Multitasking in 15 einfachen Schritten • BUOM

11. März 2021

Effizientes und produktives Arbeiten kann Ihnen dabei helfen, bei der Arbeit erfolgreich zu sein, unabhängig davon, wo Sie sich in Ihrer Karriere befinden. Manche Menschen verwenden gerne eine Strategie, die allgemein als Multitasking bekannt ist, um viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. In diesem Artikel erklären wir Multitasking und geben 15 Schritte dazu an.

Was ist Multitasking und warum wird es benötigt?

Multitasking bedeutet, viele Aufgaben und Verantwortlichkeiten gleichzeitig effektiv zu bewältigen. Meistens geht es beim Multitasking darum, häufig zwischen Aufgaben zu wechseln, bis sie alle erledigt sind. Multitasking kann für einige Berufstätige die Produktivität und Arbeitszufriedenheit effektiv steigern. Indem Sie dies achtsam tun, können Sie im gleichen Zeitraum mehrere Ziele und Erwartungen verwalten, was Ihnen auch dabei helfen kann, bei der Arbeit einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Wie man Multitasking betreibt

Wenn Multitasking gut zu Ihren Produktivitäts- und Stilanforderungen passt, können Sie die Vorteile maximieren, indem Sie Ihre Planungsoptionen auswählen. Wenn Sie Multitasking beruflich nutzen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Listen Sie Ihre Ziele auf

Wenn Sie erfolgreich Multitasking betreiben möchten, setzen Sie sich zunächst Ziele. Erstellen Sie eine Liste darüber, was Sie tun müssen und wann Sie es tun müssen. Arbeiten Sie mit anderen Mitgliedern Ihres Teams zusammen, um die Ziele zu klären, wenn dies hilfreich ist.

2. Beseitigen Sie unnötige Aufgaben

Entscheiden Sie dann, welche Aufgaben auf Ihrer Liste wirklich notwendig sind. Denken Sie über die möglichen Ergebnisse nach, wenn Sie einige Aufgaben unerledigt lassen. Wenn eine bestimmte Aufgabe nur geringe negative Auswirkungen hat, wenn sie nicht erledigt wird, und nur minimale positive Auswirkungen, wenn sie erledigt wird, sollten Sie erwägen, die Aufgabe vollständig aus Ihrer Liste zu streichen. Durch das Entfernen von Aufgaben aus Ihrer Agenda können Sie mehr Zeit für die verbleibenden Aufgaben gewinnen.

3. Delegieren Sie, wann immer möglich.

Überlegen Sie bei allen verbleibenden Aufgaben, welche Sie delegieren können. Durch die Zuweisung von Aufgaben oder Teilen von Aufgaben an andere Personen in Ihrem Team können Sie in kürzester Zeit so viel Arbeit wie möglich erledigen.

4. Priorisieren Sie verbleibende Aufgaben

Sobald Sie unnötige Aufgaben eliminiert und delegiert haben, was möglich ist, sollten Sie eine Liste der Dinge haben, die Sie individuell erledigen können. Priorisieren Sie diese Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Erwägen Sie die Verwendung eines Tools wie der Eisenhower-Matrix, um zu entscheiden, welche Aufgaben am wichtigsten sind.

5. Automatisieren Sie, was Sie können

Sobald Sie die Prioritäten für die Arbeit festgelegt haben, die Sie erledigen möchten, sollten Sie über den Einsatz von Technologie nachdenken, um so viel wie möglich zu automatisieren. Wenn Sie beispielsweise mit der Programmierung vertraut sind, können Sie ein Skript schreiben, um automatisch auf bestimmte Arten von Nachrichten zu reagieren. Sie können auch eine Tabellenkalkulation erstellen, um die Berechnungen durchzuführen und mehr Zeit zu sparen.

6. Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben

Durch das Gruppieren ähnlicher Aufgaben können Sie Multitasking effizienter gestalten, da der Wechsel zwischen ihnen weniger geistige Anstrengung erfordert. Beispielsweise kann es einfacher sein, auf eine Reihe von E-Mails und fast gleichzeitig auf Social-Media-Aufgaben zu antworten, als zwischen dem Beantworten von E-Mails und dem Organisieren physischer Dateien zu wechseln.

7. Schätzen Sie Ihre Arbeitszeit

Indem Sie Ihre To-Do-Liste organisieren, soweit möglich automatisieren und ähnliche Aufgaben gruppieren, können Sie ungefähr abschätzen, wie lange es dauern wird, bis Sie Ihre Arbeit erledigt haben. Planen Sie während dieser Zeiten Pausen ein, um eine genauere Schätzung zu erhalten. Wenn Sie wissen, wie lange Ihre To-Do-Liste dauern wird, können Sie beim Multitasking motiviert und konzentriert bleiben.

8. Erstellen Sie einen Zeitplan

Erstellen Sie anhand Ihrer geschätzten Zeit einen Zeitplan, der Sie bei Ihrer Arbeit unterstützt. Erwägen Sie, persönliche Fristen für Aufgaben oder Aufgabengruppen festzulegen. Die Planung Ihres Tages nach Aufgabe und Dauer kann Ihnen auch dabei helfen, den Überblick zu behalten.

9. Digitalisieren Sie Ihre Liste

Erwägen Sie die Verwendung eines elektronischen Tools wie einer Aufgabenverwaltungs-App, um Ihr Multitasking noch effizienter zu gestalten. Einige Produktivitäts-Apps benachrichtigen Sie über Fristen und erforderliche Aufgaben. Auch elektronische Versionen von Werkzeugen wie der Pomodoro-Technik können hilfreich sein.

10. Minimieren Sie zusätzliche Ablenkungen

Versuchen Sie, die Möglichkeit zusätzlicher Ablenkungen beim Multitasking zu minimieren. Da Sie schnell zwischen mehreren Aufgaben wechseln müssen, kann die Vermeidung zusätzlicher mentaler Anforderungen wie Telefonbenachrichtigungen und soziale Medien Ihnen dabei helfen, Ihre Energie auf die produktivsten Ziele zu konzentrieren.

11. Nutzen Sie Ihre Ausfallzeit

Beachten Sie beim Durcharbeiten Ihrer To-Do-Liste die Momente, die normalerweise weniger produktiv wären, und überlegen Sie, wie Sie sie produktiver gestalten können. Wenn Sie beispielsweise in der Lobby auf eine Besprechung warten, können Sie diese Zeit zum Beantworten von E-Mails nutzen. Sie können unproduktive Arbeitswege auch nutzen, um mit der Lektüre fertig zu werden oder Präsentationen vorzubereiten.

12. Sehen Sie sich Ihre Liste an

Wenn Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig verwalten, vergessen Sie nicht, auf die von Ihnen erstellten Listen zurückzugreifen, um den Überblick zu behalten. Halten Sie Ihre physische To-Do-Liste, gruppiert nach ähnlichen Aufgaben, immer sichtbar. Erwägen Sie auch die Verwendung eines elektronischen Tools wie einer mobilen App, um bei der Arbeit zu bleiben.

13. Bei Bedarf Einzelaufgaben erledigen

Wenn Sie vor einer Aufgabe stehen, die mehr Konzentration erfordert, zögern Sie nicht, auf Einzelaufgaben umzusteigen. Manchmal ist es effektiver, die ganze Aufmerksamkeit auf eine schwierige Aufgabe zu richten, bevor man sich der nächsten zuwendet. Wechseln Sie je nach den Merkmalen und der Komplexität der einzelnen Aufgaben zwischen Multitasking- und Singletasking-Strategien.

14. Machen Sie regelmäßig Pausen

Regelmäßige Pausen können Ihnen auch dabei helfen, produktiv zu bleiben. Wenn Sie bemerken, dass Multitasking zu geistiger oder körperlicher Ermüdung führt, sollten Sie eine Pause einlegen, um sich zu erfrischen. Sie können auch regelmäßige Pausen mithilfe eines Alarms oder Timers einplanen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie produktiver zum Multitasking zurückkehren als vor der Pause.

15. Denken Sie regelmäßig nach

Denken Sie beim Multitasking regelmäßig über Ihre Fortschritte nach. Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, stellen Sie anhand Ihrer Prioritäten fest, ob Sie an den wichtigsten Aufgaben arbeiten. Ändern Sie Ihre Aufgabenliste und Prioritäten nach Bedarf.