Formular I-9 verstehen | • BUOM

20. Mai 2021

Die Annahme eines neuen Jobs bringt eine lange Liste an Papierkram mit sich. Das Formular I-9 ist eines der Elemente, die Sie ausfüllen müssen, wenn Sie sich für eine neue Stelle bewerben. Dieses Formular bestätigt, dass Sie berechtigt sind, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten. In diesem Artikel besprechen wir die Definition des Formulars I-9, einschließlich dessen, was die einzelnen Abschnitte beinhalten und welche Belege Sie bei der Einreichung verwenden können.

Was ist Formular I-9?

Das Formular I-9 ist eine Form der Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung, mit der die Arbeitserlaubnis in den Vereinigten Staaten überprüft wird. Dieses Formular stammt vom US-amerikanischen Ministerium für Staatsbürgerschaft und Einwanderung. Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer füllen ihren Teil des Formulars I-9 aus. Neben dem Formular legt der Arbeitnehmer auch weitere Dokumente vor, die seine Identität und seine Arbeitserlaubnis in den Vereinigten Staaten belegen.

Auf Formular I-9 heißt es:

• Der Arbeitnehmer bescheinigt, dass er berechtigt ist, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.

• Der Arbeitgeber überprüfte das Formular I-9 zusammen mit den Belegen, um die Anspruchsberechtigung des Arbeitnehmers festzustellen.

Jeder neue bezahlte Mitarbeiter muss das Formular I-9 innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens ausfüllen. Einige Mitarbeiter sind möglicherweise davon ausgenommen, obwohl solche Situationen selten sind. Einige Ausnahmen können sein:

• Ein Mitarbeiter mit einem Einstellungsdatum vor dem 6. November 1986.

• Ein Mitarbeiter, der selten in einem Privathaushalt arbeitet.

• Ein Zeitarbeiter, der von einem externen Arbeitgeber eingestellt wird.

• Ein Mitarbeiter, der derzeit nicht in den Vereinigten Staaten beschäftigt ist.

Warum ist Formular I-9 wichtig?

Das Formular I-9 ist ein wichtiger Teil des Einstellungsprozesses, da es alle Mitarbeiter eines Unternehmens dokumentiert und sicherstellt, dass sie berechtigt sind, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten. Aus diesem Grund schreibt das Bundesgesetz vor, dass alle neuen Mitarbeiter das Formular I-9 ausfüllen müssen und dass Arbeitgeber auch von ihren neuen Mitarbeitern ein solches Formular anfordern müssen.

Sobald sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer das Formular I-9 ausgefüllt haben, muss der Arbeitgeber es für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses des Arbeitnehmers mindestens drei Jahre lang aufbewahren. Bleibt der Arbeitnehmer länger als drei Jahre im Unternehmen, muss der Arbeitgeber das Formular mindestens ein Jahr nach dem Kündigungsdatum aufbewahren. Obwohl der Arbeitgeber das Formular I-9 nicht bei der Regierung einreichen muss, muss er es ihm auf Anfrage vorlegen.

Wann ist Formular I-9 zu verwenden?

Formulare I-9 werden neuen Mitarbeitern in den Vereinigten Staaten ausgestellt. Wird sowohl für US-Bürger als auch für Nicht-Staatsbürger mit einem vorübergehenden oder dauerhaften Arbeitsvisum ausgestellt.

Bei der Einreichung des Formulars I-9 können Sie mit folgenden Fristen rechnen:

• Ein Mitarbeiter erhält ein Stellenangebot und nimmt es an.

• Der Mitarbeiter füllt den ersten Abschnitt des Formulars I-9 am oder vor dem ersten Arbeitstag aus.

• Der Arbeitnehmer sendet das Formular I-9 an seinen Arbeitgeber zurück.

• Der Arbeitgeber prüft die Richtigkeit der Angaben im ersten Abschnitt.

• Der Arbeitgeber füllt den zweiten Abschnitt des Formulars I-9 spätestens am dritten Tag aus.

• Der Arbeitgeber bewahrt das Formular I-9 mindestens drei Jahre lang auf.

Wenn diese Schritte nicht rechtzeitig abgeschlossen werden, muss möglicherweise der dritte Abschnitt verwendet werden. Das Formular I-9 wird zusammen mit den Unterlagen des Mitarbeiters aufbewahrt. Sie werden nicht an die Regierung weitergegeben, es sei denn, ein Regierungsbeamter beantragt den Zugriff.

Das Formular I-9 kann vom Arbeitgeber oder der Personalabteilung verwendet werden. Dies ist ein wichtiger Teil des Einstellungsprozesses, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter alle erforderlichen Unterlagen ausfüllen. Neue Mitarbeiter benötigen in der Regel andere Arten von Papierkram, etwa die Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags oder die Anmeldung zu Krankenversicherungsleistungen. Zu diesem Zeitpunkt füllen die meisten Unternehmen das Formular I-9 aus.

Abschnitte des Formulars I-9

Formular I-9 besteht aus drei Teilen:

Abschnitt Eins – Mitarbeiterinformationen und Zertifizierung

Der erste Abschnitt wird vom Mitarbeiter ausgefüllt. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers sicherzustellen, dass alle neuen Mitarbeiter das Formular I-9 korrekt und rechtzeitig ausfüllen. Hier melden Arbeitnehmer mit einem Arbeitsvisum das Ablaufdatum ihrer Arbeitserlaubnis. Der Arbeitgeber muss dann dieses Datum zur Kenntnis nehmen und die Berechtigung des Arbeitnehmers vor diesem Datum erneut überprüfen. Wenn der Mitarbeiter kein Ablaufdatum hat, kann er dieses Feld leer lassen.

Im ersten Abschnitt müssen Sie Ihren offiziellen Namen, etwaige verwendete Nachnamen, Adresse, Geburtsdatum und US-Sozialversicherungsnummer eingeben.

Mit dem Ausfüllen dieses Formulars bestätigen Sie Folgendes:

• Der Mitarbeiter ist ein US-amerikanischer Staatsbürger oder

• Der Mitarbeiter ist kein US-Bürger oder

• Der Arbeitnehmer hat einen rechtmäßigen ständigen Wohnsitz oder,

• Der Arbeitnehmer ist ein Ausländer, der berechtigt ist, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.

Zusätzlich zum Ausfüllen des ersten Abschnitts müssen neue Mitarbeiter auch zusätzliche Unterlagen zum Nachweis ihrer Arbeitserlaubnis vorlegen. Sie müssen entweder Folgendes einreichen:

• Ein Dokument aus Liste A, das die Identität und das Recht auf Arbeit nachweist.

• Ein Ausweisdokument der Liste B MIT einem Dokument der Liste C, das Ihre Arbeitserlaubnis belegt.

Liste A kann Dokumente wie einen US-Pass, eine US-Passkarte, eine Green Card oder eine temporäre Aufenthaltskarte enthalten. Liste B kann Dokumente wie einen Führerschein oder einen Personalausweis, einen Bundes- oder Staatsausweis, einen Schulausweis mit Foto oder einen Personalausweis oder eine Dienstakte der US-Streitkräfte enthalten. Anhang C kann Dokumente wie eine gültige US-Sozialversicherungskarte der Social Security Administration, eine Geburtsurkunde des US-Außenministeriums, eine Original-Geburtsurkunde mit offiziellem Siegel oder eine US-Staatsbürgerschaftsurkunde enthalten. Alle Dokumente müssen original, aktuell und gültig sein. Außerdem können Arbeitgeber nicht feststellen, welche Dokumente ein neuer Arbeitnehmer verwendet.

Abschnitt 2. Überprüfung und Verifizierung durch den Arbeitgeber oder einen bevollmächtigten Vertreter

Der zweite Abschnitt wird vom Arbeitgeber ausgefüllt. Dieser Abschnitt muss innerhalb von drei Tagen nach dem Startdatum abgeschlossen sein. Im zweiten Abschnitt ist der Arbeitgeber verpflichtet, alle Dokumente aufzuzeichnen, die der Arbeitnehmer zum Nachweis seiner Anspruchsberechtigung einreicht. In diesem Abschnitt werden der Titel des Dokuments, die ausstellende Behörde, die Dokumentnummer, das Ablaufdatum der Arbeitserlaubnis und das Startdatum des Arbeitnehmers aufgeführt.

Sobald der Arbeitgeber jeden dieser Bereiche abgeschlossen hat, muss er das Formular I-9 unterzeichnen und datieren und es zusammen mit den anderen Beschäftigungsdokumenten des Arbeitnehmers einreichen.

Abschnitt drei – Erneute Überprüfung und Wiedereinstellung

Der dritte Abschnitt wird nur verwendet, wenn der Mitarbeiter das Formular I9 bereits ausgefüllt hat, aber noch einmal überprüft werden muss. Es kann auch dann zum Einsatz kommen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und dann wieder zurückkehrt. Weitere Gründe, warum Sie möglicherweise den dritten Abschnitt ausfüllen müssen, sind:

• Wenn sich der offizielle Name des Mitarbeiters seit seiner ursprünglichen Einstellung geändert hat.

• Wenn der Arbeitnehmer innerhalb der Dreijahresfrist wieder eingestellt wird und weiterhin arbeitsfähig ist.

• Wenn das Arbeitsvisum des Arbeitnehmers vor Ablauf der Dreijahresfrist abläuft.