So erstellen Sie eine Gruppen-E-Mail in Gmail (mit Tipps) • BUOM

16. September 2021

E-Mail ist eine wichtige Möglichkeit, mit Kollegen, Kunden und Interessenten in Kontakt zu treten, und viele Unternehmen nutzen sie als primäre Kommunikationstechnologie. Gmail wurde von Google entwickelt und ist ein gängiger E-Mail-Dienst, den viele Unternehmen zum Senden und Empfangen von E-Mails und zum Speichern von Kontaktinformationen nutzen. Wenn Sie Gmail zum Senden von E-Mails an Kollegen und Kunden verwenden, kann es hilfreich sein, zu erfahren, wie Sie Gruppen-E-Mails auf der Plattform erstellen. In diesem Artikel besprechen wir zwei verschiedene Möglichkeiten zum Versenden von E-Mails an mehrere Personen in Gmail und geben Ihnen Anleitungen zu beiden Methoden sowie Tipps zum effektiven Versenden von Gruppen-E-Mails.

Erstellen einer Gruppen-E-Mail im Vergleich zum Senden einer E-Mail an eine Gruppe

Es gibt zwei Möglichkeiten, mit Gmail mehrere Personen zu kontaktieren. Welche Methode Sie wählen, hängt möglicherweise vom Zweck und der Häufigkeit Ihrer E-Mails ab. Zunächst können Sie in Gmail eine E-Mail erstellen und manuell mehrere Empfänger hinzufügen. Diese Methode kann ideal sein, wenn Sie zum ersten Mal eine E-Mail an eine Gruppe von Personen senden oder die E-Mail keinem Abonnement oder keiner Gruppe zugeordnet ist. Außerdem erhalten Sie dadurch mehr Kontrolle darüber, wie Sie Ihre Empfänger organisieren. Mit dieser Methode können Sie beispielsweise einige Adressen in das Feld „An“ und andere in das Feld „Cc“ eingeben.

Sie können auch Verknüpfungen auf der Seite „Kontakte“ Ihres Google-Kontos erstellen, mit denen Sie E-Mails an Gruppen von Personen senden können, indem Sie die Verknüpfung als Adresse verwenden. Diese Methode erfordert einige Arbeit zum Einrichten und Kuratieren von E-Mail-Labels, kann Ihnen jedoch beim Verfassen und Senden von Nachrichten Zeit sparen. Dies kann sehr effektiv sein, wenn Sie E-Mails an Personengruppen senden, mit denen Sie häufig kommunizieren, oder wenn Sie regelmäßig geplante Ressourcen wie Newsletter benötigen.

So senden Sie manuell eine Gruppen-E-Mail in Gmail

Befolgen Sie diese Schritte, um manuell eine Gruppen-E-Mail in Gmail zu senden:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Gmail-Konto an und klicken Sie auf die runde Stiftschaltfläche auf der linken Seite Ihres Posteingangs, um die Zeichenoberfläche zu starten.

2. Erstellen Sie Ihre Nachricht und fügen Sie eventuelle Anhänge hinzu.

3. Geben Sie Empfängeradressen in das Feld „An“, „Cc“ oder „Bcc“ ein.

4. Fügen Sie den Betreff der E-Mail zur Betreffzeile hinzu.

5. Wählen Sie „Senden“.

So senden Sie mit Google Kontakte eine E-Mail an eine Gruppe

So erstellen Sie eine E-Mail-Gruppe in Google Kontakte:

1. Melden Sie sich bei Ihrem E-Mail-Konto an und gehen Sie zu Ihrem Kontaktkonto, indem Sie auf den Punktblock in der oberen rechten Ecke klicken und Kontakte auswählen.

2. Wählen Sie im Abschnitt „Labels“ auf der linken Seite die Option „Label erstellen“ aus und geben Sie dem Label einen Namen, z. B. „Newsletter-Empfänger“ oder „Projektmanager“. Klicken Sie auf „Speichern“, um ein neues Etikett zu erstellen.

3. Um E-Mail-Adressen zu einem Label hinzuzufügen, tippen Sie auf „Kontakte“ oder „Häufig verwendet“, um auf E-Mail-Adressen zuzugreifen, mit denen Sie bereits Kontakt aufgenommen haben.

4. Um neue Kontakte hinzuzufügen, klicken Sie auf „Kontakt erstellen“ und wählen Sie je nach Bedarf „Neuer Kontakt“ oder „Mehrere Kontakte erstellen“.

5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben den Kontakten, die Sie Ihrer Liste hinzufügen möchten.

6. Klicken Sie oben in der Liste auf das Beschriftungssymbol, um auszuwählen, welche Beschriftung auf diese Kontakte angewendet werden soll.

7. Um eine E-Mail an Ihre Gruppe zu senden, geben Sie einen Labeltitel in das Feld „An“, „Cc“ oder „Bcc“ Ihrer Nachricht ein.

Tipps zum Schreiben Ihrer ersten Gruppen-E-Mail

Hier sind einige Tipps, mit denen Sie Ihre Gruppen-E-Mails effektiv gestalten können:

Betrachten Sie ein Programm zum Versenden von Massen-E-Mails

Gmail begrenzt die Gesamtzahl der E-Mails, die Sie pro Tag versenden können. Daher empfiehlt es sich, ein Programm zum Versenden von Massen-E-Mails zu Marketing- oder Abonnementzwecken zu verwenden. Massen-E-Mail-Programme ermöglichen Ihnen die einfache Integration von Software zur Lead-Erfassung, sodass Sie Ihre E-Mail-Listen schnell aktualisieren können. Sie verfügen möglicherweise auch über Tools, mit denen Sie Ihre E-Mail-Liste kategorisieren und messen können, wie viele Empfänger Ihre Marketing-E-Mails öffnen.

Entwickeln Sie einen effektiven E-Mail-Zeitplan

Wenn Sie regelmäßig E-Mails an dieselbe Gruppe von Personen senden, beispielsweise an eine Gruppe von Spendern oder eine Arbeitsgruppe, können Sie einen Zeitplan entwickeln, der es Ihnen ermöglicht, diese häufig genug zu kontaktieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie jede Ihrer E-Mails sorgfältig lesen. Beispielsweise kann es für eine Gruppe von Sponsoren oder Newsletter-Abonnenten von Vorteil sein, jeden Monat eine E-Mail mit wichtigen Informationen für mehrere Wochen zu versenden, während Arbeitsteams und Projektmanagementteams möglicherweise häufiger E-Mails versenden müssen. Regelmäßigkeit kann dazu beitragen, dass Ihr Publikum Ihre geplante E-Mail erwartet und sich die Zeit nimmt, sie zu lesen.

Importieren Sie Kontakte aus anderen Konten

Sie können CSV- oder vCard-Dateien importieren und deren Informationen zu Ihren Kontakten hinzufügen, wobei automatisch mehrere E-Mail-Adressen gleichzeitig hinzugefügt werden. CSV-Dateien sind die Standardmethode zum Exportieren von Kontaktinformationen aus Tabellenkalkulationen oder anderen E-Mail-Konten, und vCards sind elektronische Visitenkarten, auf denen Kontaktinformationen verschlüsselt sind. Sobald Sie eine Datei aus einer E-Mail oder Tabelle heruntergeladen haben, können Sie sie importieren, indem Sie zu Ihrer Gmail-Kontaktseite gehen und „Importieren“ auswählen. Befolgen Sie die Anweisungen, um den Dateityp anzugeben und ihn auf Ihrem Computer auszuwählen.

Empfängerfelder effektiv nutzen

Es gibt mehrere Stellen, an denen Sie eine E-Mail-Adresse eingeben können, abhängig von Ihrer Zielgruppe und Ihren Erwartungen. Sowohl „An“ als auch „Cc“ können ideal für Kollegen sein, da Empfänger dadurch andere Adressen in Ihrer Gruppen-E-Mail sehen können. „An“ kann jedoch bedeuten, dass Sie auf eine Antwort von Empfängern warten, und „Cc“ kann bedeuten, dass Sie auf eine Antwort von Empfängern warten Empfänger können die E-Mail einfach lesen. Um Listen mit Spendern oder Newsletter-Abonnenten per E-Mail zu versenden, platzieren Sie die Empfängerliste im Bcc-Feld, sodass Empfänger Ihre E-Mail-Adresse sehen können, andere Empfänger jedoch anonym bleiben.

Senden von Anhängen im PDF-Format

Ihre Empfänger können zum Lesen Ihrer E-Mails eine Vielzahl von Geräten verwenden, von Desktops und Laptops bis hin zu Smartphones. Durch die Verwendung von PDF-Anhängen können Sie daher sicherstellen, dass sie Ihre Anhänge problemlos öffnen können. PDF-Dateien oder Dateien im tragbaren Dokumentformat sind auf einer Vielzahl von Betriebssystemen verfügbar und können eine ausgezeichnete Wahl für den Versand von Dokumenten oder Formularen per Gruppen-E-Mail sein. Um ein Dokument in PDF zu konvertieren, können Sie die Option „In PDF drucken“ von Google oder eine separate Konvertierungs-App verwenden.

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