So erstellen Sie in 4 Schritten eine geteilte Ablage auf Google Drive: • BUOM

16. September 2021

Wenn Sie daran interessiert sind, Dateien mit Ihrem Team zu teilen, bietet Google Drive einen Dienst, der Ihnen bei diesem Ziel helfen kann. Viele Organisationen nutzen regelmäßig freigegebene Laufwerke für die Zusammenarbeit und Dateifreigabe. Wenn Ihr Team Dateien untereinander teilen möchte, kann es hilfreich sein, wenn Sie lernen, wie Sie in Google Drive eine gemeinsame Ablage erstellen. In diesem Artikel besprechen wir, was ein geteiltes Laufwerk in Google Drive ist, beschreiben, wie man eines erstellt, geben einige Tipps zum Vorgang und listen einige Vorteile der Nutzung dieses Dienstes auf.

Was ist ein geteiltes Laufwerk in Google Drive?

Ein freigegebenes Laufwerk in Google Drive ist ein Ordner mit Dateien, auf den viele Personen zu Zwecken der Zusammenarbeit zugreifen können. Unternehmen verwenden es normalerweise, um Dateien zu organisieren und sie an mehrere Mitarbeiter oder Gruppen von Kollegen zu senden. Wenn Teammitglieder beispielsweise gemeinsam an einer Tabelle für ein bevorstehendes Projekt arbeiten, können sie eine gemeinsame Ablage erstellen, damit Teammitglieder Dokumente einfach verfolgen und aktualisieren können. Der Ordner kann öffentlich sein, sodass jeder, der über den Link verfügt, die darin enthaltenen Dateien anzeigen kann, oder privat, sodass nur Benutzer mit Berechtigungen sie anzeigen können.

So erstellen Sie ein freigegebenes Laufwerk in Google Drive

Hier ist eine Liste der Schritte zum Erstellen eines freigegebenen Laufwerks in Google Drive mit einer Beschreibung jedes Schritts:

1. Erstellen Sie ein freigegebenes Laufwerk

Melden Sie sich bei Ihrem Google Drive-Konto an. Gehen Sie zum Abschnitt „Freigegebene Laufwerke“ Ihres Laufwerksordners. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“, um ein neues freigegebenes Laufwerk zu erstellen. Geben Sie einen Namen für Ihren neuen Ordner ein und geben Sie an, ob Sie ihn öffentlich oder privat machen möchten.

2. Dateien auf ein freigegebenes Laufwerk kopieren

Gehen Sie oben in Ihrem Drive-Konto zur Registerkarte „Dateien“ und klicken Sie dann auf „Auswählen“ oder „Ziehen“. Suchen Sie alle Dateien, die Sie teilen möchten, und ziehen Sie sie dann in den freigegebenen Ordner, den Sie gerade erstellt haben. Sie können Dateien auch direkt in Google Drive erstellen, beispielsweise neue Dokumente oder Präsentationen.

3. Definieren Sie den Benutzerzugriff

Sie können Personen einladen, einen freigegebenen Ordner auf Ihrem freigegebenen Laufwerk anzuzeigen oder darauf zuzugreifen. Sie können einzelnen Benutzern erlauben, Dateien für andere freizugeben, Dateien privat zu machen oder Dateien nur dann freizugeben, wenn die Person einige vordefinierte Kriterien für die Anzeige erfüllt, z. B. „alle außer Nicht-Mitarbeitern“. Sie können auch eine E-Mail-Adresse angeben, die Benutzer für die Kommunikation mit Ihnen verwenden sollen.

4. Erlauben Sie anderen, Dateien auf Ihr freigegebenes Laufwerk hochzuladen

Sobald Sie die Berechtigung haben, können auch andere Benutzer Dateien in Ihren freigegebenen Ordner hochladen. Gehen Sie dazu oben in Ihrem Drive-Konto zur Registerkarte „Dateien“ und klicken Sie dann auf „Diesen Ordner laden“. Sie können die Datei auch per Kopieren und Einfügen manuell auf ihren Computer übertragen.

Tipps zur Verwendung einer geteilten Ablage in Google Drive

Hier sind einige Tipps zur Verwendung eines geteilten Laufwerks in Google Drive:

• Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer, die auf das Laufwerk zugreifen müssen, über die richtigen Berechtigungen verfügen: Bei öffentlichen freigegebenen Laufwerken kann jeder Benutzer mit dem richtigen Link auf das freigegebene Laufwerk zugreifen. Ändern Sie für private freigegebene Laufwerke die Berechtigungen, um sicherzustellen, dass die richtigen Benutzer Zugriff haben.

• Geben Sie bestimmte Dateien auf der Festplatte frei. Wenn Sie möchten, dass jemand bestimmte Dateien anzeigt oder freigibt, andere Dateien in Ihrem Ordner jedoch nicht, erstellen Sie den Ordner auf einem freigegebenen Laufwerk, damit die Person standardmäßig keinen Zugriff darauf hat. Um ihnen Zugriff zu gewähren, verschieben Sie diesen Ordner in einen sichtbaren Bereich des freigegebenen Laufwerks.

• Beachten Sie die Kosten für zusätzlichen Speicherplatz: Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Speicherplatz erwerben, sobald Sie beginnen, Ihre Dateien mit anderen zu teilen. Dies kann verhindern, dass Ihnen der Speicherplatz ausgeht, wenn Sie mit dem Speichern großer Dateien auf dem freigegebenen Laufwerk beginnen.

• Verwenden Sie Google Groups, wenn Sie Dateien innerhalb einer bestimmten Organisation freigeben. Wenn Sie Dateien innerhalb einer bestimmten Organisation, beispielsweise Ihrer Organisation oder einer Universitätsgruppe, teilen, verwenden Sie Google Groups, anstatt direkt die E-Mail-Adresse einer Person zu senden, wenn Sie andere zum Teilen einladen.

• Vergessen Sie nicht, Ihre Dateien auf Ihrem freigegebenen Laufwerk zu sichern: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass keine Dateien verloren gehen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihr freigegebenes Laufwerk mit der Backup & Sync-Funktion von Google Drive sichern.

• Informieren Sie Benutzer über Aktualisierungen oder Ergänzungen des freigegebenen Laufwerks. Wenn Sie Dateien in einem freigegebenen Ordner aktualisieren, können Sie eine E-Mail senden, die Sie über diese Änderungen informiert. Auf diese Weise können sie über das Geschehen in der Gruppe auf dem Laufenden bleiben.

Vorteile der Verwendung eines geteilten Laufwerks in Google Drive

Hier ist eine Liste der Vorteile der Verwendung eines freigegebenen Laufwerks mit einer Beschreibung jedes Vorteils:

• Verstärkte Zusammenarbeit. Das Erstellen freigegebener Ordner in Google Drive ist speziell für die Gruppennutzung konzipiert und soll die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teammitgliedern fördern, die Dateien teilen möchten.

• Einfachere Datenverfolgung: Wenn Sie alle Ihre freigegebenen Dateien an einem Ort aufbewahren, ist es einfacher, den Überblick zu behalten, als wenn jeder sie in seinem eigenen Google Drive-Konto aufbewahren würde. Sie können Informationen besser organisieren und Konflikte oder fehlende Dokumente leichter erkennen, wenn sie alle an einem Ort sind.

• Günstigerer Speicher. Da Google den kostenlosen Speicher zur Verfügung stellt, sind freigegebene Laufwerke eine tolle Alternative zur Verwendung externer Festplatten oder CDs, wenn Sie große Datenmengen speichern. Sie müssen für zusätzlichen Speicherplatz erst bezahlen, wenn Sie den von Google kostenlos zur Verfügung gestellten Betrag aufgebraucht haben.

• Sichererer Online-Speicher. Sie können die Sicherheitsfunktionen von Google nutzen, um die Dateien zu schützen, die Sie auf Ihrem freigegebenen Laufwerk erstellen. Sie können beispielsweise mithilfe von Berechtigungen entscheiden, wer Dateien anzeigen oder bearbeiten darf, oder Regeln einrichten, die von jedem Zugriffsberechtigten die Eingabe eines Kennworts verlangen.

• Geschützte Versionen von Dateien. Sie können Versionen jeder Datei auf einem freigegebenen Laufwerk speichern und so zu einer früheren Version zurückkehren, wenn jemand versehentlich eine wichtige Datei löscht oder eine Datei mit falschen Informationen hinzufügt.

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