So schreiben Sie einen Brief mit einer überfälligen Rechnung • BUOM

12. August 2021

Auftragnehmer, Freiberufler und andere Fachleute verwenden Rechnungen, um Zahlungen anzufordern und Finanztransaktionen zu melden. Wenn Sie auf Vertragsbasis arbeiten, kann es vorkommen, dass ein Kunde die Zahlungsfrist für die Rechnung versäumt. Aus diesem Grund ist es hilfreich zu wissen, wie Sie eine verspätete Rechnung verschicken, um die Ihnen geschuldete Entschädigung zu erhalten. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Brief mit einer überfälligen Rechnung ist, und geben Ihnen Schritte und Tipps, die Ihnen beim Verfassen und Versenden eines Briefes mit einer überfälligen Rechnung an Ihre Kunden helfen.

Was ist ein überfälliger Rechnungsbrief?

Ein Mahnschreiben ist eine Art E-Mail, die Fachleute versenden, um einen Kunden daran zu erinnern, dass eine Zahlung überfällig ist. Wenn Sie Vertragsnehmer oder Freiberufler sind, müssen Sie möglicherweise einen Brief mit einer überfälligen Rechnung senden. Fachleute versenden überfällige Rechnungen normalerweise per E-Mail, Sie können jedoch auch einen physischen Brief senden oder Ihren Kunden anrufen, anstatt einen Brief zu schreiben. E-Mails sind im Allgemeinen schneller und bieten eine Dokumentation des Zahlungsverzugs.

So schreiben Sie einen Brief über eine überfällige Quittung

Befolgen Sie diese Schritte, um einen Brief mit einer überfälligen Rechnung zu schreiben und zu versenden:

1. Geben Sie den Grund für die Kontaktaufnahme an

Beginnen Sie Ihren Brief mit einer namentlich genannten Anrede und einer höflichen Begrüßung. Machen Sie sich dann klar, warum Sie sie kontaktieren. Wenn Sie Kunden über anstehende oder verspätete Zahlungen informieren, achten Sie auf eine professionelle und freundliche Sprache. Versuchen Sie, Formulierungen zu verwenden, die Sie, die Rechnung oder die verspätete Zahlung zum Gegenstand des Angebots machen und nicht den Kunden. Sie könnten zum Beispiel so etwas schreiben:

Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich die Zahlung für meine letzte Rechnung noch nicht erhalten habe.

Durch die Verwendung dieses Satzes kann sichergestellt werden, dass sich der Kunde wegen einer verspäteten Zahlung nicht defensiv oder verlegen fühlt, als ob Sie eine Sprache verwenden würden, die ihm die Schuld gibt.

2. Geben Sie spezifische Rechnungsinformationen an

Geben Sie unbedingt spezifische Kontodaten an, da Ihr Kunde möglicherweise eine Erinnerung benötigt. Erwägen Sie die Angabe der Rechnungsnummer, des ursprünglichen Versanddatums und des Fälligkeitsdatums der Rechnung. Die Bereitstellung dieser Informationen kann Ihren Kunden helfen, ihre Unterlagen zu finden und Beweise für eine verspätete Zahlung weiterzugeben.

3. Bieten Sie an, die Rechnung erneut zu senden

Es ist hilfreich, anzubieten, die Rechnung erneut zu senden, wenn Ihr Kunde die Originalkopie verloren hat. Sie können auch die Rechnung und einen Link dazu hinzufügen. Dadurch können Sie Zeit und Aufwand sparen, da Sie keine zusätzliche Antwort senden müssen, wenn der Kunde eine Rechnung wünscht. Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, senden Sie die Rechnung unbedingt als PDF-Datei, damit der Kunde sie ordnungsgemäß anzeigen kann.

4. Geben Sie Ihre Verfügbarkeit an, um Fragen zu beantworten

Versuchen Sie, Ihren Brief zu beenden, indem Sie Ihre Bereitschaft zum Ausdruck bringen, Fragen zu beantworten oder die Rechnung zu besprechen. Sie können auch erwähnen, dass Sie später anrufen können. Dies stellt sicher, dass Sie für Ihren Kunden verfügbar und bereit sind, etwaige Probleme mit dem Konto zu besprechen. Dies kann auch dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass die Rechnung umgehend bezahlt wird, da Sie feststellen, dass Sie die Zahlungsverzugsanzeige akzeptieren und Maßnahmen ergreifen, um sie zu erhalten.

Versuchen Sie, etwas zu schreiben wie:

Bitte teilen Sie mir mit, wenn Sie Fragen oder Bedenken zu dieser Rechnung haben. Ich werde Sie nächste Woche telefonisch kontaktieren, wenn ich nichts von Ihnen höre.

Anschließend können Sie Ihren Brief mit einer professionellen Begrüßung und Ihrer Unterschrift abschließen.

Musterbrief über eine überfällige Quittung

Um Ihnen beim Verfassen Ihres eigenen Mahnschreibens über überfällige Rechnungen zu helfen, sollten Sie diese Vorlage in Betracht ziehen:

Hallo (Kundenname),

(Informieren Sie sie über die überfällige Zahlung.) (Verwenden Sie diesen Satz, um zusätzliche Details zur Rechnung anzugeben, oder kombinieren Sie diesen Satz mit dem ersten.) (Erwägen Sie, hier auf die Rechnung zu verweisen und sie am Ende Ihrer E-Mail anzuhängen.)

(Bieten Sie die Möglichkeit an, über die Rechnung zu sprechen.) (Erwähnen Sie die Möglichkeit eines anschließenden Telefonanrufs, wenn Sie interessiert sind.)

Am besten,

(Ihr Name)

Musterbrief über eine überfällige Quittung

Hier ein Beispiel für Briefe bezüglich der Fälligkeit einer Rechnung:

Überfällige Rechnung 1 Woche zu spät

Hier ist ein Beispiel für einen verspäteten Rechnungsbrief bezüglich einer leicht überfälligen Zahlung:

Lieber Evan,

Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich die Zahlung für Rechnung Nr. 336, die letzte Woche fällig war, nicht erhalten habe. Ich habe die Rechnung ursprünglich am 26. März verschickt und der Gesamtbetrag von 2000 $ war am Mittwoch letzter Woche fällig. Ich werde unten eine Kopie dieser Rechnung beifügen, falls Sie Ihre Unterlagen aktualisieren müssen.

Bitte teilen Sie mir mit, wenn Sie Fragen zu dieser Rechnung haben. Ich werde Sie nächste Woche anrufen, wenn ich nichts von Ihnen höre, um sicherzustellen, dass dieser Brief Sie erreicht. Vielen Dank für Ihre Zeit!

Am besten,

Abby Whitley

Rechnungsbrief am selben Tag wie die Frist

Für einige Kunden kann es von Vorteil sein, am Fälligkeitstag der Rechnung eine Zahlungserinnerung zu versenden. Hier ist ein Beispiel für einen Brief, der einen Kunden an eine Frist erinnert:

Lieber Michael,

Ich schreibe Ihnen, um Sie daran zu erinnern, dass Ihr Kontostand heute fällig ist. Zur Vereinfachung füge ich unten eine Kopie dieser Rechnung bei, falls Sie Ihre Unterlagen aktualisieren müssen. Der Gesamtsaldo der Rechnung Nr. 46 beträgt 900,00 $.

Bitte teilen Sie mir mit, wenn Sie Fragen zu dieser Rechnung haben. Wenn die Zahlung bereits unterwegs ist, ignorieren Sie dieses Schreiben. Vielen Dank für Ihre Zeit!

Am besten,

Jamal Williams

Überfällige Rechnung 3 Wochen überfällig

Hier ist ein Beispiel für einen Brief bezüglich einer Rechnung, die drei Wochen überfällig ist:

Liebe Stephanie,

Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich die Zahlung für Rechnung Nr. 66, die vor drei Wochen fällig war, nicht erhalten habe. Ich habe die Rechnung ursprünglich am 13. August eingereicht und der Gesamtbetrag von 5.000 $ war am 30. August 2021 fällig. Ich werde unten eine Kopie dieser Rechnung beifügen, falls Sie Ihre Unterlagen aktualisieren müssen.

Bitte teilen Sie mir mit, wenn Sie Fragen zu dieser Rechnung haben. Zur Erinnerung: Ich berechne 3 % Zinsen für jeden Tag, an dem eine Rechnung verspätet ist, beginnend 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum. Ich werde nächste Woche anrufen, wenn ich nichts von Ihnen höre, um sicherzustellen, dass dieser Brief Sie erreicht. Vielen Dank für Ihre Zeit!

Am besten,

George Perry

Tipps zum Schreiben einer überfälligen Rechnung

Beachten Sie beim Schreiben und Versenden einer überfälligen Rechnung die folgenden Tipps:

Pünktlich versenden

Versuchen Sie, rechtzeitig einen Brief mit einer überfälligen Rechnung zu versenden, um Ihre Chancen auf eine Begleichung der Zahlung zu erhöhen. Erwägen Sie, Ihren Kunden einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum per E-Mail an die Zahlung zu erinnern. Wenn die Zahlungsfrist immer noch versäumt wird, senden Sie am nächsten Tag eine höfliche E-Mail. Es ist wichtig, bei Ihren Bemühungen beharrlich zu sein. Daher müssen Sie möglicherweise mehr als eine E-Mail senden, wenn der Kunde die Rechnung nach der ersten E-Mail nicht bezahlt.

Erinnern Sie den Kunden an Ihre Richtlinien für verspätete Zahlungen

Wenn mehr als eine Woche vergangen ist und Ihr Kunde die Rechnung nicht bezahlt hat, können Sie Ihre Richtlinien für verspätete Zahlungen, sofern vorhanden, in das Schreiben über verspätete Rechnungen aufnehmen. Die Festlegung einer Zahlungsverzugsrichtlinie in Ihrem Vertrag zu Beginn der Zusammenarbeit mit einem Kunden ist eine nützliche Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie für Ihre Dienstleistungen bezahlt werden. Einige Auftragnehmer und Kleinunternehmer erheben Zinsen für verspätete Zahlungen, was den Kunden einen Anreiz gibt, Rechnungen pünktlich zu bezahlen.

Ändern Sie Ihren Ton je nach Zeitrahmen

Denken Sie daran, einen höflichen und professionellen Ton beizubehalten, wenn Sie Kunden an verspätete Zahlungen erinnern. Dies kann Ihren Respekt zeigen und sicherstellen, dass Sie die Geschäftsbeziehung fortsetzen können. Möglicherweise möchten Sie jedoch Ihren Ton ändern, je nachdem, wann die überfällige Zahlung erfolgt. Achten Sie bei Zahlungen, die weniger als zwei Wochen verspätet sind, auf einen freundlichen Umgangston. Wenn Ihr Kunde die Rechnung immer noch nicht bezahlt oder nicht auf Ihre E-Mails antwortet, können Sie in Ihrer E-Mail einen strengeren Ton wählen.

Bieten Sie Online-Zahlungsoptionen an

Es kann hilfreich sein, Ihren Kunden verschiedene Zahlungsoptionen anzubieten, um die Transaktion leichter zugänglich zu machen. Versuchen Sie, auf Ihrer Rechnung die von Ihnen akzeptierten Zahlungsmethoden anzugeben, damit Kunden wissen, wie sie Sie bezahlen können. Die Annahme von Zahlungen online kann auch zu weniger Zahlungsverzögerungen führen, wie es beispielsweise der Fall sein kann, wenn Ihr Kunde einen Scheck per Post verschicken muss.

Folgen Sie telefonisch

Ein Telefongespräch mit einem Kunden kann überzeugender sein als eine E-Mail. Erwägen Sie, Ihre Kunden anzurufen, wenn diese nicht auf Ihre ersten E-Mails antworten. Sie können Ihre Kunden auch dazu ermutigen, Sie anzurufen, wenn sie Rechnungsdetails oder Zahlungsoptionen besprechen möchten.