So erstellen und implementieren Sie einen Zeitmanagementplan • BUOM

10. September 2021

Ein Zeitmanagementplan ist eine klare Struktur, die Sie jeden Tag befolgen und die sicherstellt, dass Sie eine bestimmte Zeit für bestimmte Aufgaben aufwenden. Dies erleichtert Ihnen die Festlegung von Arbeitsplatzzielen und deren regelmäßiges Erreichen innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens. Die Wahl eines effektiven Zeitplans und einer effektiven Strategie hängt vom Tempo Ihrer Arbeit und der Anzahl der Aufgaben ab, die Sie täglich erledigen müssen. In diesem Artikel besprechen wir die Vorteile der Implementierung eines Zeitmanagementplans und wie man einen erstellt.

Vorteile der Implementierung eines Zeitmanagementplans

Durch die tägliche Organisation und Planung von Aufgaben können Sie sich darauf vorbereiten, jede Aufgabe, jedes Projekt oder jeden Auftrag jeden Tag so anzugehen, wie er entsteht, und gleichzeitig die Fristen einzuhalten. Indem Sie einen soliden Zeitmanagementplan befolgen, können Sie Ihren Stresspegel reduzieren, das Aufschieben reduzieren und Ihre Konzentration verbessern, was oft dazu führen kann, dass Sie qualitativ hochwertige Arbeit abliefern, die Ihre Manager beeindruckt. Hier sind weitere gemeinsame Vorteile der Implementierung eines Zeitmanagementplans in Ihren Arbeitsalltag:

• Erhöhte Produktivität und Effizienz. Sobald Sie eine vorbereitete Liste mit Aufgaben haben, die Sie jeden Tag erledigen müssen, können Sie die Liste problemlos durchgehen, Arbeitselemente erledigen und diese nach Abschluss abhaken. Wenn Sie Ihre To-Do-Listenelemente regelmäßig ausfüllen, können Sie im Laufe des Tages mehr Aufgaben erledigen und so sicherstellen, dass Sie alle Ihre Arbeiten pünktlich abgeben.

• Verbessern Sie die Qualität der Arbeit. Wenn Sie einem klaren Zeitplan folgen, können Sie wichtigere Aufgaben zuerst priorisieren, anstatt von einer Aufgabe zur nächsten zu hetzen. Das bedeutet, dass Sie mehr Zeit damit verbringen können, sich auf die Kernelemente zu konzentrieren, um sicherzustellen, dass Sie wertvolle Arbeit einreichen.

• Halten Sie alle erforderlichen Fristen ein: Mit einem Zeitmanagementplan können Sie eine Liste aller Fristen vor Augen haben, sodass Sie wissen, wann jede Aufgabe fällig ist. Wenn Sie alle anstehenden Fristen kennen und einen Zeitplan darauf aufbauen, erhöhen Sie Ihre Chancen, jede Frist problemlos einzuhalten.

• Fühlen Sie sich besser vorbereitet: Wenn Sie die Kontrolle über Ihren Zeitplan haben und wissen, welche anstehenden Aufgaben jeden Tag erledigt werden müssen, wirken Sie vorbereitet und fühlen sich auch besser vorbereitet. Dies kann Ihr Selbstvertrauen stärken und anderen zeigen, dass Sie bereit sind, unerwartete Herausforderungen oder Probleme anzugehen, sobald sie auftreten.

• Sorgen Sie für eine effektive Work-Life-Balance. Eine bessere Aufgabenverwaltung hilft Ihnen dabei, einen Zeitplan zu erstellen, der es Ihnen ermöglicht, Ihre Zeit zwischen Arbeit und Privatleben besser zu vereinbaren. Eine gute Work-Life-Balance kann Ihr Glück steigern, da Sie mehr Zeit damit verbringen können, Ihr Gehirn auszuruhen und genügend Pausen von anspruchsvollen Aufgaben zu bekommen.

So erstellen Sie einen Zeitmanagementplan

Befolgen Sie diese Schritte, um einen soliden Zeitmanagementplan zu erstellen:

1. Sehen Sie, wie lange es dauert, Aufgaben zu erledigen

Bevor Sie Ihre Aufgaben genau planen können, ist es wichtig zu verstehen, wie lange sie dauern, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zeit richtig verwalten. Führen Sie eine Zeitprüfung durch, bei der Sie nachverfolgen, wie lange Sie jeden Tag für die Erledigung jeder Aufgabe benötigen. Verbringen Sie etwa eine Woche mit der Arbeit an verschiedenen Aufgaben und nehmen Sie sich Zeit, um alle Arbeitsaufgaben zu erledigen. Sie können eine Zeiterfassungs-App oder einen allgemeinen Timer verwenden und Ihre Ergebnisse täglich protokollieren. Verwenden Sie dieses Tagebuch als Referenz bei der Erstellung Ihres Zeitplans, um die Dauer der verschiedenen Elemente, an denen Sie jede Woche arbeiten müssen, genauer einzuschätzen.

2. Erstellen Sie eine Liste aller anstehenden Aufgaben

Schreiben Sie zu Beginn jeder Woche alle Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen. Auf diese Weise können Sie alle anstehenden Arbeitsaufgaben visualisieren, sodass Sie sie besser organisieren und in Ihren Zeitplan integrieren können. Denken Sie an sich wiederholende Aufgaben, die Sie jede Woche erledigen, und überprüfen Sie Ihre E-Mails, um sich an bevorstehende Fristen zu erinnern. Wenn Sie diese Aufgaben vor sich sehen, können Sie besser verstehen, wie viel Zeit Sie haben und welche Aufgaben Sie priorisieren sollten.

3. Legen Sie Zeitlimits fest

Nutzen Sie Ihre aktuelle To-Do-Liste, um einen klaren Zeitplan für alles zu erstellen, was Sie in der nächsten Woche erledigen müssen. Mithilfe einer Zeitprüfung können Sie abschätzen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufwenden müssen. Durch das Festlegen von Zeitlimits wird sichergestellt, dass Sie für jede Aufgabe die erforderliche Zeit aufwenden, sodass Sie genügend Flexibilität haben, um mit dem nächsten Punkt fortzufahren oder eine Pause einzulegen. Es kann hilfreich sein, weiterhin einen Timer zu verwenden, um zu verfolgen, wie gut Sie Ihr Zeitlimit einhalten, damit Sie Ihren Zeitplan einhalten und Ihre Arbeit pünktlich erledigen können.

4. Bestimmen Sie, welche Ziele Sie für den Tag erreichen müssen.

Denken Sie vor jedem Tag darüber nach, welche Ziele Sie Ihrer Meinung nach brauchen und was Sie an diesem Tag am liebsten erreichen würden. Sie können sich im Laufe Ihres Arbeitstages daran erinnern, damit Sie sich stärker auf diese Aufgaben konzentrieren und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Sie sie erledigen. Schreiben Sie beim Erstellen Ihres Zeitplans mindestens drei Aufgaben auf, die Sie jeden Tag erledigen möchten, und bauen Sie Ihren Zeitmanagementplan darauf auf. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie diese Ziele auch dann erreichen, wenn im Laufe des Tages andere unerwartete Arbeitsaufgaben anfallen.

5. Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Aufgabe

Versuchen Sie, jeden Tag Zeit einzuplanen, damit Sie jeweils nur an einer Aufgabe arbeiten können. Dies verbessert Ihre Konzentration und ermöglicht es Ihnen, qualitativ hochwertige Arbeiten schneller zu erledigen. Erwägen Sie, die Arbeit an einem vorrangigen Projekt auf ein bis zwei Stunden pro Tag einzuplanen und Ablenkungen während dieser Zeit zu begrenzen.

Sie können Ihr Telefon weglegen, Benachrichtigungen deaktivieren und an einem ruhigeren Ort arbeiten, um Ablenkungen zu minimieren. Geben Sie in Ihrem Arbeitskalender an, dass Sie diesen Zeitblock für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe nutzen möchten, um die Teammitglieder darauf hinzuweisen, zu einem anderen Zeitpunkt mit Ihnen zu sprechen oder Besprechungen zu vereinbaren.

6. Planen Sie unerwartete Ereignisse ein

Versuchen Sie bei der Erstellung Ihres Zeitmanagementplans, alle unerwarteten Ereignisse zu berücksichtigen, die jeden Tag auftreten können. Dazu können Dinge wie Besprechungen, Fragen von Kollegen oder Aufgaben gehören, deren Erledigung länger dauert als ursprünglich erwartet. Versuchen Sie, dies einzuplanen, indem Sie für die Erledigung bestimmter Aufgaben mehr Zeit als erwartet einplanen. Sie können die zusätzliche Zeit nutzen, um früher mit der Arbeit an der nächsten Aufgabe zu beginnen oder eine Pause einzulegen.