So blockieren Sie die Zeit (mit Schritten) • BUOM

Das Üben des Zeitmanagements kann Ihnen helfen, Ihre Arbeitszeit effizienter zu nutzen. Ganz gleich, welchen Beruf Sie ausüben: Wenn Sie Ihre Zeit in bestimmte Aufgaben aufteilen, können Sie produktiver sein und sich weniger ablenken lassen. Der Einsatz von Zeitblockaden kann ein lohnender Karriereschritt sein, erfordert jedoch Übung und Konsequenz. In diesem Artikel besprechen wir, was Zeitblockierung ist, welche Hauptvorteile sie hat und wie man sie nutzt.

Was ist Zeitblockierung?

Zeitblockierung ist eine Planungspraxis, bei der für jede Aktivität spezifische Zeitblöcke erstellt werden. Bei diesem Ansatz müssen Sie Ihre Aufgaben klar definieren, sie an unterschiedlichen Daten und Uhrzeiten in Ihrem Kalender platzieren und dann jede einzelne Aufgabe einzeln und nicht alle auf einmal bearbeiten. Vereinfacht ausgedrückt bedeutet Zeitblockierung, einer Aufgabe eine bestimmte Zeitspanne zuzuweisen.

Zu den häufigsten Situationen, in denen eine vorübergehende Sperrung ein angemessener Ansatz sein kann, gehören:

• Ihr Job erfordert, dass Sie an verschiedenen Projekten arbeiten und jedem völlig unterschiedliche Verantwortlichkeiten übertragen. Das bedeutet, dass die gleichzeitige Bearbeitung aller Projekte zu einer geringeren Qualität und Produktivität führen kann.

• Sie verbringen zu viel Ihrer Arbeitszeit damit, einfach auf die Aktionen anderer Menschen zu reagieren, beispielsweise auf E-Mails und Nachrichten.

• Im Laufe des Tages sind Sie mit ständigen Unterbrechungen konfrontiert, die Ihre Produktivität beeinträchtigen.

• Die große Anzahl an Aufgaben, die Sie im gleichen Zeitraum erledigen müssen, beeinträchtigt Ihre Fähigkeit, langfristig zu denken.

• Ihr Job umfasst täglich zahlreiche Besprechungen, die den Großteil Ihrer Zeit für andere Aufgaben in Anspruch nehmen.

Vorteile der Zeitblockierung

Zu den Hauptvorteilen der Zeitblockierung gehören:

• Erhöhte Konzentration. Wenn Ihr Job die Erledigung einer relativ großen Anzahl von Aufgaben innerhalb eines begrenzten Zeitraums erfordert, kann es sein, dass Sie Schwierigkeiten haben, eine Aufgabe zu erledigen, bevor eine andere Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Durch die Verwendung von Zeitblockierungen verlagern Sie Ihren Fokus für einen begrenzten Zeitraum auf eine bestimmte Aufgabe und erhöhen so Ihre Chancen, diese Aufgabe erfolgreich abzuschließen, während Sie sich weiterhin auf langfristige Projekte konzentrieren.

• Lernen Sie, Kompromisse einzugehen: Ein strikter Zeitrahmen, in dem Sie an bestimmten Aufgaben arbeiten, kann Ihnen helfen, ein anständiges Ergebnis zu akzeptieren, anstatt zu viel Zeit mit der Suche nach dem perfekten Ergebnis zu verbringen. Manche Aufgaben benötigen eine gewisse Zeit, um sie akzeptabel auszuführen, was manchmal lang genug ist, um mit einer anderen fortzufahren.

• Konsequente Priorisierung: Das Festlegen von Zeitblöcken erfordert, dass ständig bestimmte Aufgaben anderen vorgezogen werden. Dies kann Ihnen helfen, die Zeit, die Sie für Aufgaben aufwenden, die keinen langfristigen Nutzen bringen, zu reduzieren oder zu eliminieren und diese Zeit zu nutzen, um die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren.

• Produktivitätssteigerung. Auch wenn es unwahrscheinlich ist, dass die Verwendung von Zeitblockierungen zu sofortigen Ergebnissen führt, summieren sich kleine tägliche Steigerungen der Produktivität und Arbeitsqualität im Laufe der Zeit allmählich, und Sie sollten innerhalb von drei bis sechs Monaten deutliche Unterschiede erkennen können.

• Vermeiden Sie Aufschub: Wenn Ihr Zeitplan nicht klar festgelegt ist, könnten Sie versucht sein, nach Abschluss einer Aufgabe eine Pause einzulegen oder Ihre Produktivität zu reduzieren. Die Zeitblockierung hilft Ihnen, diese Situation zu vermeiden, indem sie Ihnen alle anderen Aufgaben anzeigt, die Sie erledigen müssen, sodass Sie nach Abschluss einer Aufgabe genau wissen, was als nächstes zu tun ist.

• Behalten Sie Ihren Rhythmus bei: Die Planung aller wichtigen Aufgaben in geeigneten Zeitfenstern kann Ihnen dabei helfen, einen Arbeitsrhythmus zu etablieren und diesen den ganzen Arbeitstag lang aufrechtzuerhalten. Ein konstanter Fluss kann Ihnen helfen, mehr zu erreichen, indem Sie bestimmte Situationen vermeiden, in denen Sie abgelenkt werden und Ihren Rhythmus verlieren.

• Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren Arbeitstag: Anstatt Ihren Tag zu beginnen und nicht genau zu wissen, wie Sie Ihre Zeit verbringen werden, können Sie Ihren Zeitplan organisieren, indem Sie Zeit blockieren und ein Gefühl der Kontrolle über Ihren eigenen Zeitplan erlangen.

Wie man Zeitblockierung durchführt

Berücksichtigen Sie diese sechs Schritte, wenn Sie versuchen, Zeitblockierung zur Organisation Ihres Zeitplans zu verwenden:

1. Erstellen Sie eine Liste aller wichtigen Aufgaben

Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Zeitplans beginnen, müssen Sie zunächst genau festlegen, was Sie in der nächsten Zeitspanne tun müssen. Nachdem Sie sie alle aufgeschrieben haben, denken Sie über ihre Bedeutung nach und ordnen Sie ihnen Prioritäten.

2. Studieren Sie jede Aufgabe und schätzen Sie ab, wie viel Zeit Sie dafür aufwenden.

Nachdem Sie genau festgelegt haben, was Sie tun müssen und wie wichtig jede Ihrer Aufgaben ist, müssen Sie herausfinden, wie lange Sie für jede Aufgabe benötigen. Sie können Erfahrungswerte oder Feedback von Kollegen nutzen, um eine grobe Schätzung darüber zu erhalten, wie lange jede Aufgabe dauern könnte.

3. Bestimmen Sie, wie viel Planungsflexibilität Sie benötigen

Während die Verwendung von Zeitblockierungen in der Regel Ihre Produktivität steigern kann, kann es von Nachteil sein, Ihren Zeitplan mit geplanten Aufgaben zu überfüllen, da Sie dann nicht genug Zeit haben, um sich mit Last-Minute-Aufgaben oder verschiedenen unvorhergesehenen Problemen, die Sie lösen müssen, zu befassen. Sie können dies vermeiden, indem Sie zunächst ermitteln, wie viel Zeit Sie voraussichtlich für diese Art von Aktivität benötigen, und diese Zeit dann in Ihren Zeitplan einbauen.

4. Fügen Sie geplante Zeit für reaktive Aufgaben hinzu

Wie bereits erwähnt, kann das Erledigen reaktiver Aufgaben wie das Beantworten von E-Mails und Nachrichten einen größeren Teil Ihres Zeitplans in Anspruch nehmen, als es sollte. Allerdings handelt es sich dabei um wichtige Aufgaben, und wenn Sie sie in Zeitblöcke einteilen, können Sie sie erledigen, ohne die Zeit zu verschwenden, die Sie für andere Aufgaben benötigen.

5. Überprüfen Sie alle gesammelten Informationen

Nachdem Sie nun eine ungefähre Vorstellung von Ihren wichtigen Aufgaben haben und wissen, wie viel Zeit Sie voraussichtlich für deren Erledigung benötigen, können Sie Ihren Plan überprüfen und entscheiden, ob Anpassungen erforderlich sind. Normalerweise müssen Sie diesen Schritt des Prozesses im Laufe der Zeit immer wieder wiederholen, wenn sich die Art Ihrer Aufgaben ändert, und Sie können die soeben gesammelten Informationen darüber, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe benötigen, bei der Änderung Ihres Zeitplans verwenden.

6. Verwenden Sie eine Kalender-App, um die Zeitblockierung zu implementieren

Sie können Smartphone- oder Browser-Apps verwenden, um Ihre Zeitblöcke zu verfolgen. Wählen Sie diejenige aus, die Ihrer Meinung nach für Ihren Arbeitsbereich am besten geeignet ist, fügen Sie alle Ihre Aufgaben zusammen mit der dafür vorgesehenen Zeit hinzu und stellen Sie einen Alarm ein, der Sie an die Aufgaben erinnert, die Sie in Zukunft erledigen müssen.