So schreiben Sie eine Beschwerde gegen einen Kollegen • BUOM

19. März 2021

Wenn Menschen zusammenarbeiten, kann es zu Konflikten kommen. Eine harmonische Zusammenarbeit erfordert, dass die Menschen zusammenarbeiten, die Ideen des anderen respektieren und am Arbeitsplatz bewusst freundlich sind. Wenn Sie jedoch in einer Situation sind, in der Sie ein Problem nicht mit einem Kollegen lösen können, können Sie erwägen, einen Beschwerdebrief an Ihren Manager oder Vorgesetzten zu schreiben, um das Problem anzugehen und eine Lösung zu finden.

In diesem Artikel definieren wir, was ein Beschwerdebrief ist, erläutern die Schritte zum Verfassen eines Beschwerdebriefs, geben Tipps zum Briefschreiben und stellen eine Vorlage und ein Beispiel zur Verfügung, die Ihnen beim Verfassen Ihres eigenen Beschwerdebriefs helfen.

Was ist ein Beschwerdebrief?

Ein Beschwerdebrief ist eine Korrespondenz, die normalerweise von einem Mitarbeiter an einen Manager und Personalspezialisten eines Unternehmens geschrieben wird und eine Beschwerde über die Handlungen eines Kollegen enthält. Beschwerdebriefe sind wirksam, wenn es darum geht, detaillierte Informationen an die entsprechenden Personen weiterzuleiten, die sich mit allen Fällen von Feindseligkeit am Arbeitsplatz befassen können, die zwischen Mitarbeitern aufgetreten sind.

Hier sind einige Gründe, warum Sie einen Beschwerdebrief schreiben könnten:

• Belästigung. Belästigung, einschließlich sexueller Belästigung, ist inakzeptables Verhalten, meist verbal oder körperlich, von einem Mitarbeiter zum anderen. Dazu können abfällige Witze, Beleidigungen oder unangemessene Berührungen gehören.

• Mobbing: Von Mobbing spricht man, wenn ein Mitarbeiter aufgrund seiner Handlungen einem anderen Angst oder Schüchternheit einjagt. Mobbing kann in Form von Einschüchterung, Beleidigung oder Erpressung erfolgen.

• Diskriminierung: Von Diskriminierung spricht man, wenn eine Person eine andere aufgrund ihres Alters, ihrer sexuellen Orientierung, ihres Geschlechts, ihrer ethnischen Zugehörigkeit, einer Behinderung oder eines anderen Merkmals ungerecht behandelt.

So schreiben Sie eine formelle Beschwerde gegen einen Kollegen

Ein Vorgesetzter kann Ihnen bei der Lösung eines Konflikts mit einem Kollegen helfen, wenn dieser sich der Probleme bewusst ist, mit denen Sie konfrontiert sind. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihrem Chef einen Beschwerdebrief über jemanden zu schreiben, mit dem Sie zusammenarbeiten:

1. Versuchen Sie, den Konflikt selbst zu lösen

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Konflikt mit einem Kollegen gemeinsam gelöst werden kann, sollten Sie versuchen, einen Brief an Ihren Chef zu schreiben. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihre gegenseitigen Probleme auf Missverständnissen beruhen. Kollegen arbeiten in der Regel gemeinsam an der Lösung ihrer Probleme und können durch die Erfahrungen, die sie gemacht haben, noch besser zusammenarbeiten.

2. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Problem melden möchten

Manchen Menschen fällt es aufgrund von Persönlichkeitsmerkmalen oder lästigen Gewohnheiten schwer, eng mit einem Kollegen zusammenzuarbeiten. Überlegen Sie daher, ob Ihre Beschwerde berechtigt ist, bevor Sie einen formellen Brief schreiben. Wenn Sie sich durch die Handlungen Ihres Kollegen unwohl oder belästigt fühlen oder wenn seine Handlungen erhebliche Auswirkungen auf Ihre Produktivität und Arbeitsmoral haben, kann es sich lohnen, einen Brief an Ihren Vorgesetzten zu schreiben.

Denken Sie bei der Entscheidung, ob eine Situation das Schreiben erfordert, über Ihr eigenes Verhalten nach. Wenn Sie in irgendeiner Weise zu dem Problem beigetragen haben, ist es möglicherweise am besten, die Situation noch einmal zu bewerten, Ihre Maßnahmen zu korrigieren und zu prüfen, ob das Problem weiterhin besteht. Wenn Sie überhaupt für das Problem verantwortlich sind, nimmt Ihr Chef Ihre Beschwerde möglicherweise nicht so ernst, oder Sie haben möglicherweise auch Probleme.

3. Geben Sie den Zweck des Briefes an

Am Anfang Ihres Briefes sollte klar sein, warum Sie schreiben. Stellen Sie sicher, dass Ihr Chef keine Fragen dazu hat, was er in dem Brief erwarten könnte.

Da Beschwerden am Arbeitsplatz schwerwiegend sein können und viele Arbeitgeber diese Probleme so schnell wie möglich lösen möchten, kann eine direkte Erläuterung des Zwecks Ihres Schreibens sicherstellen, dass Ihr Vorgesetzter ihm die Aufmerksamkeit schenkt, die es verdient. Ohne diese unmittelbaren Details riskieren Sie, dass sich die Prüfung Ihres Schreibens durch Ihren Vorgesetzten verzögert, was bedeutet, dass die Lösung eines Konflikts mit Ihrem Kollegen möglicherweise länger dauert.

4. Geben Sie viele Details an

Bevor Sie den Brief schreiben, sollten Sie idealerweise alle Interaktionen mit Ihrem Kollegen aufschreiben, die den Konflikt belegen, mit dem Sie konfrontiert sind. Beziehen Sie sich beim Schreiben Ihres Briefes darauf, damit Sie so viele Details wie möglich angeben können. Teilen Sie Vorfälle in chronologischer Reihenfolge mit, damit Ihr Vorgesetzter die Abfolge der Ereignisse verstehen kann und weiß, wie verschiedene Teile Ihres Konflikts möglicherweise zu der Situation eskaliert sind, in der Sie sich derzeit mit Ihrem Kollegen befinden.

Auch wenn Sie in die Situation verwickelt sind, versuchen Sie, bei der Weitergabe von Details unparteiisch zu bleiben. Behalten Sie einen neutralen Ton bei und vermitteln Sie Informationen sehr sachlich. Machen Sie keine Annahmen oder irrelevanten Anschuldigungen.

Erwägen Sie die Einbeziehung dieser zusätzlichen Details:

Mitarbeitername

Ihr Vorgesetzter und Ihre Personalabteilung müssen den Namen des Mitarbeiters kennen, über den Sie sich beschweren. Beziehen Sie ihre Position und Ihre Beziehung zu ihnen mit ein, sei es ein Chef, ein Kollege im selben Team im Büro oder ein Kollege aus einer anderen Abteilung. Dies hilft dem Personalmanager zu bestimmen, wen er in die Lösung des Konflikts einbeziehen muss.

Zeugen

Wenn andere Zeugen des Konflikts mit Ihrem Kollegen waren, nennen Sie deren Namen, Positionen und das, was sie gesehen haben. Ihr Vorgesetzter oder ein HR-Experte in Ihrem Unternehmen muss möglicherweise Ihre Aussagen überprüfen und Zeugen zu ihren Erfahrungen befragen.

Zertifikat

Möglicherweise verfügen Sie über Texte, E-Mails, Voicemails oder andere Korrespondenz, die Sie als Beweis für Ihre Behauptung eines Konflikts oder einer feindseligen Arbeitsumgebung verwenden können. Fügen Sie nach Möglichkeit Kopien bei und verweisen Sie auf Beweise, die Sie haben, z. B. Voicemails, die Sie nicht in den Brief aufnehmen können.

5. Erklären Sie Ihre Beteiligung an der Situation.

Ihr Chef fragt sich vielleicht, welche Rolle Sie in dem Konflikt spielen, seien Sie also offen für Informationen. Erklären Sie, wie Sie möglicherweise versucht haben, Ihre Probleme mit Ihrem Kollegen zu lösen, und welche Gefühle Sie durch dessen Verhalten ausgelöst haben. Stellen Sie sicher, dass Sie ihre Handlungen mit Ihren Gefühlen und dem Arbeitsumfeld in Zusammenhang bringen. Sie können diese Zeit nutzen, um Ihre beruflichen Pflichten noch einmal zu besprechen und zu erläutern, wie diese von der Situation, in der Sie sich befinden, betroffen sind.

6. Schlagen Sie eine Lösung vor

Überlegen Sie beim Verfassen des Briefes, wie Sie den Konflikt lösen möchten. Erkunden Sie verschiedene Optionen, darunter die Versetzung in ein neues Team oder die Teilnahme an einem Konfliktlösungsprogramm mit Ihrem Kollegen. Möglicherweise entscheiden Sie, dass der Konflikt so groß ist, dass Sie möchten, dass Ihr Kollege das Unternehmen verlässt, wie im Fall eines feindseligen Arbeitsumfelds aufgrund schwerer Belästigung.

7. Machen Sie eine Kopie Ihres Briefes

Es ist wichtig, eine Kopie des von Ihnen unterzeichneten Briefes für Ihre Unterlagen aufzubewahren. Wenn der Konflikt weiterhin besteht oder Ihr Vorgesetzter Ihren Brief verliert, bevor er Zeit zum Handeln hat, können Sie bei Bedarf eine neue Kopie des Briefes bereitstellen. Sie können Kopien auch jedem zur Verfügung stellen, der sie möglicherweise benötigt, beispielsweise wenn Sie ein gesamtes Managementteam oder einen Personalmanager haben, der über Ihre Situation Bescheid wissen muss.

Tipps zum Schreiben einer Beschwerde über einen Kollegen

Hier sind einige Tipps, die Ihnen beim Schreiben Ihres Briefes helfen:

Verwenden Sie das Geschäftsbriefformat

Da es sich um eine formelle Beschwerde handelt, verwenden Sie bitte das Format eines Geschäftsbriefs, um auf Ihre Bedenken einzugehen.

Danke an den Leser

Wenn Sie sich bei Ihrem Vorgesetzten oder Ihrer Personalabteilung dafür bedanken, dass Sie Ihren Brief gelesen und Ihre Fragen beantwortet haben, können Sie den Brief mit einer positiven Note beenden und Ihren Glauben daran unter Beweis stellen, dass Sie alle zu einer Lösung kommen werden. Ihre Leser möchten möglicherweise auch helfen, wenn Sie eine gute Einstellung zum Prozess bewahren.

Reichen Sie so schnell wie möglich eine Beschwerde ein

Lassen Sie nicht zu viel Zeit vergehen, nachdem Sie das Problem erkannt haben, mit dem Sie konfrontiert sind. Es ist besser, das Problem sofort zu lösen, wenn Sie nicht schnell genug oder überhaupt keine praktikable Lösung finden können.

Persönliche Zustellung Ihres Briefes

Wenn möglich, teilen Sie Ihrem Chef mit, dass Sie an seinem Schreibtisch vorbeischauen, um ihm etwas Wichtiges zu geben. Möglicherweise möchten Sie sogar ein Treffen mit Ihrem Vorgesetzten vereinbaren, um privat über Ihr Problem zu sprechen und dabei zu sein, wenn Ihr formeller Brief gelesen wird. Dadurch wird sichergestellt, dass sie Zeit haben, diese wichtigen Themen mit Ihnen zu besprechen und zu zeigen, wie ernst Sie Ihre Situation nehmen.

Werden Sie nicht persönlich

Auch wenn Ihr Konflikt persönlich erscheint und sehr persönlich sein mag, versuchen Sie, Ihre Gefühle nicht in den Brief einzubeziehen. Seien Sie stattdessen direkt und ehrlich über die Vorfälle, die Ihrem Kollegen widerfahren sind. Für Ihren Vorgesetzten oder Personalmanager ist es einfacher, die Situation zu verstehen, wenn er die unangemessenen Handlungen einer Person nachvollziehen kann, anstatt zu versuchen, Ihre Gefühle dazu zu verstehen. Versuchen Sie zu erklären, wie Sie sich fühlen, ohne emotionale Sprache zu verwenden.

Konsultieren Sie das Mitarbeiterhandbuch

Bevor Sie den Brief schreiben, schauen Sie im Mitarbeiterhandbuch nach, ob darin etwas steht, in dem die Situation erwähnt wird, in der Sie sich möglicherweise befinden, und wie das Unternehmen verspricht, damit umzugehen. Es kann hilfreich sein, diese Informationen zur Hand zu haben, damit Sie wissen, was Sie erwartet, und damit Sie diese Details in Ihrem Brief erwähnen können.

Halten Sie Ihren Brief kurz

Obwohl Sie alle aufgeschriebenen Details angeben möchten, versuchen Sie, Ihren Brief so kurz wie möglich zu halten. Wenn Sie viele Vorfälle verfolgen, sollten Sie erwägen, einen oder zwei größere Vorfälle einzubeziehen und Ihren Vorgesetzten anzuweisen, weitere Informationen im beigefügten Dokument zu finden.

Musterbeschwerdebrief an einen Chef über einen Kollegen

Verwenden Sie diese Vorlage als Leitfaden, wenn Sie Ihren eigenen Beschwerdebrief über jemanden verfassen müssen, mit dem Sie zusammenarbeiten:

(Ihr vollständiger Name) (Ihre Berufsbezeichnung)

(Datum)

(Name des Empfängers) (Berufsbezeichnung des Empfängers)
(Name der Firma)

Betreff: Formelle Beschwerde über (Name eines anderen Mitarbeiters)

Lieber (Name des Empfängers):

Der Zweck dieses Schreibens besteht darin, eine formelle Beschwerde gegen (Name des anderen Mitarbeiters) einzureichen, der als (Berufsbezeichnung des anderen Mitarbeiters) arbeitet. Da es zwischen uns mehrere Zwischenfälle gab, die wir nicht lösen konnten, halte ich es für angebracht, die folgenden Schritte zu unternehmen, um mein Problem zu lösen.

Am Di, 10. Jan. 2023 10:56:45 +0000, (Name des Mitarbeiters) (Einzelheiten zum Vorfall, einschließlich Zeugen und was der Mitarbeiter unangemessen gesagt oder getan hat). Da ich (persönliche Eigenschaften) ein Angestellter bin, war ich von ihren (Worten und/oder Taten) sowie (der Beschreibung der Auswirkungen, die ihre Taten am Arbeitsplatz hatten) zutiefst berührt. Weitere Informationen finden Sie in meinen beigefügten Notizen.

Ich hoffe, dass wir (Entschließungsvorschlag) dies erreichen können, indem wir Sie darauf aufmerksam machen.

Aufrichtig,

(Ihr Name oder Ihre Unterschrift)
(Dein Titel)

Musterbeschwerdeschreiben

Nutzen Sie dieses Beispiel als Inspiration für das Verfassen Ihres eigenen Beschwerdebriefes an Ihren Chef oder Personalleiter:

„Christine Stanley, Vertriebsmitarbeiterin im Innendienst

23. August 2020

* William Washington Senior Sales Manager
Fitness Guru, Inc.*

Betreff: Formelle Beschwerde gegen Eve Daniels

Lieber Wilhelm:

Ich schreibe Ihnen, um eine formelle Beschwerde gegen meine Kollegin Eve Daniels einzureichen, mit der ich an einem globalen Vertriebsprojekt arbeite. Ich habe versucht, unseren Konflikt zu lösen, aber ich habe das Gefühl, dass er zu einem feindseligen Arbeitsumfeld eskaliert ist, das ich mit dem Management besprechen muss.

Am 1. Juli kam Eva erheblich zu spät zur Arbeit, was den Start unseres Projekts beeinträchtigte und dazu führte, dass wir ein gemeinsames Treffen mit einem potenziellen Kunden verpassten. Dann wandte ich mich mit meinen Problemen an sie. Von da an schikanierte sie mich bei der Arbeit und hinderte mich daran, Projekte einzureichen. Als loyaler Mitarbeiter, der stolz darauf ist, hart zu arbeiten, möchte ich nicht, dass ein anderer Mitarbeiter meine Leistung oder den Erfolg dieses Unternehmens beeinträchtigt.

Ich bitte um Ihre Hilfe bei der Lösung dieses Problems, damit wir weiterhin in einem produktiven Arbeitsumfeld arbeiten können, das allen Mitarbeitern zugute kommt.

Aufrichtig,

Christine Stanley
Vertriebsmitarbeiter im Innendienst“