Gemeinsamkeiten, Unterschiede und Werbetipps • BUOM

3. Januar 2022

In vielen Branchen nutzen Sekretärinnen ihre administrativen Fähigkeiten, um Kollegen und Managern bei einer Vielzahl von Aufgaben zu helfen. In diesem Bereich gibt es Fachleute auf verschiedenen Ebenen, darunter Generalsekretäre und Geschäftsführer. Wenn Sie verstehen, was diese Rollen gemeinsam haben und wie sie sich unterscheiden, können Sie leichter entscheiden, welche Karriere Sie anstreben. In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen diesen Berufen ein und geben Tipps, die Sie bei Ihrem beruflichen Aufstieg unterstützen.

Was ist eine Sekretärin?

Eine Sekretärin ist eine Verwaltungsangestellte, die Führungskräfte bei Büro- und Kommunikationsaufgaben unterstützt. Sekretärinnen beantworten Telefonanrufe und andere eingehende Mitteilungen, archivieren und kopieren Dokumente, planen Besprechungen und interagieren mit Kunden, Mandanten und der Öffentlichkeit. Dabei handelt es sich in der Regel um die Arbeit an der Rezeption eines Unternehmens und die Bereitstellung als erster Ansprechpartner für Besucher. Sekretärinnen fungieren in der Regel als Assistenten für höherrangige Mitarbeiter, die möglicherweise nicht in der Lage sind, das von einer Sekretärin gebotene Kommunikationsniveau aufrechtzuerhalten.

Was ist ein Chefsekretär?

Ein geschäftsführender Sekretär arbeitet als Verwaltungsassistent mit hochrangigen Führungskräften zusammen und hilft bei der Verwaltung aller alltäglichen Funktionen der Organisation. Sie stellen sicher, dass Führungskräfte an allen notwendigen Besprechungen teilnehmen, wichtige Mitteilungen erhalten und wichtige Neuigkeiten über ihre Branche erhalten. Diese Fachkräfte können einen Großteil des Tagesablaufs der von ihnen unterstützten Führungskräfte verwalten. Einige Chefsekretäre übernehmen auch ähnliche Aufgaben wie persönliche Assistenten, z. B. die Überwachung des Kalenders einer Führungskraft, um sicherzustellen, dass sie an Veranstaltungen oder Besprechungen außerhalb der Arbeit teilnimmt.

Chefsekretäre sind häufig für die Leitung des Büros verantwortlich. Sie implementieren grundlegende Büroverfahren in Bezug auf Dokumentation und Kommunikation und überwachen den Arbeitsbereich, um sicherzustellen, dass andere Sekretärinnen die richtigen Verfahren für eingehende Anrufe, den Empfang von Nachrichten und Besuche befolgen, um die Arbeitseffizienz zu verbessern. Sie erstellen außerdem Berichte über Jobstatistiken und Ausgaben, die sie den Managern vorlegen.

Ähnlichkeiten zwischen den Jobs des Exekutivsekretärs und des Sekretärs

Hier sind die wichtigsten Gemeinsamkeiten zwischen diesen Berufen:

Allgemeine Verantwortlichkeiten

Exekutivsekretäre und Generalsekretäre teilen sich viele Verantwortlichkeiten, einschließlich Büro- und Verwaltungsarbeiten. Dazu gehören Aufgaben wie das Beantworten von Anrufen, das Einreichen von Berichten, das Führen von Aufzeichnungen, das Planen und das Verwalten von Post. Beide Positionen fungieren auch als externe Kundendienstmitarbeiter. Der Umfang dieser Verantwortlichkeiten kann variieren, sie haben jedoch dieselben Grundfunktionen.

Soft Skills

Die Arbeit als Sekretärin oder Chefsekretärin erfordert in der Regel die gleichen zwischenmenschlichen Fähigkeiten. Zu diesen Fähigkeiten gehören Organisation, Kommunikation, Zeitmanagement und Problemlösung, die für die Wahrnehmung der Verantwortlichkeiten dieser Positionen von entscheidender Bedeutung sind. Auch öffentliches Reden, Kundenservice und Liebe zum Detail können Fachleuten dabei helfen, in diesen Rollen hervorragende Leistungen zu erbringen.

Ausbildung

Fachkräfte in beiden Positionen verfügen häufig über einen Bachelor-Abschluss, einige Unternehmen stellen jedoch Fachkräfte mit einem Associate-Abschluss oder einem High-School-Abschluss ein. Obwohl die Stelle als Chefsekretärin ein breiteres Aufgabenspektrum mit sich bringt, legen Arbeitgeber bei Bewerbern häufig Wert auf mehr Erfahrung als auf Bildung. Für beide Rollen kann der Erwerb weiterführender Abschlüsse oder Zertifizierungen dazu beitragen, attraktivere Bewerber zu werden oder höhere Gehälter zu verdienen.

Unterschiede zwischen Chefsekretär- und Sekretärspositionen

Hier sind die Hauptunterschiede zwischen diesen Berufen:

Aufgabenbereich

Sekretärinnen planen Besprechungen, fungieren als Hauptkontakte für Besucher und verwalten kleinere Finanzdokumente. Chefsekretäre unterstützen den gesamten Zeitplan der Führungskraft, fungieren als letzter Ansprechpartner vor Vorstandssitzungen, kontrollieren die Unternehmensbudgets und führen hochrangige Aufgaben der Wirtschaftsdiplomatie aus. Sie helfen auch bei der Führung von Mitarbeitern, während Sekretärinnen selten Führungsaufgaben wahrnehmen. Ebenso verfassen Chefsekretäre Berichte über Stellenstatistiken, während Sekretäre im Allgemeinen keine Berichte verfassen.

Erfahrung

Für die Position eines geschäftsführenden Sekretärs ist in der Regel mehr Erfahrung erforderlich als für die Position eines Generalsekretärs. Chefsekretäre verfügen in der Regel über mehrjährige Erfahrung und haben in ihren früheren Tätigkeiten ein breiteres Aufgabenspektrum wahrgenommen. Ihre Erfahrung kann die Führung von Mitarbeitern, die Unterstützung der leitenden Führungsebene und andere damit verbundene Aufgaben in der Branche, in der sie tätig sind, umfassen. Generalsekretäre können oft auch mit minimaler Erfahrung in diesem Bereich einen Job bekommen, wenn sie über die entsprechende Erfahrung verfügen.

Gute Fähigkeiten

Exekutivsekretäre nutzen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben umfassende Branchenkenntnisse, während die Aufgaben eines Generalsekretärs weniger technische Fähigkeiten erfordern. Generalsekretäre können die meisten ihrer Aufgaben mithilfe von Computerkenntnissen erledigen. Um die notwendigen Berichts- und Buchhaltungsaufgaben eines Chefsekretärs erfüllen zu können, verfügen diese Fachkräfte über fortgeschrittene Kenntnisse in den Bereichen Buchhaltung, Forschung und Management.

Gehalt und Perspektiven

Laut Indeed beträgt das durchschnittliche Gehalt für eine Chefsekretärin 44.778 $ pro Jahr. Umgekehrt beträgt das landesweite Durchschnittsgehalt für einen Generalsekretär 26.936 $ pro Jahr. Diese Zahlen können je nach Standort, Erfahrung, Unternehmensgröße, Ausbildung oder Zertifizierungen variieren, Chefsekretäre können jedoch im Allgemeinen unabhängig davon höhere Gehälter verdienen.

Tipps für den Aufstieg vom Sekretär zum Chefsekretär

Hier sind einige Tipps, die Sie beachten sollten, wenn Sie als Sekretärin eine Führungsposition anstreben:

Entwickeln Sie Sekretariatsfähigkeiten

Chefsekretäre haben oft mehr Verantwortung, weil sie nachweislich über hervorragende Büro- und Verwaltungsfähigkeiten verfügen. Die Entwicklung dieser Fähigkeiten kann Ihnen also dabei helfen, eine höhere Position zu erreichen. Sie können Ihre Fähigkeiten verbessern, indem Sie sie am Arbeitsplatz anwenden, Zertifizierungen erwerben oder sich den Arsch aufreißen. Hier sind einige Fähigkeiten, die Ihnen zum Erfolg als Sekretärin verhelfen:

• Kommunikation

• Multitasking

• Zeiteinteilung

• Technologie

• Netz

• Kritisches Denken

• Analyse

Holen Sie sich zusätzliche Bildung

Obwohl für Einstiegspositionen im Sekretariatsbereich kein Abschluss erforderlich ist, kann der Erwerb eines solchen Abschlusses Ihnen weiterhelfen. Ein abgeschlossener Hochschulabschluss und mehrjährige Erfahrung als Sekretärin können sich für die Position des Geschäftsführers qualifizieren. Der Abschluss einer Ausbildung, die über einen High-School- oder GED-Abschluss hinausgeht, kann Arbeitgebern zeigen, dass Sie über die nötige Motivation und Fähigkeiten verfügen, um in einer Führungsposition erfolgreich zu sein.

Zertifikate sind eine Möglichkeit, sich weiterzubilden, ohne einen Abschluss zu erwerben. Sie können Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse verbessern, indem Sie sich in einem Kurs für Assistenten der Geschäftsleitung oder durch Zertifikatsprogramme im Personalmanagement oder einem verwandten Bereich zertifizieren lassen. Sie können diese Kurse online oder persönlich über Universitäten oder private Unternehmen belegen.

Entwickeln Sie Branchenkenntnisse

Fundierte Kenntnisse der Branche, in der Sie arbeiten, können Ihnen helfen, wenn Sie von der Sekretärin zur Chefsekretärin wechseln möchten. Wenn Sie keine Sekretärin sind, aber Führungskraft werden möchten, sollten Sie sich nach Stellenangeboten in Ihrer Nähe und in Branchen mit offenen Stellen umsehen. Diese Wissensentwicklung kann wichtig sein, wenn Sie in einem High-Tech-Bereich wie dem Gesundheitswesen, der Informationstechnologie oder der Fertigung arbeiten. Fachleute in diesen Branchen, die Chefsekretäre einstellen, bevorzugen häufig diejenigen, die über technische Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, die ihnen bei der Verwaltung der Arbeit und des Privatlebens der Fachkräfte helfen können.