So erstellen Sie in 8 Schritten eine Arbeitszeittabelle in Excel (plus Vorteile) • BUOM
17. März 2022
Für Manager kann es äußerst hilfreich sein zu wissen, wie ihre Teammitglieder ihre Zeit bei der Arbeit verbringen. Arbeitszeittabellen bieten eine einfache Lösung zur Verfolgung der Zeit und Produktivität der Mitarbeiter. Sobald Sie gelernt haben, wie man Arbeitszeittabellen in Excel erstellt, können Sie ein einfaches Programm wie eine Excel-Tabelle als Zeiterfassungstool verwenden. In diesem Artikel besprechen wir die Vorteile der Erstellung einer Arbeitszeittabelle in Excel und erklären, wie Sie eine solche in acht einfachen Schritten erstellen.
Vorteile der Erstellung von Stundenzetteln in Excel
Das Erstellen einer Arbeitszeittabelle in Excel bietet die folgenden Hauptvorteile:
Es zeigt, wie viel Zeit Ihr Team mit Aufgaben verbringt.
Dies hilft dabei, die Effizienz und Produktivität Ihres Remote-Teams zu verfolgen.
Die Daten der Excel-Arbeitszeittabelle können für die Personalabteilung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung hilfreich sein.
Dies hilft dabei, den Kunden genaue Angebote zu unterbreiten.
Dies minimiert Reibungen und Streitigkeiten im Zusammenhang mit der Leistungsbewertung und Gehaltsabrechnung und erhöht die Transparenz im Prozess.
Dies hilft den Mitarbeitern, ihre Zeit einzuteilen und organisiert zu bleiben.
Die Verwendung eines Excel-Terminplans ist kostenlos und einfach.
Manager haben die Möglichkeit, die Tabelle online zu teilen oder Ausdrucke offline zu verteilen.
Mitarbeiter können ausgefüllte Stundenzettel im PDF-Format speichern, bevor sie sie an ihren Vorgesetzten übermitteln.
Excel-Stundenzettel können eine ideale Lösung für kleine Unternehmen und Selbstständige sein.
So erstellen Sie eine Arbeitszeittabelle in Excel
Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen beim Erstellen einer Arbeitszeittabelle in Excel hilft:
1. Bestimmen Sie Ihre Datenanforderungen
Bestimmen Sie, ob Sie tägliche, wöchentliche, zweiwöchentliche oder monatliche Stundenzettel benötigen. Bestimmen Sie abhängig von der Art der Arbeit, der Anzahl der Mitarbeiter und anderen spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation, welche Daten Sie erfassen möchten. Anhand dieser Informationen können Sie entscheiden, welche Spalten und Beschriftungen Sie in Ihrem Zeitplan erstellen möchten.
Eine Arbeitszeittabelle enthält normalerweise die folgenden Informationen:
Details zu einem Job, einer Schicht oder einem Projekt
Mitarbeiterinformationen wie Name und ID-Nummer
Berichtszeiträume wie Datum, Woche oder Monat
Arbeitsbeginn, zu Schichtbeginn und nach Pausen
Zeit zum Erledigen von Aufgaben, Pausen und Schichtende
Gesamtarbeitsstunden
Gesamtzahl der Überstunden
Gesamtzahl der Urlaubsstunden
Kommentare eines Mitarbeiters, Managers oder Kunden
Ja- oder Nein-Antworten zur Klärung von Problemen wie Projektabschluss und Arbeitsunfall.
Unterschrift des Mitarbeiters, Vorgesetzten oder Kunden zur Überprüfung der Eingabedaten bei einem ausgedruckten Stundenzettel
2. Fügen Sie einen passenden Titel hinzu
Der Titel bietet einen gebräuchlichen Namen für Ihren Zeitplan. Sie können den Namen Ihres Unternehmens zum Titel hinzufügen oder einen anderen Text verwenden, der die Identifizierung der Arbeitszeittabelle erleichtert, z. B. „Stundentabelle für die erste Aufgabe“.
So können Sie einen Titel hinzufügen:
Öffnen Sie eine neue Tabelle, um Ihr Projekt zu starten.
Wählen Sie den Zellbereich in der ersten Zeile aus und klicken Sie in der Symbolleiste auf „Zusammenführen und zentrieren“.
Geben Sie den Titeltext Ihrer Wahl ein.
Erhöhen Sie die Schriftgröße Ihres Titels und denken Sie darüber nach, ihn fett zu formatieren.
Fügen Sie Ihrem Text Farbe und Stil hinzu.
Markieren Sie die Kopfzelle mit einer geeigneten Farbe.
3. Fügen Sie identitätsbezogene Labels hinzu
Fügen Sie identitätsbezogene Bezeichnungen hinzu, z. B. Mitarbeitername, Mitarbeiter-ID, Projektname und Berichtsdatum. Sie können diese Beschriftungen zwei oder drei Zeilen unterhalb des Zeitplantitels hinzufügen. Versuchen Sie, ähnliche oder verwandte Verknüpfungen zu gruppieren und an einem Ort zu platzieren. Das Hinzufügen von zwei oder mehr Beschriftungen in einer Zeile kann Platz sparen und Ihrem Zeitplan ein organisiertes Aussehen verleihen. Achten Sie darauf, nach jeder Beschriftung eine leere Zelle zu lassen, wenn Sie vom Benutzer die Eingabe relevanter Informationen, wie z. B. den Namen und die ID des Mitarbeiters, verlangen.
Sie könnten beispielsweise die Beschriftung „Name des Mitarbeiters“ in die erste Zelle der zweiten Zeile und „Mitarbeiter-ID“ direkt darunter in die erste Zelle der dritten Zeile einfügen, sodass sie auf der linken Seite der Tabelle erscheinen. . Anschließend können Sie die Bezeichnung „Projekt“ erneut in der zweiten, vierten oder fünften Zeile von „Name des Mitarbeiters“ hinzufügen, sodass sie auf der rechten Seite der Tabelle erscheint. Ebenso können Sie direkt unter „Projekt“ die Bezeichnung „Woche“ hinzufügen. Wenn eine Beschriftung die Spaltenbreite überschreitet, formatieren Sie sie als „Textumbruch“.
4. Fügen Sie zeitbezogene Beschriftungen hinzu
Es ist wichtig, Zeitstempel hinzuzufügen, damit Mitarbeiter die entsprechenden Daten eingeben können. So können Sie diese Verknüpfungen hinzufügen:
Lassen Sie nach den Identitätsbezeichnungen, die Sie in Schritt drei hinzugefügt haben, eine Leerzeile.
Füge die Zellen dieser leeren Zeile zusammen.
Beginnen Sie mit dem Hinzufügen zeitbezogener Markierungen in der nächsten Zeile, direkt unter der leeren zusammengeführten Zeile.
Sie können je nach Ihren Anforderungen verschiedene Beschriftungen hinzufügen, z. B. Tag, Datum, Eintreffen, Wartezeit, Gesamtstunden, Überstunden und Urlaubsstunden.
Wenn zwischen den Schichten eine Pause liegt, können Sie die Bezeichnungen „Arbeitszeit“ und „Wartezeit“ wiederholen.
Erwägen Sie die Verwendung von Großbuchstaben für diese Beschriftungen.
Markieren Sie die Beschriftungsspalte mit einer Farbe Ihrer Wahl.
Formatieren Sie Beschriftungen als Textumbruch, um zu verhindern, dass sie in benachbarte Zellen übergehen.
Formatieren Sie Beschriftungen fett und passen Sie die Textausrichtung an.
5. Formatieren Sie die Tabelle
Durch die Formatierung ist Ihr Zeitplan leichter lesbar. Excel bietet viele Optionen zum Formatieren Ihrer Tabelle, z. B. das Anpassen der Spaltenbreite, das Erhöhen der Schriftgröße, das Hinzufügen von Stilen für eingegebenen Text und das Hervorheben von Zellen.
So formatieren Sie eine Excel-Tabelle:
Sie können einen ausgewählten Zellbereich oder eine ganze Spalte oder Zeile formatieren.
Um eine Spalte auszuwählen, klicken Sie ganz oben auf die Spalte, wo der alphabetische Name angezeigt wird.
Um eine Zeile auszuwählen, klicken Sie auf den linken Teil der Zeile, wo Sie die numerische Reihenfolge sehen können.
Prüfen Sie, ob Sie einige Spalten breiter machen müssen, um die Eingabe lesbar zu machen.
Um eine Spalte zu erweitern, klicken Sie auf den rechten Rand des obersten Teils der Spalte und ziehen Sie ihn auf die gewünschte Breite.
Erwägen Sie die Verwendung von Farben, wenn Sie bestimmte Spalten hervorheben müssen.
Sie können den Inhalt bestimmter Spalten auch fett oder groß formatieren.
Verwenden Sie das Format-Zeichenwerkzeug, um das Format einer Zelle, Spalte oder Zeile zu kopieren und in eine andere einzufügen.
Erwägen Sie die Formatierung „Alle Ränder“ auf die Zellen, um ihnen ein gitterartiges Aussehen zu verleihen, oder wenn Sie sie drucken möchten.
6. Fügen Sie Formeln hinzu, um Berechnungen zu automatisieren
Für einige Zellen in Ihrer Arbeitszeittabelle, z. B. Gesamtlohn und Überstundenvergütung, müssen Berechnungen möglicherweise am Ende der Woche oder des Monats durchgeführt werden. Sie können diesen Prozess mithilfe von Excel-Formeln automatisieren. Beispielsweise können Sie in der letzten Zelle der Spalte „Überstunden“ die SUMME-Funktion verwenden, um die Gesamtzahl der Überstunden zu ermitteln. Wenn Sie diese Zahl mit dem Überstundenvergütungssatz multiplizieren, erhalten Sie den gesamten Überstundenvergütungsbetrag.
Achten Sie darauf, das Gleichheitszeichen zu verwenden, bevor Sie eine Formel in eine Zelle eingeben. Dadurch wird Excel darüber informiert, dass es sich bei den von Ihnen eingegebenen Daten um eine Excel-Funktion handelt.
7. Führen Sie Hintergrundüberprüfungen durch
Erwägen Sie die Verwendung der Datenvalidierungsfunktion, um die Art der Daten einzuschränken, die Benutzer in eine Zelle eingeben können. Dadurch wird das Risiko unbeabsichtigter Fehler bei der Eingabe von Daten in Ihre Arbeitszeittabelle minimiert. Beispielsweise können Sie eine Datumsspalte so konfigurieren, dass sie nur einen Datumswert akzeptiert. Danach wird immer dann eine Fehlermeldung angezeigt, wenn der Benutzer versucht, einen anderen Wert einzugeben.
So können Sie die Datenvalidierung in Excel anwenden:
Wählen Sie die Spalte oder den Zellbereich aus, für die Sie eine Validierungsregel erstellen möchten.
Wählen Sie auf der Registerkarte „Daten“ in der Symbolleiste „Datenvalidierung“ aus.
Wählen Sie auf der Registerkarte „Einstellungen“ den Datentyp aus, den Sie zulassen möchten, z. B. Datum, Uhrzeit, Text oder Ganzzahl.
Wählen Sie aus, ob Benutzer diese Zelle leer lassen können.
Passen Sie die Anzeige von Eingabedaten und Fehlermeldungen an, indem Sie im Dialogfeld auf die entsprechenden Registerkarten klicken.
Klicken Sie auf OK, um die Regel anzuwenden.
8. Sperren Sie Zellen, die Benutzer nicht benötigen
Mit Excel können Sie den Zugriff auf bestimmte Zellen in einer Tabelle beschränken. Mit dieser Funktion können Sie verhindern, dass Benutzer Änderungen an Zellen vornehmen, die sie nicht benötigen. Sie können beispielsweise alle Zellen sperren, die Formeln enthalten, sodass Benutzer in diese Zellen keine Daten eingeben müssen.
Das Sperren von Zellen funktioniert in Excel erst, nachdem Sie zwischen gesperrten und entsperrten Zellen unterschieden und Ihre Tabelle geschützt haben. So sperren Sie Zellen in Excel:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, die Sie sperren möchten.
Aktivieren Sie auf der Registerkarte „Sicherheit“ das Kontrollkästchen „Blockiert“ und klicken Sie auf „OK“.
Sperren Sie mit dieser Methode alle gewünschten Zellen.
Entsperren Sie alle anderen Zellen in der Tabelle mit einer ähnlichen Methode.
Schützen Sie Ihre Tabelle, indem Sie in der Symbolleiste der Registerkarte „Überprüfen“ auf „Blatt schützen“ klicken.
Deaktivieren Sie im Dialogfeld „Blatt schützen“ alle Kontrollkästchen außer „Nicht gesperrte Zellen auswählen“.
Wählen Sie ein Passwort für die Arbeitszeittabelle und klicken Sie auf OK.
Teilen Sie das Passwort mit Benutzern.
Benutzer können jetzt mit einem Passwort auf den Zeitplan zugreifen und Daten in ungeschützte Zellen eingeben, aber sie können keine Änderungen an geschützten Zellen vornehmen.
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