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8. April 2022

Gruppentreffen sind notwendig, um sicherzustellen, dass das Unternehmen seine Ziele erreicht und dass Projekte Aufmerksamkeit erhalten und gemäß den Plänen des Managements Fortschritte erzielen. Faktoren wie verbesserte Führung, Problemlösung und Informationsaustausch sind oft das Ergebnis erfolgreicher Meetings. Es ist eine Herausforderung, effektive Teambesprechungen durchzuführen, die Zeit sparen und ihren Zweck erreichen. In diesem Artikel informieren wir Sie darüber, warum Gruppentreffen wichtig sind, erklären, wie Sie ein effektives Meeting durchführen, warum diese Meetings notwendig sind, und listen fünf Aufgaben auf, die mit der Durchführung effektiver Gruppentreffen verbunden sind.

Warum sind effektive Gruppentreffen wichtig?

Eine effektive Teambesprechung ist eine Kommunikationssitzung, in der sich Mitarbeiter an organisatorischen Entscheidungen, Brainstorming, kritischem Denken, Lernen und dem Austausch von Neuigkeiten beteiligen können. Diese Treffen tragen dazu bei, die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern herzustellen und ihre Bemühungen auf die Erreichung der Ziele der Einrichtung auszurichten. Durch die Organisation effektiver Teambesprechungen können sich Teams auf das nächste Meeting freuen.

So führen Sie effektive Gruppentreffen durch

Gruppen in Ihrer Einrichtung können sich regelmäßig treffen, um Fortschritte zu besprechen und Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Hier finden Sie praktische Tipps, wie Sie diese Gruppentreffen optimal nutzen können:

1. Haben Sie einen klaren Plan

Mit einem erfolgreichen Meeting wird ein bestimmtes Ziel erreicht. Um dieses Ergebnis zu erreichen, ist es am besten, sich über den Zweck des Meetings im Klaren zu sein. Einige gängige Pläne beinhalten das Sammeln von Informationen, das Generieren von Ideen, das Treffen von Entscheidungen oder die Umsetzung von Teilen aller drei. Wenn Sie einen Plan haben, wird das Meeting zu einer aktiven, produktiven und wertvollen Zeitnutzung. Vereinbaren Sie Termine nur bei Bedarf. Beginnen Sie mit einem Ziel und verhandeln Sie, um es zu erreichen.

2. Laden Sie die richtigen Leute ein

Überlegen Sie vor dem Versenden von Einladungen zu einer Gruppenbesprechung, ob die Besprechung die Teilnahme aller Teilnehmer erfordert. Oft reicht eine kurze E-Mail aus und spart Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zeit. Der Hauptzweck des Treffens besteht darin, Informationen bereitzustellen, die zu einer Entscheidung führen. Die Einberufung eines Treffens mit den erforderlichen Teilnehmern ist eine gute Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen und jedem das Gefühl zu geben, gebraucht zu werden.

3. Beraten Sie sich mit den Gruppenmitgliedern

Ein effektives Gruppentreffen ermutigt alle zur Teilnahme. Besprechen Sie mit der Gruppe den günstigsten Zeitpunkt für ein Treffen. Erwägen Sie außerdem, die Teilnehmer zu bitten, Vorschläge für die Tagesordnung des Treffens zu machen, um eine wertvollere Diskussion zu ermöglichen. Wenn Sie nicht die Zeit haben, alle von der Gruppe eingereichten Vorschläge zu prüfen, senden Sie eine E-Mail, um offene Fragen zu besprechen. Diese Empfehlung ermöglicht es Ihnen, Abläufe aus der Perspektive des Teams zu betrachten und Probleme schnell zu lösen.

4. Entscheiden Sie sich für Ihre Umgebung

Fortschrittliche Kommunikationssoftware gibt Ihnen die Freiheit zu entscheiden, ob Sie ein Meeting physisch oder online veranstalten möchten. Virtuelle Meetings sind für Teams, die remote arbeiten, realistisch, daher sind Videokonferenz-Tools unerlässlich. Darüber hinaus arbeiten Teams im Büro möglicherweise besser zusammen, wenn sie sich physisch treffen. Erwägen Sie bei einem physischen Meeting, dass die Teilnehmer ihre Telefone, Laptops, Tablets und andere elektronische Geräte außerhalb des Raums lassen. Diese Aktion hilft jedem, konzentrierter zu sein und frei von Ablenkungen zu sein.

5. Unterstützen Sie das Recht aller, sich zu äußern.

Als Meetingleiter ist es entscheidend für den Erfolg, eine Umgebung zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter sicher und verstanden fühlen können. Um ein solches Ziel zu erreichen, geht es vor allem darum, Unterbrechungen oder Respektlosigkeit zu vermeiden, wenn Menschen ihren Standpunkt äußern. Eine andere Möglichkeit, sicherzustellen, dass jeder seine Gedanken mündlich mitteilt, besteht darin, die Gruppe zu fragen, ob sie etwas zu sagen haben, und dann jeder Person die Möglichkeit zu geben, während des Treffens zu sprechen. Bevor Sie das Meeting beenden, rufen Sie jede Person beim Namen an und geben Sie ihnen Gelegenheit zu sprechen. Dieser Ansatz könnte besser sein, als zu sagen: „Letzte Gedanken?“ am Ende des Treffens.

6. Konzentrieren Sie sich auf Zeitmanagement

Besprechen Sie unter Berücksichtigung des Zwecks des Treffens die Themen, die den größten Nutzen für die Verwirklichung des Plans bieten. Eine kürzere, einfachere Besprechung spart Zeit, da die Mitarbeiter mehr Stunden für die Erledigung ihrer Aufgaben haben. Streben Sie ein schnelles und unkompliziertes Meeting an, indem Sie Ablenkungen vermeiden und sich auf die Faktoren konzentrieren, die dem Gespräch einen Mehrwert verleihen.

7. Seien Sie pünktlich

Pünktlichkeit ist für die Effizienz von Besprechungen von entscheidender Bedeutung, da sich eine Verspätung von fünf oder zehn Minuten direkt auf die gesamte Besprechungszeit auswirkt. Zusätzlich zum Zeitmanagement verbessert Reaktionsfähigkeit die Arbeitsmoral und Produktivität des Teams, da es auf dem Weg von der Arbeit zur Besprechung wachsam bleibt. Pünktlichkeit zeugt auch von Respekt vor der Zeit der Teilnehmer und hinterlässt einen bleibenden Eindruck, der dazu führt, dass zukünftige Meetings pünktlich beginnen.

5 Berufe, die effektive Meetings erfordern

Hier sind fünf Karrieren, die Ihnen helfen können, dieses Ziel zu erreichen. Um die aktuellsten Gehaltsinformationen auf Indeed anzuzeigen, besuchen Sie bitte die folgenden Links:

1. Topseller

Durchschnittsgehalt im Land: 58.928 $ pro Jahr

Hauptaufgaben: Der Vertriebsleiter ist ein Einzelhandelsverkäufer, der das Vertriebsteam koordiniert, um sicherzustellen, dass die Umsatzprognosen erreicht werden. Zu ihren Aufgaben gehört es, ihre Mitarbeiter zu motivieren, zu unterstützen und anzuleiten. Oft fungiert diese Position als Übergangsposition, die Arbeitgebern dabei hilft, festzustellen, ob Mitarbeiter über Führungspotenzial verfügen.

2. Marketing Manager

Durchschnittsgehalt im Land: 70.000 US-Dollar pro Jahr

Hauptaufgaben: Ein Marketingmanager positioniert und bewirbt die Marke, Dienstleistungen oder Produkte eines Unternehmens. Oftmals müssen diese Fachleute durch Marketingkampagnen mehr zahlende Kunden gewinnen und die Markenbekanntheit steigern. Um dieses Ziel zu erreichen, muss das Marketingteam, zu dem auch PR- und Kreativmitarbeiter gehören können, effektiv dazu geführt werden, das Ziel zu erreichen.

3. Projektmanager

Durchschnittsgehalt im Land: 73.987 $ pro Jahr

Hauptaufgaben: Der Projektmanager ist für die Ausführung, Kontrolle, Planung, Überwachung und den Abschluss von Projekten verantwortlich. Diese Spezialisten sind für ganze Projekte, ihre Teams und ihre Ressourcen verantwortlich. Letztlich hängt der Erfolg einer wichtigen Aufgabe vom Projektmanager ab.

4. Direktor der Firma

Durchschnittsgehalt im Land: 116.475 $ pro Jahr

Hauptaufgaben: Der Chief Executive Officer nimmt Hauptaufgaben wahr, z. B. das Treffen von Unternehmensentscheidungen, die Verwaltung der Unternehmensressourcen und die Überwachung aller Abläufe. Darüber hinaus fungiert der CEO als primäre Schnittstelle zwischen den Unternehmensabläufen und dem Vorstand. Diese Position gilt als die höchste Ebene in der Organisation und ist für die Erreichung der jährlichen Ziele verantwortlich.

5. Chefingenieur

Durchschnittsgehalt im Land: 127.617 $ pro Jahr

Hauptaufgaben: Der Chief Technology Officer organisiert und überwacht alle technischen Abläufe, um sicherzustellen, dass jedes Projekt das Jahresziel des Unternehmens erreicht. Sie koordinieren und bereiten außerdem entsprechende Budgets für ihre verschiedenen Mitarbeiter vor, um die Produktivität und Zufriedenheit zu maximieren. Letztendlich kann dieser Fachmann Technologielösungen an den Zielen der Organisation ausrichten.