So schreiben Sie außerhalb des Büros einen Brief über Mutterschaftsurlaub • BUOM

7. März 2022

Wenn Sie planen, in den Mutterschaftsurlaub zu gehen, ist es wichtig, vorab einen Anrufbeantworter einzurichten. Eine gut geschriebene Mitteilung über den Mutterschaftsurlaub außerhalb des Büros vermittelt Klienten, Klienten und Kollegen die notwendigen Informationen in einem professionellen und hilfreichen Ton.

In diesem Artikel besprechen wir, was eine Nachricht zum Mutterschaftsurlaub ist und welche Schritte Sie unternehmen können, um eine solche zu verfassen. Außerdem stellen wir eine Vorlage und Beispiele zur Verfügung, die Ihnen beim Erstellen Ihrer eigenen Nachricht helfen.

Welchen Zweck hat die Mitteilung des Mutterschaftsurlaubs außerhalb des Dienstes?

In der Nachricht zum Mutterschaftsurlaub wird mitgeteilt, dass Sie derzeit nicht verfügbar sind, wann Sie ins Büro zurückkehren und wer in Ihrer Abwesenheit kontaktiert werden kann.

Diese Abwesenheitsnachricht sorgt für einen professionellen Kommunikationsfluss mit Ihrem Büro und macht das Beantworten von E-Mails während Ihres Mutterschaftsurlaubs überflüssig.

Indem Sie diese Nachricht rechtzeitig vor Ihrem Mutterschaftsurlaub erstellen, sind Sie auf die Möglichkeit vorbereitet, dass Sie möglicherweise vorzeitig Urlaub nehmen müssen.

So schreiben Sie Mutterschaftsurlaub außerhalb des Büros

Hier sind die grundlegenden Schritte, die Sie unternehmen sollten, um eine Nachricht zum Mutterschaftsurlaub zu verfassen:

1. Denken Sie darüber nach, den Grund Ihrer Abwesenheit zu erwähnen.

Sie müssen zunächst entscheiden, ob Sie den Grund für Ihre Abwesenheit vom Arbeitsplatz offenlegen. Sie können direkt sagen, dass Sie sich im Mutterschaftsurlaub befinden, oder einfach sagen, dass Sie für längere Zeit nicht im Büro sind. Letztlich liegt diese Entscheidung bei Ihnen.

2. Geben Sie Ihr Rückreisedatum ein, also das Datum, an dem Sie zurückkehren werden

Es ist wichtig, das Datum Ihrer Rückkehr ins Büro anzugeben. Wenn Sie das genaue Rückkehrdatum nicht kennen, können Sie eine allgemeine Schätzung angeben, z. B. Mitte Oktober, damit die von Ihnen kontaktierte Person entscheiden kann, ob sie in Ihrer Abwesenheit jemanden kontaktieren muss.

3. Entscheiden Sie, ob Sie Ihre E-Mails abrufen möchten

Entscheiden Sie, ob Sie Ihre E-Mails gelegentlich abrufen (z. B. für einen bestimmten Kunden) oder sie überhaupt nicht lesen. Wenn Sie beabsichtigen, während Ihres Mutterschaftsurlaubs einigermaßen an Ihrer Arbeit beteiligt zu bleiben, ist es wichtig, Erwartungen darüber zu formulieren, welchen Grad an Engagement andere von Ihnen erwarten können. Sie können beispielsweise festlegen, ob Sie Ihre E-Mails gelegentlich oder wöchentlich abrufen. Sie können den Absender auch anweisen, „DRINGEND“ in die Betreffzeile einzufügen, wenn die E-Mail eine schnelle Antwort erfordert.

Ganz gleich, wie sehr Sie sich engagieren möchten, der Schlüssel liegt darin, frühzeitig Erwartungen und Grenzen festzulegen. Auf diese Weise wissen Ihre Kollegen und etwaige Kunden, was sie während Ihrer Abwesenheit erwartet.

4. Bestimmen Sie den Kontaktpunkt

Der erste Schritt beim Erstellen einer Abwesenheitsnotiz besteht darin, festzulegen, wer Ihre Aufgaben während Ihres Mutterschaftsurlaubs übernimmt. Je nachdem, wie Ihre Arbeitslast verteilt ist, möchten Sie möglicherweise Informationen für mehrere Personen in Ihre automatische Antwort aufnehmen. Dadurch kann der E-Mail-Absender sicherstellen, dass er die richtige Person kontaktiert hat.

Sie könnten beispielsweise schreiben: „Bei Kundenanfragen wenden Sie sich bitte an Steven Green unter (email protected). Für Neukundenanfragen wenden Sie sich bitte an Erin Myers unter (email protected). Für alle anderen Fragen wenden Sie sich bitte an Michael unter michael@email. com.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakte wissen, dass Sie ihre Informationen in Ihre E-Mail aufnehmen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer Ihren Job übernehmen wird, oder wenn Sie bestimmte Personen nicht identifizieren möchten, erkundigen Sie sich bei Ihrem Vorgesetzten, welche Informationen in Ihre E-Mail aufgenommen werden sollen.

Beispiel für Mutterschaftsurlaub außerhalb des Büros

Hier ist eine Vorlage, die Sie beim Erstellen einer Abwesenheitsnotiz zum Thema Mutterschaftsurlaub verwenden können:

Danke für Ihren Brief. Ich bin bis Di, 10. Jan. 2023 10:23:15 +0000 abwesend (im Mutterschaftsurlaub).

(Ich werde meine E-Mails wöchentlich/monatlich/in regelmäßigen Abständen überprüfen. Bitte senden Sie Nachrichten, die ich überprüfen muss, mit DRINGEND in der Betreffzeile erneut. Ich werde mich so schnell wie möglich bei Ihnen melden.)

Wenn Sie dringend Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an (Name) unter (E-Mail/Telefonnummer). (Geben Sie die Kontaktinformationen anderer Personen an, die je nach Projekt oder spezifischem Bedarf kontaktiert werden können.)

Alles Gute,
(Name)

Beispielnachricht zur Elternzeit außerhalb des Büros

Hier einige Beispiele für Antworten zum Thema Abwesenheit vom Arbeitsplatz im Mutterschaftsurlaub:

Abwesenheitsnachrichten für vollständiges Herunterfahren

Wenn Sie planen, während des Mutterschaftsurlaubs eine komplette Auszeit von Ihrem Job zu nehmen, finden Sie hier drei Musterbriefe, die Sie zum Verfassen Ihres eigenen Briefes verwenden können:

Beispiel 1:

Danke für Ihren Brief. Ich bin bis zum 4. März im Mutterschaftsurlaub nicht im Büro und werde während meiner Abwesenheit keine E-Mails abrufen.

Wenn Sie ein Grafikdesign-Angebot wünschen, wenden Sie sich bitte an Mark, ein Mitglied unseres Vertriebsteams, unter (email protected). Wenn Sie bereits Kunde sind und wir an Ihrer Website oder einem anderen Projekt für Sie arbeiten, wenden Sie sich bitte an einen Kundendienstmitarbeiter oder senden Sie eine E-Mail an Jessica (email protected). Bei allen weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an unser Support-Team unter (email protected).

Wenn Ihre Nachricht nicht dringend ist, können Sie diese Nachricht gerne im Februar erneut senden, da ich zu diesem Zeitpunkt erneut mit der Überprüfung der Nachrichten beginnen werde.

Mit freundlichen Grüßen,
Amanda Jacob

Beispiel 2:

Danke für Ihren Brief. Ich befinde mich derzeit bis zum 12. März im Mutterschaftsurlaub und werde während meiner Abwesenheit nur regelmäßig meine E-Mails abrufen.

Wenn Sie sofortige Aufmerksamkeit von unserem Team benötigen, wenden Sie sich bitte an Mark Jensen unter (email protected) oder kontaktieren Sie unser Support-Team unter (email protected) oder rufen Sie 555-555-5555 an. Für allgemeine Verkaufsanfragen senden Sie bitte eine E-Mail an Andy Coleman unter (email protected).

Andernfalls werde ich Ihren Brief zurückgeben, wenn ich ins Büro zurückkomme.

Am besten,
Amanda

Beispiel 3:

Danke für Ihren Brief. Ich werde bis zum 15. Januar für einen längeren Zeitraum nicht im Büro sein und nur eingeschränkten Zugriff auf E-Mails haben. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich an Mark Myers unter (email protected).

Am besten,
Carrie

Abwesenheitsnachricht, um in Verbindung zu bleiben

Hier ist ein Beispiel für eine Abwesenheitsnachricht, wenn Sie während Ihres Mutterschaftsurlaubs mit uns in Kontakt bleiben möchten.

Danke für Ihren Brief. Ich werde erst am 15. Januar im Büro sein.

Ich habe vor, meine E-Mails einmal pro Woche abzurufen und kann alle nicht dringenden Fragen beantworten. Bei dringenden Fragen, die eine sofortige Antwort erfordern, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Adam White unter (email protected) oder rufen Sie 555-555-5555 an.

Mit besten Grüßen,
Brittany Myers