So berechnen Sie die geschätzten Kosten geplanter Arbeiten in 7 Schritten • BUOM

16. September 2021

Festgelegte Budgets und Zeitpläne sind oft wichtige Bestandteile eines erfolgreichen Projektabschlusses. Eine Kennzahl, auf die sich Manager bei der Planung und Durchführung von Projekten häufig beziehen, sind die budgetierten Kosten der geplanten Arbeit (BCWS). Wenn Sie Auftragnehmer oder Projektmanager sind, kann es hilfreich sein, sich mit BCWS und seiner Verwendung bei der Projektplanung vertraut zu machen. In diesem Artikel ermitteln wir die geschätzten Kosten der geplanten Arbeiten, beschreiben deren Vorteile und untersuchen die Schritte, die zur Berechnung des BCWS befolgt werden können.

Wie hoch sind die geschätzten Kosten der geplanten Arbeiten?

Die budgetierten Kosten geplanter Arbeiten, auch Plankosten genannt, sind eine Kennzahl, die die Gesamtkosten misst, die ein Unternehmen einem Projekt oder einer seiner Phasen über einen bestimmten Zeitraum zuweist. Manager können BCWS verwenden, um zu jedem Zeitpunkt des Projektabschlusses festzustellen, ob ihr Projektfortschritt innerhalb des Budgets liegt. Diese Kennzahl kann Unternehmensleitern auch dabei helfen, den ROI ihrer Bemühungen zu ermitteln und zukünftige Ausgaben zu planen.

Vorteile der Berechnung der Kosten geplanter Arbeiten

Hier sind einige der Vorteile, die Ihr Unternehmen bei der Berechnung des BCWS erhalten kann:

• Erstellt eine Budgetbasis: Eine BCWS-Berechnung kann es Projektmanagern ermöglichen, ein Projektbasisbudget festzulegen, das sie dann in jeder Phase ihres Projekts mit ihrem Fortschritt und ihren Kosten vergleichen können.

• Identifiziert potenzielle Verbesserungen: Projektmanager können ihre Fortschritte mit ihrem BCWS vergleichen, um mögliche Verbesserungen in ihren Prozessen und Budgets zu entdecken. Wenn sie ihr Budget überschreiten, können sie Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung identifizieren, und wenn sie innerhalb ihres Budgets bleiben, können sie Mittel für neue Prozesse bereitstellen.

• Hilft bei der Zukunftsplanung: Wenn Unternehmen BCWS berechnen, können sie besser erkennen, ob ihr Budget ausreicht, um die Projektkosten zu decken. Dies kann ihnen helfen, bei der Entwicklung von Budgets für zukünftige Projekte genauer zu planen.

• Hilft bei der Analyse der Rentabilität. Unternehmensmanager können BCWS berechnen, um den Betrag zu analysieren, den sie für einzelne Projekte ausgeben. Sie können diese Zahlen mit ihren Einnahmen vergleichen, um festzustellen, ob ihre Ausgaben niedrig genug sind, um profitabel zu bleiben.

So berechnen Sie die geschätzten Kosten der geplanten Arbeiten

Hier sind ein paar Schritte, die Ihnen helfen, BCWS zu berechnen und es mit anderen Metriken zu verwenden, um Ihr Projektbudget zu verfolgen:

1. Entwickeln Sie ein Budget und einen Zeitplan

Bevor Sie mit einem Projekt beginnen, ist es wichtig, dass Sie ein Budget erstellen, das alle potenziellen Ausgaben abdeckt, die Ihnen und Ihrem Team entstehen könnten. Dazu können Materialkosten, Arbeitskosten, Gemeinkosten, Strom, Ausrüstung und etwaige Vertragskosten gehören. Die Entwicklung eines Budgets ist wichtig, da es eine Grundlage für die Analyse Ihrer Ausgaben bei der Berechnung des BCWS bildet.

Oft ist es auch wichtig, für jedes Projekt einen Zeitplan zu entwickeln. Dadurch kann ein festes Enddatum für Ihr Projekt und für jeden einzelnen Meilenstein festgelegt werden. Sie können diese Kennzahl später bei der Berechnung Ihres Fortschritts und Ihrer Ausgaben verwenden.

2. Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Um die Genauigkeit Ihrer BSRS-Berechnungen sicherzustellen, ist es oft wichtig, Ihren Fortschritt genau zu verfolgen. Erwägen Sie, den Prozentsatz der von Ihrem Team erledigten Arbeit und alle anfallenden Ausgaben zu verfolgen und diese in Tabellenkalkulationen aufzuzeichnen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Sie bei der Berechnung des BCWS über genaue und aktuelle Kennzahlen verfügen.

3. Bestimmen Sie Ihr BCWS

Sie können den BCWS Ihres Projekts zu jedem Zeitpunkt seiner Laufzeit berechnen, solange Sie den Zeitplan und das Budget Ihres Projekts kennen. Hier ist eine Gleichung, die Sie zur Berechnung des BCWS Ihres Projekts verwenden können:

Prozentsatz der geplanten Arbeit x Gesamtprojektbudget = budgetierte Kosten der geplanten Arbeit

Wenn sich Ihr Projekt beispielsweise am 90. Tag eines 200-Tage-Plans befindet, können Sie zunächst den Prozentsatz des abgelaufenen Zeitplans ermitteln. Dazu können Sie 90 durch 200 dividieren, was 0,45 oder 45 % ergibt. Um Ihren BCWS bei einer Fertigstellung von 45 % zu berechnen, können Sie den Prozentsatz dann mit dem gesamten Projektbudget multiplizieren. Wenn das Budget Ihres Teams 200.000 US-Dollar beträgt, multiplizieren Sie 0,45 mit 200.000. Dies bedeutet, dass der BCWS für Ihr Projekt bei 45 % Fertigstellung 90.000 US-Dollar beträgt.

4. Ermitteln Sie Ihre geschätzten Kosten für die ausgeführten Arbeiten

Sobald Sie Ihr BCWS ermittelt haben, können Sie andere Metriken verwenden, um Ihre Informationen zu kontextualisieren und Ihren Fortschritt zu verfolgen. Einer der wichtigen Indikatoren sind die Budgetkosten der durchgeführten Arbeit (BCWP). Diese Kennzahl kann Ihr Team darüber informieren, wie viel von seinem Budget es ausgibt. Hier ist die Gleichung zur Berechnung des BCWP:

Tatsächlicher Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeiten x Gesamtprojektbudget = budgetierte Kosten der abgeschlossenen Arbeiten

Diese Metrik basiert auf dem tatsächlichen Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit und nicht darauf, wie viel Prozent des Zeitplans abgelaufen sind. Wenn Ihr Team beispielsweise den 90. Tag eines 200-Tage-Projekts erreicht und 35 % der geplanten Arbeit abgeschlossen hat, können Sie den BCWP berechnen, indem Sie 35 % in eine Dezimalzahl (0,35) umrechnen und mit dem gesamten Projektbudget multiplizieren. Wenn Ihr Projektbudget 200.000 US-Dollar beträgt, multiplizieren Sie 0,35 mit 200.000. Dies führt dazu, dass Ihr 35 % BCVP 70.000 US-Dollar beträgt.

5. Berechnen Sie die tatsächlichen Kosten der durchgeführten Arbeiten und die Kostenabweichung

Die tatsächlichen Kosten der abgeschlossenen Arbeiten (ACWP) und die Kostenabweichung (CV) sind zwei weitere Kennzahlen, die Unternehmen mit BCWS verwenden können, um ihre Projektbudgets zu verfolgen. Sie können den ACWP ermitteln, indem Sie das Geld verfolgen, das Ihr Team für den Abschluss eines Projekts oder einer Projektphase ausgibt. Erwägen Sie, diese Informationen jederzeit zu verwenden, um Ihr ACWP mit Ihrem BCWS zu vergleichen und festzustellen, ob Ihr Projekt über dem Budget liegt. Der Unterschied zwischen den beiden spiegelt sich in Ihrem Lebenslauf wider.

Wenn sich Ihr Team beispielsweise am 50. Tag eines 100-tägigen Projekts mit einem Budget von 200.000 US-Dollar befindet, können Sie 0,5 mit 200.000 multiplizieren, um einen BCWS von 100.000 zu erhalten. Anschließend analysieren Sie Ihre Ausgaben und stellen fest, dass Ihr Team 175.000 US-Dollar ausgegeben hat ist Ihr ACWP. Um die Kostenabweichung für Ihr Projekt zu ermitteln, können Sie 100.000 von 175.000 abziehen, um eine Kostenabweichung von 75.000 US-Dollar zu erhalten. Für die Planung zukünftiger Projekte kann es sinnvoll sein, den CV in Prozent zu ermitteln. Dies erreichen Sie, indem Sie 75.000 durch 100.000 dividieren und das Ergebnis mit 100 multiplizieren, um einen CV von 75 % zu erhalten. In diesem Fall hat Ihr Team sein Budget um 75 % überschritten.

6. Berichten Sie über Ihre Fortschritte

Ein wichtiger Vorteil der Budgetverfolgung ist die Möglichkeit, der Unternehmensleitung und den Aktionären aktualisierte Informationen zur Verfügung zu stellen. Durch die Definition Ihres BCWS und der zugehörigen Metriken können Sie besser verstehen, ob Ihr Projekt im Budget und im Zeitplan liegt. Anschließend können Sie diese Informationen mit Ihren Führungskräften und Unternehmensaktionären teilen. Mithilfe dieser Kennzahlen können Sie den Erfolg Ihres Projekts hervorheben oder gemeinsam mit Ihren Managern Lösungen für Finanzierungs- oder Terminprobleme entwickeln.

7. Bewerten Sie den Fortschritt und machen Sie Pläne

Sobald Ihr Projekt abgeschlossen ist, können Sie Ihr BCWS mit dem Gesamtprojektbudget vergleichen, um zu bewerten, wie gut Sie Ihre Budgetziele erreicht haben. Wenn Ihr Team das Budget überschritten hat, kann es hilfreich sein, die Herausforderungen zu ermitteln, denen Sie gegenüberstehen. Zu den häufigsten Budgethindernissen gehören veränderte Kundenerwartungen, zusätzliche Projekte, versäumte Budgetposten und unzureichende Vorbereitung. Sobald Sie Ihre Budgetherausforderungen identifiziert haben, können Sie diese Informationen nutzen, um zukünftige Projekte erfolgreicher zu planen.