12 effektive Möglichkeiten, eine E-Mail zu starten • BUOM

23. November 2021

Der Anfang einer E-Mail gibt den Ton für die gesamte Nachricht vor und hinterlässt beim Leser normalerweise entweder einen positiven oder negativen Eindruck. Ihre einleitenden Sätze oder Phrasen können Einfluss darauf haben, wie die Empfänger Sie und die Informationen, die Sie vermitteln möchten, wahrnehmen. Wenn Sie feststellen, dass Sie E-Mails häufig mit allgemeinen Formulierungen wie „Ich hoffe, diese E-Mail gefällt Ihnen“ beginnen, müssen Sie möglicherweise nach besseren Optionen suchen. In diesem Artikel betrachten wir 12 Alternativen für leistungsstarke E-Mail-Öffnungen.

Warum ist das Öffnen einer E-Mail wichtig?

E-Mail ist eine der häufigsten Formen der beruflichen und persönlichen Kommunikation. Im Laufe der Jahre ist das Versenden von E-Mails immer mehr zu einer traditionellen Konversation geworden. Eine gute Kommunikation per E-Mail ist genauso wichtig wie die persönliche Kommunikation. Wenn Sie ein Gespräch mit einem Kollegen beginnen, werden Sie höchstwahrscheinlich mit „Hallo“, „Wie geht es Ihnen?“ beginnen. oder durch irgendeine Form von Smalltalk. In einer E-Mail dienen Ihre Eröffnungssätze demselben Zweck.

Manche E-Mail-Öffnungen werden so häufig verwendet, dass sie unaufrichtig oder unnötig erscheinen können. Einer davon ist der altbekannte Satz „Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie.“ Wenn Sie E-Mails schreiben möchten, die effektiv und effizient sind und sich positiv auf Ihre beruflichen Beziehungen auswirken, müssen Sie über die Verwendung kreativerer E-Mail-Öffner nachdenken. Die gute Nachricht ist, dass es Dutzende Optionen gibt, die freundlich und zielgerichtet sind und eher zu sinnvollen Gesprächen führen.

12 bessere Möglichkeiten, eine E-Mail zu starten

Abhängig vom Zweck Ihrer spezifischen E-Mail gibt es Dutzende von Phrasen, mit denen Sie Ihre E-Mail überzeugend gestalten können. Hier sind unsere 12 Vorschläge:

1. Kommen Sie direkt zur Sache

Wenn Ihre E-Mail dringende Informationen oder Anfragen enthält, ist es möglicherweise besser, alle Feinheiten zu überspringen und direkt zum Text Ihrer E-Mail zu wechseln. Wenn Ihre E-Mail Teil eines laufenden Gesprächs ist oder Sie eng mit dem Empfänger zusammenarbeiten, ist es für Sie wahrscheinlich effektiver, die benötigten Informationen zu übermitteln, ohne Zeit mit Smalltalk zu verschwenden.

Wenn Ihre E-Mails mit unnötigen tangentialen oder persönlichen Fragen gefüllt sind, kann es sein, dass Ihre Leser frustriert sind und nicht antworten. Die effektivsten Geschäfts-E-Mails haben eine Länge zwischen 75 und 100 Wörtern.

2. Stellen Sie eine freundliche Frage

Anstatt ihnen nur alles Gute zu wünschen, ist es wahrscheinlicher, dass man jemanden zum Reden anregt, indem man ihm eine Frage stellt. Sogar häufig gestellte Fragen wie „Wie geht es dir?“, „Was gibt es Neues bei dir?“ oder „Wie ist es dir ergangen, seit wir das letzte Mal gesprochen haben?“ Geben Sie Ihrem Leser die Möglichkeit, Ihr Interesse an seinem Wohlergehen mitzuteilen und zu kommunizieren.

3. „Ich weiß, dass Sie beschäftigt sind, deshalb fasse ich mich kurz.“

Das Öffnen einer E-Mail kann bei jemandem, der einen vollen Terminkalender und einen vollen Posteingang hat, einen großen Eindruck hinterlassen. Wenn Sie wissen, dass der Empfänger Ihrer E-Mail gerade beschäftigt ist oder Überstunden macht, nehmen Sie dies sofort zur Kenntnis. Wenn Sie Ihren Lesern mitteilen, dass Sie ihre Zeit schätzen und nicht vorhaben, sie zu verschwenden, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihre E-Mail lesen und so schnell wie möglich antworten.

4. „Du kennst mich unter …“

Wenn Sie jemanden zum ersten Mal per E-Mail kontaktieren, müssen Sie sich schnell und effektiv vorstellen. Für einen Fachmann, der sich Namen vielleicht nicht gut merken kann, wird es hilfreich sein, ihnen einen Kontext zu geben, woher sie wissen sollten, dass Sie Sie kennen. Abhängig von Ihrer Beziehung möchten Sie möglicherweise Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung oder den Namen der letzten Veranstaltung angeben, an der Sie beide teilgenommen haben.

5. Achten Sie auf die persönliche Verbindung.

Eine weitere effektive Möglichkeit, eine E-Mail zu beginnen, besteht darin, die Aufmerksamkeit auf etwas zu lenken, das Sie mit Ihrem Leser gemeinsam haben. Das kann alles sein, von einer Sportmannschaft bis hin zu einer Lieblingsfarbe. Wenn Sie ihnen mitteilen, dass Sie ihre Interessen bemerkt haben, und sie teilen, kann dies eine großartige Möglichkeit sein, Ihre berufliche Beziehung zu stärken. Es kann auch dazu beitragen, dass sich Ihre E-Mail von anderen abhebt und Sie für den Empfänger unvergesslicher werden.

6. „Ich hoffe, Ihnen gefällt (die Jahreszeit/das Wetter/die Feiertage).“

Wetterumschwünge und Urlaub sorgen oft für einfache und unterhaltsame Gesprächsthemen im Büro. Wenn sich die Sommerferien nähern oder die Blätter vor Ihrem Fenster zu fallen beginnen, möchten Sie Ihre E-Mails vielleicht mit einem saisonalen Gruß beginnen. Die meisten Menschen reden gerne über ihre Urlaubspläne, und Kommentare zum Wetter können zu bedeutungsvolleren Gesprächen führen.

7. Geben Sie einen kurzen Überblick oder fordern Sie ihn an

Wenn es eine Weile her ist, dass Sie das letzte Mal mit dem Empfänger Ihrer E-Mail kommuniziert haben, können Sie zunächst ein kurzes Lebensupdate anbieten oder darum bitten. Dazu können aufregende Ereignisse wie ein Umzug, eine Beförderung oder eine Heirat gehören. Dabei kann es sich lediglich um einen Rückblick auf ein aktuelles Projekt oder die Beschreibung einer interessanten Büroveranstaltung handeln. Wenn Sie sich auf dem Laufenden halten, fühlen Sie und Ihr Leser sich besser verbunden, bevor Sie mit dem Gespräch beginnen.

8. „Herzlichen Glückwunsch zu (dem jüngsten Erfolg)!“

Eine der ermutigendsten Möglichkeiten, eine E-Mail zu beginnen, besteht darin, dem Leser zu seinen jüngsten Erfolgen zu gratulieren. Dies kann alles umfassen, von der Veröffentlichung eines Buches bis zur Einstellung eines neuen Assistenten. Alle Erfolge bei der Arbeit sollten gefeiert werden, und Ihr Leser wird die Anerkennung wahrscheinlich zu schätzen wissen.

9. Fordern Sie ein Update an

Wenn Ihr Empfänger beim letzten Gespräch mit einem Problem oder einer Schwierigkeit konfrontiert war, können Sie Ihre nächste E-Mail damit beginnen, nach dem Fortschritt zu fragen. Wenn sie einen bevorstehenden persönlichen oder beruflichen Triumph erwarteten, können Sie sich auch über die Ergebnisse informieren. Die Fortsetzung früherer Gespräche zeigt dem Leser, dass Sie Ihre Beziehung wertschätzen und wirklich an ihrem Erfolg interessiert sind.

10. „Ich hoffe, es geht mir gut (Ihrem Unternehmen/Ihrer Abteilung/Ihrem Büro)“

Anstatt nach ihrem persönlichen Wohlbefinden zu fragen, können Sie nach dem Team, dem Arbeitgeber oder anderen Kollegen Ihrer Leser fragen. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, Sie über die neuesten Errungenschaften ihres Unternehmens auf dem Laufenden zu halten oder Neuigkeiten über Veränderungen in ihrer Abteilung mitzuteilen. Die Erkundigung nach dem Arbeitsplatz des Empfängers führt oft zu einem ernsteren Gespräch als zu einem einfachen „Wie geht es Ihnen?“

11. „Ich kontaktiere Sie, weil …“

In der Berufswelt sind prägnante Texte oft der Schlüssel zum Erfolg. Wenn Sie den Zweck Ihrer E-Mail in den ersten ein oder zwei Sätzen angeben, sparen Sie Zeit und helfen Ihnen, so schnell wie möglich die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Manche Leser könnten durch zu viele Höflichkeiten oder Begrüßungen abgelenkt oder verwirrt sein. Wenn Sie wissen, dass Ihr Empfänger aufgabenorientiert ist, ist eine direkte Anfrage oder ein direkter Befehl möglicherweise die beste Option zum Öffnen der E-Mail.

12. „Ich hoffe, dass (ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aufgabe) gut läuft. Lassen Sie es mich wissen, wenn ich helfen kann.

Wenn Sie jemandem in Ihrem Unternehmen schreiben, können Sie ihn nach bestimmten Aufgaben fragen, an denen er gerade arbeitet. Dies zeigt, dass Sie sich ihrer aktuellen Arbeitsbelastung bewusst sind und die Rolle schätzen, die sie an Ihrem Arbeitsplatz spielen. Wenn möglich, können Sie auch Ihre Hilfe oder Ihren Rat anbieten. Wenn Sie dies auf diese Weise ansprechen, können Sie Ihre Beziehung verbessern und die Bereitschaft Ihres Lesers, zu antworten, erhöhen.