So schreiben Sie eine E-Mail an die Personalabteilung (mit Vorlage und Beispielen) • BUOM

Manchmal ist es notwendig, sich wegen eines Problems oder einer Beschäftigungsmöglichkeit an einen Vertreter der Personalabteilung zu wenden. Wie bei den meisten Geschäftskommunikationen erfolgt dies in der Regel per E-Mail. Daher sollten Sie darüber nachdenken, eine angemessene und informative E-Mail an Ihren Personalvertreter zu verfassen. In diesem Artikel besprechen wir mit einer Vorlage und Beispielen, wie man eine E-Mail an die Personalabteilung schreibt.

Situationen, die eine E-Mail an die Personalabteilung erfordern

In vielen Situationen kann es erforderlich sein, dass Sie eine E-Mail an Ihren HR-Vertreter oder HR-Manager senden. In einigen Fällen können Sie dem Personalchef eine E-Mail mit Ihren Angaben senden Zusammenfassung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben. Bei einigen Stellenangeboten ist es erforderlich, dass Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben dem Personalchef zur Prüfung vorlegen. Sie können den Personalchef auch kontaktieren, nachdem Sie Ihre Bewerbung über die Website des Unternehmens oder persönlich eingereicht haben.

Möglicherweise müssen Sie auch eine E-Mail an Ihren Personalvertreter an Ihrem aktuellen Arbeitsplatz senden, um ein arbeitsbezogenes Problem zu besprechen. Dies kann das Einreichen einer formellen Beschwerde, die Beantragung von Urlaub, die Bitte um Unterkunft und eine Vielzahl anderer Gründe umfassen. Unabhängig davon, worüber Sie der Personalabteilung eine E-Mail senden, können Sie für Ihre E-Mail dasselbe Grundformat verwenden.

So schreiben Sie einen Brief an die Personalabteilung

Befolgen Sie diese Schritte, um eine professionelle E-Mail an Ihren HR-Vertreter zu verfassen:

1. Adressieren Sie Ihre E-Mail richtig

Wenn Sie für ein großes Unternehmen arbeiten, kennen Sie Ihren Personalvertreter möglicherweise noch nicht, daher ist es wichtig, dass Sie sich informieren. Zum Versenden der E-Mail benötigen Sie die korrekte E-Mail-Adresse und sollten Ihre E-Mail außerdem damit beginnen, den Personalvertreter mit Vor- und Nachnamen anzusprechen.

2. Schreiben Sie ein bestimmtes Thema

Wenn Sie eine berufliche E-Mail schreiben, ist es wichtig, eine Betreffzeile zu verwenden, um anzugeben, worum es in der E-Mail geht. Wenn Sie beispielsweise schreiben, um eine Beschwerde einzureichen, sollte dies in der Betreffzeile prägnant dargelegt werden. Wenn Sie nach einem Problem mit der Gehaltsabrechnung fragen, geben Sie diese Informationen in die Betreffzeile ein. Die Betreffzeile Ihrer E-Mail sollte kurz, aber informativ genug sein, damit der Personalvertreter versteht, worum es in der gesamten E-Mail geht, bevor er sie überhaupt öffnet.

Personalvertreter erhalten häufig viele E-Mails. Daher ist es wichtig, ihnen dabei zu helfen, den Überblick darüber zu behalten, worum es in Ihrer E-Mail geht. Dadurch können sie auch feststellen, ob es sich um eine dringende Angelegenheit handelt, sodass sie sicher sein können, dass sie sich umgehend bei Ihnen melden.

3. Erklären Sie die Situation

Beginnen Sie Ihren Brief nach der Begrüßung damit, dass Sie so klar wie möglich erklären, worüber Sie schreiben. Geben Sie alle Details an, die sie möglicherweise benötigen, um die Situation zu verstehen oder zu lösen. Es ist besser, mehr Details als nötig anzugeben, als nicht genug, denn dadurch verringert sich die Anzahl der E-Mails, die Sie hin- und herschicken müssen. Wenn die Situation zu kompliziert ist, um sie per E-Mail zu besprechen, können Sie es einfach sagen und bitten Sie um eine Terminvereinbarung persönlich oder telefonisch.

4. Klären Sie, welche Schritte Sie unternehmen möchten

Sobald Sie die Situation erklärt haben, sollte Ihnen klar sein, was Sie tun möchten, um das Problem zu lösen. Wenn Sie bereits Versuche unternommen haben, das Problem zu lösen, erläutern Sie diese Versuche, damit Ihr Personalvertreter weiß, dass diese Lösungen nicht funktioniert haben. Dies verhindert, dass sie Ihnen vorschlagen, etwas zu tun, was Sie bereits getan haben, und zeigt ihnen, dass Sie versucht haben, das Problem selbst zu lösen, bevor Sie es mit ihnen besprochen haben.

Wenn Sie nicht angeben, welche Art von Lösung Sie erwarten, versteht der Personalvertreter möglicherweise nicht, was Sie in dieser Situation benötigen. In manchen Fällen können Sie eine Lösung anbieten, die Sie für notwendig halten. In anderen Fällen können Sie ihnen eine E-Mail senden und fragen, was getan werden kann, um die Situation zu beheben.

5. Schließen Sie den Brief

Wenn Sie alles klar erklärt haben, unterschreiben Sie den Brief professionell. Sie sollten sich bei Ihrem Personalvertreter bedanken und ihn bitten, bei Bedarf mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Schreiben Sie dann unten in die E-Mail Ihren vollständigen Namen und eine professionelle Unterschrift wie „Beste Wünsche“ oder „Mit freundlichen Grüßen“. Geben Sie außerdem unbedingt Ihre Kontaktinformationen und alle anderen relevanten Informationen unter Ihrem Namen an, z. B. Ihren Arbeitsausweis, Ihre Telefonnummer oder gegebenenfalls die Abteilungsnummer.

6. Auf Fehler prüfen

Bevor Sie auf „Senden“ klicken, überprüfen Sie Ihre E-Mails, um sicherzustellen, dass keine Fehler vorliegen. Korrigieren Sie etwaige Rechtschreib- oder Grammatikfehler und stellen Sie sicher, dass Ihr Text klar und verständlich ist. Dies ist ein wichtiger Schritt, da er sicherstellt, dass Ihre E-Mail professionell und ausgefeilt ist.

Musterbrief in der Personalabteilung

Hier ist eine Standardvorlage, die Sie verwenden können, wenn Sie eine E-Mail an Ihren HR-Vertreter schreiben:

К: (Ihre berufliche E-Mail-Adresse)

Betreff: (Hauptthema Ihrer E-Mail in wenigen Worten)

дорогая (Vor- und Nachname des Personalvertreters),

(Höfliche Begrüßung.) Я пишу это письмо поводу (das Problem, das Sie ansprechen müssen). (Erläuterung des Problems mit relevanten Details). (Was Sie bezüglich des Problems tun möchten). (Danke ihnen für ihre Zeit).

Mit besten Grüßen,

(Ihr Vor- und Nachname)
(Relevante Kontaktinformationen, falls erforderlich)

Beispiele für Briefe an die Personalabteilung

Hier sind einige Beispiele für die verschiedenen Arten von E-Mails, die Sie mithilfe einer Vorlage an die Personalabteilung senden können:

Beispiel 1

An wen: (email protected)

Thema: Arbeitsbedingungen

Liebe Linda Williams,

Guten Tag. Ich schreibe diese E-Mail bezüglich meiner Anfrage bezüglich der Arbeitsbedingungen. Ich habe meinen Antrag am 10. Januar eingereicht, aber noch keine Antwort von meinem Vorgesetzten bezüglich der Umsetzung dieser Anpassungen erhalten. Wie ich im Antragsformular angegeben habe, werde ich mich nach der Operation am 5. Februar um ein Familienmitglied kümmern. Um teilnehmen zu können, benötige ich die Erlaubnis, diese Woche von zu Hause aus arbeiten zu dürfen. Ich kann die gleichen Stunden arbeiten, aber bitte tun Sie dies diese Woche aus der Ferne. Bitte teilen Sie mir mit, ob diese Platzierung möglich ist. Vielen Dank für Ihre Zeit.

Mit besten Grüßen,

Brian Reed
Mitarbeiter-ID: 55673

Beispiel 2

An wen: (email protected)

Thema: Bewerbung für die Stelle als Buchhalter

Lieber Paul Conner,

Guten Morgen, Paul. Ich schreibe diese E-Mail bezüglich meiner Bewerbung für eine Buchhaltungsstelle bei Levels Inc. Ich habe mich online beworben und diesem Schreiben meinen Lebenslauf und mein Anschreiben beigefügt. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen zu meiner Bewerbung haben oder ein Vorstellungsgespräch vereinbaren möchten. Vielen Dank für Ihre Zeit und ich hoffe, dass Sie mich für diese Position in Betracht ziehen.

Aufrichtig,

Cindy Samuel
E-Mail: (email protected)
Telefon: 555-821-1120

Beispiel 3

An wen: (email protected)

Betreff: Formelle Beschwerde

Lieber Daniel Raymond,

Hallo Daniel. Ich schreibe diesen Brief, um eine formelle Beschwerde gegen einen meiner Kollegen einzureichen. Ich hatte mehrere negative Interaktionen mit Lee Walters, einem Kollegen in der Marketingabteilung. Er machte gegenüber mir und anderen Mitarbeitern mehrere Kommentare, die einfach unangemessen waren und meiner Meinung nach gegen die Belästigungsrichtlinie des Unternehmens verstießen. Ich habe direkt mit ihm über diese Angelegenheit gesprochen, aber er verhält sich gegenüber allen Mitgliedern unseres Teams weiterhin unhöflich. Ich möchte, dass dieses Verhalten aufhört, und glaube, dass es dazu notwendig ist, eine formelle Beschwerde einzureichen. Wenn Sie ein Treffen vereinbaren möchten, um die Einzelheiten meiner Beschwerde weiter zu besprechen, teilen Sie mir dies bitte mit. Vielen Dank für Ihre Zeit.

Aufrichtig,

Andrew Poe
Эндрю.По@email.com