Definition, Vorteile und wie man sie schreibt • BUOM

29. April 2021

Während Sie sich darauf vorbereiten, ein Geschäftstreffen auszurichten, fragen Sie sich möglicherweise, wie Sie es strukturieren, wichtige Aufgaben priorisieren und den Fortschritt Ihres Teams verfolgen können. Viele Fachleute verwenden Besprechungsziele, um erreichbare Ziele für ihre Besprechungen festzulegen, die ihre Diskussionen beeinflussen können. Wenn Sie produktive Besprechungen fördern möchten, könnte es für Sie interessant sein, zu lernen, wie Sie klare Besprechungsziele festlegen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Vorteile des Erreichens von Zielen, geben Tipps, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen Ziele helfen, und listen Beispiele für effektive Zielerreichung auf, die Sie als Referenz verwenden können.

Was ist das Erreichen von Zielen?

Der Zweck des Treffens ist eine einfache Aussage, die das gewünschte Ergebnis des Treffens definiert. Sein Hauptzweck besteht darin, den Teilnehmern ein messbares Ziel zu geben, auf das sie gemeinsam hinarbeiten können. Anschließend können Sie den Erfolg des Meetings daran messen, ob das Team das Ziel erreicht hat. Besprechungsziele werden häufig verwendet, um die Produktivität bei professionellen Besprechungen wie Vertriebsbesprechungen oder Teambesprechungen zu verbessern.

Ziel vs. Ziele

Der Zweck einer Besprechung unterscheidet sich vom Zweck einer Besprechung. Der Zweck ist der allgemeine Grund, warum Mitarbeiter eine Besprechung abhalten. Sie können vor der Planung des Meetings ein Ziel festlegen, damit alle Teilnehmer verstehen, warum sie teilnehmen sollten. Der Zweck des Treffens ist ein klar definiertes Ziel, das Sie durch das Treffen erreichen möchten.

Hier sind einige wichtige Unterschiede zwischen dem Zweck und dem Zweck eines Meetings:

• Die Ziele sind weit gefasst und allgemein.

• Die Ziele des Treffens sind präzise.

• Ziele sind immateriell und abstrakt.

• Die Ziele des Treffens sind greifbar und konkret.

• Ziele sind nicht messbar.

• Das Erreichen von Zielen führt zu messbaren Ergebnissen.

Warum ist das Erreichen von Zielen wichtig?

Aufgrund der Vorteile, die sie bieten, verbringen viele Fachleute Zeit mit der Vorbereitung von Besprechungszielen für ihre Teams. Das Festlegen von Besprechungszielen für Ihr Unternehmen kann Ihre Fähigkeit verbessern, Folgendes zu tun:

Definieren Sie Ihre Ziele klar

Wenn Sie sich vor einem Meeting die Zeit nehmen, ein Ziel zu entwickeln, können Sie die Ziele Ihrer Organisation besser definieren. Fragen Sie sich, was das gewünschte Ergebnis ist und welche Probleme Sie lösen müssen. Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen dabei helfen, einen Zweck für die Besprechung zu entwickeln und die Besprechung gezielter zu gestalten. Sie können beispielsweise ein Ziel festlegen, um das monatliche Budget der Abteilung und die Zuweisung der finanziellen Ressourcen festzulegen.

Geben Sie Ihrem Meeting Struktur

Sobald Sie den Zweck des Meetings festgelegt haben, können Sie ganz einfach die Tagesordnung des Meetings skizzieren, um ihn zu unterstützen. Eine Besprechungsagenda ist eine geordnete Liste von Themen, die Sie bei der Besprechung besprechen möchten. Es priorisiert die wichtigsten Themen, die Sie mit Ihrem Team besprechen müssen, und kann als Leitfaden für den Ablauf des Meetings dienen. Nach Abschluss der Besprechung können Sie den Zweck und die Tagesordnung der Besprechung angeben, um an stattgefundene Diskussionen zu erinnern oder Informationen an Teilnehmer weiterzugeben, die nicht teilnehmen konnten.

Fördern Sie Teamarbeit

Für den Zweck des Meetings können Sie die Zusammenarbeit fördern, indem Sie den Teilnehmern ein gemeinsames Ziel für die Zusammenarbeit vorgeben. Ein gutes Meeting-Ziel verdeutlicht auch, wie wichtig es ist, das Ziel zu erreichen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Ihr Team voll und ganz hinter jeder Entscheidung steht, die in Ihrem Meeting getroffen wird. Darüber hinaus kann die Festlegung eines Besprechungszwecks die Motivation und Moral Ihrer Teammitglieder steigern.

Stärken Sie Ihr Selbstvertrauen

Indem Sie den Zweck des Meetings im Voraus festlegen, stärken Sie Ihr Selbstvertrauen und fühlen sich besser vorbereitet. Viele Geschäftsleute nutzen den Zweck ihres Meetings als Ausgangspunkt, auf den sie während des gesamten Meetings zurückgreifen können, um die Teilnehmer an den Zweck der Organisation zu erinnern. Dies kann Ihnen dabei helfen, sich beim Coachen Ihres Teams wohler zu fühlen und Feedback auf der Grundlage messbarer Ergebnisse zu geben. Wenn Sie Ihrem Team einen klaren Zweck für das Meeting darlegen, wirken Sie auch professioneller und organisierter.

Verwalten Sie Ihre Zeit effektiv

Fachleute sind in der Regel bestrebt, ihre Ziele innerhalb der vorgesehenen Besprechungszeit zu erreichen. Wenn Teams verstehen, welche Aufgaben während eines Meetings erledigt werden müssen, können sie sich gegenseitig zur Rechenschaft ziehen und sich auf das Erreichen ihres Ziels konzentrieren. Durch das Erstellen eines Besprechungsziels können Sie die Ergebnisse Ihres Teams maximieren und es motivieren, Aktionspläne zu erstellen, die zu Ergebnissen führen. Dadurch können unnötige Folgebesprechungen entfallen und Ihrem Team Zeit sparen.

Generieren Sie Ideen zu einem bestimmten Thema

Wenn Sie Ideen zu einem bestimmten Thema generieren möchten, kann Ihnen die Definition des Zwecks des Meetings dabei helfen, zu bestimmen, welchen Input Sie vom Rest Ihres Teams erhalten möchten. Außerdem können Sie Informationen aus verschiedenen Perspektiven sammeln und wichtige Entscheidungen treffen. Schreiben Sie die Ideen auf, die Ihr Team während des Meetings entwickelt, damit Sie den Überblick behalten. Überprüfen Sie dann am Ende des Meetings die Ideen und ermitteln Sie, welche die besten sind.

Ergebnisse messen

Durch die Festlegung eines konkreten und zeitgebundenen Besprechungsziels können Sie die Ergebnisse bewerten und feststellen, ob die Besprechung ein Erfolg war. Es kann Ihnen auch dabei helfen, zu beurteilen, wo Sie sich für Ihr nächstes Meeting verbessern können. Wenn Sie Ihrem Team schließlich ein erreichbares Besprechungsziel vorgeben, kann es ihm dabei helfen, seinen eigenen Fortschritt zu verfolgen, und es für Sie einfacher machen, es für seine Leistungen zu belohnen. Mit der Zeit kann dies die Teammitglieder dazu ermutigen, bei Besprechungen produktiver und ergebnisorientierter zu sein.

Wie schreibe ich den Zweck einer Besprechung auf?

Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um ein Ziel für Ihr nächstes Meeting zu erstellen:

1. Definieren Sie Ihr gewünschtes Ergebnis

Überlegen Sie, warum Sie das Treffen planen und was Sie damit erreichen möchten. Um den Überblick zu behalten, können Sie Ihre Ziele auf ein Blatt Papier schreiben. Versuchen Sie herauszufinden, welches Ziel für dieses bestimmte Meeting am wichtigsten ist, um den Schwerpunkt festzulegen.

2. Schreiben Sie in klaren und prägnanten Worten.

Wenn Sie Ihr Ziel festgelegt haben, versuchen Sie, es in einem kurzen und leicht verständlichen Satz zusammenzufassen. Dies kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele während des gesamten Meetings erreichen können. Verwenden Sie eine einfache Sprache, damit sich die Teilnehmer leichter an den Zweck des Meetings erinnern können. Es kann den Teilnehmern auch dabei helfen, sich auf das Erreichen Ihres Ziels zu konzentrieren, was die Produktivität steigern kann.

1. Machen Sie das Ziel umsetzbar

Das Ziel des Treffens sollte etwas sein, das Sie erreichen können. Verwenden Sie Aktionsverben, um den Teilnehmern zu helfen, sich vorzustellen, wie das Erreichen des Besprechungsziels aussieht. So können Sie leichter feststellen, ob Ihr Meeting erfolgreich war.

4. Erkennen Sie die Vorteile des Erreichens von Zielen

Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer verstehen, warum es wichtig ist, den Zweck des Meetings zu erreichen. Sie können dies erreichen, indem Sie konkrete Vorteile der Zielerreichung mitteilen. Dies kann Ihnen dabei helfen, Ihr Team zu motivieren, das gewünschte Ergebnis zu erzielen, was Ihnen zu einem erfolgreichen Meeting verhelfen kann.

5. Betonen Sie Erfolgsmaßstäbe.

Bestimmen Sie, welche Schlüsselkennzahlen Sie zur Erfolgsmessung verwenden können. Versuchen Sie, quantifizierbare und zeitbasierte Metriken zu verwenden. Ihr Meeting-Ziel könnte beispielsweise darin bestehen, dass Ihr Team vor dem Ende des 45-minütigen Meetings zehn neue Artikelideen generiert. Wenn Ihr Team in diesem Zeitraum 10 oder mehr Artikelideen generieren kann, hat es das Besprechungsziel erfolgreich erreicht.

6. Teilen Sie den Zweck des Treffens mit

Teilen Sie den Teilnehmern Ihr Ziel mindestens 24 Stunden vor dem Meeting mit. Dies kann den Teilnehmern helfen, sich auf das Meeting vorzubereiten und sicherzustellen, dass alle das gleiche Ziel haben. Es kann auch Zeit sparen und das Engagement Ihres Teams steigern.

Wenn Sie Ihrem Team beispielsweise im Voraus mitteilen, dass der Zweck Ihres Meetings darin besteht, drei neue Slogans zu entwickeln, die Sie einem Kunden präsentieren möchten, können die Teilnehmer bereits vor dem Meeting mit der Entwicklung von Slogan-Ideen beginnen und sich auf deren Diskussion vorbereiten.

Beispiele für das Erreichen von Zielen

Hier sind einige Beispiele effektiver Besprechungsziele, auf die Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen zurückgreifen können:

Beispiel 1

Wenn Sie sich mit dem Personalchef Ihres Unternehmens treffen, um die bei Ihnen eingegangenen Bewerbungen durchzugehen, besteht Ihr Ziel möglicherweise darin, das Treffen mit einer kurzen Liste von Kandidaten zu verlassen, mit denen Sie ein Vorstellungsgespräch führen möchten. Hier ist ein Beispiel für einen Besprechungszweck für diese Situation:

„Der Zweck dieses Treffens besteht darin, unseren Kandidatenpool auf die drei besten Kandidaten einzugrenzen, die für die Stelle am besten geeignet sind, und mit jedem von ihnen Anfang nächster Woche persönliche Vorstellungsgespräche zu vereinbaren.“

Beispiel 2

Wenn Sie sich mit einem Kunden treffen, um Marketingkampagnenkonzepte zu besprechen, besteht Ihr Ziel möglicherweise darin, das Treffen mit einem klaren Hinweis darauf zu verlassen, welches Konzept der Kunde bevorzugt. Ein wirksames Besprechungsziel in dieser Situation könnte sein:

„Unser Ziel für diese Sitzung ist es, drei verschiedene Konzepte vorzustellen und festzulegen, welches der Kunde von uns für unsere nächste Marketingkampagne umsetzen möchte.“

Beispiel 3

Wenn Sie an einem großen Gruppenprojekt arbeiten, das mehrere Schritte umfasst, möchten Sie sich vielleicht mit Ihren Kollegen treffen, um zu klären, wie Sie das Projekt organisieren und Aufgaben delegieren können. Ein wirksames Besprechungsziel in dieser Situation könnte sein:

„Das Ziel, auf das wir heute hinarbeiten, besteht darin, zu bestimmen, welche Schritte wir unternehmen müssen, um dieses Projekt abzuschließen, die Schritte einzelnen Mitgliedern unseres Teams zuzuweisen und einen Zeitplan für die Fertigstellung jedes Schritts festzulegen.“