Definition und Tipps • BUOM

19. Juli 2021

Wenn ein Unternehmen wächst oder seine Ausrichtung ändert, ändern sich auch seine Dokumentationsanforderungen. In diesem Artikel untersuchen wir, was ein Geschäftsanforderungsdokument ist, wie es sich von einem funktionalen Anforderungsdokument (FRD) unterscheidet und geben Tipps zum Schreiben eines solchen Dokuments.

Was ist ein Geschäftsanforderungsdokument?

Ein Business Requirements Document (BRD) ist ein formeller Bericht, der alle Ziele oder „Anforderungen“ für ein neues Projekt, Programm oder eine neue Geschäftslösung detailliert beschreibt. Es beschreibt den Geschäftsbedarf oder das Geschäftsziel und was während des Projekts erwartet wird. Sobald die BRD genehmigt ist, kann das Unternehmen oder Team damit beginnen, den besten Ansatz zur Erstellung der Lösung zu ermitteln. Auf diese Weise sorgt BRD für Klarheit, behält den Fokus und beseitigt Unklarheiten hinsichtlich der Projektanforderungen.

Was sind die Vorteile von BRD?

Ein gut konzipiertes BRD hat mehrere Vorteile, unter anderem kann es:

• Reduziert Projektausfälle aufgrund inkonsistenter oder verzerrter Anforderungen

• Stellt eine Verbindung zu umfassenderen Geschäftszielen her und hilft, den Gesamtzustand des Projekts zu verfolgen.

• Schafft Konsens und Zusammenarbeit zwischen Stakeholdern und Teammitgliedern

• Reduziert die Kosten im Zusammenhang mit Änderungsanfragen, Schulungen, Infrastruktur usw.

Wer schafft BRD?

Das BRD ist eines der ersten Dokumente, die im Projektlebenszyklus erstellt werden. Obwohl das Dokument normalerweise erstellt wird Business AnalystAn der Erstellung sollten mehrere Personen beteiligt sein, darunter das Projektteam, Geschäftspartner und wichtige Stakeholder. Ihr Hauptpublikum werden Projektsponsoren, das obere Management, das mittlere Management und Analysten sein.

Unterschied zwischen BRD und FRD

Ein Geschäftsanforderungsdokument wird häufig mit einem funktionalen Anforderungsdokument (FRD) verwechselt, einem anderen Begriff aus der Unternehmensführung. Obwohl beide Dokumente zusammenarbeiten, um die Geschäftsziele eines Unternehmens zu schaffen und zu erreichen, sind sie doch ihrer Natur nach sehr unterschiedlich. Während im BRD erläutert wird, was ein Unternehmen tun muss, beschreibt das FRD, wie es zu tun ist. Jeder hat seinen eigenen Wert in der Geschäftsstrategie und keiner sollte im Rahmen des Prozesses vernachlässigt werden.

Sieben Schritte zur Erstellung eines BRD

Bevor Sie ein Geschäftsanforderungsdokument erstellen können, müssen Sie die Voraussetzungen und Aufgaben erfüllen. Zu diesen Schritten gehören:

1. Ermitteln Sie die Bedürfnisse des Unternehmens

Der Schritt besteht darin, eine klare und fundierte Definition der Probleme zu entwickeln, mit denen das Unternehmen konfrontiert ist. Das Dokument sollte das Problem oder die Situation, die das Unternehmen zu lösen versucht, klar und prägnant erläutern, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten es verstehen und zustimmen.

2. Definieren Sie BRD-Ziele

Sobald Sie das Problem kennen, besteht der nächste Schritt darin, die Ziele des Geschäftsanforderungsdokuments klar zu definieren. Dies kann mehrere Vorteile bieten, darunter:

• Beitrag zur nächsten Phase des Projekts

• Schaffung eines Rahmens zur Identifizierung geeigneter Lösungen für Geschäfts- und Kundenbedürfnisse und -anforderungen

• Konsens unter den Teilnehmern erzielen

• Beschreibung dessen, was und wie Sie Ihre Ziele erreichen

Es ist auch wichtig, den Umfang der Anforderungen für alle Phasen des Projekts festzulegen. Der Umfang umfasst, was in jeder Phase des Projekts erforderlich und erwartet wird.

3. Beziehen Sie andere mit ein

Um sicherzustellen, dass alle notwendigen Angaben im Dokument enthalten sind, müssen Sie Informationen von allen Beteiligten einholen. Das Team kann das Projekt dann aus verschiedenen Perspektiven betrachten, was zu produktiverem Brainstorming und neuen Lösungen führen kann.

4. Definieren Sie Projektmeilensteine

Wenn ein Projekt verschiedene Phasen umfasst, sollte jede Phase festgelegte Anforderungen oder Inputs und erwartete Outputs oder Ergebnisse haben. Wie viel Arbeit ist beispielsweise erforderlich und was wird damit erreicht? Der BRD muss klare und erwartete Funktionen nachweisen, um das Projekt abzuschließen.

5. Setzen Sie Standards für alle Anforderungen

Da es in einem Projekt verschiedene Phasen und andere Teilnehmer geben kann, ist es wichtig, Standards für die Erwartungen festzulegen. Standards helfen dabei, die Qualität und Quantität der durchgeführten Arbeiten zu regulieren, um Geschäftsanforderungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen wird.

6. Entwickeln Sie einen Planungs- und Messprozess

Vor der Erstellung eines BRD müssen kritische Meilensteine ​​mit einem kritischen Arbeitsplan festgelegt werden, in dem der Weg bis zur Fertigstellung jedes Meilensteins detailliert beschrieben wird. Dies gewährleistet einen termingerechten und erfolgreichen Abschluss des Projekts. Das Geschäftsanforderungsdokument sollte auch eine zuverlässige Methode zur Überwachung und Messung des Fortschritts enthalten.

7. Verwenden Sie die richtige Vorlage

Nachdem alle notwendigen Informationen gesammelt wurden, verwenden Sie die entsprechende Vorlage zur Darstellung der Anforderungen. Die Vorlage erleichtert die Erstellung eines Dokuments und bietet eine klare Darstellung der Informationen in einem attraktiven und verständlichen Format.

10 BRD-Elemente

Zehn entscheidende Elemente bilden eine wirksame BRD, darunter:

1. Zusammenfassung

Die Zusammenfassung beschreibt die Anforderungen des Projekts. Es wird in der Regel nach Fertigstellung der BRD verfasst, damit alle wesentlichen Punkte berücksichtigt werden können.

2. Zweck

Benutzen SMART-Format Es handelt sich um eine wirksame Methode zur Schaffung eines Ziels, das spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitbasiert ist. Dies macht es einfach, eine umfassende Vereinbarung zu treffen und gleichzeitig das Projekt fokussiert und auf Kurs zu halten. Eine häufig übersehene Komponente ist der Messprozess, der bei Bedarf Änderungen erkennt und ermöglicht.

3. Bedarfserklärung

In der Bedarfserklärung oder „Backing Statement“ wird erklärt, warum das Projekt benötigt wird und wie der Abschluss des Projekts die Anforderungen erfüllen wird.

4. Projektumfang

Projektumfang beschreibt die Grenzen des Projekts und ist einer der wichtigsten Bestandteile. Scale beantwortet drei wichtige Fragen:

• Welche Probleme löst das Projekt?

• Welchen Umfang hat das Projekt?

• Wie hoch ist der erwartete ROI nach Abschluss des Projekts?

5. Finanzberichterstattung

Finanzbericht wichtig für ein Gesamtverständnis der Auswirkungen des Projekts auf die Bilanz und die erwarteten Erträge des Unternehmens. In diesem Abschnitt sollten auch detaillierte Informationen zur Finanzierung des Projekts enthalten sein.

6. Funktionale Anforderungen

Im Abschnitt „Funktionale Anforderungen“ wird detailliert beschrieben, wer wofür, wie, wann und wo das Projekt abgeschlossen wird und was für die Umsetzung erforderlich ist. Dazu sollten Zeitleisten, Diagramme und Grafiken gehören, die bei der Planung und Aufzeichnung des Fortschritts helfen.

7. Personalbedarf

Der Personalbedarf veranschaulicht den erwarteten Personalbedarf für das Projekt, einschließlich der Personen, die wann eingestellt werden sollten. In diesem Abschnitt werden auch die Kosten dieser Ressourcen aufgeführt.

8. Zeitplan, Fristen und Fristen

Erstellen Sie einen sorgfältig geplanten und detaillierten Zeitplan, der Fristen, Meilensteine ​​und ein Überwachungssystem enthält. Dies wird Ihnen helfen, wichtige Stakeholder in bestimmten Phasen über das Projekt auf dem Laufenden zu halten. Es können Anpassungen vorgenommen werden, um Ressourcen hinzuzufügen oder zu entfernen, um bestimmte Projektkomponenten, wie z. B. Kosten und Ressourcen, im Zeitplan zu halten.

9. Kosten-Nutzen-Analyse

A Nutzen-Kosten-Analyse Einzelheiten zu allen mit dem Projekt verbundenen Kosten sowie zu den erwarteten Vorteilen.

10. Erwartungen und Annahmen

Abhängig von der Projektdauer sind Annahmen erforderlich. Beziehen Sie Erwartungen und Annahmen ein, die das Ergebnis des Projekts beeinflussen können, da sie erhebliche Auswirkungen haben können. Zu den häufig berücksichtigten Erwartungen gehören Änderungen des Geschäftsklimas, der Kundenpräferenzen, der Zinssätze oder Umstände, auf die man keinen Einfluss hat. Machen Sie Ihre Annahmen klar, um spätere Probleme zu vermeiden.

Tipps zum Schreiben eines Geschäftsanforderungsdokuments

Befolgen Sie diese Tipps, um ein effektives Geschäftsanforderungsdokument zu verfassen:

• Verwenden Sie Worte, die zum Handeln anregen: Es gibt mehrere Möglichkeiten, durch Worte zum Handeln anzuregen, einschließlich der Verwendung eines einfachen, unkomplizierten und leicht verständlichen Jargons.

• Andere einbeziehen: Ermutigen Sie andere, an Aktivitäten wie Brainstorming, Fokusgruppen, Interviews, Umfragen und Prototyping-Ideen teilzunehmen.

• Recherchieren Sie: Schauen Sie sich frühere Projekte an, um die Machbarkeit Ihres BRD zu ermitteln. Bewerten Sie Ihr Projekt, um festzustellen, ob es einer Prüfung standhält.

• Fügen Sie visuelle Hilfsmittel hinzu. Verwenden Sie bei Bedarf visuelle Hilfsmittel wie Diagramme und Grafiken, da diese Ihnen dabei helfen können, Ihren Standpunkt zu verdeutlichen.

• Testen Sie den Inhalt: Nachdem Sie ein Geschäftsanforderungsdokument geschrieben haben, testen Sie es, bevor Sie es verteilen. Erhalten Sie eine Bestätigung der Informationen und Inhalte, einschließlich Annahmen, und stellen Sie sicher, dass etwaige Fehler oder Auslassungen korrigiert werden.