Grundlegende Verwaltungsfunktionen | • BUOM

8. März 2021

Wenn Sie die Schlüsselfunktionen des Managements verstehen, können Sie einen Projektrahmen erstellen, Ihre Ziele erreichen und ein besserer Teamleiter werden. Erfahren Sie mehr über Managementfunktionen und die Fähigkeiten, die Sie erlernen können, um diese erfolgreich auszuführen.

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Vier Steuerfunktionen

Es gibt vier Hauptfunktionen, die erfolgreiche Manager erfüllen:

• Planung

• Organisation

• Führend

• KONTROLLE

Planung

Manager müssen Ziele basierend auf den Bedürfnissen ihrer Organisation und dem besten Weg, diese zu erreichen, planen. Die Planung vor Beginn eines Projekts stellt sicher, dass die Manager während des gesamten Prozesses effektiv bleiben. Die Festlegung von Zielen soll auch als Grundlage für zukünftige Aktivitäten im Unternehmen dienen.

Bei der Planung sollte der Manager Folgendes berücksichtigen:

• Teammitglieder. Um das Ziel zu erreichen, muss der Leiter ein leistungsfähiges Team zusammenstellen. Berücksichtigen Sie aktuelle Mitarbeiter, ihre Fähigkeiten und wie sie zum Projekt beitragen können.

• Begriff. Der Manager muss richtig bestimmen, wie lange es dauern wird, bis das Ziel erreicht ist. Versuchen Sie, jeden Schritt und die dafür erforderliche Zeit zu berücksichtigen. Eine genaue Frist sorgt dafür, dass sich der Manager darauf konzentrieren kann, Aufgaben innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens zu erledigen, und gibt dem Team einen messbaren Zeitplan, den es einhalten muss.

• Budget. Das Budget sollte alle notwendigen Ressourcen umfassen, einschließlich Löhne, Materialien und Ausgaben wie Reisekosten. Ein sorgfältiges Budget hilft dem Manager, den finanziellen Erfolg des Projekts aufrechtzuerhalten.

• Unternehmenstrends. Jedes Ziel muss die Mission der Organisation unterstützen. Der Manager muss die Trends des Unternehmens vorhersagen und analysieren, damit seine Ziele mit dem Unternehmen übereinstimmen.

• Mögliche Probleme. Auch wenn mit ziemlicher Sicherheit irgendwann im Projekt Hindernisse auftauchen, muss der Manager alle Risiken berücksichtigen. Beheben Sie alle häufigen Probleme wie Krankheiten von Teammitgliedern, interne Konflikte und mangelnde Kommunikation. Es ist am besten, Backup-Pläne für so viele Hindernisse wie möglich zu haben, um mögliche Auswirkungen zu minimieren.

Nach der Festlegung eines Ziels muss der Manager die Schritte zur Erreichung dieses Ziels planen, beginnend mit der Priorisierung der Aufgaben. Bei der Priorisierung geht es darum, zu entscheiden, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen und welche am längsten dauern. Dies hilft dabei, einen Zeitplan für jeden Schritt basierend auf der Frist zu erstellen. Der Manager kann dann Aufgaben an Teammitglieder delegieren. Beim Delegieren muss ein Leiter die Fähigkeiten jedes Mitglieds berücksichtigen und wissen, wie er diese am besten nutzt. Manager können Aufgaben auch basierend auf der Fähigkeit des Teilnehmers zuweisen, eine neue Fähigkeit zu erlernen.

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Organisation

Die Organisation Ihres Arbeitsplatzes ist der Schlüssel zur Steigerung der Produktivität. Dies ermöglicht es dem Manager, den Zweck der Aufgaben des Teams klar zu formulieren und sicherzustellen, dass es mit seiner Rolle und seinem Umfeld zufrieden ist.

Bei der Organisation muss ein Manager Folgendes tun:

Holen Sie sich Team und Materialien

Der Aufbau eines Teams kann bei Bedarf die Einstellung neuer Mitarbeiter oder die Zusammenstellung bestehender Mitglieder umfassen. Das Team muss den Zweck verstehen und bei Bedarf zusätzliche Schulungen erhalten. Darüber hinaus muss der Manager dem Team die notwendigen Werkzeuge wie Computer oder schweres Gerät zur Verfügung stellen, damit es seine Arbeit erledigen kann.

Schaffen Sie eine funktionale Arbeitsumgebung

Das Team benötigt einen Arbeitsplatz, um seine Aufgaben zu erledigen. Der Büroleiter muss dafür sorgen, dass genügend Schreibtische vorhanden sind, und der Manager des produzierenden Unternehmens muss einen sicheren Arbeitsplatz schaffen.

Erstellen Sie eine Organisationsstruktur und Rollen

Der Manager muss eine klare Organisationsstruktur schaffen, in der alle Teammitglieder ihre Funktionen verstehen. Es sollte alle spezifischen Aufgaben umfassen, die der Vorgesetzte dem einzelnen Mitarbeiter zuweist. Wenn ein Team die Struktur und seine Rollen versteht, kann es seine Arbeit richtig erledigen.

Legen Sie Kommunikationsmethoden fest

Der Manager muss einen Standard für Kommunikationsmethoden erstellen, einschließlich E-Mail, Online-Messaging und persönlicher Kommunikation. Sie sollten auch festlegen, ob regelmäßige Treffen zur Aktualisierung der Fortschritte abgehalten werden und wie und wo diese stattfinden werden. Abschließend sollten sie beachten, an wen sich Mitarbeiter als erstes wenden können, um über Hindernisse zu sprechen.

Reorganisieren Sie sich, wenn Sie mit neuen Problemen konfrontiert werden

Im weiteren Verlauf des Projekts wird das Team wahrscheinlich auf Hindernisse stoßen. Abhängig von der Art des Hindernisses muss der Manager möglicherweise Änderungen vornehmen, um den normalen Betrieb wiederherzustellen. Wenn beispielsweise ein Teammitglied unerwartet in den Urlaub muss, sollte der Manager Aufgaben einem bestehenden Teammitglied neu zuweisen oder einen neuen Mitarbeiter zum Projekt hinzufügen.

Führend

Ob es sich um eine tägliche Aufgabe oder ein gemeinsames Ziel handelt, ein Manager muss das Team führen. Führung ist eine der wichtigsten Funktionen einer Führungskraft, denn sie motiviert die Mitarbeiter zu Höchstleistungen.

Das Teammanagement umfasst:

Auswirkungen auf das Team

Ein Manager muss bei den Teammitgliedern ein Gefühl der Zielstrebigkeit schaffen. Sie müssen den Zweck ihrer Rollen und den Zweck des Projekts kennen. Das Verständnis dieser Komponenten hilft Teams, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren.

Teammotivation

Motivation bedeutet, ein Team zu inspirieren und zu ermutigen, auf ein Ziel hinzuarbeiten. Ein Manager kann ein Team motivieren, indem er an die Vision glaubt, Anreize bietet und Anstrengungen anerkennt. Motivation ist ein wichtiger Faktor für die Aufrechterhaltung einer hohen Produktivität.

Teamkoordination

Bei der Arbeit mit einem Team muss der Leiter seine Aktivitäten koordinieren und effektive Gruppen bilden. Zu den Aktivitäten gehören Einzel- und Gruppenaufgaben sowie Gruppentreffen. Wenn ein Manager sieht, wie Teammitglieder zusammenarbeiten, fällt es ihm leichter, kleinere, kohärentere Teams zu bilden.

Ideale Eigenschaften modellieren

Als Führungskraft muss ein Manager die Qualitäten unter Beweis stellen, die von einem Team erwartet werden. Wenn ein Manager beispielsweise möchte, dass das Team eine positive Einstellung behält, muss er diesen Maßstab durch sein Verhalten setzen.

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KONTROLLE

Kontrolle ist die ständige Verantwortung des Managers, den Fortschritt in Richtung des Ziels zu überwachen.

Das Controlling kann Folgendes umfassen:

Kontrolle der Arbeitsqualität

Der Manager muss eine Qualitätskontrolle im Team durchführen, um sicherzustellen, dass die Leistung den Standards entspricht. Sie können die Qualität der Teamarbeit überprüfen, indem sie regelmäßig nach Updates fragen, Besprechungen abhalten oder ihre Arbeit ausprobieren. Die Überwachung der Qualitätsarbeit ist für die Schaffung eines großartigen Produkts unerlässlich.

Kontrolle von Budget und Terminen

Für ein erfolgreiches Projekt muss der Manager das zunächst festgelegte Budget einhalten. Die Überwachung des Budgets umfasst die Sicherstellung, dass Löhne, Materialien und andere Ausgaben im Rahmen bleiben. Ebenso muss der Manager verfolgen, wie lange jeder Schritt dauert, und ihn am ursprünglichen Zeitplan messen.

Bei Bedarf ändern

Treten während des Projekts Änderungen auf, muss der Manager diese identifizieren und den Plan aktualisieren können. Wenn ein Managementteam beispielsweise einen Schritt viel schneller als erwartet abschließt, kann es den Zeitplan auf einen früheren Fertigstellungstermin anpassen.

Management-Tipps

Es gibt bestimmte Fähigkeiten, die Sie als Führungskraft verbessern können. Berücksichtigen Sie diese Tipps, um eine Grundlage für die erfolgreiche Ausübung der vier Managementfunktionen zu schaffen:

Fördern Sie eine offene Kommunikation

Kommunikation ist für die Übermittlung von Informationen an Ihr Team von entscheidender Bedeutung. Darüber hinaus sorgt eine offene Kommunikationslinie dafür, dass sich Ihr Team wohl fühlt, wenn es Sie um Hilfe bittet. Wenn Sie mit Ihrem Team an Ihrem nächsten Ziel arbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie das Team ständig auf dem Laufenden halten, damit es seine Aufgaben erledigen kann.

Geben und erhalten Sie Feedback

Konstruktives Feedback hilft Ihrem Team zu verstehen, was es gut gemacht hat und wie es sich verbessern kann. Sie können auch um Feedback zu Ihrer Leistung als Führungskraft bitten. Nutzen Sie die Informationen, die Ihr Team bereitstellt, als Leitfaden dafür, was funktioniert und was nicht.

Organisieren Sie Ihren eigenen Arbeitsplatz und Ihre eigene Zeit

Während die Organisation ein effizientes Arbeitsumfeld für Ihr Team schafft, ist es auch wichtig, Ihren eigenen Raum und Ihre eigene Zeit in Ordnung zu halten. Wenn Sie organisiert sind, können Sie sich auf das Ziel konzentrieren und die Charaktereigenschaften Ihres Teams vorleben.

Aufzeichnungen machen

Erwägen Sie, Aufzeichnungen über die Erfolge und Misserfolge zu führen, auf die Sie während des Projekts stoßen. Schreiben Sie die Schritte auf, die zum Erfolg geführt haben, und wie Sie die Hindernisse überwunden haben. Sie können bei zukünftigen Projekten auf diese Details zurückgreifen, um sich daran zu erinnern, was Sie erneut tun und was Sie vermeiden sollten.

Sei flexibel

Während der Planungsfunktion entwickeln Sie ein Ziel und den Rahmen für dessen Erreichung. Allerdings können unerwartete Probleme auftreten, die Sie zu Änderungen zwingen. Wenn Sie verstehen, dass Sie möglicherweise Ihr Budget anpassen oder Ihre Methode ändern müssen, können Sie diese Herausforderungen meistern und sich an die Änderungen anpassen.

Sei entscheidungsfreudig

Sammeln und prüfen Sie alle möglichen Informationen und treffen Sie eine fundierte Entscheidung. Auch wenn Ihr Plan nicht so funktioniert, wie Sie es erwartet haben, können Sie ihn als Gelegenheit nutzen, zu lernen und sich zu verbessern.