So entwickeln Sie strategische Projektprioritäten für Ihr Team • BUOM

Wenn Sie mehrere Designanfragen und Projekte abschließen müssen, ist es hilfreich, über ein System zu verfügen, das bestimmt, welche Anfragen angenommen und welche zuerst abgeschlossen werden müssen. Ein strategischer Ansatz für vorrangige Projekte kann Ihnen dabei helfen, Effizienz, Produktivität und Kundenzufriedenheit zu verbessern. Das Erlernen der Priorisierung eines Projekts ist der erste Schritt zur Erstellung einer Priorisierungsstrategie und zur Organisation des Projektplanungsprozesses.

In diesem Artikel erklären wir, was Projektprioritäten sind, beschreiben, wie Sie Ihre Projekte bei der Arbeit priorisieren und geben Tipps, wie Sie Ihre Projektprioritäten effektiver gestalten können.

Was sind die Projektprioritäten?

Projektprioritäten sind die Aufgaben, die Sie in Ihrem Arbeitsablauf als am wichtigsten erachten. Projekte mit der höchsten Priorität sind Aufgaben, mit denen Sie sofort beginnen müssen und für die Sie die hochwertigsten Ressourcen bereitstellen, während Projekte mit niedriger Priorität möglicherweise nicht einmal eine unmittelbare Frist haben. Wenn Sie Projekte priorisieren, legen Sie auch fest, welche Projekte Sie von Kunden annehmen möchten und welche den Zeit- und Ressourcenaufwand nicht wert sind. Bei der Projektpriorisierung handelt es sich um einen strategischen Prozess, bei dem es darum geht, unter Berücksichtigung verschiedener Arbeitsplatzbeschränkungen zu entscheiden, wie Aufgaben zugewiesen werden.

Es ist wichtig, Projektprioritäten zu haben, da Projektmanager oft viele verschiedene Aufgaben gleichzeitig unter einen Hut bringen. Sie verfügen nur über begrenzte Zeit- und Finanzressourcen und müssen diese Ressourcen entsprechend ihren Prioritäten zuweisen, um ihre Kunden zufrieden zu stellen und Unternehmensziele zu erreichen.

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So entwickeln Sie Projektprioritäten

Befolgen Sie diese Richtlinien, um Projektprioritäten festzulegen, die für Ihr Team funktionieren und die besten Ergebnisse erzielen:

1. Definieren Sie Ihre strategischen Ziele

Um sinnvolle Prioritätsstufen für Ihre Projekte zu entwickeln, müssen Sie zunächst die allgemeinen strategischen Ziele für Ihre Organisation oder Ihr Team definieren. Einige Unternehmen priorisieren Projekte möglicherweise ausschließlich auf der Grundlage des finanziellen Werts, den sie für das Unternehmen bringen können, während andere Unternehmen andere Arten von Wert priorisieren. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise internen Projekten, die die Unternehmensleistung verbessern, oder Kundenprojekten, die die Mission und die sozialen Werte des Unternehmens fördern, Priorität einräumen. Abhängig von Ihren allgemeinen strategischen Zielen möchten Sie möglicherweise mehrere Schlüsselkennzahlen festlegen, um die Prioritätsstufe jedes Projekts zu bewerten.

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2. Priorisieren Sie jede Dimension

Sobald Sie eine Liste strategischer Ziele und Kennzahlen haben, die Sie als Projektprioritäten verwenden möchten, bestimmen Sie, welche davon am wichtigsten sind. Wenn Sie wissen, welche Ziele die höchste Priorität haben, können Sie entscheiden, welche Projekte für die Ressourcen und Zeit Ihres Teams Priorität haben. Beispielsweise kann die Erzielung eines finanziellen Gewinns Ihre oberste Priorität sein, aber die Entwicklung innovativer Funktionen könnte Ihre nächsthöhere Priorität sein. In diesem Fall priorisieren Sie Projekte mit hohem Umsatz gegenüber Projekten mit innovativen Funktionen, obwohl beide wichtig sind.

3. Erstellen Sie ein Punktesystem

Die Entwicklung eines Bewertungssystems kann eine gute Möglichkeit sein, Ihre aktuellen Projekte zu priorisieren und festzustellen, ob es sich lohnt, ein vielversprechendes Projekt weiterzuverfolgen. Bei der Erstellung eines Prioritätsbewertungssystems wird eine Rangliste der Prioritäten erstellt und jeder Priorität Punkte zugewiesen. Ihre höchste Priorität hat die höchste Nummer und Ihre niedrigste Priorität hat die niedrigste Nummer. Für jedes Projekt addieren Sie den Wert aller Attribute, die es in jeder Kategorie hat. Sie können Multiplikatoren auch verwenden, um zusätzliche Werte darzustellen, z. B. ein Projekt, das doppelt so viel einbringt wie andere Projekte.

4. Vergleichen Sie den Wert mit den Ressourcen

Berücksichtigen Sie nach der Bewertung der finanziellen oder strategischen Vorteile jedes Projekts die erforderlichen Ressourcen. Manche Projekte haben möglicherweise einen extrem hohen Nutzen, erfordern aber auch enorme Ressourcenmengen. Überlegen Sie, ob es sich je nach Prioritätsstufe lohnt, einen Teil der Ressourcen Ihres Unternehmens für jedes Projekt aufzuwenden.

Selbst das Projekt mit der höchsten Priorität ist die Investition möglicherweise nicht wert, wenn es erfordert, dass Sie alle Ressourcen des Unternehmens nutzen und Ihre anderen Projekte vernachlässigen. Ebenso kann ein kostengünstiges Projekt eine höhere Prioritätsstufe erhalten, wenn es nur minimale Ressourcen erfordert und eine schnelle Kapitalrendite bietet.

5. Bewerten Sie das Risiko jedes Projekts

Berücksichtigen Sie beim Festlegen Ihrer Prioritäten die mit jedem Projekt verbundenen Risiken. Erstellen Sie eine Liste aller Risiken und berechnen Sie die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns bzw. die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Team das Projekt nicht abschließen kann. Berücksichtigen Sie andere Ergebnisse, z. B. die Ausgabe von mehr Geld als erwartet oder den Bedarf an mehr Arbeitskräften.

Wägen Sie das Risiko gegen den potenziellen Wert des Projekts ab, wenn Sie eine Prioritätenliste erstellen und entscheiden, ob Sie das Projekt annehmen möchten. Einige Projekte mit hoher Priorität bergen möglicherweise auch ein hohes Risiko, sodass Sie möglicherweise nicht einen so großen Teil Ihrer Ressourcen für dieses Unterfangen aufwenden möchten.

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6. Bewerten Sie den Grad der Dringlichkeit

Einer der wichtigsten Aspekte der Priorisierung, insbesondere bei Projekten, die bereits in Ihrem Zeitplan stehen, ist die Analyse ihrer Dringlichkeit. Bewerten Sie aktuelle Fristen und priorisieren Sie das Projekt basierend darauf, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen. Schätzen Sie, wie viel Zeit Sie für die Fertigstellung jedes Projekts benötigen, und berechnen Sie anhand des Fälligkeitsdatums den spätestmöglichen Starttermin für dieses Projekt, um die Frist einzuhalten. Sie können diese Daten verwenden, um einen Projektprioritätsplan zu erstellen und Entscheidungen zwischen Projekten zu treffen, die für das Unternehmen einen ähnlichen Grad an Bedeutung und Wert haben.

7. Berücksichtigen Sie Ihre persönlichen Vorlieben

Wenn Sie mehrere Projekte haben, die dem Unternehmen den gleichen Wert bieten und den gleichen Zeitplan haben, verwenden Sie Ihren persönlichen Arbeitsstil, um Projekte zu priorisieren. Wenn Sie lieber zuerst schwierigere Arbeiten erledigen und dann mit interessanten Projekten fortfahren möchten, nutzen Sie diese Informationen, um Ihren Arbeitsablauf zu organisieren. Letztendlich sind Projektprioritäten dann am effektivsten, wenn sie Ihren persönlichen Bedürfnissen entsprechen und sich an den Unternehmensstrategien orientieren.

8. Schaffen Sie ein Gleichgewicht zwischen Aufgaben mit hoher und niedriger Priorität

Um eine erfolgreiche Balance in Ihrem Team zu schaffen, wählen Sie eine Mischung aus herausfordernden, hochwertigen und einfachen Projekten, die Sie ganz unten auf Ihrer Prioritätenliste platzieren können. Wenn Sie nur Projekte mit hoher Priorität auswählen, kann Ihr Team schnell mit der Arbeit überfordert sein. Eine Vielzahl von Aufgaben kann es einfacher machen, Ihren Zeitplan zu planen, Verantwortlichkeiten über längere Zeiträume zu koordinieren und die Arbeitslast auf das gesamte Team zu verteilen.

9. Delegieren Sie bei Bedarf.

Es kann vorkommen, dass Sie zu viele Projekte in Ihrem Zeitplan haben und nicht genügend Zeit haben. Nutzen Sie in diesen Situationen die Delegation als Teil des Projektpriorisierungsprozesses. Überlegen Sie, welche Projekte Sie an andere Teammitglieder delegieren können und welche Sie persönlich bearbeiten müssen. Versuchen Sie beim Delegieren, Projekte mit geringem Wert auszuwählen, die Sie an andere delegieren möchten, um die Auswirkungen möglicher Fehler zu verringern.

10. Lehnen Sie Projekte ab, die nicht Ihren Anforderungen entsprechen.

Ein Teil der Priorisierung von Projekten besteht darin, Projekte zu eliminieren, die nicht in Ihre Priorisierungsstrategie passen. So wie einige Projekte eine niedrige Priorität haben, weil sie nur dann sinnvoll sind, wenn Sie wenige Ressourcen bereitstellen, können Sie andere Projekte möglicherweise überhaupt nicht rechtfertigen. Seien Sie respektvoll, wenn Sie Projekte ablehnen, aber seien Sie standhaft in Ihrer Entscheidung. Verstehen Sie, dass Sie durch den Verzicht auf bestimmte Aufgaben mehr Zeit für wichtigere Prioritäten haben und sich auf Ihre strategischen Kernziele konzentrieren können.

11. Seien Sie bereit, Anpassungen vorzunehmen

Denken Sie daran, dass sich Fristen, Ziele und Prioritäten plötzlich ändern können. Eine Projektpriorisierungsstrategie ist ein nützlicher Leitfaden für Ihre Arbeit, aber es ist wichtig, eine flexible Denkweise zu haben und bereit zu sein, sich auf kurzfristige Anfragen von Unternehmensleitern und wichtigen Kunden einzustellen. Halten Sie einen Backup-Plan für mögliche Änderungen bereit und arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um Änderungen an Ihrem Arbeitsablauf zu bewältigen. Während diese Änderungen den Erfolg des Teams unterstreichen, kann eine kurzfristige Anpassung Ihrer Prioritäten langfristige Vorteile bringen.

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Tipps zum Erstellen effektiver Projektprioritäten

Nutzen Sie diese Tipps, um die besten Prioritäten für Ihre Projekte zu ermitteln:

• Erklären Sie Ihre Beweggründe: Wenn Sie Ihre Prioritäten mit Ihrem Team besprechen, erklären Sie, warum jedes Projekt an einer bestimmten Position auf der Prioritätenliste steht, und geben Sie jedem die Möglichkeit, sich zu seinen Projektprioritäten zu äußern.

• Schreiben Sie Ihre Prioritäten auf: Sobald Sie sich für die Reihenfolge Ihrer Prioritäten entschieden haben, erstellen Sie eine Liste mit Fristen für jede Priorität. Erwägen Sie die Verwendung von Farbcodierungen und anderen Organisationstools, um alles organisiert zu halten.

• Priorisieren Sie Aufgaben innerhalb von Projekten: Erstellen Sie neben der Entwicklung eines Priorisierungssystems für gesamte Projekte eine Methode zur Priorisierung einzelner Aufgaben, Aufgaben und Ergebnisse für jedes Projekt.

• Bewerten Sie Ihr System regelmäßig: Bewerten Sie regelmäßig die Wirksamkeit der Art und Weise, wie Sie Projekte für Ihr Team auswählen und Arbeitsprozesse priorisieren. Vergleichen Sie ihren erwarteten Wert mit dem tatsächlichen Wert, den sie bieten, bewerten Sie die Teamleistung und überprüfen Sie andere Kennzahlen, um festzustellen, ob Sie Änderungen vornehmen müssen.