So schreiben Sie in 6 Schritten einen Brief zur Absage einer Besprechung • BUOM

25. März 2022

Manchmal zwingen Sie unerwartete Umstände dazu, einen Termin abzusagen oder zu verschieben. Während die meisten Menschen verstehen, dass unüberwindbare Schwierigkeiten auftauchen, wirkt das Versenden einer E-Mail mit der Aufforderung, ein geplantes Meeting abzusagen, professioneller, höflicher und zuverlässiger. In diesem Artikel befassen wir uns mit den Gründen für das Verfassen eines Absageschreibens für eine Besprechung, listen die Schritte zum Verfassen eines Absageschreibens auf und stellen eine Vorlage und zwei Beispiele zur Verfügung.

Gründe für das Schreiben eines Briefes zur Absage eines Termins

Es gibt viele Fälle, die dazu führen können, dass Sie einen Termin absagen müssen. Beispielsweise kann es passieren, dass Sie durch etwas Unerwartetes daran gehindert werden, Ihren Termin einzuhalten, oder Sie stellen fest, dass Sie einen Terminkonflikt haben. Während es möglicherweise einfacher ist, die andere Person anzurufen oder ihr eine SMS zu schicken, um sie über eine Änderung Ihrer Pläne zu informieren, ist es durchdachter und professioneller, sie per E-Mail zu benachrichtigen. Auf diese Weise können sie Änderungen protokollieren und ihre Zeitpläne entsprechend überprüfen, sodass Sie neue Maßnahmen ergreifen können.

In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise eine Stornierungs-E-Mail senden:

• Wenn es dir nicht gut geht

• Wenn Datum und Uhrzeit eines Termins unklar oder fehlerhaft sind

• Wenn Sie wegen einer Reise zu spät kommen

• Wenn sich Ihre Verfügbarkeit ändert

• Wenn sich die Umstände geändert haben und Sie nicht mehr an der Besprechung teilnehmen möchten

• Wenn Sie dringende berufliche oder familiäre Probleme haben, die gelöst werden müssen

5. Seien Sie dankbar

Fügen Sie ein oder zwei Sätze hinzu, die zeigen, dass Sie ihr Verständnis und ihre Hilfsbereitschaft schätzen. Entschuldigen Sie sich aufrichtig dafür, dass Sie Ihre Pläne stornieren oder ändern mussten, und danken Sie ihnen für ihre Zeit und Flexibilität. Beenden Sie Ihre Bewerbung positiv und optimistisch mit Sätzen wie „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören“ oder „Ich hoffe, wir können bald einen neuen Termin vereinbaren.“

6. Senden Sie später eine weitere E-Mail

Kontaktieren Sie die Person einige Tage nach Ihrem ersten Kündigungsschreiben erneut, um sicherzustellen, dass sie Ihr Originalschreiben erhalten hat und ob sie über einen geeigneten Zeitpunkt für das nächste Treffen nachgedacht hat. Entschuldigen Sie sich noch einmal dafür, dass Sie das erste Treffen abgesagt oder verschoben haben, und bedanken Sie sich noch einmal dafür, dass Sie sich bereit erklärt haben, sich später mit Ihnen zu treffen. Beenden Sie Ihre Nachricht, indem Sie sie bitten, zu antworten, anzurufen oder die Besprechungsanfrage anzunehmen, um die neue Besprechungszeit zu bestätigen.

Musterbrief zur Absage einer Besprechung

Hier ist eine Beispielvorlage, die Sie beim Verfassen eines Terminstornierungsschreibens befolgen sollten:

An wen: (email protected)
Von wem: (email protected)
Betreff: Kursaufzeichnungen am (Datum des Termins)

дорогая (die Person, mit der Sie den Termin vereinbart hatten),

Bitte nehmen Sie meine aufrichtige Entschuldigung entgegen, aber ich habe einen Konflikt und kann am (Datum und Uhrzeit des Termins) nicht mehr an unserem Treffen für (Beschreibung der Art des Termins oder Grund des Treffens) teilnehmen. Leider (Beschreibung des Grundes, warum Sie Ihren Termin nicht wahrnehmen können).

Obwohl ich unser ursprüngliches Treffen absagen muss, würde ich es gerne zu einem anderen, für Sie passenden Zeitpunkt mit Ihnen vereinbaren. Könnten Sie mich stattdessen um (vorgeschlagene Uhrzeit und Datum zur Verschiebung) treffen? Ich könnte in Ihr Büro kommen oder wir könnten uns unter (empfohlener Ort für einen neuen Termin) treffen. Wenn Ihnen dieses Zeitfenster nicht zusagt, schlagen Sie bitte einen anderen, günstigeren Zeitpunkt vor und ich werde mein Bestes tun, um Ihnen entgegenzukommen.

Sie können mich unter dieser E-Mail-Adresse kontaktieren oder mich unter Ihrer Telefonnummer anrufen, um die Einzelheiten eines alternativen Besprechungszeitpunkts zu vereinbaren.

Es tut mir sehr leid für diese unerwartete Absage und die Unannehmlichkeiten, die ich Ihnen möglicherweise bereitet habe.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Zeit und Ihr Verständnis und ich freue mich auf Ihre Antwort.

Aufrichtig,

(Ihr Name)

Beispiele für einen Brief zur Absage einer Besprechung

Hier sind zwei Beispiele für eine E-Mail, die Sie senden können, um einen Termin abzusagen:

Beispiel 1

An wen: (email protected)
Aus: (email protected)
Betreff: Absage der Ernennung zum 12. Januar 2022

Sehr geehrter Herr Watson,

Bitte nehmen Sie meine aufrichtige Entschuldigung entgegen, aber ich habe einen Konflikt und kann nicht mehr an meinem geplanten Vorstellungsgespräch für die Stelle als Vertriebsmitarbeiter am 12. Januar um 16:30 Uhr teilnehmen. Leider werde ich unerwartet operiert und werde mich weiterhin im Krankenhaus erholen. der Zeitpunkt unseres geplanten Treffens.

Obwohl ich unser ursprüngliches Treffen absagen muss, würde ich es gerne zu einem anderen, für Sie passenden Zeitpunkt mit Ihnen vereinbaren. Könnten Sie mich stattdessen bitte am 17. Januar um 10:00 Uhr treffen? Ich könnte in Ihr Büro kommen oder wir könnten uns in einem Gemeindezentrum in der Innenstadt treffen. Wenn Ihnen dieses Zeitfenster nicht zusagt, schlagen Sie bitte einen anderen, günstigeren Zeitpunkt vor und ich werde mein Bestes tun, um Ihnen entgegenzukommen.

Sie können mich unter dieser E-Mail-Adresse oder telefonisch unter 423-555-1234 kontaktieren, um Einzelheiten zu einem alternativen Termin zu besprechen.

Es tut mir sehr leid für diese unerwartete Absage und die Unannehmlichkeiten, die ich Ihnen möglicherweise bereitet habe.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Zeit und Ihr Verständnis und ich freue mich auf Ihre Antwort.

Aufrichtig,

Tammy Jones

Beispiel 2

An wen: (email protected)
Aus: (email protected)
Betreff: Absage der Sitzung am 18. November

Sehr geehrte Frau Johnson,

Bitte nehmen Sie meine aufrichtige Entschuldigung entgegen, aber ich bin in Konflikt geraten und kann nicht mehr an unserem Treffen am nächsten Donnerstag, dem 18. November, teilnehmen, um mein echtes Interesse an einer Arbeit für Northfield Financial zu besprechen. Leider wurde mein Flug nach Buffalo, um Sie zu treffen, annulliert und ich konnte keine anderen Reisevorbereitungen treffen. Aufgrund des jüngsten Schneesturms sind die Flüge sehr begrenzt und bereits ausgebucht.

Obwohl ich unser persönliches Treffen absagen muss, würde ich gerne mit Ihnen über Ihr Unternehmen sprechen. Könnten Sie am selben Tag, dem 18. November um 15:30 Uhr, mit mir per Video-Chat chatten? Wenn Ihnen dieses Zeitfenster nicht zusagt, schlagen Sie bitte einen anderen, günstigeren Zeitpunkt vor und ich werde mein Bestes tun, um Ihnen entgegenzukommen.

Sie können mich unter dieser E-Mail-Adresse oder telefonisch unter 504-555-5555 kontaktieren, um die Details eines möglichen virtuellen Treffens zu besprechen. Ich bedauere, dass ich nicht kommen kann, hoffe aber, dass ich noch einmal die Gelegenheit habe, mit Ihnen zu sprechen.

Es tut mir sehr leid für diese unerwartete Änderung und für die Unannehmlichkeiten, die ich Ihnen möglicherweise bereitet habe.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Zeit und Ihr Verständnis und ich freue mich auf Ihre Antwort.

Aufrichtig,

Sam Price