So organisieren Sie Kundeninformationen in 5 Schritten • BUOM
14. Oktober 2021
Unabhängig davon, ob ein Unternehmen viele oder nur einen Kunden hat, kann das Organisieren und Speichern von Kundeninformationen Planung, Zeit und Mühe erfordern. Die Entwicklung einer Organisationsstruktur kann Ihren Arbeitsaufwand verringern und die künftige Erfassung und Nutzung von Kundeninformationen erleichtern. Es kann auch Ihre Produktivität steigern und es Ihnen ermöglichen, Produkte und Dienstleistungen besser für Kunden anzupassen. In diesem Artikel besprechen wir, warum die Organisation von Kundeninformationen nützlich sein kann und erklären, wie Sie Kundeninformationen entsprechend Ihren Anforderungen organisieren.
Vorteile der Systematisierung von Kundeninformationen
Effektives Kundenmanagement ist für viele Unternehmen ein zentraler Schwerpunkt, da es ihren Umsatz steigern, die Mitarbeiterproduktivität steigern und die Kunden- und Klientenbindung verbessern kann. Darüber hinaus sind die Organisation und Speicherung von Kundeninformationen Faktoren, die potenziell die Effizienz eines Unternehmens im Kundenkontakt verbessern können. Die Investition von Ressourcen in die Organisation von Kundeninformationen kann Ihnen auch dabei helfen:
Entwickeln Sie ein System, das Zugriff auf wichtige Kundeninformationen bietet.
Stellen Sie sicher, dass die Informationen, die Sie haben, korrekt und nicht überflüssig sind.
Verfolgen Sie Kundeninformationen im Laufe der Zeit
Erhalten Sie Einblick in demografische Trends wie Standort, Alter oder Geschlecht des Kunden
Bestimmen Sie, wie oft Kunden kontaktiert werden sollen, und verfolgen Sie, welche Kommunikationsmethode jeder Kunde bevorzugt.
Rechnungen an Kunden effizient ausstellen
Überwachen Sie Verkäufe und Fortschritte
Gewinnen Sie das Vertrauen Ihrer Kunden
So organisieren Sie Kundeninformationen
Erwägen Sie die folgenden Schritte, um Ihre Kundeninformationen besser zu organisieren:
1. Entscheiden Sie, welche Informationen Priorität haben
Kunden stellen Unternehmen in der Regel grundlegende Informationen wie Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Standort zur Verfügung. Wenn Sie mit einem Kunden zusammenarbeiten, können Sie auch Informationen über ihn sammeln, z. B. seine Finanzdaten, vergangene Bestellungen, Öffnungszeiten und bevorzugte Kontakte. Die Entscheidung, welche Informationen Sie von jedem Kunden benötigen, kann Ihnen auch bei der Strukturierung Ihres Organisationssystems helfen.
2. Wählen Sie ein Organisationstool
Um eine Organisationsstrategie zu erstellen, suchen Sie nach Tools, deren Funktionen den Anforderungen des Unternehmens entsprechen, für das Sie arbeiten. Wenn ein Unternehmen beispielsweise mit vielen Kunden zusammenarbeitet, können Sie mithilfe einer digitalen Datenbank Kundeninformationen schnell suchen und aktualisieren. Hier sind verschiedene Arten von Tools, mit denen Sie Kundeninformationen organisieren können:
Bewerbungsplanung
Mithilfe einer Terminplanungs-App können Sie Termininformationen und Fristen erfassen und so mehrere Kunden verwalten. Abhängig von den Funktionen der von Ihnen gewählten App können Sie damit möglicherweise auch automatische Besprechungserinnerungen einrichten, Ihren Kalender mit Teammitgliedern teilen und langfristige Projektziele anzeigen.
Darüber hinaus kann eine Terminplanungs-App ein nützliches Tool sein, um regelmäßige Zeitabstände festzulegen, in denen mit jedem Kunden nachgehalten werden soll. Einige Apps ermöglichen es Kunden auch, Termine online statt per Telefon oder E-Mail zu vereinbaren. Dies kann sowohl für Sie als auch für den Kunden Zeit sparen, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führen kann.
Abrechnungstools
Viele Rechnungs-Apps bieten Funktionen, die über die Aufforderung zur Zahlung von Kunden hinausgehen. In einigen Anwendungen können Sie wichtige Kundeninformationen wie Firmennamen und Adresse speichern, die als digitales Adressbuch für Kunden und Geschäftspartner dienen können. Sie können auch die Kauftrends der Kunden verfolgen. Mithilfe dieser Informationen können Sie eine Umsatzprognose erstellen, die Anzahl der Teammitglieder für zukünftige Projekte bestimmen und planen, wann Sie mit Kunden interagieren.
Tools für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM).
Ein Customer-Relationship-Management-Tool (CRM) organisiert alle Ihre Geschäftskontakte und verfolgt automatisch Ihre Beziehungen und Aktivitäten mit jedem Kunden. Mit diesen Daten können CRM-Systeme hochwertige Informationen sammeln, die Sie zum Aufbau von Kundenbeziehungen nutzen können. Sie können das Budget eines Unternehmens, seinen Kundenstamm und Ihren Arbeitsablauf berücksichtigen, um ein CRM mit Funktionen auszuwählen, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Zu den CRM-Funktionen gehören:
Kontaktmanagement
Interne und externe Kommunikation über verschiedene Kanäle
Workflow-Automatisierung, die Ihnen bei der Planung von Besprechungen und Nachbereitungen helfen kann
Analysieren Sie Kundenkennzahlen wie das Maß an Engagement und Zufriedenheit mit Produkten.
Marketingautomatisierung, die Inhalte erstellen kann, die auf einen bestimmten Kundentyp zugeschnitten sind.
Verfolgen Sie Verbrauchertrends und prognostizieren Sie Verkäufe
Finanzdatenanalyse
Projektmanagement-Tools
Während Projektmanagement-Tools den Mitarbeitern häufig direkt zugute kommen, können sie auch indirekt den Kunden zugute kommen, indem sie die Kommunikation und Effizienz des Projektteams verbessern. Diese Tools können einem Team auch dabei helfen, effektiv Prioritäten zu setzen, Verantwortlichkeiten zu klären und einen zentralen Ort für die Verfolgung der zu erbringenden Leistungen und des gesamten Projektfortschritts bereitzustellen. Darüber hinaus ermöglichen viele Projektmanagement-Tools Benutzern das Posten von Nachrichten über das System, wodurch sichergestellt werden kann, dass alle Nachrichten im Zusammenhang mit einem Projekt leicht entdeckt werden.
3. Benennen Sie für jeden Kunden einen Ansprechpartner
Wenn mehrere Personen an einem Projekt für denselben Kunden arbeiten, sollten Sie erwägen, eine Person als Ansprechpartner zu benennen. Diese Person kann die Wünsche, Fragen und Anliegen des Kunden erfassen und diese mit dem richtigen Teammitglied teilen. Dies kann helfen, die Kommunikation mit dem Kunden zu klären. Durch die Einrichtung eines Ansprechpartners für jeden Kunden kann sichergestellt werden, dass jedes Teammitglied über alle Informationen verfügt, die es für das Projekt benötigt.
4. Kategorisieren Sie Ihre eingehenden E-Mails
E-Mail-Apps bieten viele Funktionen, wie zum Beispiel Tags, die Ihnen beim Organisieren von Kunden-E-Mails helfen können. Erwägen Sie die Verwendung einer Markierungsfunktion oder von Tags, um eingehende E-Mails zu kategorisieren. Sie erstellen beispielsweise für jeden Kunden ein eindeutiges Etikett. Dies kann das Auffinden bestimmter Informationen in Ihrem Posteingang erleichtern, beispielsweise eine bestimmte Kundenanfrage. Verknüpfungen können Ihnen auch dabei helfen, Kunden-E-Mails zu priorisieren, was Ihre Produktivität steigern kann.
5. Kundeninformationen verfügbar machen
Beim Organisieren von Kundeninformationen ist es hilfreich sicherzustellen, dass sie für Teammitglieder zugänglich sind, die sie benötigen. Um den Zugriff auf Informationen zu verbessern, sollten Sie die Verwendung eines freigegebenen Netzlaufwerks in Betracht ziehen oder den Teammitgliedern Anmeldeinformationen zur Verfügung stellen. Dies kann ihnen helfen, sich auf den Kundensupport zu konzentrieren, was die Kundenzufriedenheit verbessern kann.