So schreiben Sie einen Brief an einen Lieferanten, um einen Preis zu vereinbaren • BUOM
Fachleute in verschiedenen Branchen pflegen Beziehungen und interagieren mit Lieferanten, um Qualitätsprodukte für den Geschäftsgebrauch zu erwerben. Ein wichtiger Prozess bei diesen Interaktionen ist die Preisverhandlung, die es beiden Transaktionsparteien ermöglicht, innerhalb ihres Budgets zu bleiben. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen für den Aufbau von Lieferantenbeziehungen verantwortlich sind, profitieren Sie von Informationen zu Preisverhandlungsschreiben. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Definition von Preisverhandlungen mit einem Lieferantenbrief und stellen Schritte, Tipps, eine Vorlage und ein Beispiel vor, um Ihnen beizubringen, wie Sie einen effektiven Preisverhandlungsbrief verfassen.
Was ist eine Preisverhandlung mit einem Lieferantenbrief?
Fachleute senden Preis-E-Mails an Lieferanten, um das Produkt mit einem Rabatt zu erhalten. Unternehmen können dies tun, um innerhalb ihres Budgets zu bleiben oder einfach, um bei einem bestimmten Angebot ein besseres Angebot zu erhalten. In einigen Fällen senden Fachleute möglicherweise einen dieser Briefe an Lieferanten, um ihnen mitzuteilen, ob ihre Preise höher sind als der Marktwert des Produkts. Angebotsschreiben enthalten häufig Folgendes:
Überprüfung des Listenpreises: Obwohl Fachleute in ihrem Brief möglicherweise nicht den genauen angegebenen Preis angeben, erwähnen sie normalerweise den angegebenen Preis im Verhältnis zu dem Preis, den ihr Unternehmen zu zahlen bereit ist.
Rabattprozentsatz: Wenn Fachleute einen niedrigeren Preis verlangen, geben sie einen Rabattprozentsatz an.
Budget: Zusätzlich zum Rabattprozentsatz geben Profis das genaue Budget für das Produkt an. Einige Berufstätige geben lieber den Höchstbetrag an, den sie zahlen können, während andere möglicherweise den genauen Betrag angeben, den sie zahlen möchten.
Angebotsfrist: Gegen Ende des Briefes wird in den Verhandlungen mit den Lieferanten ein Datum angegeben, bis zu dem sie hoffen, dass der Lieferant antwortet. Dies bedeutet, dass das von ihnen abgegebene Angebot an einen bestimmten Zeitplan gebunden ist und gewährleistet, dass das Unternehmen Zeit hat, ein anderes Produkt zu finden, wenn der Lieferant dem Geschäft nicht zustimmt.
So schreiben Sie einen Angebotsbrief
Das Versenden eines Preisverhandlungsschreibens an Ihren Lieferanten kann Ihnen dabei helfen, einen fairen Preis für jeden von Ihnen auszuhandeln und so das Budget Ihres Unternehmens einzuhalten. Um einen Angebotsbrief zu verfassen, versuchen Sie diese Schritte:
1. Verwenden Sie einen positiven Ton
Es ist wichtig, dass Sie während des gesamten Verhandlungsschreibens einen positiven Ton beibehalten. Dies ermöglicht Ihnen einen respektvollen Umgang mit dem Lieferanten. Andere Fachkräfte reagieren eher positiv, wenn Sie einen respektvollen und verständnisvollen Umgangston pflegen. Auch wenn der Lieferant Ihre Anfrage nicht annehmen kann, profitieren Sie dennoch davon, diese Beziehung für zukünftige Geschäfts- und Networking-Zwecke aufrechtzuerhalten.
2. Loben Sie den Lieferanten
Versuchen Sie, den Lieferanten für seine Bemühungen bei der Ausarbeitung eines Angebots und der Erstellung von Angeboten für Ihr Unternehmen zu loben. Es kann auch hilfreich sein, die Geschichte Ihres Unternehmens mit dem Lieferanten zu erwähnen. Wenn Sie sich beispielsweise bei einem Lieferanten für all die Arbeit bedanken, die er in der Vergangenheit für Ihr Unternehmen geleistet hat, kann dies den Lieferanten ermutigen, Ihre Geschäftsbeziehung bei der Prüfung Ihres Angebots zu berücksichtigen.
3. Erläutern Sie Ihren Standpunkt
Sobald Sie eine Beziehung zum Lieferanten aufgebaut haben, versuchen Sie, Ihren Standpunkt klar zu erläutern. Beispielsweise ist Ihr Unternehmen möglicherweise nur bereit, 1.000 US-Dollar pro Woche für einen Vertragsschreiber auszugeben, aber der Fachmann, den Sie einstellen möchten, hat einen Wochenlohn von 2.000 US-Dollar. In diesem Szenario können Sie dem Autor erklären, dass das Budget fest ist, und obwohl Ihre Manager die Preise des anderen Autors angeben möchten, möchten Sie eine Vereinbarung ausarbeiten.
4. Fordern Sie einen Rabatt an
Wenn Sie einen Rabatt beantragen, geben Sie unbedingt sowohl den Rabattprozentsatz als auch den Gesamtpreis an, den Sie letztendlich zahlen werden. Fachleute verlangen häufig Rabatte in ungeraden Prozentsätzen, beispielsweise 3,5 % oder 7 %. Dies zeigt dem Lieferanten, dass Sie sein Angebot sorgfältig geprüft haben und ein einzigartiges Gegenangebot haben.
5. Legen Sie klare Bedingungen fest
Es ist wichtig, einen professionellen Ton beizubehalten, wenn Sie dem Lieferanten die Bedingungen Ihres Gegenangebots erläutern. Dies ermöglicht es dem Lieferanten, sich Ihrer Situation bewusst zu sein, ohne sich bedroht zu fühlen. Versuchen Sie beispielsweise zu erklären, dass Sie das Produkt oder die Dienstleistung nicht ohne Rabatt kaufen können. Bei der Erklärung von Begriffen ist es oft hilfreich, einen entschuldigenden Ton zu verwenden. Dies wird Ihnen helfen, Ihr Interesse an dem Produkt auszudrücken.
6. Hinweis Ermutigung
Um Ihren Brief attraktiver zu gestalten, versuchen Sie, dem Lieferanten einen Anreiz zu geben, wenn er Ihr Gegenangebot annimmt. Versuchen Sie, unverbindlich zu sein, damit Sie später alle weiteren Aspekte des Geschäfts besprechen können. Zu den Anreizen, auf die Sie möglicherweise hinweisen möchten, gehört die Erwähnung, wie Sie Ihr Unternehmen in Zukunft weiterführen möchten, oder der Hinweis, dass Ihre Bestellung groß sein wird.
7. Wählen Sie ein Antwortdatum aus
Es ist wichtig, Zeit zu haben, um einen anderen Lieferanten zu finden oder Ihr Budget zu erhöhen, falls der Lieferant Ihre Rabattanfrage nicht annimmt. Erwägen Sie daher, ein bestimmtes Datum anzugeben, bis zu dem Sie eine Rückmeldung vom Lieferanten erhalten möchten. Berücksichtigen Sie bei der Wahl dieses Termins unbedingt die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens sowie die des Lieferanten. Erwägen Sie die Wahl eines Tages, der mindestens zwei Werktage und höchstens eine Werktage ab dem Datum des Briefversands liegt.
Tipps zum Verfassen eines Preisverhandlungsschreibens
Beachten Sie beim Schreiben eines Angebotsschreibens an einen Lieferanten die folgenden Tipps, um Ihre Erfahrung zu verbessern:
Kennen Sie Ihren Lieferanten
Wenn Sie Ihren Lieferanten kennenlernen, können Sie eine professionelle Beziehung zu ihm aufbauen. Der Aufbau einer Beziehung hilft oft dabei, den Verkäufer davon zu überzeugen, Ihre Rabattanfrage anzunehmen. Wenn Sie mit einem Lieferanten verhandeln, mit dem Sie keine Beziehung haben, versuchen Sie, sich über das Unternehmen zu informieren, für das er arbeitet. Es ist hilfreich, den Kundenstamm und die Geschäftsabläufe zu verstehen, um ein Angebot zu unterbreiten, das in Betracht gezogen wird.
Sprechen Sie den Lieferanten namentlich an
Achten Sie in Ihrem Brief darauf, die Person, an die Sie den Brief senden, namentlich anzusprechen. Oftmals ist es angebracht, sie in Ihrem Brief nur mit ihrem Namen zu begrüßen. Wenn es Ihnen jedoch lieber ist, dem Namen einen Titel hinzuzufügen, können Sie dies auch tun. Wenn Sie sich entscheiden, einen Titel hinzuzufügen, stellen Sie sicher, dass Sie herausfinden, welchen Titel sie bevorzugen. Versuchen Sie, die frühere Korrespondenz, die Sie mit ihnen geführt haben, noch einmal zu lesen, um herauszufinden, welchen Titel sie in der Vergangenheit verwendet haben.
Entdecken Sie Marktwerte
Wenn Sie ein Produkt kaufen oder einen Fachmann mit der Erbringung einer Dienstleistung beauftragen, ist es wichtig zu wissen, wie viel Ihr Kauf tatsächlich kostet. Erwägen Sie, herauszufinden, was andere Unternehmen für dasselbe Produkt verlangen, um den Marktwert des Angebots zu ermitteln. Diese Vorgehensweise hilft Ihnen zu verstehen, ob das vom Lieferanten an Sie gesendete Preisangebot angemessen ist, und hilft Ihnen auch bei der Erstellung eines Gegenangebots.
Fordern Sie ein Treffen an
In manchen Fällen können Ihre Verhandlungen erfolgreicher sein, wenn Sie persönlich oder telefonisch um einen Rabatt bitten. Erwägen Sie, eine E-Mail mit der Bitte um ein Gespräch über einen möglichen Rabatt auf Ihren Einkauf zu senden. Wenn Sie einen Termin vereinbaren, geben Sie in Ihrem Preisverhandlungsschreiben alle üblichen Informationen an, fügen Sie jedoch am Ende ein oder zwei Sätze hinzu, um einen Termin anzufordern. Dies ermöglicht Ihnen und dem Lieferanten, sich auf das Treffen vorzubereiten.
Versuchen Sie, andere Bestellfaktoren zu besprechen
Wenn der Lieferant Ihrem Wunsch nach einem Rabatt auf einen Artikel nicht nachkommen möchte, berücksichtigen Sie andere Bestellfaktoren, die Sie aushandeln können, wie z. B. Lieferzeit und -gebühren, Bestellmenge und Zahlungsbedingungen. Die Berücksichtigung dieser Faktoren kann dazu beitragen, Ihre Gesamtbestellkosten zu senken, sodass Ihr Unternehmen weiterhin Lagerbestände kaufen kann, ohne dass der Verkäufer den Preis des Artikels senkt.
Übereinstimmung mit der Lieferantenautorität
Um den Anbieter zu verstehen, mit dem Sie zusammenarbeiten, müssen Sie auch dessen Erfahrungsniveau kennen. Wenn Sie noch keine Beziehung zu diesem Anbieter aufgebaut haben, ist es wichtig, dessen Referenzen zu erfüllen oder zu übertreffen. Wenn Sie beispielsweise mit einem neuen Lieferanten sprechen, der ein Manager ist, und Sie ein Berufseinsteiger sind, können Sie Ihren Manager bitten, Ihren Brief zu unterzeichnen.
Seien Sie auf ein Gegenangebot vorbereitet
Es ist sinnvoll, auf die Möglichkeit eines Gegenangebots des Lieferanten vorbereitet zu sein. Obwohl der Lieferant möglicherweise nicht in der Lage ist, den genauen Geldwert Ihrer Rabattanfrage zu akzeptieren, ist er möglicherweise bereit, Ihnen einen Preis anzubieten, der niedriger ist als der, den er Ihnen ursprünglich gegeben hat. Da dieses Angebot möglicherweise nur für eine begrenzte Zeit gültig ist, ist es wichtig, mögliche Gegenangebote des Anbieters im Hinblick auf Ihr Budget zu berücksichtigen.
Erstellen Sie einen Vertrag
Sobald Sie eine Einigung mit dem Lieferanten erzielt haben, stellen Sie sicher, dass Sie den Preis, auf den Sie sich geeinigt haben, dokumentieren. Während es hilfreich ist, eine Korrespondenz zwischen Ihnen und dem Verkäufer zu führen, sollten Sie über die Ausarbeitung eines Vertrags nachdenken, um sicherzustellen, dass Sie über eine formelle Aufzeichnung der Transaktion verfügen. Dies kann Ihnen auch in Zukunft helfen, wenn Sie erneut beim Verkäufer kaufen möchten.
Vorlage für Preisverhandlungen mit Lieferantenbrief
Um Ihr eigenes Preisverhandlungsschreiben mit einem Lieferanten zu verfassen, versuchen Sie es mit dieser Vorlage:
Sehr geehrte Damen und Herren (Name des Lieferantenkontakts),
(Beginnen Sie mit einem Dankesschreiben und einem Kompliment für ihren Service.) (Verwenden Sie bei Bedarf einen zweiten Satz.)
(Beginnen Sie einen neuen Absatz, um Ihre Situation zu erläutern.) (Verwenden Sie drei bis vier Sätze zur Erläuterung.) (Erwähnen Sie alle anderen relevanten Parteien, z. B. Ihren Vorgesetzten oder konkurrierende Anbieter.)
(Geben Sie Ihr Gegenangebot an.) (Präsentieren Sie zunächst Ihre Rabattanfrage in Form eines Prozentsatzes.) (Erklären Sie dann den Geldwert Ihres Budgets für die jeweilige Lieferung.) (Erklären Sie höflich, was passiert, wenn der Lieferant Ihre Anfrage nicht annimmt.) .)
(Hinweis auf einen Anreiz, z. B. eine lange Partnerschaft.) (Hoffnung auf eine Einigung äußern.) (Antworttermin festlegen.)
Am besten,
(Ihr Name.)
Preisverhandlung mit Beispielbrief an den Lieferanten
Bei der Ausarbeitung Ihrer eigenen Preisvereinbarung mit einem Brief an den Lieferanten ist es hilfreich, die unterschiedlichen Schreibweisen und Formulierungen zu berücksichtigen, die Fachleute verwenden. Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein Angebotsschreiben aussehen könnte:
Lieber Logan,
Vielen Dank für Ihre harte Arbeit an dem von Ihnen eingereichten Vorschlag. Ich schätze die Zeit und Erfahrung, die es braucht, um einen solchen Vorschlag zu erstellen.
Mein Team und ich haben die von Ihnen gesendeten Dokumente überprüft und waren mit dem, was wir gelesen haben, sehr zufrieden. Wir freuen uns über die Aussicht, Ihr Produkt nutzen zu dürfen. Allerdings mussten wir leider feststellen, dass der von Ihnen genannte Preis unser Budget übersteigt.
Damit wir Ihr Angebot annehmen können, bitten wir um ein Gebot, das 3 % unter Ihrem ursprünglichen Preis liegt, um einen Endpreis von 16.000 $ zu erreichen. Sollten Sie diesen Preis nicht anbieten können, müssen wir uns leider an einen anderen Anbieter wenden.
Wir hoffen, dass Sie dieses Angebot annehmen, damit wir unsere Geschäftsbeziehung fortsetzen können. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihre Flexibilität in dieser Angelegenheit zu mehr Arbeit für Sie und Ihr Unternehmen führen kann. Ich hoffe, wir können uns einigen. Bitte teilen Sie uns Ihre Entscheidung bis zum 13. Juni mit.
Am besten,
James Kendall