So erstellen Sie ein Gantt-Diagramm mithilfe von Meilensteinen • BUOM

16. September 2021

Wenn Sie ein Projekt verwalten, ist es wichtig, die Fristen zu berücksichtigen, die Sie für Ihr Projekt festgelegt haben. Gantt-Diagramme sind ein gängiges Werkzeug im Projektmanagement, da sie Ihnen dabei helfen, organisiert zu bleiben und die mit einem Projekt verbundenen Aufgaben zu visualisieren. Das Verständnis der verschiedenen Arten von Projektmeilensteinen kann Ihnen dabei helfen, Ihre Projektzeitpläne strategischer zu planen. In diesem Artikel definieren wir Gantt-Diagramm-Meilensteine, beschreiben ihre Bedeutung, erläutern die Verwendung von Meilensteinen in einem Gantt-Diagramm und geben Tipps zur Verwendung von Meilensteinen.

Was sind Gantt-Diagramm-Meilensteine?

Gantt-Diagramm-Meilensteine ​​sind Punkte, die Sie auf der Zeitleiste Ihres Projekts festlegen und die Ihnen helfen, den Überblick über wichtige Termine und Fristen zu behalten. Anhand dieser Meilensteine ​​können Sie feststellen, ob Sie den Zeitplan einhalten und das Projekt fristgerecht abschließen. Ein Meilenstein zeigt einen bedeutenden Fortschritt an. Je mehr Meilensteine ​​Sie erreichen, desto näher sind Sie dem Abschluss Ihres Projekts. Hier sind verschiedene Arten von Meilensteinen, die Sie verwenden können, um den Fortschritt auf einer Projektzeitleiste zu messen:

• Besprechungen: Wenn sich Teammitglieder oder das Management treffen, kann dies ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zum Fortschritt sein, da diese Besprechungen häufig zeitnahe Entscheidungen oder strategische Änderungen beinhalten.

• Bestätigung: Projekte hängen oft davon ab, dass mehrere Personen an verschiedenen Teilen des Projekts arbeiten. Wenn eine Abteilung ihren Beitrag genehmigt, erklärt sie ihren Beitrag für abgeschlossen, sodass das andere Team mit dem Beitrag beginnen kann.

• Aussagen. Bevor Sie eine neue Projektphase abschließen, können Sie den Teamleiter oder Manager bitten, jede Aufgabe zu genehmigen.

• Tests: Wenn Sie ein Produkt entwickeln, können Sie es nach jedem wichtigen Meilenstein testen, um sicherzustellen, dass jede Komponente funktioniert, bevor Sie mit dem nächsten Produktionsschritt fortfahren.

Beispielsweise könnte ein Unternehmen für Gesundheits-Apps, das an einer Kundendienst-App arbeitet, die Fertigstellung des Codes für eine Chat-Funktion bis zum 1. Januar als Meilenstein festlegen. Ein weiterer wichtiger Meilenstein könnte die Genehmigung des App-Designs bis zum 1. März sein. Dies sind die beiden notwendigen Schritte zum Abschluss des Anwendungsstartprojekts. Wenn diese Meilensteine ​​erreicht sind, kann der Projektmanager sagen, dass die Anwendung in dem Tempo voranschreitet, das erforderlich ist, um den Starttermin einzuhalten.

Warum Gantt-Diagramm-Meilensteine ​​verwenden?

Meilensteine ​​in einem Gantt-Diagramm können einem Projektmanager dabei helfen:

Visualisieren Sie Ihr Projekt

Gantt-Diagramme eignen sich hervorragend zur Schätzung aller mit Ihrem Projekt verbundenen Aufgaben. Meilensteine ​​können Ihnen jedoch dabei helfen, die Zeit zu visualisieren, die ein gesamtes Projekt unabhängig von gleichzeitigen Aufgaben und Abhängigkeiten dauern könnte. Indem Sie ein Gantt-Diagramm nach Meilenstein betrachten, können Sie Ihren Projektzeitplan vereinfachen, um ein gemeinsames Verständnis der wichtigsten Ereignisse aufrechtzuerhalten. Sie können es auch als Kurzreferenz verwenden, wenn Aktionäre oder Kunden Fragen zum Zeitplan haben.

Engpässe erkennen

Durch das Setzen von Meilensteinen können Sie Ihre Aufmerksamkeit auf wichtige Termine in Ihrem Projekt lenken, wenn diese näher rückten. Sie können Engpässe, also Verzögerungen in der Projektentwicklung, leichter erkennen, da Sie sehen können, wo das Team Meilensteine ​​verfehlt. Das Erkennen von Engpässen kann Ihnen helfen, Ihren Zeitplan anzupassen und Ihre Teamkollegen zu informieren, um eventuelle Verzögerungen auszugleichen. Durch die Einhaltung eines Zeitplans und die Verwendung von Meilensteinen zur Verfolgung des Fortschritts können Sie Kunden und Teammitgliedern Terminverzögerungen leichter mitteilen.

Einzelne Phasen

Teams schließen Projekte schrittweise ab, sei es die Entwurfsphase, die Forschungsphase oder die Entwicklungsphase. Jede Phase enthält separate Aufgaben, die die Teammitglieder erledigen müssen, bevor das Projekt voranschreiten kann. Meilensteine ​​können eine gute Möglichkeit sein, Schritte zu trennen. Wenn Sie beispielsweise für ein Website-Design-Unternehmen arbeiten und einen Meilenstein für das endgültige Genehmigungsdatum für das Webseiten-Design festlegen, markiert dies das Ende der Designphase. Wenn Ihr Kunde oder Ihre Aktionäre dann eine Aktualisierung des Projektfortschritts anfordern, können Sie auf abgeschlossene Meilensteine ​​als Indikatoren für Ihren Fortschritt verweisen.

Sorgen Sie für Motivation

Meilensteine ​​zeigen den Fortschritt eines Projekts an. Diesen Fortschritt können Sie nutzen, um Ihre Teammitglieder zu motivieren. Dies kann Ihrem Team das Gefühl geben, dass es Aufgaben stets pünktlich oder vor Fristablauf erledigt. Wenn Sie die Erfolge Ihres Teams hervorheben, kann dies dazu führen, dass es mehr Begeisterung für seine Arbeit empfindet und seine Produktivität steigert. Es kann auch die Arbeitsplatzkultur verbessern.

4 Schritte zum Erstellen eines Gantt-Diagramms mit Meilensteinen

Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um Meilensteine ​​beim Erstellen eines Gantt-Diagramms zu verwenden:

1. Erstellen Sie eine Aufgabenliste

Der erste Schritt beim Erstellen eines Gantt-Diagramms mit Meilensteinen besteht darin, eine Liste der Aufgaben zu erstellen, die erledigt werden müssen. Wenn Sie mit jeder Aufgabe beginnen und ihren Umfang festlegen, müssen Sie der Liste möglicherweise weitere Aufgaben hinzufügen. Die Auflistung der Aufgaben, die Sie zu Beginn Ihres Projekts identifizieren können, kann Ihnen jedoch eine allgemeine Vorstellung davon geben, was Ihr Projekt umfassen könnte.

2. Erstellen Sie einen Zeitplan

Sehen Sie sich die von Ihnen identifizierten Aufgaben an und schätzen Sie ab, wie lange Ihr Team für die Erledigung der einzelnen Aufgaben benötigen könnte. Sie können Ihre bisherigen Erfahrungen oder Ratschläge Ihrer Teammitglieder nutzen, um realistische Fristen festzulegen. Das Festlegen einer Frist für jede Aufgabe erleichtert die Planung.

Wenn Ihr Projekt eine vorgegebene Frist für die endgültige Fertigstellung hat, können Sie dies bei der Bestimmung der Anzahl der Aufgaben, die Sie erledigen können, berücksichtigen. Wenn der endgültige Liefertermin des Projekts flexibel ist, können Sie berechnen, wie lange es dauern könnte, alle mit dem Projekt verbundenen Aufgaben abzuschließen, um zu bestimmen, wie lange das gesamte Projekt dauern könnte.

3. Teilen Sie Aufgaben in Phasen ein

Nachdem Sie für jede Aufgabe eine Frist festgelegt haben, können Sie bestimmen, in welcher Beziehung die einzelnen Aufgaben zueinander stehen. Aufgaben, die gleichzeitig ausgeführt werden oder dasselbe Team und dieselben Ressourcen verwenden, können Teil derselben Phase sein. Schauen Sie sich Ihre Aufgaben an, um für jede Aufgabe einen sinnvollen Endpunkt zu finden, den Sie als Meilenstein für diese Aufgabe verwenden können.

Wenn die Aufgabe in Ihrem Gantt-Diagramm beispielsweise darin besteht, einen Lieferanten auszuwählen, könnten Sie ein Team damit beauftragen, Lieferanten zu recherchieren und Proben zu sammeln, und Sie könnten ein Treffen vereinbaren, um zwischen Lieferanten auszuwählen. Der Meilenstein für diese Aufgabe könnte der Besprechungstermin sein, da Ihr Team an diesem Tag eine Entscheidung treffen wird.

4. Feiern Sie Ihre Meilensteine

Sobald Sie einen Meilenstein gefunden haben, können Sie ihn im Gantt-Diagramm markieren. Einige Online-Programme oder Software können Ihnen bei der Erstellung eines digitalen Gantt-Diagramms helfen. Wenn Sie sich für die Nutzung eines dieser Dienste entscheiden, können Sie Ihre Meilensteine ​​über diese Programme eingeben und erhalten möglicherweise zusätzliche automatisierte Dienste wie Terminerinnerungen. Wenn Sie ein Gantt-Diagramm verwenden, das ohne spezielle Gantt-Software erstellt wurde, können Sie Ihre Meilensteine ​​trotzdem hinzufügen.

Tipps zum Erstellen eines Gantt-Diagramms mit Meilensteinen

Hier sind einige zusätzliche Tipps, die Sie verwenden können, um Meilensteine ​​in Ihrem Gantt-Diagramm zu verwenden:

Halten Sie Ihr Team über Änderungen auf dem Laufenden

Manchmal kann die Erledigung von Aufgaben länger dauern als ursprünglich erwartet. Dies ist ein natürlicher Teil des Projektmanagements. Wenn Sie Ihr Team über diese Änderungen informieren, sobald sie eintreten, können Sie die Produktion am Laufen halten. Es ist hilfreich, ein Benachrichtigungssystem einzurichten, das Ihr Team auf dem Laufenden hält.

Feiern Sie Ihre Erfolge

Wenn ein Team einen Meilenstein erreicht, liegt das daran, dass es hart dafür gearbeitet hat. Der Fortschritt eines Projekts ist es wert, gefeiert zu werden, und die Anerkennung der Arbeit des Teams kann ihm dabei helfen, produktiv zu bleiben. Erwägen Sie verschiedene Möglichkeiten, erreichte Meilensteine ​​anzuerkennen, damit Ihr Team weiß, dass Ihr Unternehmen seine Arbeit wertschätzt.

Verantwortung fördern

Meilensteine ​​sind nützlich, wenn das Team sie ernst nimmt. Der Zeitplan kann sich ändern, aber es ist wichtig, dass Ihre Teamkollegen die von Ihnen festgelegten Fristen einhalten, um den Projektzeitplan einzuhalten. Fördern Sie die Verantwortung für die Einhaltung von Fristen auf individueller und Teamebene. Dies kann den Menschen helfen zu verstehen, wie sich ihre Arbeit auf das Team und das Projekt als Ganzes auswirkt, was sie dazu ermutigen kann, ihrer Arbeit Prioritäten zu setzen.