Schritte, Vorlage und Beispiel • BUOM

22. Januar 2021

Im Berufsleben ist es üblich, um einen Gefallen zu bitten. Wenn Sie um einen Gefallen bitten, ist es wichtig, es richtig zu machen, um beim Empfänger einen guten Eindruck zu hinterlassen. Es gibt mehrere Schritte, die Sie befolgen können, um eine formelle E-Mail zu verfassen, wenn Sie um einen Gefallen bitten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in einer formellen E-Mail um einen Gefallen bitten und stellen Ihnen eine Vorlage und ein Beispiel zur Verfügung, die Sie zum Erstellen Ihrer eigenen E-Mail verwenden können.

Warum ist es wichtig, Ihre E-Mail richtig zu formatieren?

Durch die richtige Formatierung können Sie auf professionelle und formelle Weise um einen Gefallen bitten. Wenn Sie um einen Gefallen bitten, ist es höflich, den Empfänger so wenig Zeit wie möglich in Anspruch zu nehmen, und die richtige Formatierung erleichtert es ihm, den Brief schnell zu lesen. Die Verwendung eines formellen Formats zeigt auch, dass Sie den Leser respektieren und seine Meinung und Arbeit wertschätzen. Dies kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie Ihnen einen Gefallen oder eine Bitte gewähren.

So bitten Sie in einer formellen E-Mail um einen Gefallen

Um offiziell per E-Mail um einen Gefallen zu bitten, befolgen Sie diese 11 Schritte:

1. Fragen Sie die richtige Person

Bevor Sie jemanden um einen Gefallen bitten, ist es wichtig, sicherzustellen, dass Sie die richtige Person bitten. Überlegen Sie, was Sie brauchen und ob die Person, die Sie fragen, die beste Person ist, die Ihnen helfen kann. Wenn Sie beispielsweise Hilfe bei einem Projekt benötigen, wenden Sie sich besser an eines Ihrer Teammitglieder als an den Firmenchef.

2. Konzentrieren Sie sich auf den Empfänger

Wenn Sie eine formelle E-Mail schreiben, konzentrieren Sie sich zunächst auf den Empfänger. Erklären Sie, warum Sie sie für den Service ausgewählt haben. Wenn Sie beispielsweise Hilfe bei der Java-Programmierung benötigen, könnten Sie erwähnen: „Ihr aktuelles Java-Programm war wirklich gut gemacht.“ Dies zeigt dem Empfänger, dass Sie aufgrund seiner Fähigkeiten gezielt Hilfe bei ihm suchen. Es kann sie auch davon überzeugen, Ja zu sagen, indem es mit einem Kompliment beginnt.

3. Geben Sie ihnen genügend Zeit

Sobald Sie das Gefühl haben, dass Sie die Gunst von jemandem brauchen, planen Sie, wie Sie ihn darum bitten können. Geben Sie der Person, die Sie fragen, so viel Zeit wie möglich, um Ihnen zu helfen. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie „Ja“ sagen, da es für sie einfacher ist, den Dienst in ihren Zeitplan zu integrieren.

4. Behandeln Sie sie richtig

Da es sich um eine formelle E-Mail handelt, sprechen Sie den Empfänger angemessen an. Am besten beginnt man einen Brief mit „Sehr geehrte Damen und Herren“. Geben Sie anschließend ihren Titel ein, z. B. „Fräulein“. oder „Doktor“ zusammen mit ihrem Nachnamen. Wenn Sie den Titel nicht kennen, verwenden Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“, gefolgt vom vollständigen Namen. Zum Beispiel „Lieber Casey Smith.“

5. Stellen Sie sich ggf. vor

Wenn die Person, mit der Sie Kontakt aufnehmen, Sie nicht kennt oder sich möglicherweise nicht daran erinnert, wer Sie sind, ist es eine gute Idee, sich kurz vorzustellen. Lassen Sie die Person wissen, wer Sie sind und woher Sie sie kennen.

Zum Beispiel: „Mein Name ist Jaylen Sampson und ich arbeite in der Marketingabteilung“ oder „Mein Name ist Jenna Jones und ich habe kürzlich Ihren wunderbaren Blog gelesen.“

6. Bitten Sie höflich um einen Gefallen.

Bitten Sie im zweiten Absatz Ihres Briefes höflich um einen Gefallen. Stellen Sie sicher, dass Sie dies als Anfrage formatieren und nicht als etwas, das Sie von ihnen verlangen. Zum Beispiel: „Es würde mir wirklich helfen, wenn Sie diese Dokumente heute und nicht morgen senden könnten“, anstatt „Sie müssen mir diese Dokumente heute senden.“

7. Geben Sie alle erforderlichen Informationen an

Um den Prozess zu beschleunigen und dem Empfänger zu helfen, herauszufinden, ob er Ihnen helfen kann, geben Sie in Ihrer Anfrage alle relevanten Informationen an, z. B. Fristen, bestimmte Leistungen oder benötigte Materialien. Anstatt beispielsweise zu fragen: „Könnten Sie mir bitte die Unterlagen von gestern schicken?“ Sie können schreiben: „Könnten Sie Dokumente mit den Namen ClientMeeting1.doc und ClientMeeting1.xls vom 20.12.20 senden?“

8. Fügen Sie ein überzeugendes Argument hinzu

Abhängig von der Befürwortung müssen Sie möglicherweise ein überzeugendes Argument hinzufügen. Teilen Sie dem Empfänger mit, warum Sie diesen Service benötigen und warum er wichtig ist. Wenn für den Empfänger ein gewisser Nutzen besteht, sollten Sie diesen unbedingt mit angeben. Wenn Sie beispielsweise einen Kollegen benötigen, der Sie bei einer Besprechung vertritt, könnten Sie schreiben: „Könnten Sie mich bei einer Besprechung am Freitag vertreten?“ Mein Kind spielt in der Schule und das würde ich sehr gerne tun. Gerne vertrete ich Sie im Gegenzug bei einem der nächsten Treffen.“

9. Beenden Sie den Brief

Beenden Sie den Brief, indem Sie dem Empfänger für seine Aufmerksamkeit und Zeit danken. Fügen Sie am Ende des Briefes „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ hinzu und geben Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen an, um dem Empfänger die Kontaktaufnahme zu erleichtern.

10. Überprüfen Sie Ihre Anfrage

Nachdem Sie eine formelle E-Mail geschrieben haben, lesen Sie diese vor dem Versenden Korrektur. Suchen Sie nach Tipp-, Rechtschreib- oder Grammatikfehlern. Stellen Sie außerdem sicher, dass die von Ihnen bereitgestellten Informationen, z. B. was Sie benötigen oder der Zeitrahmen, korrekt sind.

11. Formatieren Sie den Brief

Nehmen Sie den Brief, den Sie geschrieben haben, und formatieren Sie ihn professionell. Wählen Sie zunächst eine einfache und direkte Betreffzeile. Zum Beispiel „Dokumentenanfrage“ oder „Anstehende Besprechung am Freitag“. Platzieren Sie neue Absätze dann in einer separaten Zeile und vermeiden Sie Einzüge. Wählen Sie eine gut lesbare Schriftart, z. B. Times New Roman oder Arial mit 11 oder 12 Punkten.

Vorlage für die Anforderung einer Dienstleistung in einer formellen E-Mail

Nachfolgend finden Sie eine Vorlage, die Sie zum Vorbereiten einer formellen E-Mail verwenden können:

(Thema)

Sehr geehrter (Titel) (Name),

(Einführung). (Verbindung zum Empfänger).

(Befürwortung). (Gründe oder Vorteile).

(Dankeschön).

Aufrichtig,

(Ihr Name)
(Ihre E-Mail-Adresse)
(Deine Telefonnummer)

Beispiel für eine formelle E-Mail mit der Bitte um einen Gefallen

Verwenden Sie dieses Beispiel, um Ihre eigene E-Mail zu erstellen:

Sehr geehrter Herr Johnson,

Mein Name ist Claire McGill und ich bin eine begeisterte Leserin Ihres Blogs. Mir gefällt sehr, wie man komplexe und komplexe Themen in einfache Schritte zerlegen kann. Besonders hilfreich war Ihr Leitfaden zu fortgeschrittenen SEO-Themen.

Als jemand, der als Experte für digitales Marketing bekannt ist, möchten Sie wahrscheinlich von vielen Leuten eingestellt werden – mehr, als Sie Zeit haben. Als aufstrebender digitaler Vermarkter habe ich mich gefragt, ob Sie mir erlauben würden, Ihnen zu helfen. Gerne helfe ich Ihnen bei einigen Projekten, für die Sie keine Zeit haben, im Gegenzug für etwas Erfahrung und Networking-Möglichkeiten. Bei Interesse habe ich meinen Lebenslauf sowie einige Beispiele meiner Arbeit beigefügt.

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diesen Brief zu lesen und uns Neulingen so großartige Ressourcen zur Verfügung zu stellen.

Aufrichtig,

Claire McGill
(email protected)
555-555-5555