So reichen Sie eine Beschwerde bei der Personalabteilung ein: • BUOM
Die Personalabteilung Ihres Unternehmens ist dafür verantwortlich, die Sicherheit, Zufriedenheit und den Komfort der Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Daher können Sie bei diesen Fachleuten Beschwerden einreichen, wenn Sie bei der Arbeit auf illegale oder unethische Situationen stoßen. Das Erlernen dieses Prozesses kann Ihnen dabei helfen, sich wohler zu fühlen, Maßnahmen zu ergreifen, wenn Sie in Zukunft auf solche Szenarien stoßen. In diesem Artikel besprechen wir, wann es angebracht ist, eine Beschwerde bei der Personalabteilung einzureichen, und bieten Schritte an, mit denen Sie den Prozess steuern können.
Wann Sie eine Beschwerde bei der Personalabteilung einreichen sollten
Die Personalabteilung ist dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiter der Organisation bei der Arbeit zufrieden und engagiert sind. Im Rahmen dieser Verantwortung stellt die Abteilung auch sicher, dass die Mitarbeiter auf allen Ebenen die relevanten Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen einhalten. Möglicherweise möchten Sie sich an HR-Experten wenden, um diese Richtlinien und Verfahren zu klären. Sie können sich beispielsweise an sie wenden, wenn Sie Unterstützung bei der Beantragung von Urlaub nach dem Familien- und Krankheitsurlaubsgesetz benötigen.
Als Arbeitnehmer kann es bei der Arbeit zu Konflikten oder schwierigen Situationen kommen. Allerdings ist nicht in allen Situationen eine formelle HR-Beschwerde erforderlich. Normalerweise reichen Sie eine Beschwerde ein, wenn Sie glauben, dass jemand gegen Richtlinien, Gesetze oder Vorschriften verstoßen hat. Wenn Sie beispielsweise über das Verhalten eines Kollegen besorgt sind, es sich dabei jedoch nicht um Belästigung oder Diskriminierung handelt, sollten Sie versuchen, das Problem selbst zu lösen, anstatt die Personalabteilung Ihres Unternehmens einzubeziehen. Hier sind einige Beispiele dafür, wann das Einreichen einer Beschwerde bei der Personalabteilung eine angemessene Reaktion darstellt:
Wenn es um Diskriminierung oder Belästigung geht: Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie jemand am Arbeitsplatz aufgrund Ihrer Rasse, Religion, Ihres Geschlechts oder eines anderen geschützten Bereichs diskriminiert, können Sie eine formelle Beschwerde bei Ihrer Personalabteilung einreichen. Ebenso sollten Sie eine formelle Beschwerde einreichen, wenn Sie glauben, dass Sie jemand belästigt. In solchen Situationen ist die Abteilung rechtlich verpflichtet, die Situation zu untersuchen.
Wenn es sich um illegales Verhalten handelt: Sie können sich auch an die Personalabteilung wenden, wenn Sie Verstöße gegen lokale, staatliche oder bundesstaatliche Gesetze und Vorschriften am Arbeitsplatz bemerken. Diese Gesetze können Bereiche wie Gesundheit und Sicherheit, Arbeitnehmerrechte oder Löhne abdecken. Beispiele für relevante Gesetze sind der Fair Labor Standards Act, der Americans with Disabilities Act, die Vorschriften der Occupational Safety and Health Administration, Title VII des Civil Rights Act und der Whistleblower Protection Act.
Wenn es gegen die Unternehmensrichtlinien verstößt: Unternehmen legen Regeln fest, um allen Mitarbeitern einen sicheren und komfortablen Arbeitsplatz zu gewährleisten. Wenn Sie auf eine Situation stoßen, die Ihrer Meinung nach gegen diese Regeln verstößt, können Sie eine Beschwerde bei Ihrer Personalabteilung einreichen. Diese Richtlinien können Themen wie Verhalten am Arbeitsplatz, Arbeitsbedingungen oder Praktiken am Arbeitsplatz abdecken. In manchen Fällen können Sie sogar eine Beschwerde über eine Unternehmensrichtlinie einreichen, die Ihrer Meinung nach Probleme verursacht.
So reichen Sie eine Beschwerde gegen die Personalabteilung ein
Wenn Sie das Bedürfnis verspüren, eine Beschwerde bei der Personalabteilung Ihres Arbeitsplatzes einzureichen, können Sie die folgenden Schritte nutzen, um sich durch den Prozess zu leiten:
1. Bewerten Sie die Situation
Bevor Sie eine formelle Beschwerde bei der Personalabteilung einreichen, sollten Sie zunächst überlegen, ob die Situation eine bestimmte Maßnahme erfordert. Wie bereits erwähnt, sind Situationen mit Belästigung, Diskriminierung und Verstößen gegen Gesetze oder Unternehmensrichtlinien geeignete Situationen für die Einreichung von Beschwerden. In diesen Fällen ist die Personalabteilung gesetzlich verpflichtet, Ihre Beschwerden zu untersuchen und Maßnahmen zu ergreifen, wenn sie feststellen, dass Ihre Beschwerden berechtigt sind. Sehen Sie sich das Handbuch Ihres Unternehmens an, um sicherzustellen, dass Sie die geltenden Richtlinien und Verfahren verstanden haben. Diese können Hinweise darauf geben, ob die Situation eine formelle Beschwerde bei der Personalabteilung erfordert.
In der Zwischenzeit lässt sich eine Situation, die nicht mit den oben genannten Faktoren zusammenhängt, möglicherweise besser ohne Ihre Personalabteilung bewältigen. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben einen Kollegen, der zu laut spricht und Sie tagsüber stört. Anstatt sich sofort an die Personalabteilung zu wenden, sprechen Sie privat mit ihr über das Problem oder bitten Sie Ihren Vorgesetzten um Hilfe. Wenn Sie jedoch mit einer Situation konfrontiert sind, in der Sie sich körperlich oder emotional unwohl fühlen und versuchen, das Problem selbst zu lösen, sollten Sie in Betracht ziehen, die Personalabteilung um Hilfe oder Unterstützung zu bitten. Ziel ihrer Arbeit ist es, die Sicherheit und Zufriedenheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu gewährleisten.
2. Dokumentieren Sie die Situation
Wenn Sie der Meinung sind, dass eine Situation eingetreten ist, die die Einreichung einer Beschwerde rechtfertigt, dokumentieren Sie unbedingt alle Fälle des Problems, um Ihren Fall zu formulieren. Ihre detaillierten Notizen können als Beweismittel dienen, wenn Sie eine Beschwerde einreichen oder diese mit der Personalabteilung besprechen. Machen Sie sich diese Notizen in Echtzeit und versuchen Sie, so gründlich wie möglich zu sein. Wenn Sie planen, diese Notizen direkt an die Personalabteilung zu senden, versuchen Sie, eine klare, prägnante und unvoreingenommene Sprache zu verwenden, um eine genaue Beschreibung des Ereignisses zu liefern.
Notieren Sie Datum und Uhrzeit des Vorfalls sowie eine detaillierte Beschreibung des Vorfalls. Die Bereitstellung einer Zeitleiste der Ereignisse kann Ihrer Personalabteilung helfen, zu verstehen, womit Sie es zu tun haben und wie oft es passiert. In einigen Fällen kann es auch Aufschluss darüber geben, wie sich diese Probleme im Laufe der Zeit persönlich oder beruflich auf Sie ausgewirkt haben. Wenn möglich, können Sie auch Angaben zu anderen Zeugen des Ereignisses hinzufügen. Wenn Sie vorhaben, eine Beschwerde einzureichen, sollten Sie diese Personen kontaktieren, um sicherzustellen, dass sie bereit sind, Ihre Ansprüche bei Bedarf zu unterstützen.
3. Überprüfen Sie die Abläufe Ihres Unternehmens
HR-Beschwerdeprozesse können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Lesen Sie unbedingt die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens zu diesem Prozess durch. Verschiedene Unternehmen erfordern möglicherweise unterschiedliche Beschwerdeformate, z. B. persönlich, schriftlich, online oder telefonisch. Abhängig von der Personalabteilung Ihres Unternehmens müssen Sie Ihre Anfrage möglicherweise an den Direktor oder Vertreter richten, der sich um die Beschwerden der Mitarbeiter kümmert. Das Befolgen der von Ihrer Organisation festgelegten Regeln kann dazu beitragen, dass die richtige Person Ihre Beschwerde erhält und sie schnell lösen kann.
In der Regel möchten Sie Ihre Beschwerde schriftlich einreichen, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt erfasst werden. Wenn in Ihrem Unternehmen keine Verfahren vorhanden sind, können Sie eine formelle Beschwerde per E-Mail oder Brief an die Personalabteilung einreichen. Wenn Sie eine E-Mail senden, beschreiben Sie Ihre Beschwerde detailliert in einer Betreffzeile wie „Formelle Beschwerde wegen Diskriminierung“, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen und Kontext bereitzustellen. Geben Sie außerdem Ihren vollständigen Namen und Ihre Kontaktinformationen an, damit die Kontaktperson weiß, wie sie mit Ihnen in Kontakt treten kann. Unabhängig von der Art der Beschwerde, die Sie einreichen, bewahren Sie unbedingt eine Kopie davon auf.
4. Stellen Sie spezifische und sachliche Informationen bereit
Ihre HR-Beschwerde muss detaillierte und genaue Informationen über die Situation enthalten. Durch die Einbeziehung spezifischer Informationen kann der Personalabteilung deutlich gemacht werden, was sie ansprechen oder untersuchen muss. Beispielsweise enthält eine Beschwerde, in der es heißt, Ihr Vorgesetzter habe Ihnen ein Unbehagen bereitet, nicht genügend Informationen. Stattdessen sollten Sie die konkrete Aktion oder den Kommentar des Vorgesetzten im Detail beschreiben, der Ihnen Unbehagen bereitet hat. Wie bereits erwähnt, können Sie Ihre Notizen als Belege verwenden, wenn Sie diese Fälle dokumentiert haben. Ihre Beschwerde muss folgende Informationen enthalten:
Ausführliche Erklärung, was passiert ist
Wer an dem Vorfall beteiligt war, einschließlich Name und Position
Datum, Uhrzeit und Ort des Vorfalls
Zeugen des Vorfalls
Stellen Sie sicher, dass Sie auch klar angeben, welche Gesetze, Vorschriften oder Rechte Ihrer Meinung nach bei diesem Vorfall verletzt wurden. Sie könnten beispielsweise sagen, dass Ihr Chef sexuelle Belästigung oder Altersdiskriminierung begangen hat. Oder Sie können eine Beschwerde einreichen, in der Sie darlegen, wie ein Kollege gegen Sicherheitsregeln verstoßen hat, die andere gefährden. Personalabteilungen können Beschwerden organisieren, indem sie ihnen basierend auf der Art des Vorfalls Codes zuweisen. Die Bereitstellung dieser Informationen kann bei ihrem Einreichungsprozess hilfreich sein.
Betreffen: So schreiben Sie einen Brief an die Personalabteilung
5. Bieten Sie unterstützende Informationen oder Dokumente an
Abhängig von den Verfahren Ihres Unternehmens können Sie möglicherweise unterstützende Unterlagen und Beweise mit Ihrer Beschwerde einreichen oder werden danach gefragt, nachdem die Personalabteilung Ihre Beschwerde erhalten hat. Je mehr Beweise Sie vorlegen, desto hilfreicher wird der Ermittlungsprozess.
Wenn Sie sich darauf vorbereiten, eine Beschwerde einzureichen, stellen Sie sicher, dass Sie alle möglichen Beweise sammeln, die Ihre Behauptungen über ein Fehlverhalten untermauern. Diese Beweise können je nach Ihrer Situation variieren und Bilder, Videos, Voicemails oder E-Mails umfassen. Auch hier können Zeugen des Vorfalls als Beweismittel dienen, Sie sollten jedoch versuchen, deren Zustimmung einzuholen, bevor Sie deren Namen und Informationen preisgeben.
6. Kontaktieren Sie die Personalabteilung
Nachdem Sie eine Beschwerde eingereicht haben, überwachen Sie unbedingt deren Fortschritt und wenden Sie sich bei Bedarf an die Personalabteilung. Die Verfahren Ihres Unternehmens können Zeitrahmen für die Lösung von Personalbeschwerden vorsehen. Bitte warten Sie bis jetzt mit der Kontaktaufnahme mit der Abteilung, wenn Sie noch nichts zu Ihrer Beschwerde gehört haben. Das Befolgen dieses Zeitplans zeigt, dass Sie geduldig und respektvoll mit der Zeit des Gesprächspartners umgehen, da dieser möglicherweise damit beschäftigt ist, Ihre Situation zu untersuchen oder andere relevante Aufgaben zu erledigen. Dadurch wird auch sichergestellt, dass Sie sie während dieses Vorgangs nicht überlasten.
Wenn Ihr Unternehmen keinen Zeitrahmen angibt, können Sie in der Regel Kontakt aufnehmen, wenn mindestens zwei bis drei Wochen ohne Antwort vergangen sind. Seien Sie in Ihrer Korrespondenz höflich und senden Sie eine kurze Nachricht mit der Frage, ob Ihre Beschwerde eingegangen ist und ob sie Aktualisierungen anbieten können. Machen Sie sich während des Beschwerdeverfahrens unbedingt Notizen oder zeichnen Sie alle Mitteilungen auf, falls Sie diese Informationen für zukünftige Referenzzwecke benötigen.
7. Eskalieren Sie die Situation nach Bedarf.
Manchmal führt der Beschwerdeprozess nicht zu den erwarteten oder gewünschten Ergebnissen. Personalfachleute müssen Beschwerden vertraulich, unparteiisch und professionell behandeln. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Organisation die Situation nicht gut gemeistert hat oder das Ergebnis unfair war, benötigen Sie möglicherweise anderswo Hilfe. Bedenken Sie, dass Bundesgesetze und Anwälte Sie vor Vergeltungsmaßnahmen des Arbeitgebers schützen können.
Sie können sich für Rat oder Beratung an Anwälte wenden. Möglicherweise müssen Sie ihnen Unterlagen zur Verfügung stellen, in denen das Verfahren zur Einreichung einer Beschwerde bei der Personalabteilung detailliert beschrieben wird. Abhängig von Ihrer Situation können Sie möglicherweise eine Beschwerde bei der zuständigen Regierungsbehörde einreichen. Sie können beispielsweise eine Diskriminierungs- oder Belästigungsbeschwerde bei der Equal Employment Opportunity Commission oder eine Sicherheitsbeschwerde bei der Occupational Safety and Health Administration einreichen.