Definition und Beispiele • BUOM

Ein gutes Unternehmen wächst ständig, und ein Teil dessen, was zu einem erfolgreichen Betrieb führt, besteht darin, zu erkennen, was gut funktioniert und was verbessert werden kann. Business Process Reengineering verbessert den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens durch die Aktualisierung vorhandener Prozesse. In diesem Artikel definieren wir, was Business Process Reengineering ist, geben Beispiele und vergleichen Business Process Reengineering mit der Verbesserung von Geschäftsprozessen.

Was ist Geschäftsprozess-Reengineering?

Unter Business Process Reengineering versteht man den Prozess der Neugestaltung von Geschäftsprozessen, um die Produktleistung zu verbessern, die Qualität zu verbessern, die Geschwindigkeit zu erhöhen oder die Kosten zu senken. Bei der Neugestaltung von Geschäftsprozessen geht es darum, unnötige und ineffektive Aspekte eines Arbeitsablaufs oder Aspekte, die keinen Mehrwert bieten, zu eliminieren. Ein weiterer Aspekt des Reengineering-Prozesses besteht darin, ähnliche Aufgaben zu kombinieren, um die Anzahl der Schritte zu reduzieren, die Mitarbeiter zum Abschluss des Verfahrens unternehmen müssen. Der Wechsel von einem Papierspeichersystem zu einer elektronischen Speicheroption ist ein Beispiel für die Verbesserung von Geschäftsprozessen, da dadurch Ineffizienzen beseitigt und die Arbeit für die Mitarbeiter erleichtert wird.

Warum ist die Neugestaltung von Geschäftsprozessen wichtig?

Durch die regelmäßige Aktualisierung der Geschäftsabläufe wird sichergestellt, dass Ihr Unternehmen hinsichtlich Verfahren und Technologie auf dem neuesten Stand bleibt. Hier sind einige der Vorteile der Neugestaltung von Geschäftsprozessen:

• Reduzierte Betriebskosten. Durch die Eliminierung unnötiger Gebühren, die möglicherweise Teil veralteter Prozesse sind, können Sie die Betriebskosten Ihres Unternehmens senken.

• Verbesserung der Qualität von Produkten oder Dienstleistungen: Durch die Änderung des Arbeitsablaufs eines Unternehmens können sich die Mitarbeiter stärker auf den Output konzentrieren, was zu einer höheren Qualität führen kann.

• Erhöhung der Geschwindigkeit von Geschäftstransaktionen. Durch die Rationalisierung der Abläufe eliminieren Sie Aspekte, die den Prozess verlangsamen.

• Besserer Kundenservice: Durch die Beschleunigung des Transaktionsprozesses können die Wartezeiten der Kunden verkürzt werden.

• Höhere Gewinne: Durch die Neugestaltung von Geschäftsprozessen können Sie Ihr Unternehmen so umstrukturieren, dass Effizienz und Produktivität weiterhin Priorität haben, was zu höheren Gewinnen führen kann.

• Klarheit des Zwecks: Die Neugestaltung von Geschäftsprozessen ermöglicht es Ihnen, sich wieder mit der Mission Ihres Unternehmens vertraut zu machen und alle Änderungen zu bewerten, die im Laufe der Zeit eingetreten sind.

Geschäftsprozess-Reengineering vs. Geschäftsprozessverbesserung

Obwohl sowohl die Neugestaltung von Geschäftsprozessen als auch die Verbesserung von Geschäftsprozessen darauf abzielen, das System einer Organisation zu verbessern, unterscheiden sie sich im Grad der Veränderung, auf die sie sich konzentrieren. Beim Business Process Reengineering geht es um die vollständige Veränderung eines Geschäftsprozesses, während es bei der Geschäftsprozessverbesserung eher um die Anpassung des aktuellen Prozesses geht. Einige weitere Unterschiede sind:

• Grad der Veränderung: Die Neugestaltung von Geschäftsprozessen umfasst größere organisatorische Änderungen als die Verbesserung von Geschäftsprozessen.

• Entstehung: Das Reengineering von Geschäftsprozessen ist eine projektbasierte Arbeit, während die Verbesserung der Geschäftsprozesse fortgesetzt wird.

• Verwendeter Grund: Die Verbesserung von Geschäftsprozessen ist eine vorbeugende Methode und die Neugestaltung von Geschäftsprozessen reagiert auf Änderungen in der Umgebung.

Phasen der Neugestaltung von Geschäftsprozessen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Neugestaltung von Geschäftsprozessen zu implementieren:

1. Analysieren Sie den aktuellen Geschäftsprozess Ihres Unternehmens

Erhalten Sie Einblick in die aktuelle Funktionsweise eines Geschäftsprozesses und erfahren Sie, wie aktuelle Abläufe Stakeholder und Tools nutzen. Dies können Sie erreichen, indem Sie ein Workflow-Diagramm erstellen, das Ihren aktuellen Geschäftsprozess beschreibt.

2. Identifizieren Sie etwaige Lücken im Prozess

Achten Sie auf Bereiche, in denen es häufig zu Verzögerungen oder Fehlern im Geschäftsprozess kommt. Dies sind Ihre Verbesserungsmöglichkeiten, z. B. die Schaffung einer effizienteren Methode zur Erledigung einer Aufgabe, die zu viel Zeit eines Mitarbeiters in Anspruch nimmt.

3. Erstellen Sie ein Diagramm des zukünftigen Prozesses

Finden Sie einen Weg, die von Ihnen identifizierten Probleme zu lösen, indem Sie einen neuen Prozess zu ihrer Lösung erstellen. Um einen neuen Prozess zu skizzieren, können Sie ein Diagramm erstellen, das den Prozess vereinfacht und zeigt, wie der neue Prozess produktiver ist.

4. Akzeptieren Sie zukünftige Veränderungen

Sobald Sie Stakeholder und Mitarbeiter über die Änderung informiert haben, können Sie mit der Umsetzungsphase fortfahren. Es ist hilfreich, Ihr Team um Feedback zu bitten, um zu sehen, ob weitere Änderungen erforderlich sind.

Beispiele für die Neugestaltung von Geschäftsprozessen

Hier sind einige Beispiele für die Neugestaltung von Geschäftsprozessen in verschiedenen Branchen:

Beispiel 1: Technologie-Upgrade

Während sie ihren Schülern Tests gibt, bemerkt Kayla, dass die Handschrift einiger Schüler schwer zu lesen ist. Jedes Mal, wenn sie innehalten muss, um herauszufinden, was ein Schüler geschrieben hat, wird Kaylas Note um Zeit erhöht. Kayla beschließt, ihre Schüler die Prüfungen elektronisch statt mit Stift und Papier absolvieren zu lassen, damit sie weiß, wie ihre Antwort lautet. Der Schulbezirk kann zu diesem Zweck Klassencomputer zur Verfügung stellen und stellt diese auch anderen Lehrkräften zur Verfügung. Seit der Umstellung auf diese Methode haben Kayla und andere Lehrer die Zeit für die Benotung erheblich verkürzt und können mehr Zeit für die Planung ihres Unterrichts aufwenden.

Beispiel 2: Downsizing

Bob leitet eine Autofirma und der Betriebsleiter bittet ihn, Personal abzubauen, um dem Unternehmen Geld zu sparen. Bob erstellt ein Arbeitsablaufdiagramm, um zu sehen, ob es Bereiche gibt, in denen ähnliche Arbeiten von verschiedenen Personen ausgeführt werden. Nach der Analyse des Arbeitsablaufs stellt Bob fest, dass ein Job die Rechnungsstellung für diejenigen ist, die Autos verkaufen, und ein anderer Job die Rechnungsstellung für diejenigen, die Autos kaufen. Bob beschließt, die beiden Rollen zu kombinieren und legt diese Informationen dem Betriebsleiter vor, damit dieser entscheiden kann, welche Position gestrichen werden soll.

Beispiel 3: Verbesserte Ausgabe

Jess arbeitet in einem Fast-Food-Restaurant und sucht nach einer Möglichkeit, den Essenslieferprozess zu beschleunigen. Jess stellt fest, dass, wenn das Restaurant zwei Teams zusammenstellt, um die beiden Portionen, die die meisten Bestellungen ausmachen, gleichzeitig zuzubereiten, sie die Gerichte schneller zusammenstellen können, nachdem der Kunde eine Bestellung aufgegeben hat. Diese Prozessänderung verbessert die Kundenzufriedenheit, da das neue System die Wartezeiten verkürzt. Das neue System führt auch zu höheren Gewinnen, da das Restaurant in einem bestimmten Zeitraum mehr Gerichte zubereiten kann.

Tipps für die Neugestaltung von Geschäftsprozessen

Um erfolgreiche Veränderungen durch Geschäftsprozess-Reengineering umzusetzen, sollten Sie die folgenden Tipps beachten:

• Definieren Sie Ihre Ziele und Vorgaben. Bevor Sie mit der Neugestaltung von Geschäftsprozessen beginnen, bedenken Sie die Ziele und Vorgaben Ihres Unternehmens, damit Sie einen darauf basierenden Arbeitsablauf erstellen können.

• Denken Sie an Ihre Tools: Durch die Aktualisierung Ihrer Software und Hardware können Sie und Ihre Teammitglieder schneller arbeiten und wichtige Informationen sicherer speichern.

• Blicken Sie in die Zukunft: Beobachten Sie Trends, um einen Workflow zu entwickeln, der den sich ändernden Bedürfnissen Ihrer Kunden gerecht wird.