So beantworten Sie Dankes-E-Mails (mit Vorlage, Beispielen und Tipps)
Mit der E-Mail-Technologie ist es einfach, schnelle Nachrichten und Notizen an Personen im beruflichen Umfeld zu senden. Um ihre Dankbarkeit auszudrücken, schicken sich Geschäftspartner zunehmend gegenseitig Dankes-E-Mails anstelle von Dankeskarten. Das Beantworten von Dankes-E-Mails ist eine angemessene und höfliche Geste, die dazu beitragen kann, eine positive Beziehung aufzubauen oder zu stärken.
In diesem Artikel erklären wir, wann Sie auf Dankes-E-Mails antworten sollten, beschreiben, wie Sie antworten und stellen eine Beispielantwort bereit.
So antworten Sie auf Dankesbriefe
Verwenden Sie diese Schritte, um eine angemessene und effektive Antwort auf Ihren Dankesbrief zu verfassen:
Bestätigen Sie den Absender.
Erklären Sie die Vorteile.
Fass dich kurz.
Behalten Sie einen positiven Ton bei.
Unterschreiben Sie Ihre Antwort.
Antworte schnell.
1. Bestätigen Sie den Absender
Öffnen Sie die Bestätigungs-E-Mail an den Absender. Zeigen Sie Ihre Dankbarkeit für ihren Brief.
Beispiel: „Willkommen, Pat!“
2. Erklären Sie den Nutzen
Beschreiben Sie den Nutzen des Projekts, der Dienstleistung oder der Arbeit, für die Ihnen gedankt wird.
Beispiel: „Ich habe die Gelegenheit genossen, Kunden zu treffen und meine Vertriebsfähigkeiten zu entwickeln.“
3. Fassen Sie sich kurz
Halt dich kurz. Da es sich bei der Beantwortung einer Dankes-E-Mail um eine Folgenachricht handelt, bedarf es keiner großen Erklärung.
Beispiel: „Ich freue mich darauf, in Zukunft weitere Kunden zu treffen.“
4. Behalten Sie einen positiven Ton bei
Der Ton Ihres Briefes sollte leicht und positiv sein. Konzentrieren Sie sich auf die Dankbarkeit, die Sie empfinden, und auf den Nutzen, den Sie aus der ersten Interaktion gezogen haben.
Beispiel: „Das ist überhaupt kein Problem!“
5. Unterschreiben Sie Ihre Antwort
Wenn die Antwort an einen Kollegen oder ein anderes Mitglied Ihrer Organisation gerichtet ist, fügen Sie eine formlose Unterschrift mit Ihrem Namen hinzu. Wenn die Antwort an einen Kunden oder einen anderen externen Interessenvertreter gerichtet ist, fügen Sie Ihre offizielle Firmenunterschrift mit Berufsbezeichnung und direkten Kontaktinformationen bei.
Beispiel: Mit freundlichen Grüßen Alexi Johnsburg, Vertriebsmitarbeiter, 870-586-3142 Durchwahl. 509
6. Antworten Sie schnell
Schreiben und senden Sie Ihre Antwort auf den Dankesbrief innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt. Da diese Antworten kurz sind und wenig Recherche erfordern, wird es nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, eine angemessene Antwort vorzubereiten.
Vorlage für Dankesbriefe
Erwägen Sie die Verwendung dieser Vorlage, um eine prägnante und effektive Dankesnotiz-Antwort zu strukturieren:
Lieber (Name des Absenders),
Ich war erfreut! Es hat mir Spaß gemacht (Projekt oder Aufgabe) und das (ein Nutzen für Sie). Ich freue mich darauf (verwandte Erfahrung).
Aufrichtig,
(Ihr Name)
(Berufsbezeichnung)
(Kontaktinformationen)
Beispiele für Dankesbriefe
Hier sind einige Beispiele für Dankesbriefe, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen:
1. Vielen Dank, dass Sie Ihrem Kollegen per E-Mail geantwortet haben.
Lieber Ryan,
Ich war erfreut! Es hat mir Spaß gemacht, mit Ihnen und dem Rest des Teams an der Frühjahrs-Marketingkampagne zu arbeiten, und es hat mir wirklich geholfen, ein tieferes Verständnis der SEO-Best Practices zu erlangen. Ich freue mich auf die Sommerkampagne!
Aufrichtig,
Maggie
2. Vielen Dank für Ihre E-Mail-Antwort an den Kunden
Sehr geehrte Frau Arnold,
Willkommen! Es hat mir Spaß gemacht, das perfekte Schlafzimmer-Set für Sie und Herrn Arnold zu finden, und es war eine Freude, Sie beide kennenzulernen und mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Ich freue mich darauf, Ihnen in Zukunft dabei zu helfen, bessere Möbelstücke zu finden.
Aufrichtig,
Bree Anders
Abteilungsleiter
907-445-6536 Durchwahl 133
3. Vielen Dank per E-Mail an Ihren Vorgesetzten
Liebe Heather,
Ich war erfreut! Es hat mir Spaß gemacht, mehr über Best Practices zu erfahren und den Bericht zu erstellen. Es hat mir wirklich geholfen, ein tieferes Verständnis für den Wert effektiver Verfahren zu gewinnen, insbesondere für unser Team. Gerne helfen wir Ihnen auch in Zukunft bei weiteren Projekten weiter!
Aufrichtig,
Carol
Tipps zum Schreiben effektiver Briefe
Verwenden Sie diese Tipps, wenn Sie Antworten auf Dankes-E-Mails oder andere Arten von beruflichen E-Mails schreiben:
Verwenden Sie eine Betreffzeile: Wenn Sie eine Original-E-Mail statt einer Antwort erstellen, stellen Sie sicher, dass Ihre Betreffzeile dem Empfänger eine klare Vorstellung davon gibt, was die E-Mail beinhalten wird.
Fokus: Konzentrieren Sie Ihre E-Mail auf eine oder zwei verwandte Ideen. Machen Sie sich klar über die Situation und darüber, was Sie vom Empfänger benötigen.
Stellen Sie sich vor: Wenn Sie jemandem zum ersten Mal eine E-Mail schreiben, stellen Sie sich und Ihre Rolle im Unternehmen am Anfang der E-Mail vor. Auf diese Weise weiß der Empfänger, wer ihm die Nachricht gesendet hat, ohne nach unten zu Ihrer Signatur scrollen zu müssen.
Überprüfen Sie Ihre E-Mails: Überprüfen Sie Ihre E-Mail nach dem Verfassen auf Richtigkeit und Klarheit. Korrigieren Sie etwaige Rechtschreibfehler oder unangenehme Formulierungen, bevor Sie die E-Mail senden.
Seien Sie relevant: Sprechen Sie professionell und angemessen. Verwenden Sie vollständige Wörter anstelle von Abkürzungen oder Emoticons.
Schnell antworten: Antworten Sie innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt der E-Mail. Wenn Sie mehr Zeit zum Sammeln von Informationen benötigen, senden Sie eine Antwort mit dem Hinweis, dass Sie an der Anfrage des Absenders arbeiten, und geben Sie einen Zeitrahmen für eine vollständige Antwort an.
Verwenden Sie „Allen antworten“ mit Vorsicht: Überprüfen Sie, ob die in der Antwortnachricht enthaltenen Personen die Informationen benötigen.
Erwägen Sie einen Anruf: Wenn Sie eine lange E-Mail schreiben oder eine komplexe Anfrage stellen, sollten Sie die Person anrufen, anstatt ihr eine E-Mail zu senden. Es kann einfacher sein, sich am Telefon zu erklären als schriftlich.
Fügen Sie eine Signatur hinzu: Auch wenn Sie nur eine E-Mail an Kollegen senden, fügen Sie eine kurze Signatur mit Ihrem Namen hinzu.
Erwägen Sie die Erstellung von Vorlagen: Wenn Sie feststellen, dass Sie ständig ähnliche E-Mails oder Antworten schreiben, sollten Sie darüber nachdenken, einige Vorlagen zu schreiben, um den E-Mail-Prozess effizienter zu gestalten.