So bereiten Sie ein Budget für eine Organisation vor (mit Tipps) • BUOM

12. August 2021

Unternehmen nutzen Budgets, um Betriebsgebühren abzuschätzen und Ausgaben zu verfolgen. Für ein Unternehmen ist es wichtig, jedes Jahr sein Budget zu erstellen und es mit Verbesserungen zu aktualisieren, um Geld zu sparen und mehr Mittel für bestimmte Projekte oder Abteilungen bereitzustellen. Wenn Sie ein Finanzprofi sind, kann das Erlernen der Erstellung eines Budgets und der Durchführung der erforderlichen Änderungen dazu beitragen, dass Ihr Arbeitsplatz die Umsätze und Gewinne besser versteht. In diesem Artikel erklären wir, warum es für eine Organisation wichtig ist, ein Budget zu erstellen, und stellen eine Liste von Schritten bereit, die Sie befolgen können, um ein Budget für Ihren Arbeitsplatz zu erstellen.

Wie hoch ist das Budget einer Organisation?

Das Budget einer Organisation ist der Gesamtbetrag der Ausgaben, die ein Unternehmen für die Durchführung seiner Geschäftstätigkeit aufwendet. In der Regel verfügt ein Unternehmen über ein Finanzteam, beispielsweise einen Buchhaltungs- oder Finanzspezialisten, der die Höhe der Einnahmen analysiert, die das Unternehmen generiert, und dann sein Budget auf der Grundlage der Höhe des Gewinns erstellt, den es an das Unternehmen zurückgeben kann. Mit einem Budget können Unternehmen Finanzierungspläne erstellen, finanzielle Ziele festlegen und Verbesserungsmöglichkeiten innerhalb des Geschäftsmodells identifizieren.

Hier sind einige häufige Faktoren, die Unternehmen in ihr Budget einbeziehen:

• Standort: Unternehmen, die ein Lager, ein Bürogebäude oder einen Arbeitsraum nutzen, müssen eine monatliche Hypothek oder Miete zahlen.

• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Der Großteil des Budgets eines Unternehmens umfasst die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die die Auszahlung der Löhne an jeden Mitarbeiter im Unternehmen umfasst.

• Versicherung: Unternehmen verfügen in der Regel über eine Versicherung, die eine allgemeine Haftpflicht-, Sach- und Arbeiterunfallversicherung für Verletzungen am Arbeitsplatz umfasst. Je nach Branche benötigen Unternehmen möglicherweise spezielle Versicherungen, beispielsweise eine Bausicherheitsversicherung oder eine Kfz-Versicherung für Firmenfahrer.

• Marketing: Unternehmen können einen Teil ihres Budgets für Marketingzwecke verwenden, einschließlich der Bezahlung des Marketingteams, der Erstellung von Anzeigen und dem Kauf von Werbeflächen wie Werbespots und Werbetafeln.

• Betriebsgebühren: Unternehmen haben möglicherweise aufgeschobene Gebühren, die dazu beitragen, dass ihr Unternehmen den Betrieb aufrechterhält, z. B. die Bezahlung von Reparaturdiensten, wenn ihre Ausrüstung ausfällt, oder die Einstellung eines Reinigungsteams für die Reinigung ihres Bürogebäudes.

Warum ist es wichtig, ein Budget für eine Organisation zu erstellen?

Hier sind einige Gründe, warum es für Organisationen wichtig ist, ein Budget zu erstellen:

• Verfolgung der Unternehmensleistung. Ein Budget kann Unternehmen dabei helfen, ihre finanzielle Leistung zu verfolgen, indem es ermittelt, wie viel Gewinn sie erzielen.

• Verhindern Sie Schulden: Ein Budget kann Unternehmen dabei helfen, ihre regelmäßigen Zahlungen, wie z. B. Miete, Gehaltsabrechnung und Versicherungszahlungen, pünktlich zu leisten, sodass sie das Risiko minimieren können, eine Zahlung zu verpassen oder Schulden zu machen.

• Einsparungen schätzen: Mit einem Budget können Unternehmen ihre bevorstehenden Ausgaben abschätzen und so ermitteln, wo sie Geld sparen können. Wenn ein Unternehmen beispielsweise jeden Monat die gleiche Miete zahlt, kann es möglicherweise besser einschätzen, wie viel Geld es zum Sparen anlegen kann.

So erstellen Sie das Budget einer Organisation

Bei der Budgetvorbereitung geht es darum, die bisherigen Budgetergebnisse Ihres Arbeitsplatzes zu vergleichen und Änderungen vorzunehmen, um die Gesamtfinanzen des Unternehmens für das nächste Geschäftsjahr zu verbessern. Verwenden Sie diese Schritte, um ein Budget für Ihren Arbeitsplatz vorzubereiten:

1. Überprüfen Sie frühere Haushaltsannahmen

Budgetannahmen sind die geschätzten Ausgaben oder finanziellen Erwartungen des Unternehmens. Überprüfen Sie frühere Budgetannahmen für Ihren Arbeitsplatz, um festzustellen, welche Bereiche verbessert werden müssen und welche Bereiche gleich bleiben können. Dies kann Ihnen dabei helfen, die Aktualisierungen zu finden, die Sie benötigen, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verbessern und Ihr Budget zu verwalten.

2. Identifizieren Sie Engpässe

In der Wirtschaft entsteht ein Engpass, wenn Probleme im Zusammenhang mit der Projektentwicklung dazu führen, dass Mitarbeiter das Projekt nicht abschließen können. Dies geschieht häufig, wenn die Mitarbeiter nicht über ausreichende Ressourcen verfügen, um das Projekt abzuschließen. Ein angemessenes Budget kann das Auftreten von Engpässen verhindern. Daher ist es wichtig, die Engpässe an Ihrem Arbeitsplatz zu identifizieren, damit Sie sie beheben und verstehen können, wie Sie das Auftreten von Engpässen in der Zukunft verhindern können.

Versuchen Sie, überfällige Projekte zu identifizieren, und schauen Sie sich dann die Ressourcen an, die den Mitarbeitern fehlen. Auf diese Weise können Sie einen größeren Teil Ihres Arbeitsbereichsbudgets einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Ressource widmen. Wenn beispielsweise ein Bauunternehmen mit dem Bau eines Hauses beschäftigt ist, aber nicht über genügend Bauholz verfügt, um das Projekt rechtzeitig fertigzustellen, kann das Unternehmen einen größeren Betrag an Bauholzmitteln für künftige Projekte zurückstellen, um Engpässe zu vermeiden.

3. Prognostizieren Sie das verfügbare Einkommen

Bei der Aktualisierung Ihres Budgets ist es wichtig, den verfügbaren Gesamtumsatz Ihres Unternehmens zu kennen, damit Sie das Budget entsprechend aufteilen können. Analysieren Sie die Rentabilität Ihres Arbeitsplatzes und das erzielte Einkommen, um Ihr verfügbares Einkommen im nächsten Jahr besser vorhersagen zu können. Es ist wichtig, eine genaue Prognose des verfügbaren Einkommens zu haben, damit die Mitarbeiter Ihres Unternehmens verstehen, wie viel Geld sie den einzelnen Aspekten innerhalb des Budgets zuweisen sollten, beispielsweise dem Finanzbedarf der Abteilung und den Projektressourcen.

4. Bestimmen Sie die Kosten der Schritte

Der nächste Schritt besteht darin, die schrittweisen Kosten zu ermitteln, die Ihrem Arbeitsplatz bei der Durchführung normaler Geschäftsabläufe entstehen könnten. Zusatzkosten sind Ausgaben, die sich je nach Aktivitätsniveau des Unternehmens ändern. Bei der Budgetierung ist es für das Unternehmen wichtig, sich der Zusatzkosten bewusst zu sein, damit es potenzielle Kosten identifizieren und den wahrscheinlichen Zusatzkosten einen bestimmten Finanzbetrag zuweisen kann.

Es ist wichtig, die genaue Höhe jeder Ausgabe zu ermitteln und festzustellen, bei welchem ​​Aktivitätsgrad das Unternehmen diese anfallen kann. Wenn ein Unternehmen beispielsweise über ein Bürogebäude verfügt, obwohl es mehrere neue Mitarbeiter einstellt, um sein Geschäft zu erweitern, muss es möglicherweise ein zweites Bürogebäude kaufen, um die neuen Mitarbeiter unterzubringen. Bei den Kosten für das zweite Gebäude handelt es sich um gestaffelte Kosten, da es sich je nach Aktivitätsniveau und Wachstum des Unternehmens um steigende Kosten handelt.

5. Überprüfen Sie das Budget mit dem Management

Bevor das Budget freigegeben wird, ist es wichtig, alle Aspekte des Budgets mit den Mitgliedern der Geschäftsleitung zu besprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie Problembereiche innerhalb des Budgets kommunizieren, wie z. B. finanzielle Engpässe oder Finanzierungsprobleme, und dann Möglichkeiten zur Lösung der Probleme besprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Notizen und Beobachtungen des Managements aufzeichnen und dann alle notwendigen Aktualisierungen vornehmen, die das Management möglicherweise empfiehlt.

6. Erstellen und veröffentlichen Sie ein Budgetpaket

Ein Budgetpaket ist ein Dokument, das detaillierte Informationen über das Budget eines Unternehmens enthält. Es umfasst Informationen zu jüngsten Änderungen, Vergleiche mit dem Budget des Vorjahres, allgemeine Engpässe und Engpasslösungen, Informationen zu inkrementellen Kosten und die geschätzte Finanzierung für das Jahr. Es kann hilfreich sein, eine Vorlage für ein Budgetpaket zu verwenden, mit der Sie Informationen zum Budget Ihres Arbeitsplatzes ausfüllen können. Sie können ein Paket auch manuell erstellen, wodurch Sie mehr Kontrolle über die Formatierung und den Inhalt des Pakets haben.

Sie können das Paket für das gesamte Unternehmen oder nur für Finanzprofis freigeben. Die Bereitstellung dieser Informationen für das gesamte Unternehmen kann dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter in die Finanzplanung des Unternehmens eingebunden fühlen und den Überblick über die Budgetverwaltung des Unternehmens behalten. Versuchen Sie, die Mitarbeiter dazu zu ermutigen, Fragen zu stellen oder weitere Informationen zum Budget anzufordern.

Tipps zum Erstellen eines Budgets für eine Organisation

Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Erstellung des Budgets einer Organisation berücksichtigen sollten:

Überprüfen Sie Ihr Budget regelmäßig

Während Unternehmen ihr Budget in der Regel einmal im Jahr sorgfältig vorbereiten, ist es hilfreich, Ihr Arbeitsplatzbudget regelmäßig zu überprüfen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Eine regelmäßige Überprüfung Ihres Budgets kann zu einem reibungsloseren Geschäftsbetrieb beitragen und Ihnen dabei helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor sie zu größeren Problemen werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen Engpass in einem Projekt hat, kann es ein potenzielles Problem erkennen, bevor es auftritt, indem es die Mindestressourcenfinanzierung innerhalb des Projektbudgets ermittelt. Versuchen Sie, Ihr Budget ein- oder zweimal im Monat zu überprüfen, um festzustellen, ob Änderungen erforderlich sind.

Arbeiten Sie mit verschiedenen Abteilungen zusammen

Bei der Erstellung eines Budgets kann es hilfreich sein, mit verschiedenen Abteilungen zusammenzuarbeiten, um den finanziellen Bedarf jeder Abteilung zu verstehen. Es kann hilfreich sein, mit Fachleuten aus den Abteilungen Kundenservice, Marketing, Vertrieb, IT und Personal zusammenzuarbeiten. Versuchen Sie, die Spezialisten in den einzelnen Abteilungen nach häufigen Engpässen bei der Durchführung von Projekten zu fragen, oder fragen Sie sie nach ihrem Budgetbedarf. Sie können auch jede Abteilung eine Umfrage oder ein Formular ausfüllen lassen, in dem sie nach dem Finanzbedarf ihrer Abteilung gefragt wird.

Erstellen Sie mehr als ein Budgetprojekt

Es kann hilfreich sein, mehrere Haushaltsentwürfe zu erstellen, bevor Sie diese den Mitarbeitern vorlegen. Dies hilft, etwaige Fehler im Budgetpaket zu erkennen und stellt sicher, dass die Informationen leicht verständlich sind. Erwägen Sie, einen ersten Entwurf des Budgetpakets von Finanzexperten an Ihrem Arbeitsplatz überprüfen zu lassen, um etwaige Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Feedback zur Lesbarkeit zu geben.