So erstellen Sie eine Projektmanagement-Aktionsliste • BUOM

Eine Aktivitätsliste ist eine Liste aller geplanten Aktivitäten innerhalb eines Projekts. Unabhängig von Ihrer Rolle in einem Projektmanagementteam können Lernaktionslisten für Ihre Karriere wichtig sein. Zu wissen, was Aktionslisten sind und wie man sie erstellt, kann eine wertvolle berufliche Fähigkeit sein, die Sie durch Recherche verbessern können. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Projektmanagement-Aktionsliste ist, zeigen Ihnen, wie Sie eine solche erstellen und stellen eine Vorlage und ein Beispiel bereit.

Was ist eine Aktionsliste?

Eine Aktivitätsliste ist ein Dokument, das alle geplanten Aktivitäten enthält, die Teil eines Projekts sind. Jede Aktivität umfasst eine oder mehrere Aufgaben, deren Abschluss es allen Projektbeteiligten ermöglicht, mit dem nächsten Schritt fortzufahren. Jede Aktivität hat ein klar definiertes Startdatum und eine klar definierte Frist. Die meisten Aktivitätslisten sind sehr detailliert und enthalten alle verfügbaren Informationen zu den Aktivitäten innerhalb des Projekts. Dies hilft allen Beteiligten zu verstehen, was sie tun und in welcher Reihenfolge sie ihre Aufgaben erledigen sollten.

Sobald das Projektmanagementteam alle Aktivitäten und Aufgaben identifiziert hat, die zu ihrer Erledigung erforderlich sind, beginnen der Projektmanager und die Projektbeteiligten mit der Reihenfolge. Das bedeutet, dass sie sie in eine logische Reihenfolge bringen, ihre Ausführung verwalten und ihre Fertigstellung verfolgen.

Wie erstelle ich eine Liste der Projektaktivitäten?

Erwägen Sie die folgenden Schritte, wenn Sie eine Aktionsliste für Ihr Projekt erstellen:

1. Erstellen Sie einen Projektplan

Bevor Sie versuchen, alle für Ihr Projekt erforderlichen Aktivitäten zu definieren und zu organisieren, ist es normalerweise wichtig, einen Projektplan zu erstellen, bei dem es sich um ein Dokument handelt, das alle wichtigen Details darüber festlegt, wie das Projekt ausgeführt, geschätzt, kontrolliert und abgeschlossen wird. Der Projektplan enthält die Hauptziele und den Umfang des Projekts und dient als Bezugspunkt für das für die Durchführung verantwortliche Team und seine Stakeholder. Obwohl der Projektplan während der Projektdurchführungsphase aufgrund neuer Informationen geändert werden kann, ist er in der Regel ein wichtiges Instrument, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Ziele des Projekts kennen.

2. Identifizieren Sie alle mit dem Projekt verbundenen Aktivitäten

Sobald Sie einen Projektplan haben, können Sie damit beginnen, alle Aufgaben aufzulisten, die erledigt werden müssen, damit das Projekt erfolgreich ist. Der effektivste Weg, dies zu erreichen, besteht in der Regel darin, alle wichtigen Aktivitäten innerhalb des Projekts zu identifizieren und sie dann in separate Aufgaben und Unteraufgaben zu unterteilen. Eine weitere effektive Möglichkeit, sicherzustellen, dass Sie den Erfolg von Projektaktivitäten messen können, besteht darin, jede Aufgabe messbar zu machen. Wenn dies schwierig oder unmöglich erscheint, können Sie die Aktivitäten normalerweise in messbare Teilaufgaben aufteilen.

3. Identifizieren Sie die Abhängigkeiten jeder Aktivität

Nachdem Sie alle Aufgaben aufgelistet haben, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind, ist es an der Zeit zu bestimmen, wie stark sie voneinander abhängig sind, um den erfolgreichen Abschluss zu gewährleisten. Die Ermittlung aller Projektabhängigkeiten ist in der Regel für eine genaue Planung und Fertigstellung sowie zur Vermeidung unerwarteter Verzögerungen von entscheidender Bedeutung. Es gibt vier Haupttypen von Abhängigkeiten zwischen Projektaktivitäten:

• Ende-Start: Eine Aktivität muss abgeschlossen sein, bevor eine andere Aktivität beginnen kann.

• Von Anfang zu Anfang: Eine Handlung muss beginnen, damit andere Dinge beginnen können.

• Finish-to-Finish: Eine Aktivität muss abgeschlossen sein, bevor eine andere abgeschlossen werden kann.

• Von Anfang bis Ende: Eine Aktion muss abgeschlossen sein, bevor eine andere abgeschlossen werden kann.

4. Reihenfolge aller Aktionen

Da Sie nun wissen, in welcher Beziehung alle Aufgaben und Aktivitäten zueinander stehen, können Sie sie logisch und effizient organisieren. In dieser Phase des Aktionslistenprozesses müssen Sie lediglich deren Reihenfolge festlegen, ohne strenge Fristen oder Fälligkeitstermine festzulegen. Wenn Sie sich auf die Reihenfolge konzentrieren, bevor Sie die dafür vorgesehene Zeit festlegen, können Sie einen effizienteren Aufgabenablauf schaffen.

5. Schätzen Sie die Betriebsdauer und die erforderlichen Ressourcen

Eine der effektivsten Möglichkeiten abzuschätzen, wie lange jede Aktivität dauern wird, besteht darin, frühere Projekte zu untersuchen, die ähnliche Aufgaben beinhalteten. Wenn keine geeigneten Daten zur Verfügung stehen, können Sie einen Durchschnitt der besten, schlechtesten und wahrscheinlichsten Szenarien bilden und diesen als Schätzung verwenden. Unabhängig davon, wie genau Sie die Fertigstellungszeit einer Aufgabe vorhersagen, ist es wichtig zu bedenken, dass diese auch davon abhängt, wie Sie Projektressourcen zuweisen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise mehrere Aufgaben erledigen muss, kann er in der Regel jeweils nur eine erledigen. Dies kann Auswirkungen auf den Projektzeitplan haben.

6. Erstellen Sie eine Aktionsliste

Sobald Sie einen Projektplan und eine allgemeine Vorstellung von allen wichtigen Aktivitäten haben, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind, können Sie eine Liste mit Aktivitäten erstellen. Eine typische Aktivitätsliste enthält Informationen zum Projekt wie Name, Projektmanager, Startdatum und Stakeholder, eine Liste aller Aktivitäten sowie deren Zuordnung sowie zusätzliche Kommentare zu jeder Aktivität. Sie können Ihre Aktionsliste auch nummerieren, um deren Reihenfolge besser einhalten zu können.

Aktionslistenvorlage

Betrachten Sie diese typische Aktionslistenvorlage:

Name des Projekts Datum (Startdatum des Projekts) Projektnummer (zugeordnete Projektnummer) Geschätztes Abschlussdatum (Deadline des Projekts) Projektmanager (Name des Projektmanagers) Kunde (Hauptbeteiligter des Projekts) Aktionsnummer Aktionsname Aktionsbeschreibung Zugewiesen Zusätzliche Kommentare (A Nummer für jede Aktivität, angegeben in der Reihenfolge ihrer Ausführung Team, das für die Durchführung der jeweiligen Aktivitäten verantwortlich ist) (Andy zusätzliche Kommentare zur Aktivität, ihrer Fertigstellung und ihrer Ausführung)

Beispiel für eine Aktionsliste

Betrachten Sie diese Beispiel-Checkliste für ein Umzugsunternehmen, das mit der Verlegung des Hauptsitzes eines Sportartikelgeschäfts beauftragt wurde:

ProjektnameUmzug unseres LadensDatumOkt. 2, 2021Projektnummer4Voraussichtliches FertigstellungsdatumOkt. 4, 2021ProjektmanagerAndrea NicholsKundeMarvin SportsAktivitätsnummerAktivitätsname BeschreibungZugewiesenZusätzliche Kommentare1Auflisten von ArtikelnErstellen einer Liste aller Artikel, die wir vom alten Standort zum neuen verlagern werden.Marci RamirezDie Liste trennt alle Sportartikel im Geschäft nach Sportart, was das Auflisten erleichtert der neue Standort.2Sammeln aller Produkte. Anhand der Liste addieren wir dann alle Produkte und packen sie in große Kartons und Tüten. John Martinovich, Damien Jones. Welchen Platz haben sie am neuen Standort?3Alle Waren bewegenNachdem alle Waren im alten Laden in Säcke und Kisten gelegt wurden, laden wir sie in unseren LKW, bringen sie zum neuen Standort und entladen sie dort.Emilio Gutierrez, Jason Michaels4Platzierung die WarenNachdem wir alle Waren an den neuen Ort gebracht haben, platzieren wir sie je nach Sportart. John Martinovich, Damien Jones, Emilio Gutierrez, Jason Mischa usw. Der neue Standort verfügt bereits über klar definierte Bereiche für jede Sportart, daher müssen wir die Taschen und Kisten ausladen und alle Gegenstände an den entsprechenden Stellen platzieren.