So berechnen Sie den Spielraum bei der Verwaltung kritischer Projekte • BUOM

20. Mai 2021

Projektmanager definieren häufig Fristen, die Teams beim Starten und Abschließen von Aufgaben und ganzen Projekten einhalten müssen. Wenn Sie das Projektmanagement für kritische Pfade implementieren, müssen Sie möglicherweise verstehen, wie die Pufferzeit für bestimmte Aufgaben und ganze Projekte berechnet wird. Die freie Zeit, die Ihnen für Projekte und Aufgaben zur Verfügung steht, kann je nach Komplexität, Projektgröße und Projektanforderungen variieren. In diesem Artikel schauen wir uns an, was Freizeit ist, wer freie Zeit für Projekte und Aufgaben definiert und wie man freie Zeit berechnet, damit Sie Ihre Projekte organisieren und Ihr Team auf Kurs halten können.

Was ist Freizeit?

Unter Pufferzeit versteht man die Zeitspanne, in der es bei einem Projekt nach dem frühesten Startdatum zu Verzögerungen kommen kann, ohne dass die Fertigstellung des Projekts bis zum Fälligkeitsdatum beeinträchtigt wird. Beim Projektmanagement auf kritischen Pfaden bezieht sich Slack Time oder Float, wie manche Projektmanager es nennen, nur auf Projekte und Aktivitäten, die keine kritischen Funktionen innerhalb der Programmevaluierungs- und -überprüfungsvorlage haben. Alternativ subtrahieren Projektmanager einfach die früheste Startzeit (EST) von der spätesten Startzeit (LST), um die Gesamtausfallzeit für bestimmte Projekte zu berechnen:

Ausfallzeit = LST – EST

Wer berechnet Ausfallzeiten?

Typischerweise sind Projektmanager Fachleute, die die verfügbare Zeit für die Projekte, an denen sie mit ihren Teams arbeiten, berechnen und festlegen. Die meisten Projektmanagementprozesse verwenden häufig die PERT-Methode oder die Programmbewertungs- und Überprüfungsvorlage. Diese Vorlage hilft Projektmanagern, wichtige Aspekte des Projekts zu skizzieren, einschließlich der Delegation von Aufgaben an bestimmte Teams und Teilnehmer. Im PERT-Format listen Projektmanager Projektaufgaben nach ihrer Dringlichkeit auf, wobei kritische Projekte möglicherweise Fristen und verfügbare Zeit haben, die sich aufgrund ihrer Wichtigkeit kaum ändern.

Bei Projekten, die nicht geschäftskritisch sind, kann es jedoch häufig zu Abweichungen zwischen der frühesten und der spätesten Startzeit sowie zwischen der frühesten und der spätesten Endzeit kommen. Dieser Zeitunterschied stellt den Spielraum dar, den Projektmanager nutzen, um zu bestimmen, wie spät sie den Projektstarttermin verschieben können, wenn das Projekt im PERT-Diagramm nicht kritisch ist. Projektmanager berechnen die Pufferzeit, um die gesamte Start- und Endzeit eines Projekts sowie die Zeit zwischen dem frühesten und dem spätesten Start- und Enddatum zu ermitteln.

So berechnen Sie die Freizeit

Verwenden Sie die Slack-Subtraktionsformel und die folgenden Schritte, um den Projekt-Slack zu berechnen:

1. Bestimmen Sie den frühesten Startzeitpunkt für das Projekt

Abhängig von der Komplexität Ihres Projekts können Sie entweder den Gesamtpuffer für das gesamte Projekt oder den Puffer für einzelne Projektaufgaben berechnen. Wenn ein Projektmanager beispielsweise die freie Zeit zwischen verschiedenen Projektphasen berechnen möchte, kann er anhand des Zeitpunkts, zu dem sein Team die letzte Aufgabe erledigt hat, den frühesten und den spätesten Startzeitpunkt ermitteln. Bei der Ermittlung von Ausfallzeiten können Projektmanager häufig ein PERT-Diagramm verwenden, um Projektaufgaben zu organisieren, in dem sie den Aufgabennamen, das früheste und späteste Startdatum sowie das früheste und späteste Abschlussdatum angeben.

Das Diagramm enthält jedes Start- und Enddatum als numerisches Datum, an dem Teammitglieder das Projekt nach der Initiierung beginnen und beenden können. Das Diagramm enthält auch Abschnitte für Teams, die die frühesten und spätesten Termine anzeigen. Angenommen, im PERT-Diagramm für ein Softwareentwicklungsprojekt ist der früheste Starttermin des Projekts der 4. April, der späteste Starttermin der 8. April, der früheste Endtermin der 24. April und der späteste Abschlusstermin der 28. April. Die Projektstartzeit beträgt in diesem Fall vier.

2. Legen Sie die späteste Projektstartzeit fest

Vorausgesetzt, Sie haben die verfügbare Zeit für das gesamte Projekt berechnet, ermitteln Sie den spätesten Starttermin für das Projekt. In Fällen, in denen Projekte erst beginnen können, nachdem Ihr Team eine andere Aufgabe oder ein anderes Element abgeschlossen hat, können Sie das späteste Startdatum basierend auf den Zielen und dem Zeitplan Ihres Projekts festlegen. Verwenden Sie die vorherigen Beispieldaten im PERT-Beispieldiagramm für die Softwareentwicklung: 4. April, 8. April, 24. April und 28. April. In diesem Fall kann der Projektmanager den 8. April als spätesten Starttermin für das Projekt festlegen.

3. Ermitteln Sie den Unterschied zwischen der spätesten und frühesten Startzeit

Sobald Sie die frühesten und spätesten Startzeiten für Ihr Projekt kennen, können Sie mithilfe einer Subtraktionsformel Ihre Gesamtausfallzeit ermitteln. Berechnen Sie anhand früherer Startdaten die Float-Zeit, wenn:

Ausfallzeit = (LST) – (EST)

(8) – (4) = 4

Die Pufferzeit beträgt in diesem Beispiel vier Tage, was bedeutet, dass das Softwareentwicklungsteam bis zu vier Tage Zeit hat, um mit dem Projekt zu beginnen, nachdem es entweder das vorherige Projekt oder einen separaten Prozess abgeschlossen hat, der zur Unterstützung nachfolgender Entwicklungsprozesse erforderlich ist. Darüber hinaus muss die zwischen dem frühesten und dem spätesten Starttermin berechnete Pufferzeit gleich der Differenz zwischen dem frühesten und dem spätesten Endzeitpunkt sein.

4. Bestimmen Sie den frühesten Zeitpunkt, zu dem Ihr Projekt abgeschlossen werden kann.

Um sicherzustellen, dass die Pufferzeit, die Sie beim Subtrahieren der Startzeit berechnen, der Zeit zwischen den Enddaten entspricht, verwenden Sie denselben Prozess, um die Differenz zu ermitteln. Bestimmen Sie den frühestmöglichen Termin, an dem Ihr Team das Projekt voraussichtlich abschließen wird. Im Beispiel eines Softwareentwicklungsprojekts ist der früheste Fertigstellungstermin der 24. April.

5. Legen Sie die späteste Projektabschlusszeit fest.

Jetzt können Sie den letzten Termin für den Abschluss des Projekts festlegen. Bestimmen Sie diese Frist, indem Sie freie Zeit zum frühesten Fertigstellungstermin Ihres Projekts hinzufügen. Addieren Sie unter Verwendung früherer Daten für das Beispiel-Softwareentwicklungsprojekt vier Tage zum frühesten Fertigstellungsdatum, dem 24. April. Damit hat das Team bis zum 28. April Zeit, das Projekt abzuschließen. Ebenso beträgt die Pufferzeit zwischen dem Start- und dem Enddatum vier.

6. Bewerten Sie Ihren kritischen Pfad und die Gesamtausfallzeit

Sie können abhängig von der Art der von Ihnen abgeschlossenen Projekte bestimmen, welche Projekte und Aufgaben im Projektmanagement-Framework für den kritischen Pfad kritisch sind. Bei kritischen Projekten kommt es zu keiner Ausfallzeit, was darauf hinweist, dass das Projekt sofort gestartet werden muss. Solange Ihre Pufferzeit größer als Null ist, sollten die von Ihnen geplanten Projekte oder Aufgaben nicht kritisch sein. In Situationen, in denen ein Projekt oder eine Aufgabe kritisch wird, können Projektmanager Maßnahmen ergreifen, um Praktiken zu implementieren, die den Abschluss kritischer Projekte unterstützen.

Beispiel

Nehmen wir im folgenden Beispiel an, dass der Projektmanager und sein Team ein PERT-Diagramm mit den folgenden Informationen erstellt haben:

Aufgabenname: Entwicklungsstufe 2StartCompleteEarliest
0324Neueste0526Den Angaben in der Tabelle zufolge kann ein Team bereits drei Tage nach Abschluss der ersten Phase und spätestens sieben Tage nach Abschluss der ersten Phase mit der zweiten Phase seines Entwicklungsprojekts beginnen. Es ist wichtig zu bedenken, dass die Zeitspanne zwischen der Startzeit und der Endzeit gleich ist. Der Projektmanager subtrahiert die früheste Startzeit von der spätesten Startzeit mithilfe der Formel:

Ausfallzeit = LST – EST

(5) – (3) = 2

Der Projektmanager legt fest, dass die Pufferzeit für die zweite Phase der Projektentwicklung zwei Tage beträgt und diese Zeit der Pufferzeit zwischen dem frühesten und dem spätesten Fertigstellungstermin entsprechen muss. Da 26 – 24 = 2, entspricht die Ruhezeit dem Projektziel. Diese freie Zeit gibt dem Team bis zu zwei Tage Zeit, um nach Abschluss der vorherigen Prozesse mit der zweiten Entwicklungsphase zu beginnen.