So erstellen Sie eine Checkliste bei der Planung einer Veranstaltung • BUOM

29. April 2021

Die Planung einer Veranstaltung ist ein Prozess, der viel Zeit und Organisation erfordern kann. Mithilfe von Checklisten können Sie die Zeit für Aufgaben einplanen, den Fortschritt verfolgen und nützliche Informationen für eine Veranstaltung organisieren. Wenn Sie wissen, was in eine Checkliste für die Veranstaltungsplanung aufgenommen werden muss, wie Sie eine solche erstellen und warum sie wichtig ist, können Sie bei der Planung einer Veranstaltung erfolgreich sein. In diesem Artikel besprechen wir, warum Checklisten nützlich sind, gängige Planungsaufgaben, die Sie einbeziehen sollten, und verschiedene Möglichkeiten, eine Checkliste zu verwenden, damit Sie bei der Planung von Veranstaltungen nützliche Checklisten erstellen können.

Warum eine Checkliste zur Planung einer Veranstaltung verwenden?

Die Planung einer Veranstaltung kann viele Pflichten, Aufgaben und Verantwortlichkeiten beinhalten, sodass Sie von der Erstellung einer Checkliste profitieren können. Ob es darum geht, Anbieter zu organisieren, einen geeigneten Veranstaltungsort zu finden oder Einladungen per Post zu verschicken – der Erfolg einer Veranstaltung hängt in der Regel davon ab, dass alle diese Aufgaben termin- und budgetgerecht erledigt werden.

Mithilfe von Checklisten können Sie Informationen so organisieren, dass Sie verstehen, was Sie tun müssen, wann Sie es tun müssen und welche Hilfe Sie möglicherweise benötigen. Sie helfen Ihnen auch dabei, einzuschätzen, wie viel von Ihrem Budget für verschiedene Aspekte Ihrer Vorbereitung benötigt wird. Mithilfe von Checklisten können Sie außerdem Ihren Fortschritt bei der Erledigung jeder Aufgabe leicht verfolgen, sodass Sie sehen können, was Sie und Ihr Team sonst noch tun müssen.

Zur Verwendung als Checkliste für die Veranstaltungsplanung

Checklisten für die Veranstaltungsplanung sind nützliche Planungstools, die auf verschiedene wichtige Arten eingesetzt werden können. Einige Möglichkeiten, eine Checkliste für die Veranstaltungsplanung zu verwenden, sind:

Verfolge deinen Fortschritt

Indem Sie sich kontinuierlich auf Ihre Checkliste beziehen, können Sie feststellen, welche Fortschritte Ihr Team in jedem Schritt des Prozesses macht. Das Durchstreichen erledigter Aufgaben hilft Ihnen zu verstehen, wie viel Arbeit bis zum Tag der Veranstaltung noch übrig ist. Sie können die Aufgaben auf Ihrer Liste auch priorisieren, um die wichtigsten zuerst zu erledigen, oder Zeit für die Aufgaben einplanen, deren Erledigung möglicherweise am längsten dauert.

Verfolgen Sie Ihr Budget

Da Ihre Checkliste eine Liste von Aufgaben enthält, können Sie darauf Platz lassen, um die Kosten und die tatsächlichen Kosten jeder einzelnen Aufgabe abzuschätzen. Die Liste wird dann zu einem nützlichen Dokument, um den Überblick über den Rest Ihres Budgets zu behalten, wie viel Geld Sie bei jeder Aufgabe sparen und wie viel Sie für die Erledigung der verbleibenden Aufgaben benötigen.

Organisation und Arrangement

Wenn Sie für jede Aufgabe spezifische Leistungen notieren, z. B. eingestellte Anbieter oder eingeladene Referenten, können Sie diese bei der Organisation von Verträgen, Ankunftszeiten, Zahlungen und anderen notwendigen Aufgaben berücksichtigen. Sie können es auch verwenden, um den Abschluss dieser kleinen Aufgaben abzuhaken, während Sie die einzelnen Aufgaben organisieren.

Planungszeit

Wenn Sie wissen, welche Aufgaben Sie erledigen müssen, beispielsweise die Suche nach Unterhaltungsmöglichkeiten, können Sie Ihre Zeit so einplanen, dass Sie sich auf bestimmte Aufgaben konzentrieren und festlegen, wann Sie die einzelnen Aufgaben erledigen möchten.

Erinnern Sie sich an wichtige Informationen

Da die Planung einer Veranstaltung mit vielen Aufgaben und vielen Informationen verbunden ist, sind Checklisten ein nützliches Dokument, um Sie an bestimmte Veranstaltungsdetails zu erinnern. Indem Sie Ihren Fortschritt auf der Checkliste kontinuierlich verfolgen, wird sie zu einem Leitfaden dafür, wann die Veranstaltung stattfinden wird, wer die Anbieter sind, was Sie den Künstlern zur Verfügung stellen müssen und alle anderen Informationen, die Sie beachten müssen, damit Sie eine sicherstellen können gelungene Veranstaltung.

So erstellen Sie eine Checkliste für die Veranstaltungsplanung und was darin enthalten sein sollte

Zwar gibt es keine einzelne Checkliste für die „Veranstaltungsplanung“, es gibt jedoch einige allgemeine Punkte, die in der Regel für die meisten Checklisten für die Veranstaltungsplanung erforderlich sind. Zu den Aufgaben, die Sie bei der Erstellung einer grundlegenden Checkliste für eine Veranstaltung einbeziehen sollten, gehören:

1. Setzen Sie Ziele für Ihre Veranstaltung

Der erste Schritt, den Sie bei der Planung einer Veranstaltung unternehmen sollten, besteht darin, den Zweck dieser bestimmten Veranstaltung zu verstehen. Einige Veranstaltungen sind einer berühmten Person oder Leistung gewidmet. Einige davon, wie Vorlesungen und Seminare, haben informativen Charakter. Einige Veranstaltungen können dazu beitragen, potenziellen Kunden ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung vorzustellen. Was auch immer der Zweck Ihrer Veranstaltung ist, es gibt das Thema und den Ton der Veranstaltung vor und hilft Ihnen zu verstehen, welche spezifischen Elemente Sie einbeziehen sollten.

2. Herausfinden der Gästeliste

Wenn Sie wissen, welches Publikum Ihre Veranstaltung anstrebt, einschließlich der konkreten Personen, die Sie einladen, können Sie Planungsaspekte wie Veranstaltungsortgröße, Budget und Catering besser bestimmen. Dies hilft Ihnen auch bei der Vorbereitung auf den Einladungsversand und bei Bedarf bei der Organisation von Anreise und Unterkunft.

3. Notieren Sie, wann und wo Ihre Veranstaltung stattfinden wird.

Bevor Sie Einladungen erstellen oder nach Veranstaltungsorten suchen, ist es wichtig, das genaue Datum und die Uhrzeit der Veranstaltung sowie den allgemeinen Ort anzugeben, an dem sie stattfinden wird, beispielsweise die Stadt oder Region des Veranstalters.

4. Erstellen Sie ein Budget

Eine der wichtigsten Informationen, die Sie in Ihre Checkliste aufnehmen sollten, ist das Budget für Ihre Veranstaltung. Wenn Sie dies auf Ihrer Liste behalten, werden Sie daran erinnert, wie viel Geld Sie für bestimmte Aspekte Ihrer Veranstaltung ausgeben können.

5. Einen Veranstaltungsort finden

Sobald Sie über genügend Informationen verfügen, können Sie bestimmen, welchen Standort Sie benötigen, und potenzielle Standorte erkunden. Wenn Sie einen festen Standort haben, können Sie besser verstehen, welcher Platz Ihnen für Sitzgelegenheiten, Catering, Freiwillige und andere spezifische Veranstaltungsanforderungen zur Verfügung steht, die Sie möglicherweise organisieren müssen.

6. Entwicklung des Erscheinungsbildes der Veranstaltung

Bei der Planung einer Veranstaltung ist es wichtig herauszufinden, wie der Raum des Veranstaltungsortes optimal genutzt werden kann, um die Veranstaltung entsprechend den Vorgaben und Bedürfnissen der Organisation zu planen. Dekorationen, die Platzierung von Catering-Tischen und Schwerpunktbereiche wie eine Bühne oder ein Podium sind alles Aspekte, die Sie nutzen können, um einen Veranstaltungsraum zu schaffen, der für alle Redner oder Moderatoren nützlich und für das Publikum einladend und komfortabel ist.

7. Organisation von Speisen und Getränken

Wenn Ihre Veranstaltung Speisen und Getränke beinhaltet, sollten Sie darüber nachdenken, lokale Caterer zu finden, die Ihre Gäste versorgen. Wenn die Organisation, für die die Veranstaltung bestimmt ist, den Ausschank alkoholischer Getränke wünscht, kann eine Genehmigung der örtlichen Behörden erforderlich sein. Anhand Ihrer Gästeliste, des Veranstaltungsthemas und des Veranstaltungsorts können Sie bestimmen, welche Speisen serviert werden sollen und wie viel Platz Sie für Speisen haben.

8. Planungsspaß

Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrer Veranstaltung um bereits festgelegte Redner und Moderatoren oder um einen Künstler handelt, der noch nicht feststeht, kann die Ermittlung der konkreten Unterhaltungsangebote dazu beitragen, für die Veranstaltung zu werben und die Reise und das Hotel zu organisieren. Es ist auch nützlich, um Buchungsagenturen zu kontaktieren und alle erforderlichen Verträge auszuhandeln. Die Art der Unterhaltung kann Ihnen auch dabei helfen, zu bestimmen, welchen Schwerpunkt der Raum für die Austragung einer bestimmten Aufführung benötigt.

9. Gäste einladen oder für die Veranstaltung werben

Wenn Sie die meisten Einzelheiten der Veranstaltung herausfinden, verfügen Sie möglicherweise über genügend Informationen, um potenzielle Gäste zu der Veranstaltung einzuladen oder diese bei Ihrer Zielgruppe bekannt zu machen. Wenn Sie Werbung betreiben, müssen Sie möglicherweise einen Werbespezialisten finden, der Ihnen hilft, wenn die Veranstaltungsorganisation Ihnen keinen zur Verfügung stellt.

Es ist auch hilfreich zu bestimmen, welche Einladungen oder Anzeigen benötigt werden, da dies möglicherweise erfordert, Drucker für Materialien oder Designer für die Website zu beauftragen und diese Materialien vor dem Versenden zu überprüfen.

10. Identifizierung der benötigten Lieferanten, Arbeitskräfte und Freiwilligen

Wenn es bei Ihrer Veranstaltung Redner, Entertainer oder andere Unterhaltungsmöglichkeiten gibt, müssen Sie möglicherweise Audio-, Video-, Elektro- und Beleuchtungsexperten beauftragen, um diese Aspekte einzurichten und zu steuern. Auch Freiwillige sind bei Veranstaltungen häufig anwesend und können dabei helfen, den Raum einzurichten, die Sicherheit der Gäste zu gewährleisten, Essen und Wasser zu servieren und bei anderen Aufgaben behilflich zu sein, die für den Erfolg der Veranstaltung erforderlich sind. Die Ermittlung dieses Bedarfs kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, wen Sie einstellen müssen und wie viele Freiwillige Sie benötigen.

11. Planung von Veranstaltungen

Wenn Ihre Veranstaltung mehr als einen Redner oder mehrere wichtige Segmente umfasst, ist es hilfreich, zu ermitteln, wie viel Zeit jeder einzelne benötigt, und die Reihenfolge der Veranstaltungen zu organisieren. Auf diese Weise können Sie den Gästen Programminformationen zukommen lassen und sich bei Bedarf auf jede Veranstaltung vorbereiten.

12. Vorbereitung auf den Veranstaltungstag

Wenn Sie alles, was Sie für die Veranstaltung benötigen, organisiert haben, sollten Sie vor der Veranstaltung ausreichend Zeit zur Vorbereitung einplanen. Dies kann die Zeit umfassen, den Raum zu dekorieren, Stühle und andere Möbel zu arrangieren und sich mit wichtigen Personen wie Künstlern oder Organisationsleitern zu treffen, um den Erfolg der Veranstaltung sicherzustellen.

13. Liste der Arbeitstage

Es ist hilfreich, auf einer Checkliste alle Aufgaben zu notieren, die Sie am Tag der Veranstaltung haben, z. B. die Überwachung von Anbietern und die Organisation von Animateuren. Dies kann Ihnen helfen zu verstehen, was Sie tun müssen, und feststellen, ob Sie während der Veranstaltung Hilfe benötigen.

14. Kreuzen Sie alle Aufgaben nach der Veranstaltung an

Die Organisation, die die Veranstaltung organisiert, hat möglicherweise spezielle Anforderungen nach der Veranstaltung, z. B. das Versenden von Dankesbriefen an Redner oder die Berichterstattung über Verkäufe und Gästereaktionen. Wenn Sie sie in Ihre Checkliste aufnehmen, werden Sie daran erinnert, diese Kundendienstaufgaben für das Unternehmen zu erledigen und positive Kundenbeziehungen mit ihnen aufzubauen.