So erstellen Sie eine Standardarbeitsanweisungsvorlage (zusätzliche Tipps)

15. April 2021

Unternehmen verwenden Standardarbeitsanweisungen, um Anweisungen zu erstellen, wie ihre Mitarbeiter bestimmte Aufgaben ausführen sollen. Diese Vorschriften stellen eine gleichbleibende Leistung bei sich wiederholenden Tätigkeiten sicher und machen Mitarbeiter auf gefährliche oder schwierige Aufgaben aufmerksam. Vorlagen erleichtern es Mitarbeitern, detaillierte Verfahren zu verfassen, um die Produktionsstabilität und die Sicherheit der Menschen zu gewährleisten. In diesem Artikel erklären wir die Definition einer Vorlage für Standardarbeitsanweisungen, einschließlich der Gründe für ihre Verwendung, ihrer Erstellung und Tipps für ihre effektive Nutzung.

Was ist eine Standardarbeitsanweisungsvorlage?

Eine Standardarbeitsanweisungsvorlage ist ein vorformatierter Leitfaden, der Sie beim Verfassen einer Standardarbeitsanweisung oder SOP unterstützt. Die Vorlage erstellt einen Unternehmensstandard für alle SOPs und gibt Mitarbeitern eine Vorstellung davon, welche Informationen ihre SOPs enthalten sollten. Darüber hinaus kann die Vorlage erforderliche Informationen wie Unternehmenskontaktinformationen enthalten, sodass Mitarbeiter mehr Zeit für die Entwicklung ihrer SOPs und weniger Zeit für die Suche nach Informationen aufwenden können.

Was ist der Zweck einer Standardarbeitsanweisungsvorlage?

Der Zweck einer Vorlage für Standardarbeitsanweisungen besteht darin, die Konsistenz aufrechtzuerhalten und die Effizienz am Arbeitsplatz zu verbessern. Mit Vorlagen können alle SOPs unternehmensweit dem gleichen Grundformat folgen und so insbesondere für neue Mitarbeiter leichter lesbar sein. Da Mitarbeiter einer Vorlage folgen können, anstatt ihr eigenes SOP-Format zu erstellen, können sie diese auch effizienter erstellen. SOP-Vorlagen ermöglichen es den Mitarbeitern, die sie schreiben, auch, sich auf die wichtigen verfahrenstechnischen SOP-Informationen zu konzentrieren, die für die Sicherheit am Arbeitsplatz und die Produktion erforderlich sind.

So erstellen Sie eine Standardarbeitsanweisungsvorlage

Zu den grundlegenden Schritten zum Erstellen einer Standardarbeitsanweisungsvorlage gehören:

1. Öffnen Sie ein Textverarbeitungsprogramm

Wenn Ihr Unternehmen über ein akzeptiertes Textverarbeitungsprogramm verfügt, stellen Sie sicher, dass das Dateiformat allen Mitarbeitern zugänglich ist, die die Vorlage verwenden müssen. Andernfalls wählen Sie einfach ein bekanntes Textverarbeitungsprogramm aus und öffnen es, um ein neues Dokument zu erstellen.

2. Definieren Sie das Vorlagenformat

Als Vorlagenersteller können Sie das Format definieren, dem Ihr Unternehmen für alle SOPs folgt. Wenn Ihr Unternehmen über andere Vorlagen verfügt, passen Sie den Stil und die Schriftarten an, um einen ähnlichen Ton zu erzielen. Sie können nach Notfallplänen oder Onboarding-Verfahren suchen oder Ihr Mitarbeiterhandbuch konsultieren.

3. Fügen Sie allgemeine SOP-Überschriften hinzu

Überschriften sind eine großartige Möglichkeit, jemanden durch ein Verfahren zu führen. Daher ist es eine gute Idee, Ihrer Vorlage allgemeine SOP-Überschriften hinzuzufügen. Lassen Sie unter jeder Überschrift Platz, damit die Mitarbeiter Platz zum Schreiben haben. Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie die Überschriften nummerieren. Sie können Überschriften wie „Zweck“, „Anwendung“ und „Verfahrensschritte“ einfügen.

4. Geben Sie die erforderlichen Details an

Einige Details, wie das Firmenlogo, die Adresse oder die Telefonnummer, ändern sich nicht oft, daher sollten Sie sie möglicherweise in Ihre Standardarbeitsanweisungsvorlage aufnehmen. Dies kann auf der ersten Seite oder oben in Ihrer Vorlage erfolgen, sodass es das Erste ist, was die Leute sehen, wenn sie die SOP lesen. Auch andere relativ statische Informationen, wie zum Beispiel die Abteilung, für die Sie die SOP-Vorlage schreiben, können zu Beginn einbezogen werden. Erwägen Sie bei Vorlagen mit mehreren Seiten das Hinzufügen einer Fußzeile mit diesen Informationen.

5. Speichern Sie die Vorlage

Suchen Sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm nach der Option „Speichern“ oder „Speichern unter“. Benennen Sie die Datei so, dass klar ist, dass es sich um eine SOP-Vorlage handelt, und wählen Sie einen Ordner aus, auf den Sie leicht zugreifen können. Speichern Sie das Dokument.

Sobald Ihre Standardarbeitsanweisungsvorlage fertig ist, sollte sie jedem in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen, der sie benötigt. Das Speichern in einem Ordner für andere Unternehmensvorlagen erleichtert den Mitarbeitern das Auffinden. Sie können Ihren Kollegen auch eine E-Mail senden, um sie über die Verfügbarkeit der SOP-Vorlage und den Speicherort des Dokuments zu informieren.

Beispielvorlage für eine Standardarbeitsanweisung

Abhängig von der Größe und dem Umfang Ihres Unternehmens kann die SOP-Vorlage viele unterschiedliche Informationen enthalten. Einige Informationen sind für alle SOPs erforderlich, Sie müssen jedoch möglicherweise zusätzliche Abschnitte für spezifische Anweisungen, Warnungen oder Kontaktinformationen hinzufügen. Hier ist ein Beispiel für eine Vorlage für eine grundlegende Standardarbeitsanweisung:

Standardverfahren

(Name der Firma)
(Firmenadresse)
(Firmen- oder Abteilungstelefonnummer)

(Versionsnummer des Dokuments)
Geschrieben von: (Name des SOP-Autors)
Genehmigt: (Name des Genehmigers)
Datum: (MM/TT/JJJJ)

Ziel

(Beschreiben Sie kurz den Grund, warum Sie diese SOP schreiben, und geben Sie alle weiteren Informationen zum Verfahrensgegenstand an.)

Stellungnahme

(Beschreiben Sie, für wen dieses Dokument gilt und unter welchen Umständen.)

Definitionen

(Definieren Sie alle unbekannten Wörter oder Akronyme, die dem Leser helfen können, diese SOP zu verstehen.)

Verfahrensschritte

(Beschreiben Sie jeden Schritt des Verfahrens und erwähnen Sie alle bekannten Gefahren oder Schwierigkeiten.)

Schritt 1:

Schritt 2:

Schritt 3:

Schritt 4:

Schritt 5:

Ressourcen

(Fügen Sie alle Ressourcen hinzu, die dem Leser helfen können, das Verfahren sicher und effektiv durchzuführen.)

Tipps zum Erstellen einer Standardarbeitsanweisungsvorlage

Die Erstellung effektiver Vorlagen für Standardarbeitsanweisungen ist für die Gewährleistung von Sicherheit und Effizienz an vielen Arbeitsplätzen von entscheidender Bedeutung. Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Erstellung einer erfolgreichen SOP-Vorlage helfen:

• Archivieren Sie im System Ihres Unternehmens: Erleichtern Sie zukünftigen Mitarbeitern das Erstellen eigener Dokumente oder den Zugriff auf ältere Versionen aktualisierter Vorlagen.

• Behalten Sie die Konsistenz mit anderen Unternehmensvorlagen bei. Die Wahrung der Konsistenz über alle Unternehmensvorlagen hinweg vermittelt einen Eindruck von Professionalität und vereinfacht den Erstellungsprozess.

• Verwenden Sie ein Flussdiagramm als Leitfaden für Ihre Vorlage: Ein Flussdiagramm kann Vorlagenbenutzer durch den SOP-Prozess führen und ihnen so das Verständnis für die Erstellung eines SOP-Dokuments erleichtern.

• Bitten Sie Ihr Team um Input: Ihr Team kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche Informationen benötigt werden und welche Überschriften am nützlichsten sind.

• Erwägen Sie das Hinzufügen einer Checkliste: Checklisten sparen Platz und geben SOP-Autoren eine bessere Vorstellung davon, welche Details ihr Dokument benötigt.

• Überprüfen Sie häufig: Überprüfen Sie Ihre Vorlage mindestens einmal im Jahr, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Unternehmensstandards entspricht und für ihren Zweck geeignet ist.

• Überprüfen Sie die SOP. Der beste Weg, eine SOP-Vorlage zu schreiben, besteht darin, die SOP gut zu kennen. Sehen Sie sich die SOPs Ihrer Branche an, um zu verstehen, was enthalten sein muss.