?
Wenn Sie nach einer internen Besprechung einen Lebenslauf per E-Mail versenden, kann ein Assistent der Geschäftsleitung oder ein Manager den Lebenslauf verfassen und per E-Mail versenden. Um sich mit Kunden zu treffen, sendet der Account Manager oder der direkte Ansprechpartner des Kunden normalerweise per E-Mail einen Lebenslauf an ihn. Wenn Sie es an Kunden senden, erinnern Sie diese unbedingt daran, sich bei Fragen zum Meeting an Sie zu wenden, und geben Sie in der E-Mail Ihre Kontaktinformationen an.