So schreiben Sie einen PR-Bericht (plus Definition und Beispiel) • BUOM

24. Juni 2021

Mit PR-Berichten (PR) können Fachleute den Fortschritt ihrer Arbeit verfolgen, Änderungen zur Verbesserung ihrer Prozesse vornehmen und ihre Ziele und Erfolge ihrem Team und anderen Abteilungen mitteilen. Regelmäßige PR-Berichte helfen Unternehmen dabei, qualitativ hochwertige Beziehungen zu ihren Zielmärkten aufrechtzuerhalten und festzustellen, ob ihre PR-Initiativen das Umsatzwachstum vorantreiben. Wenn Sie daran interessiert sind, PR-Berichte in Ihrem Unternehmen zu implementieren, kann es hilfreich sein, sich über einige der folgenden Schritte zu informieren.

In diesem Artikel definieren wir PR-Berichte, beschreiben, warum PR-Experten sie verwenden, erklären, wie man einen PR-Bericht schreibt, und stellen ein Beispiel zur Verfügung, das Sie zum Verfassen Ihres eigenen Berichts verwenden können.

Was ist PR-Berichterstattung?

Unter PR-Reporting versteht man die Dokumentation der Arbeit eines PR-Spezialisten und seiner Fortschritte. Dieser Bericht verfolgt die Ziele des PR-Experten, wie er diese erreicht hat, welche Maßnahmen er ergriffen hat und welche Kennzahlen er zur Messung des Fortschritts seiner Bemühungen verwendet hat. Im Wesentlichen bietet es dem Unternehmen, den Kunden und Investoren einen Überblick über die Gesundheit der Marke und ihre zukünftigen Ziele.

PR-Experten verwenden je nach spezifischen Projekten, Zielen und Besprechungsintervallen unterschiedliche Berichtsmethoden. Zu den Arten der PR-Berichterstattung gehören:

• Monatliche Berichte: Diese Berichte enthalten grundlegende Informationen über den Fortschritt der letzten 30 Tage. Normalerweise stellen Sie diese Ihrem Vorgesetzten zur Verfügung.

• Vierteljährliche Berichte: Diese richten sich in der Regel an Führungskräfte auf höherer Ebene, beispielsweise an leitende PR-Fachleute und Führungskräfte. Sie zeichnen Ihren Fortschritt über einen Zeitraum von etwa 90 Tagen auf und tragen dazu bei, die Ergebnisse Ihrer Arbeit zu präsentieren und gleichzeitig Ihr PR-Budget zu schonen.

• Jahresberichte: Diese Art von Bericht ist die wichtigste Art. Sie sagen dem CEO, Großinvestoren und anderen Verantwortlichen für Ihr Projekt, ob Sie über ein angemessenes Projektbudget verfügen und ob es sich lohnt, das Projekt weiterzuverfolgen.

• Kampagnenberichte: PR-Experten erstellen Kampagnenberichte, um ihre Ziele vor Beginn der Kampagne darzulegen und zu erläutern, wie sie diese in den einzelnen Phasen verfolgen wollen. Sie können dann monatliche, vierteljährliche und jährliche Berichte verwenden, um den Fortschritt der Kampagne zu verfolgen.

• Krisenberichte: Diese ermöglichen es PR-Managern, Informationen über eine Krise zu übermitteln und die Schritte zu erläutern, die sie unternommen haben, um das Problem zu lösen und die Markenwahrnehmung zu verbessern.

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Warum nutzen Profis PR-Reporting?

PR-Experten schreiben Berichte, um festzustellen, ob ihre Methoden wie geplant funktionieren, und um Bereiche zu finden, in denen sie Verbesserungen vornehmen können, um ihre Ziele zu erreichen. Ein gut geschriebener PR-Bericht dient den Stakeholdern auch als Beweis dafür, dass ihre fortgesetzte Unterstützung des Projekts ihrem Unternehmen zugute kommen und sich positiv auf den Umsatz auswirken kann. Zu den positiven Auswirkungen der PR-Berichterstattung auf die Marketingbemühungen eines Unternehmens können gehören:

• Überzeugen Sie Ihre Zielgruppe davon, dass Sie eine verlässliche Marke haben

• Informieren der Projektbeteiligten – sowohl intern als auch extern – insbesondere, wenn der PR-Profi bestimmte Berichte digital zur Verfügung stellt.

• Verbessern Sie den Ruf Ihrer Marke, indem Sie Transparenz wahren

• Wir helfen Ihrem Unternehmen, Geld zu sparen, indem wir funktionierende Methoden identifizieren und während des gesamten PR-Projektprozesses Änderungen vornehmen.

• Beitrag zur Erreichung der Ziele des PR-Teams und seines Unternehmens

Wie schreibe ich einen PR-Bericht?

Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um einen effektiven PR-Bericht zu schreiben:

1. Software auswählen

Versuchen Sie vor dem Schreiben eines PR-Berichts herauszufinden, welche Art von Software Ihnen dabei hilft, Ihr Projekt effektiv zu aktualisieren. Viele PR-Profis bevorzugen den Einsatz einer Software, die optisch ansprechende Ergebnisse liefert und den Formatierungsprozess vereinfacht. Andere finden, dass Dokumente mit einem einfachen Textverarbeitungsprogramm ausreichen, um ihre Erkenntnisse zu vermitteln.

2. Listen Sie abgeschlossene und geplante Aufgaben auf

Versuchen Sie, Ihren Bericht damit zu beginnen, dass Sie die Aufgaben auflisten, die Sie im letzten Monat, Quartal oder Jahr erledigt haben, je nachdem, welche Art von Bericht Sie schreiben. Zur besseren Lesbarkeit ist es außerdem wichtig, Aufzählungszeichen einzufügen und wann immer möglich Datums- und Zahlenangaben hinzuzufügen. Beispielsweise könnten Sie bei einem Veranstaltungsplanungsprojekt feststellen, dass Sie drei neue Sponsoren für jeweils 1 Million US-Dollar gewonnen haben.

3. Entscheiden Sie, welche Kennzahlen Sie in Ihren Bericht aufnehmen möchten

Kennzahlen, auch Key Performance Indicators (KPIs) genannt, zeigen Ihnen und Ihren Stakeholdern, wie stark Ihr Zielmarkt über einen bestimmten Zeitraum mit Ihrer Marke oder Ihrem Projekt interagiert hat. Metriken beziehen sich typischerweise auf das Online-Verhalten, da PR-Experten fast alle Initiativen digital umsetzen und sie mithilfe spezieller Marketingsoftware verfolgen. Zu den KPIs, die Sie in Ihrem PR-Bericht erwähnen können, gehören:

• Website-Traffic: Diese Kennzahl zeigt, wie viele Personen Ihre Website besuchen. Im Idealfall nimmt diese Zahl mit der Zeit zu, sodass PR-Experten auch Website-Traffic-Trends in ihre Berichte einbeziehen können, um diesen Anstieg visuell zu veranschaulichen.

• Anzahl der Erwähnungen: Zeigt Ihnen, wie oft Ihre Marke auf digitalen Plattformen erwähnt wurde. Genau wie der Website-Traffic gehen PR-Experten davon aus, dass diese Zahl im Laufe der Zeit zunehmen wird.

• Social-Media-Engagement: Wenn Sie in Ihrem PR-Bericht angeben, wie oft Personen die Social-Media-Beiträge Ihres Unternehmens geliked, kommentiert oder geteilt haben, können Sie den Fortschritt Ihres Projekts hervorheben.

• Website-Aufrufe nach Gerät, Demografie und Region. Wenn Sie wissen, wer Ihre Unternehmenswebsite oder Ihre Social-Media-Seiten besucht, wie und wo sie dies tun, können Sie und Ihre Stakeholder wichtige Informationen darüber erhalten, ob Sie Ihre Zielgruppe erreichen.

• Share of Voice: Misst, wie viele Markenerwähnungen Sie im Vergleich zu den Erwähnungen Ihrer Konkurrenten erhalten. PR-Experten geben diese Zahl in PR-Berichten als Prozentsatz an.

4. Fügen Sie Bilder hinzu, die Ihre Kennzahlen darstellen

Die zum Erstellen von PR-Berichten verwendete Software bietet in der Regel die Möglichkeit, Daten in visuelle Hilfsmittel wie Diagramme und Grafiken umzuwandeln, die es Stakeholdern erleichtern, die Auswirkungen Ihrer Daten zu erkennen. Es verhindert außerdem, dass Textblöcke schwer lesbar werden, was dazu beitragen kann, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu fesseln. Wenn Sie sich entscheiden, Ihre eigenen PR-Berichte in einem Textverarbeitungsprogramm zu schreiben, können Sie die integrierten Tools zum Erstellen und Einbinden von Grafiken verwenden.

5. Fügen Sie Feedback von Ihren Kunden oder Ihrer Testgruppe hinzu

Wenn Sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung derzeit einer Testgruppe anbieten oder Ihr Unternehmen es auf den Markt gebracht hat, sollten Sie darüber nachdenken, Bewertungen zusammen mit Ihren Kennzahlen einzubeziehen. Bewertungen geben echtes Feedback darüber, wie Menschen Ihre Marke und Ihr Angebot wahrnehmen. Sie können den Stakeholdern die positiven Auswirkungen Ihres Projekts zeigen und sie ermutigen, Ihre Bemühungen weiterhin zu unterstützen.

6. Bitten Sie um Feedback und Verständnis

Gegen Ende des PR-Berichts können PR-Experten einen Abschnitt mit Fragen an Manager, Teammitglieder und Investoren einfügen. In diesem Abschnitt werden normalerweise Informationen über das Projekt, Meinungen zu den nächsten Schritten und Unterstützung bei bestimmten Aspekten abgefragt. Die Motivation der Beteiligten, ihr Feedback zu teilen und an der Initiative mitzuarbeiten, kann dazu beitragen, die Begeisterung zu steigern und den Fortschritt bei der Erreichung gemeinsamer Ziele zu beschleunigen.

Beispiel-PR-Bericht

Hier ist ein Beispiel für einen PR-Bericht, der Ihnen bei der Erstellung Ihres eigenen PR-Berichts helfen soll:

Quartalsbericht: Einführung der BeautyCare Coconut Infusion Haarmaske

Seit der Veröffentlichung im ersten Quartal abgeschlossene Aufgaben:

• Nationale Pressemitteilung verfasst und an 21 Medienagenturen verschickt

• Kostenlose Muster und Gutscheine werden landesweit an 200 Geschäfte verteilt.

• Partnerschaft mit Green Planet Cosmetics initiiert

• Standbuchungen für die Kosmetik- und Ästhetikmesse 2021 sind bestätigt

• Video-Tutorial zur Veröffentlichung durch das Marketingteam in den sozialen Medien fertiggestellt

Zu erledigende Aufgaben im zweiten Quartal:

• Versenden Sie Umfragen an Kunden, die sich für Ihren E-Mail-Newsletter angemeldet haben.

• Veröffentlichung digitaler Gutscheine für Green Planet-Kosmetik im Austausch für die Veröffentlichung von Gutscheinen für die Haarmaske Coconut Infusion.

• Besuchen Sie die Cosmetics & Aesthetics Show 2021, um sich mit Branchenexperten zu vernetzen und Informationen für potenzielle Kunden zu sammeln

• Arbeiten Sie mit dem Marketingteam zusammen, um den Bedarf an Medieneinbindung zu ermitteln.

PR-Kennzahlen, die den Erfolg der BeautyCare Coconut Infusion Haarmaske belegen:

• Seit der Veröffentlichung des Produkts ist der Website-Verkehr jeden Monat gestiegen.

(Diagramm oder Grafik hier)

• Kunden erwähnten Coconut Infusion im letzten Quartal mehr als 45.000 Mal in den sozialen Medien.

(Chart oder Grafik hier)

• BeautyCare erhielt 350.000 neue Likes in den sozialen Medien, mehr als 50.000 Beiträge mit Erwähnung des neuen Produkts und 100.000 Kommentare.

(Chart oder Grafik hier)

• Die Mehrheit der US-Kunden, die die Website von BeautyCare besuchten, waren zwischen 18 und 25 Jahre alt und fanden unsere Website auf ihrem Mobilgerät über einen Social-Media-Link, was bedeutet, dass wir unsere Zielgruppe effektiv erreichen.

(Chart oder Grafik hier)

• BeautyCare verfügt derzeit über 30 % der Stimmen im Vergleich zu anderen Marken der Beauty-Branche.

(Chart oder Grafik hier)

Kundenrezensionen zur Haarmaske mit Kokosaufguss:

• „Mein Haar war noch nie so glatt, glänzend und gesund! Ich erzähle allen meinen Freunden von der Kokos-Infusions-Haarmaske und habe einen Blumenstrauß als Geburtstagsgeschenk gekauft! Vielen Dank, BeautyCare!“ — Sarah S., Illinois

• „Jahrelang hatte ich Mühe, ein Produkt zu finden, das mein Haar mit Feuchtigkeit versorgt, ohne es zu fettig zu machen. BeautyCare hat dies mit ihrer mit Kokosnuss angereicherten Haarmaske erreicht!“ — Taylor K., Nevada

Aktionen und Bewertungen der Haarmaske mit Kokosaufguss:

• Haben Sie Ideen für den Aufbau eines Messestandes?

• Sollen wir einen Slogan oder einen Slogan für die Ausstellung erstellen?

• Haben Sie Vorschläge für PR-Kampagnen für die Coconut Infusion Hair Mask, die Ihrer Meinung nach aktuelle potenzielle Investoren ansprechen würden?