Erfahren Sie, wie Sie Büroleiter werden • BUOM
Was macht ein Büroleiter?
Ein Büroleiter nutzt Organisations- und Managementfähigkeiten, um die Arbeit einer Geschäftsstelle zu erleichtern und zu unterstützen. Sie erledigen die notwendigen Verwaltungsaufgaben, um einen effizienten Bürobetrieb sicherzustellen. Büroleiter haben außerdem folgende Aufgaben:
Büromanagement, einschließlich Gehaltsabrechnung, Terminplanung und Dokumentenverwaltung
Einrichtung von Aufzeichnungssystemen, einschließlich Registrierung, Sicherheit, Zugriff und Vernichtung von Mitarbeiterdokumenten.
Erstellung und Verwaltung von Bürobudgets und Buchhaltungsaktivitäten
Einstellung, Schulung und Überwachung von anderem Verwaltungspersonal
Planung und Koordination von Mitarbeiterbesprechungen und Arbeitsveranstaltungen
Typisches Gehalt
Die Bezahlung kann je nach Standort, Unternehmen und Dienstalter des Büroleiters variieren, aber hier sind einige typische Gehälter:
Übliches Gehalt in den USA: 41.886 $ pro Jahr
Typische Gehälter liegen zwischen 29.971 und 60.611 US-Dollar pro Jahr.
Anforderungen an einen Büroleiter
Sie können Büroleiter werden, indem Sie die Ausbildung und Erfahrung erwerben, die Sie für den Erfolg in dieser Position benötigen.
Ausbildung
Um als Büroleiter arbeiten zu können, ist mindestens ein Hochschulabschluss oder ein gleichwertiger Abschluss erforderlich. Viele Arbeitgeber bevorzugen jedoch einen Bachelor-Abschluss. Verwandte Studiengänge umfassen Betriebswirtschaftslehre, Personalmanagement oder Informationsmanagement.
Die Weiterbildung
Um Büroleiter zu werden, ist in der Regel keine formelle Ausbildung erforderlich, diese Fachkräfte verfügen jedoch in der Regel über Berufserfahrung im Büro- und Bürobereich. Da Büroleiter für die effiziente Verwaltung eines Büros verantwortlich sind, können einem Kandidaten mittlere bis fortgeschrittene Computerkenntnisse und Führungs- oder Managementerfahrung dabei helfen, diese Rolle zu besetzen. Viele Büroleiter verfügen über Erfahrung als Buchhalter oder Büroleiter. Büroleiter können aus vielen Branchen kommen, darunter Recht, Immobilien oder Finanzen.
Einige Arbeitgeber bevorzugen möglicherweise auch Kandidaten mit Erfahrung in einer bestimmten Branche. Beispielsweise würde ein Büroleiter in einer Bauposition von Vorkenntnissen in der Baubranche profitieren. Frühere Erfahrungen im Immobilien- und Vertriebsbereich können für einen Immobilienbüroleiter von Vorteil sein. Angehende Büromanager können eine Branchenausbildung erwerben, indem sie allgemeine Verwaltungs- und Büropositionen in der Branche bekleiden, in der sie arbeiten möchten.
Zertifikate
Obwohl die Zertifizierung keine Voraussetzung ist, kann sie einem Kandidaten dabei helfen, ausgeprägte Führungs- oder Verwaltungsfähigkeiten nachzuweisen. Hier sind einige nützliche Zertifizierungen für angehende Büromanager:
Fachkraft für Facility Management und zertifizierter Facility Manager
Diese Zertifikate werden von der International Facilities Management Association ausgestellt. Sobald die Bildungs- und Prüfungsvoraussetzungen erfüllt sind, ist eine kontinuierliche Aus- und Weiterbildung erforderlich, die der Antragsteller alle drei Jahre erneuern muss.
Zertifizierter Aufnahmemanager
Das Institute of Certified Records Managers bietet diese Zertifizierung an, die Kandidaten nach Bestehen eines sechsteiligen Tests erhalten. Jeder der ersten fünf Teile enthält 100 Multiple-Choice-Fragen und der sechste Teil ist eine Aufsatzfrage. Der Erwerb dieser Zertifizierung beweist Ihre Fähigkeit, Aufzeichnungen zu erstellen, zu verwalten, zu speichern und zu übertragen.
Zertifizierung zum Informationsmanagement-Spezialisten
Diese über ARMA International erhältliche Zertifizierung kann für Büroleiter nützlich sein, die sich mit der Regulierung und Verwaltung von Daten befassen. Diese Zertifizierung stellt sicher, dass angehende Büroleiter mit Themen rund um Informations- und Technologiemanagement, Cybersicherheit, Archivierung und mehr vertraut sind.
Fähigkeiten
Büroleiter sind für die alltäglichen Büroabläufe verantwortlich. Sie können andere Verwaltungsmitarbeiter beaufsichtigen, den Überblick über wichtige Dokumente behalten und notwendige Pläne für eine bevorstehende Mitarbeiterveranstaltung machen. Da ein Büroleiter in alle Aspekte des Büros eingebunden ist, sind häufig vielfältige Fähigkeiten erforderlich. Zu den nützlichen Fähigkeiten als Büroleiter gehören:
Organisation
Ein Büroleiter ist für die Koordinierung verschiedener Aspekte des Arbeitsplatzes verantwortlich. In dieser Rolle können Sie Mitarbeiter für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe organisieren oder Kundendateien zusammenstellen und verwalten.
Kommunikation
Da Büroleiter mit Mitarbeitern auf allen Ebenen zusammenarbeiten, sind ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten unerlässlich. Beispielsweise muss ein Büroleiter möglicherweise wichtige Informationen zwischen den Abteilungen kommunizieren, um sicherzustellen, dass das Unternehmen wichtige Fristen einhält.
analytisch
Neben der Aufrechterhaltung der Ordnung im Büro wird von Büroleitern erwartet, dass sie bestehende Systeme bewerten und verbessern, um die Gesamteffizienz zu verbessern. Die Analyse kann die Bewertung der Prozessausrüstung umfassen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Unternehmens entspricht.
Führung
Büroleiter sind häufig für andere Verwaltungsfachkräfte verantwortlich. Starke Führungsqualitäten können einem Büroleiter dabei helfen, ein Team zu motivieren und zu leiten. Ein Büroleiter kann mehrere Teams leiten, darunter Kundendienst und Informationstechnologie.
Budgetierung
Büroleiter sind für das Bürobudget verantwortlich. Budgetierungskenntnisse können Ihnen dabei helfen, den Finanzbedarf vorherzusagen und Einnahmen und Ausgaben zu analysieren. Als Büroleiter können Sie Verkaufsberichte oder Rechnungen von Lieferanten einsehen.
Arbeitsbedingungen für einen Büroleiter
Der typische Arbeitstag und die Arbeitsumgebung eines Büroleiters variieren von Tag zu Tag, abhängig von den Anforderungen des Büros. Eines Tages werden Sie sich möglicherweise Lebensläufe ansehen, um einen neuen Verwaltungsassistenten einzustellen. An einem anderen Tag können Sie eine Bestandsaufnahme Ihres aktuellen Bürobedarfs vornehmen und eine Bestellung für die benötigten Materialien aufgeben.
Der Büroleiter wird eng mit dem Verwaltungspersonal und den Mitgliedern des Führungsteams zusammenarbeiten. Sie können den Direktor, den Vizepräsidenten oder andere Manager bei Büroaufgaben unterstützen.
So werden Sie Büroleiter
Ein Büroleiter beginnt oft als administrative Unterstützung. Sie können als Verwaltungsassistent arbeiten und gleichzeitig grundlegende Bürokompetenzen entwickeln. Um Büroleiter zu werden, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Absolvieren Sie ein Bildungsprogramm
Ein Bachelor-Abschluss ist zwar keine Voraussetzung, es ist jedoch eine gute Idee, Ihren Lebenslauf zu stärken, wenn Sie sich für eine Position als Büroleiter bewerben. Wenn Sie einen Abschluss anstreben, wählen Sie eine Branche, die für Ihre Ziele relevant ist. Verwandte Bildungsprogramme umfassen Facility Management und Betriebswirtschaftslehre.
2. Absolvieren Sie ein Zertifizierungsprogramm
Einige Arbeitgeber bevorzugen möglicherweise eine Zertifizierung für Verwaltungsdienstleistungen. Sie können anstelle eines Bachelor-Abschlusses ein Zertifikatsprogramm absolvieren oder beides erwerben, was Ihren Lebenslauf weiter stärkt. Sie können sich über die International Facilities Management Association oder das Institute of Certified Record Managers zertifizieren lassen. Überprüfen Sie zunächst die Zertifizierungsanforderungen und beginnen Sie dann mit der Arbeit an der Zertifizierung.
3. Bewerben Sie sich für eine Verwaltungsstelle
Die Tätigkeit als Verwaltungsassistent/in vermittelt Ihnen die nötige Erfahrung, um Büroleiter/in zu werden. Es lohnt sich in der Regel, als Einstieg in die gleiche Branche zu arbeiten, in der Sie als Büroleiter arbeiten möchten.
4. Entwickeln und demonstrieren Sie Ihre Führungsqualitäten
Nutzen Sie Ihre Verwaltungsposition, um Ihre Führungs- und Managementfähigkeiten zu verbessern. Übernehmen Sie nach Wunsch weitere Aufgaben und nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen.
5. Bewerben Sie sich für eine Stelle als Büroleiter
Sobald Sie Ihre Ausbildung und Zertifizierungen abgeschlossen und genügend Erfahrung gesammelt haben, beginnen Sie mit der Bewerbung für Positionen als Büroleiter. Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Anschreiben und Lebenslauf die Fähigkeiten hervorheben, die Ihre Managementfähigkeiten unter Beweis stellen.
Muster-Stellenbeschreibung für Büroleiter
Wir suchen einen Office Manager zur Überwachung und Koordinierung unserer Verwaltungsaufgaben. Der ideale Kandidat verfügt über Erfahrung mit Datensystemen, Gehaltsabrechnung und Bestandsverwaltung. Von einem Büroleiter wird erwartet, dass er ein kleines Team nicht nur leitet, um Büroaufgaben zu koordinieren, sondern auch herauszufinden, wie diese effektiv verbessert werden können. Bachelor-Abschluss bevorzugt.