So führen Sie PDF-Dateien zusammen (mit Vorteilen und Tipps) • BUOM

16. September 2021

PDF-Dateien oder Dateien im tragbaren Dokumentformat sind digitale Dokumente, die in einem unabhängigen Dateiformat gespeichert sind. Viele Fachleute verwenden PDF-Dateien zum Speichern von Informationen und zum Versenden von Dokumenten per E-Mail, da PDF-Dateien mit einer Vielzahl von Geräten und Betriebssystemen kompatibel sind. Indem Sie lernen, PDF-Dateien zu kombinieren, können Sie Dokumente effizient speichern und versenden, Zeit sparen und sicherstellen, dass Ihre Informationen leicht zu finden sind. In diesem Artikel besprechen wir die Vorteile des Zusammenführens von PDF-Dateien, erklären die Vorgehensweise auf Mac und PC und geben Tipps zum Abschluss des Vorgangs.

Vorteile des Zusammenführens von PDF-Dateien

PDFs zusammenführen helfen Ihnen, Ihre digitalen Dateien zu organisieren, da zusammengehörige Dokumente in einer PDF-Datei zusammengefasst werden können. Dies kann Ihnen auch beim Versenden von Dateien per E-Mail helfen und die Anzahl der Dateien, die Sie an eine E-Mail anhängen, reduzieren. Da PDF-Dateien auf mehreren Betriebssystemen funktionieren, können Sie Dokumente bündeln und per E-Mail an Kollegen und Kunden senden, in der Gewissheit, dass diese auf die Informationen zugreifen können. Kombinierte PDFs können auch das Drucken von Paketen für Gruppentreffen erleichtern, da der Drucker jedes Paket sortieren kann, wodurch die Notwendigkeit, Formulare zusammenzustellen, reduziert wird.

Die PDF-Konsolidierung kann auch bestimmte berufliche Aktivitäten vereinfachen, indem standardmäßige digitale Formulare mit allen für die Erledigung einer Aufgabe erforderlichen Informationen erstellt werden. Beispielsweise kann ein HR-Koordinator mehrere Onboarding-Dokumente, darunter Steuerformulare, Offenlegungsvereinbarungen für Mitarbeiter und Mitarbeiterhandbücher, in einer PDF-Datei zusammenfassen, die er per E-Mail an alle neuen Mitarbeiter senden kann. Einige Unternehmen gestatten ihren Mitarbeitern, PDFs elektronisch zu unterzeichnen. Wenn alle erforderlichen Formulare in einer Datei gespeichert sind, können neue Mitarbeiter ihre Einarbeitungsdokumente schnell und effizient ausfüllen.

So kombinieren Sie PDF-Dateien auf dem Mac

So führen Sie PDF-Dateien auf dem Mac zusammen:

1. Stellen Sie sicher, dass Ihr MacOS auf dem neuesten Stand ist

Aktuelle Mac-Betriebssysteme enthalten normalerweise alle Tools, die zum Zusammenführen von PDF-Dateien erforderlich sind. Wenn Sie jedoch ein älteres Betriebssystem verwenden, müssen Sie möglicherweise ein Upgrade auf Catalina oder ein neueres Betriebssystem durchführen, um diese Funktion zu nutzen. Sie können Ihr Betriebssystem über Ihr Apple-Onlinekonto aktualisieren. Das Update kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Überprüfen Sie daher so schnell wie möglich die Tools Ihres Betriebssystems, um sicherzustellen, dass Sie PDFs bei Bedarf schnell zusammenführen können.

2. Verwenden Sie das MacOS-Suchtool.

macOS Finder ist ein Organisationssystem, das das Auffinden von Dateien erleichtert. Der Finder wird normalerweise beim Starten Ihres Mac geöffnet und bleibt aktiv, während Sie den Computer verwenden. Sie können darauf zugreifen, indem Sie auf das lächelnde Gesicht-Symbol in der unteren Symbolleiste klicken. Bei Bedarf können Sie den Finder auch neu starten, indem Sie die Wahltaste gedrückt halten, um das macOS-Dock zu starten, indem Sie Finder auswählen, die Strg-Taste drücken, darauf klicken und „Neu starten“ wählen.

3. Wählen Sie Ihre Dateien aus und führen Sie sie zusammen

Wählen Sie im macOS Finder die Dateien aus, die Sie zu einer PDF zusammenfassen möchten, indem Sie die Befehlstaste gedrückt halten und auf die Dateien klicken. Die Dateien werden in der zusammengeführten PDF-Datei in der Reihenfolge angezeigt, in der Sie darauf klicken. Sobald Sie Ihre Dateien ausgewählt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste, um das Menü zu öffnen, und wählen Sie dann „Schnellaktionen“ und dann „PDF erstellen“. Dadurch wird eine neue PDF-Datei mit demselben Namen erstellt wie die erste PDF-Datei, die Sie zum Zusammenführen ausgewählt haben. Sie können den Namen Ihrer neuen PDF-Datei ändern, indem Sie die Steuertaste gedrückt halten, auf die Datei klicken und dann Umbenennen auswählen.

So führen Sie PDF-Dateien auf dem PC zusammen

So führen Sie PDF-Dateien auf dem PC zusammen:

1. Wählen Sie das Programm aus und laden Sie es herunter

Wenn Sie einen PC mit einem Betriebssystem wie Windows verwenden, besteht der erste Schritt zum Zusammenführen von PDF-Dateien darin, eine Anwendung oder Software eines Drittanbieters zu finden, die Ihren Anforderungen entspricht. Es gibt eine große Auswahl an Software, mit der Sie PDF-Dateien kostenlos oder kostenpflichtig zusammenführen können. Für welche Software Sie sich entscheiden, hängt möglicherweise davon ab, wie oft Sie PDFs zusammenführen möchten und ob Sie weitere Tools in Ihre Software integrieren möchten, beispielsweise die Möglichkeit, PDFs zu bearbeiten oder online zu signieren.

2. Wählen Sie Ihre PDFs aus

Sobald Sie Ihre bevorzugte Software, App oder Ihr bevorzugtes Browser-Plugin heruntergeladen haben, können Sie es öffnen und die PDFs auswählen, die Sie zusammenführen möchten. Normalerweise greifen Programme, die PDF-Dateien zusammenführen, auf Ihren Dateimanager zu, sodass Sie jede Datei auswählen können, die Sie auf Ihren Computer heruntergeladen haben. Mit diesen Tools können Sie auch PDFs von einem Cloud-Laufwerk oder einem E-Mail-Posteingang herunterladen.

3. PDFs zusammenführen

Sobald Sie Ihre PDFs ausgewählt haben, können Sie den Anweisungen des Programms folgen, um sie zusammenzuführen. Je nachdem, welches Programm Sie verwenden, können Sie Ihr bevorzugtes Ausgabedateiformat auswählen, da einige PDF-Zusammenführungsprogramme Ihnen die Konvertierung von Dateien in eine Vielzahl von Formaten ermöglichen, einschließlich .jpg und .docx. Das Programm erstellt eine neue Datei, die Sie auf Ihrem PC oder Cloud-Laufwerk speichern können. Um eine PDF-Datei umzubenennen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Umbenennen.

Tipps zum Zusammenführen von PDF-Dateien

Hier sind einige Tipps, die Sie befolgen können, um PDF-Dateien effektiv zusammenzuführen:

Speichern Sie Ihre PDFs in einem speziellen Ordner, wenn Sie sie zusammenführen möchten

Wenn Sie Ihre PDF-Dateien in einem separaten Ordner aufbewahren, können Sie sie leichter finden und sicherstellen, dass die Teile der kombinierten PDF-Datei in der gewünschten Reihenfolge vorliegen. Um auf dem Mac einen neuen Ordner zu erstellen, können Sie im Finder einen Ordner erstellen, indem Sie „Datei“ und dann „Neuer Ordner“ auswählen. Klicken Sie unter Windows auf „Dateimanager“ und dann mit der rechten Maustaste auf den Bereich, in dem Sie einen neuen Ordner erstellen möchten. Wählen Sie „Neu“ und dann „Neuer Ordner“. Sobald Sie einen neuen Ordner erstellt haben, können Sie Ihre PDFs anklicken und hineinziehen.

Geben Sie der zusammengeführten Datei einen ausführlichen Namen

Da Ihre neue Datei mehr Informationen enthält, kann es hilfreich sein, ihr einen Namen zu geben, der Informationen über alle ihre Teile enthält. Wenn Sie beispielsweise eine PDF-Datei mit dem Namen „Ausgaben für April 2021“ und „Ausgaben für Mai 2021“ kombiniert haben, könnten Sie die neue Datei „Ausgaben für April und Mai 2021“ nennen. Auf diese Weise können Sie durch die Suche im Dateimanager ganz einfach Informationen zu jedem Teil Ihrer neuen Datei finden.

Stellen Sie Ihren Teamkollegen und Kollegen Standard-PDF-Pakete zur Verfügung

Wenn Sie eine PDF-Datei erstellen, die gängige Dokumente zusammenfasst, die Sie zur Erledigung einer Aufgabe verwenden, sollten Sie erwägen, diese neuen Pakete zu teilen, damit Ihr Team effizienter arbeiten kann. Durch die Verwendung standardisierter Pakete für allgemeine Aufgaben kann sichergestellt werden, dass jedes Teammitglied Formulare in der gleichen Reihenfolge ausfüllt, was das Auffinden von Informationen für Berichte erleichtert. Sie können ein Gruppen-Wiki erstellen oder diese auf einem freigegebenen Cloud-Laufwerk speichern.

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