Definition, Zweck und Methoden ihrer Erstellung • BUOM

Wenn Sie eine Karriere im Management in Betracht ziehen, ist es hilfreich zu wissen, wie Sie ein Geschäftsbetriebssystem für Ihr Unternehmen erstellen. Geschäftsbetriebssysteme helfen Unternehmen dabei, Verantwortlichkeiten zu klären, präzise Systeme zur Problemlösung zu erstellen und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Das Verständnis von Best Practices für den Aufbau eines Geschäftsbetriebssystems kann Ihnen helfen, eine effektivere Führungskraft zu werden, Ihr Unternehmen auf die Skalierung vorzubereiten und Möglichkeiten zu finden, Ihre Karriere voranzutreiben.

In diesem Artikel definieren wir, was ein Unternehmensbetriebssystem ist, erklären, warum Unternehmen eines verwenden, und bieten eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen bei der Erstellung eines Betriebssystems für Ihren Arbeitgeber hilft.

Was ist ein Geschäftsbetriebssystem?

Ein Geschäftsbetriebssystem ist ein Unternehmenshandbuch, das das Was, Wie, Wann und Warum der Verantwortlichkeiten des Unternehmens beschreibt. Manager, Führungskräfte und Geschäftsinhaber arbeiten oft zusammen, um Geschäftsbetriebssysteme zu schreiben, um sicherzustellen, dass jeder im Unternehmen seine Rollen versteht, die gleiche Vision teilt und auf die gleichen Ziele hinarbeitet.

Der Zweck eines Geschäftsbetriebssystems besteht darin, Teams zu vereinen, die Kommunikation zu klären und eine gemeinsame Mission voranzutreiben. Diese Bemühungen können zu einem harmonischeren Arbeitsumfeld führen, das gute Mitarbeiter bindet und sie für ihre harte Arbeit belohnt.

Welchen Zweck hat ein Betriebssystem für ein Unternehmen?

Der Zweck eines Geschäftsbetriebssystems besteht darin, die Effizienz des Unternehmens zu verbessern. Dies wird durch klare Ziele, gemeinsame Werte und die Leistung der Mitarbeiter vorangetrieben. Ein erfolgreiches Unternehmensbetriebssystem kann eine positive Arbeitskultur schaffen, in der die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Arbeitszeit geschätzt wird, ihre persönliche Zeit respektiert wird und ihre Bemühungen zu greifbaren Ergebnissen führen.

Wenn Ihr Arbeitgeber Sie damit beauftragt hat, die Leistung des Unternehmens zu verbessern, sollten Sie überlegen, welche Bereiche des Unternehmens die meiste Unterstützung benötigen. Um diese Bereiche zu identifizieren, versuchen Sie, sich die folgenden Fragen zu stellen:

• Hat das Unternehmen das Gefühl, die Kontrolle zu haben und einer klaren Richtung zu folgen?

• Erwirtschaftet das Unternehmen regelmäßig Gewinne?

• Ist die Mitarbeiterfluktuation gesund?

• Verstehen die Mitarbeiter ihre Verantwortung vollständig?

• Werden Besprechungen als effiziente Zeitnutzung angesehen?

• Verfügt das Unternehmen über einen klaren Finanzplan?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit „Nein“ beantwortet haben, können Sie ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Geschäftsbetriebssystem erstellen, um die Verantwortung der Mitarbeiter zu stärken, die Effizienz zu steigern und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu verbessern.

So erstellen Sie ein Betriebssystem für Unternehmen

Geschäftsbetriebssysteme bestehen typischerweise aus fünf Teilen: Prozesse, Systeme, Rollen, Fähigkeiten und Struktur. So nutzen Sie jedes Element optimal aus, um ein effektives Betriebssystem für Ihr Unternehmen zu erstellen:

1. Prozesse entwickeln

Prozesse sind manuelle und soziale Checklisten dafür, wie ein Unternehmen eine Aufgabe erledigt. Sie ermöglichen Ihnen, einen Plan zu erstellen und zu verfolgen. Durch die Nachverfolgung erleichtern Prozesse die Identifizierung und Korrektur ineffektiver Aktivitäten, was Ihnen dabei helfen kann, schnell einen profitableren Plan zu aktualisieren und umzusetzen.

Effektive Prozesse sind:

• Leicht verständlich: Beschreiben Sie Prozesse in einfacher Sprache, damit jeder Mitarbeiter weiß, was zu tun ist.

• Wiederholbar: Für maximale Effizienz erstellen Sie Prozesse, die Mitarbeiter immer wieder wiederholen können, und lassen Sie Details weg, die nicht auf jede Situation zutreffen.

• Leichtigkeit des Zugangs. Platzieren Sie Arbeitsdokumente an leicht zugänglichen Orten, beispielsweise in einem gut organisierten freigegebenen Cloud-Ordner oder an einem gut sichtbaren schwarzen Brett im Büro.

• Rückverfolgbarkeit: Um Prozesse kontinuierlich zu verbessern, ist es sinnvoll, diese zu verfolgen. Sie können beispielsweise die Zeit aufzeichnen, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird, um Bereiche zu identifizieren, in denen Mitarbeiter ihre Produktivität verbessern können.

• Unterstützt durch Tools: Tools können mühsame Aufgaben wie die Nachverfolgung automatisieren, was die Motivation der Mitarbeiter erhöhen kann, dem Prozess zu folgen.

Hier ist ein Beispiel für den Prozess in Aktion:

Felix ist Vertriebsleiter in der Produktivitätsabteilung. Er erstellt für sein Team einen Produktivitätsprozess, der eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung zu bewährten Produktivitätspraktiken für eine bestimmte Aufgabe enthält. Er bezieht die praktischen Methoden, die er in seine Arbeit einsetzt, ein und erklärt, wie er häufig auftretende Probleme löst.

Es ermöglicht jedem Teammitglied einen einfachen Zugriff auf das Handbuch. Er ermutigt sie außerdem, während der Arbeit ein Handbuch zu verwenden und mithilfe eines Zeiterfassungstools zu verfolgen, wie lange sie arbeiten. Abschließend bietet Felix an, Fragen zu beantworten und bei Bedarf Ratschläge zu geben.

Innerhalb eines Monats steigert das Vertriebsteam von Felix die Produktivität um 15 %.

2. Systeme installieren

Systeme definieren die technischen Aspekte, wie ein Unternehmen eine Aufgabe ausführt. Sie decken typischerweise die harten und weichen Seiten von Technologie, Marketing, Finanzen und Menschen ab. Ein hartes Personalsystem kann beispielsweise Anweisungen zum Umgang mit Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Personalverantwortung enthalten, während ein weiches Personalsystem häufig Leistungsmanagementtaktiken, Einstellungspraktiken und Vergütungspläne umfasst.

Erfolgreiche Systeme sind:

• Auf die Aufgabe zugeschnitten

• Anwendbar auf allgemeine Unternehmensziele

• Für jeden Mitarbeiter auf jeder Ebene reproduzierbar

• Gemessen an den Unternehmenszielen

Es können auch weiche Systeme ausgehandelt werden. Beispielsweise verwenden die meisten Unternehmen ein Belohnungssystem, das auf Erfahrung und Betriebszugehörigkeit basiert. Allerdings verhandeln Mitarbeiter häufig zum Zeitpunkt der Beförderung oder nach einer erfolgreichen Jahresbeurteilung über höhere Gehälter.

Hier ein Beispiel für ein einheitliches Personalmanagementsystem in der Praxis:

Caitlin ist die Personalmanagerin. Ihr Team unterstützt einen Personalmanager, der einen neuen Grafikdesigner für die Erstellung von Werbekampagnen sucht.

Um den Personalmanager bei der Vorbereitung zu unterstützen, erstellt Caitlins Team eine Standardliste mit Fragen, die den Kandidaten bei Vorstellungsgesprächen gestellt werden. Sie verfassen außerdem Beispiele dafür, wie erfolgreiche Antworten klingen könnten, und liefern Beispiele für Grafiken, nach denen das Designteam im Portfolio eines Kandidaten sucht. Schließlich** bietet Caitlins Team eine flexible Gehaltsspanne, die der Personalchef bei Gehaltsverhandlungen nutzen kann.

Ein gut konzipiertes und implementiertes System erreicht zwei Hauptziele: Es ermöglicht den Mitarbeitern, genau zu wissen, was sie erwarten können, damit sie effektive Pläne erstellen können, und es schafft Vertrauen bei potenziellen Mitarbeitern und Kunden.

3. Rollen definieren

In einem Geschäftsbetriebssystem sind Rollen die genauen Stellenbeschreibungen für Positionen in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie Rollen schreiben, ist es hilfreich, sich auf die Ziele des Unternehmens für die Stelle zu konzentrieren und nicht darauf, was die Person, die die Stelle gerade ausübt, tut. Dies ist eine Gelegenheit, fehlende Verantwortlichkeiten zu identifizieren und Verantwortlichkeiten neu zu ordnen, die möglicherweise besser auf andere Positionen abgestimmt sind. Dies ist auch eine Gelegenheit sicherzustellen, dass Sie mit Mitarbeitern kommunizieren, die die Werte des Unternehmens teilen.

Effektive Rollen:

• Deutlich hervorgehoben

• In der Stellenbeschreibung angegeben

• In einfacher Sprache geschrieben

• Geplant, um dem Wachstum Rechnung zu tragen

• Im Einklang mit der Unternehmenskultur

• Streben nach Unternehmenszielen

Mit Blick auf das Wachstum integrieren Manager häufig Rollen in das Betriebssystem ihres Unternehmens, die das Unternehmen noch nicht benötigt. Dadurch wird sichergestellt, dass das Unternehmen bereit ist, Führungspositionen hinzuzufügen und mehr Personal einzustellen, wenn es skaliert werden muss.

Hier ist ein Beispiel dafür in Aktion:

Angelo arbeitet als Finanzmanager für ein kleines Unternehmen für Bio-Tiernahrung. Er leitet die Buchhaltungs- und Finanzabteilung. Das Unternehmen wächst jedoch und die Bewältigung der Bedürfnisse seines wachsenden Teams wird zu einer Herausforderung. Glücklicherweise ist die Position des Buchhaltungsleiters bereits im Betriebssystem des Unternehmens definiert.

Ein Personalmanager schreibt eine Stelle aus und führt ein Vorstellungsgespräch mit fünf Kandidaten. Eine Kandidatin erfüllt die Stellenbeschreibung und engagiert sich in ihrer Freizeit ehrenamtlich in einem Tierheim, sodass sie perfekt für die Stelle und die Werte des Unternehmens geeignet ist. Das Unternehmen stellt sie als neue Buchhaltungsleiterin ein, die die Arbeitslast verteilt.

4. Ordnen Sie Fähigkeiten den Rollen zu

Um ein vollständiges Bild der Rollen in einem Unternehmen zu erstellen, ist es hilfreich, diese bestimmten Fähigkeiten zuzuordnen. Zu diesem Zweck können Sie vorhersagen, welche Fähigkeiten zu einer bestimmten Rolle passen, und Fähigkeitsbewertungen für aktuelle leistungsstarke Mitarbeiter erstellen. Diese Beurteilung kann feststellen, ob die von Ihnen erwarteten Fähigkeiten für die Position geeignet sind, und Ihnen dabei helfen, zusätzliche, für die Rolle relevante Fähigkeiten zu identifizieren. Die Zuordnung von Fähigkeiten zu bestimmten Rollen kann die Einstellung erleichtern, wenn ein Mitarbeiter wechselt oder befördert wird.

Zu den gut abgestimmten Fähigkeiten gehören:

• Hard Skills wie berufliche Fähigkeiten wie Softwarekenntnisse oder Fremdsprachenkenntnisse

• Soft Skills wie persönliche Qualitäten wie Kooperationsfähigkeit, Organisationsfähigkeit oder Sympathie.

Hier ist ein Beispiel für eine Stellenanzeige, einschließlich der Fähigkeiten, die gut zu der Stelle passen würden:

Wir suchen einen sympathischen, organisierten Übersetzer, der fließend Englisch und Japanisch spricht, um unsere globalen Führungskräfte bei E-Mails, Besprechungen und beim Verfassen von Reden zu unterstützen. Ideale Kandidaten sind Personen, die mit der amerikanischen und japanischen Kultur vertraut sind und es gewohnt sind, in einem internationalen Unternehmensumfeld zu arbeiten.

5. Erstellen Sie eine Gesamtstruktur

Struktur ist die zugrunde liegende Unterstützung des Geschäftsbetriebssystems für Prozesse, Systeme, Rollen und Fähigkeiten. Durch die Schaffung einer Struktur wird sichergestellt, dass die Bürokultur, die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter und die Unternehmensmission inspirierend und nicht einschränkend wirken.

Eine wirksame Struktur ist oft:

• Unterstützt Mitarbeiter, die Hilfe benötigen oder Fragen haben

• Unterstützt Unternehmenssysteme

• Spiegelt die Werte des Unternehmens wider

• Stärkt die täglichen Prozesse

Hier ist ein Beispiel für die Struktur eines Unternehmensbetriebssystems in Aktion:

Paula leitet eine Vorschule, die sich der Entwicklung der kritischen Denkfähigkeiten von Kindern widmet. Jeden Tag unterstützt ihr Betreuerteam die Kinder der Klienten, indem es ihnen hilft, einfache Snacks zuzubereiten, Rätsel zu lösen und selbstständig Lernspiele zu spielen. Wenn Entführer Kommunikationsprobleme haben, können sie auf ein gut durchdachtes Konfliktlösungssystem zurückgreifen. Jeder Betreuer hat eine klar definierte Rolle, die mit spezifischen Fähigkeiten verbunden ist, darunter ein Kunstbetreuer mit künstlerischem Hintergrund und ein Entscheidungslehrer mit Verhandlungserfahrung.

Wenn Paulas Mitarbeiter Fragen zu ihrer Arbeit haben, wissen sie genau, an wen sie sich wenden können. Sie fühlen sich von ihren Führungskräften und Managern unterstützt und stärken dadurch ihre Ausrichtung auf die Werte des Unternehmens. Da ihre Rollen klar definiert sind und ihre Fähigkeiten gut auf ihre Positionen abgestimmt sind, erfüllen die Mitarbeiter von Paula ihre täglichen Aufgaben effektiv und verspüren oft ein Gefühl der Arbeitszufriedenheit.