Definition, Vorteile und Beispiele • BUOM

8. Juli 2021

Bei der Vorbereitung eines Projekts gibt es viele Dinge zu beachten, beispielsweise die Festlegung, wie ein Projektplan oder ein Budget erstellt wird. Wenn Sie wissen, wie Sie den richtigen Ansatz wählen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Team das Projekt effizient und innerhalb oder innerhalb des Budgets abschließt. Wenn Sie eine Top-Down-Schätzung verwenden, kann Ihr Unternehmen von größerer Effizienz und Kontrolle bei der Projektplanung profitieren. In diesem Artikel definieren wir Top-Down-Schätzungen, erläutern die Unterschiede zwischen Top-Down- und Bottom-Up-Ansätzen und geben Beispiele dafür, wann Sie Top-Down-Schätzungen einsetzen können.

Was ist eine Top-Down-Bewertung?

Bei der Top-Down-Schätzung handelt es sich um eine Methode zur Bewertung eines Projekts oder Budgets als Ganzes und zur anschließenden Aufteilung in kleinere Komponenten. Bei einem Top-Down-Ansatz erstellen Fachleute einen Gesamtplan oder ein Budget für ein Projekt, ohne die Details zu definieren. Diese Fachleute geben das Budget oder den Projektplan dann an andere weiter, die konkrete Kosten oder Plandetails besser einschätzen können.

Wer nutzt die Top-Down-Bewertung?

Die Top-Down-Bewertung wird am häufigsten von Managern, Investoren und anderen wichtigen Führungskräften oder Stakeholdern eines Unternehmens verwendet. Unternehmensleiter und damit verbundene Fachkräfte haben häufig langfristige Pläne oder Ziele für eine Abteilung, einen Bereich oder das gesamte Unternehmen. Allerdings wissen die Manager dieser Unternehmen möglicherweise nicht viel über die spezifischen Prozesse, Tools oder Kosten, die mit den Details ihres vorgeschlagenen Projekts verbunden sind. Ein Top-Down-Ansatz ermöglicht es wichtigen Geschäftsinteressenten, Projekte mit ehrgeizigem Umfang zu planen und die Details anderen zu überlassen, die sich besser mit den Besonderheiten des Projekts auskennen.

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Unternehmen möchte seinen gesamten Einstellungsprozess ändern. Der Unternehmenspräsident verwendet möglicherweise einen Top-Down-Ansatz, der die wichtigsten Möglichkeiten beschreibt, mit denen das Unternehmen seinen Einstellungsprozess ändern möchte, z. B. die Verwendung mehrerer Interviewrunden. Der Firmenpräsident erstellt außerdem ein vorläufiges Budget mit den geschätzten Gesamtkosten für jede Änderung. Anschließend präsentierten sie den Personalbeschaffungsmitarbeitern ihren Top-down-Plan. Die Einstellungsabteilung hat wahrscheinlich eine bessere Vorstellung davon, wie die vom Präsidenten vorgeschlagenen Änderungen umgesetzt werden sollen, sodass sie dem Plan Projektdetails und genauere Kostenschätzungen hinzufügen kann.

Beispiele für Top-Down-Bewertungen

Hier sind einige Beispiele, bei denen Ihr Unternehmen Top-Down-Preise nutzen könnte:

Neue Gebäude

Viele Unternehmen verfolgen einen Top-Down-Ansatz, wenn sie ein neues Bürogebäude, ein Außenbüro oder eine Zweigstelle errichten möchten. Normalerweise entscheidet sich ein Unternehmensleiter oder eine andere Führungskraft für den Bau eines neuen Bürogebäudes oder einer neuen Bürofläche. Der Manager kennt jedoch möglicherweise nicht die spezifischen Kosten oder Verfahren für den Bau eines Bürogebäudes, beispielsweise den Kauf von Grundstücken oder die Installation einer Klimaanlage im Gebäude. Mithilfe eines Top-Down-Ansatzes kann dieser Unternehmensleiter einen vorläufigen Plan und ein Budget für den Kauf und Bau eines neuen Standorts erstellen. Das Unternehmen kann dann die Top-Down-Schätzungen ändern, wenn die tatsächlichen Kosten und Projektdetails genauer werden.

Technische Entwicklung

Eine Top-Down-Bewertung kann auch für Unternehmen nützlich sein, die ihre Technologieinfrastruktur weiterentwickeln möchten, etwa im Hinblick auf Cybersicherheit oder Netzwerkfähigkeiten. Unternehmenspräsidenten oder andere Führungskräfte stellen häufig fest, dass die Technologieinfrastruktur eines Unternehmens aufgebaut oder geändert werden muss. Ein Top-Down-Ansatz ermöglicht es ihnen daher, die Kosten des Projekts abzuschätzen und einen vorläufigen Plan zu erstellen. Die IT- oder Engineering-Abteilung des Unternehmens kann dann die spezifischen Kosten des Projekts abschätzen und auf der Grundlage der Top-Down-Anleitung des Präsidenten einen detaillierteren Plan erstellen.

Viele Technologieunternehmen nutzen zudem einen Top-Down-Ansatz, um neue Geräte oder Systeme zu entwickeln, die die Kunden dann erwerben können. Beispielsweise könnte ein Technologieunternehmen einen Top-Down-Ansatz verwenden, um die Entwicklung eines neuen Laptops zu planen.

Top-Down- und Bottom-Up-Bewertungen

Der Bottom-up-Ansatz ist eine weitere Methode zur Erstellung eines Projektplans oder Budgets. Bei einem Bottom-up-Ansatz legen Unternehmen zunächst die Details eines Plans oder Budgets fest. Anschließend kategorisieren und organisieren sie diese Details in einem strukturierteren Plan oder Budget. Im Gegensatz dazu konzentriert sich die Top-down-Methode zunächst auf einen umfassenden Überblick über das Projekt und wird dann detaillierter auf die Einzelheiten seines Plans und seiner Kosten eingehen.

Hier sind die Hauptunterschiede zwischen Bottom-Up- und Top-Down-Ansätzen:

Effizienz

Ein Top-Down-Ansatz ist oft effektiver als ein Bottom-Up-Ansatz. Bei einem Top-Down-Ansatz erstellen Manager oder andere wichtige Stakeholder im Unternehmen den Projektplan oder das Budget selbst. Da die Projektdetails und genauen Kosten noch nicht festgelegt sind, nimmt die Top-Down-Schätzung in der Regel weniger Zeit in Anspruch als die Bottom-Up-Schätzung.

Allerdings kann ein Bottom-up-Ansatz die Herausforderungen im Verlauf eines Projekts effektiver bewältigen als ein Top-down-Ansatz. Da der Bottom-up-Ansatz mit den Details des Projekts beginnt, kann ein Bottom-up-Plan Risiken oder unvorhergesehene Probleme minimieren, die im Verlauf des Projekts auftreten.

Zusammenarbeit

Die Bottom-up-Bewertung ist kollaborativer als die Top-down-Bewertung. Bottom-up-Ansätze beziehen häufig alle Mitglieder eines Teams, einer Abteilung oder sogar des gesamten Unternehmens ein. Mit einem Bottom-up-Plan können mehr Mitarbeiter ihre Meinung und Ideen zum Projekt äußern.

Im Gegensatz dazu ist der Top-Down-Ansatz hierarchischer. Unternehmensmanager erstellen in der Regel einen Projektplan, und dann tragen ihre Mitarbeiter die Details entsprechend den Vorgaben des Managers ein.

Vorhandenes Wissen

Top-Down- und Bottom-Up-Ansätze erfordern, dass Fachleute über unterschiedliche Kenntnisse über ihr vorgeschlagenes Projekt verfügen. Ein Top-Down-Ansatz kann eine gute Option sein, wenn Sie eine große Vision für ein Projekt haben, sich aber über die Details oder die genauen Kosten nicht im Klaren sind. In der Zwischenzeit ist ein Bottom-up-Ansatz möglicherweise die bessere Wahl, wenn Sie einige Feinheiten Ihres Projekts kennen, aber nicht wissen, wie es in das Gesamtbudget oder die Unternehmensziele passt.

Erfahrung

Top-Down- und Bottom-Up-Bewertungen erfordern außerdem, dass Fachleute über unterschiedliche Erfahrungsniveaus mit der Art des vorgeschlagenen Projekts verfügen. Wenn Ihre Abteilung oder Ihr Unternehmen schon einmal ein ähnliches Projekt abgeschlossen hat, können Sie Kosten, Projektkomponenten und andere Daten nutzen, um Ihr nächstes Projekt zu planen. In diesem Szenario ist ein Top-Down-Ansatz möglicherweise die bessere Option, da er Zeit spart und datengesteuert ist.

Wenn Sie jedoch noch nie ein solches Projekt in Angriff genommen haben, kann ein Bottom-up-Ansatz am hilfreichsten sein. Bei einem Bottom-up-Ansatz müssen Sie mehr Details des Projekts planen. Diese zusätzliche Planung kann im Verlauf des Projekts zu weniger unerwarteten Vorfällen führen.