Definition und Checkliste (mit Beispiel und Vorlage) • BUOM
25. Februar 2021
Ein formeller Prozess zur Einführung neuer Mitarbeiter in ihren Job und ihre Teamkollegen kann dazu beitragen, ihr Selbstvertrauen zu stärken und ihre Leistung zu verbessern. Es kann auch dazu beitragen, dass sie sich in Ihrem Unternehmen mehr wertgeschätzt fühlen und die langfristige Bindung verbessert wird. Wenn Sie sich über die verschiedenen Arten von Schulungen informieren, die Unternehmen anbieten, können Sie entscheiden, welche für Ihr Unternehmen die richtige ist.
In diesem Artikel besprechen wir, was Orientierungstraining ist und warum es wichtig ist, welche verschiedenen Arten von Orientierungstraining es gibt und stellen ein Beispiel und eine Vorlage vor, die Sie zum Erstellen Ihres eigenen Trainings verwenden können.
Was ist Orientierungstraining?
Unter Orientierung versteht man den Prozess, neue Mitarbeiter an ihre Aufgaben, Kollegen und ihren Arbeitsplatz heranzuführen. Ein effektives Orientierungstraining hilft den Menschen, sich in ihren neuen Rollen, Teams und Abteilungen wohler zu fühlen, und macht sie mit den Erwartungen und Richtlinien des Unternehmens vertraut. Durch die Orientierung können neue Mitarbeiter Fragen stellen oder Bedenken ansprechen. Es soll ihnen auch dabei helfen, sich in ihren Rollen wohler zu fühlen.
Warum ist Orientierung wichtig?
Orientierung ist wichtig, denn sie stellt sicher, dass das Unternehmen bei der Vermittlung von Verantwortlichkeiten und Erwartungen an den neuen Mitarbeiter einen schlanken, systematischen Ansatz verfolgt und so einen reibungsloseren Übergang in die neue Position ermöglicht. Eine wirksame Orientierung trägt dazu bei, die Wahrscheinlichkeit von Fluktuationen aufgrund missverstandener Erwartungen zu verringern. Dadurch wird auch sichergestellt, dass alle neuen Teammitglieder die gleichen Informationen und Schulungen erhalten. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass alle wichtigen Informationen bereits im Vorfeld kommuniziert werden.
Orientierung kann auch:
Reduzierte Kosten: Indem wir Mitarbeitern helfen, sich schneller an ihre Rollen anzupassen, können sie ihre Aufgaben schneller erledigen und so die Kosten senken.
Erhöhtes Vertrauen der Mitarbeiter. Neue Mitarbeiter gewinnen schnell an Selbstvertrauen, weil sie die Erwartungen an das Unternehmen, seine Systeme und Menschen von Anfang an verstehen.
Erhöhte Produktivität: Orientierung kann Mitarbeitern helfen, Beziehungen aufzubauen und schnell Schlüsselkompetenzen zu entwickeln, die ihre Gesamtleistung verbessern können.
Arten des Orientierungstrainings
Abhängig vom Qualifikationsniveau des Mitarbeiters und der Art der Stelle, für die er eingestellt wurde, gibt es viele verschiedene Arten der Schulung. Wenn Ihre Organisation über eigene proprietäre Systeme oder Software verfügt, über ungewöhnliche Richtlinien oder Verfahren verfügt oder der Job Spezialwissen erfordert, wird die Schulung noch wichtiger. Einige Arten des Orientierungstrainings umfassen:
Selbstgesteuerte Online-Schulungsprogramme für Informationen wie Sicherheitsverfahren, Softwarekenntnisse oder andere technische Fähigkeiten.
Einzelgespräche, um die Arbeit zu besprechen und konstruktives Feedback zu geben
Mentoring soll neuen Mitarbeitern eine wichtige Ressource innerhalb des Unternehmens bieten, an die sie sich kontinuierlich für Fragen und Feedback wenden können.
Praxisnahe Schulung zum Erlernen des Umgangs mit Maschinen und Geräten
Individuelles Gruppentraining zur Schulung von Mitarbeitern in Soft Skills wie Kundenservice, Teambuilding, Kundenmanagement und Coaching.
Offizielle Kurse von externen Anbietern zu Business- und anderen Themen
Vorlage für eine Orientierungsschulungs-Checkliste
Eine Orientierungscheckliste ist nützlich, wenn Sie während des Orientierungsprozesses die Einarbeitung neuer Mitarbeiter durchführen, da sie Sie an die Aufgaben erinnern kann, die erledigt werden müssen, und sicherstellen kann, dass nichts übersehen wird. Hier ist eine Vorlage, die Sie zum Erstellen Ihrer eigenen verwenden können:
Verwaltungsaufgaben
Helfen Sie dem neuen Mitarbeiter, den Papierkram für die Personalabteilung zu erledigen, einschließlich:
Erläutern Sie die Büroabläufe, einschließlich:
Wie (Aufgabe/Aktion)
Wie (Aufgabe/Aktion)
Wie (Aufgabe/Aktion)
Überprüfen Sie die Unternehmensrichtlinien
Erläutern Sie die Anstellungsbedingungen und lassen Sie den neuen Mitarbeiter die folgenden Formulare unterschreiben:
Entdecken Sie Vorteile wie:
(Nutzen)
(Nutzen)
(Nutzen)
Überprüfen Sie wichtige Unternehmensrichtlinien, darunter:
Sehen Sie sich an, wie ein typischer Tag im Büro aussieht, einschließlich Themen wie:
(Routinen/Pausen/Optionen)
(Routinen/Pausen/Optionen)
(Routinen/Pausen/Optionen)
Geben Sie dem neuen Mitarbeiter eine Kopie des Mitarbeiterhandbuchs und fragen Sie ihn, ob er Fragen hat.
Machen Sie einen Rundgang durch das Büro
Führen Sie den neuen Mitarbeiter durch das Büro, zeigen Sie ihm, wo sich die einzelnen Abteilungen befinden, und nehmen Sie ihn mit auf einen Rundgang durch die öffentlichen Bereiche, darunter:
(Standort)
(Standort)
(Standort)
Erklären Sie, an wen Sie sich wenden können, wenn Sie bei bestimmten Problemen Hilfe benötigen, z. B.:
(Titel der Person)
(Titel der Person)
(Titel der Person)
Zusätzliche Aufgaben
(Zusatzaufgabe)
(Zusatzaufgabe)
(Zusatzaufgabe)
Nehmen Sie es mit an Ihren Arbeitsplatz
Erklären Sie die Verwendung der Ausrüstung, einschließlich:
(Ausrüstung)
(Ausrüstung)
(Ausrüstung)
Geben Sie dem neuen Mitarbeiter einen Überblick über Kommunikations- und Onlinekanäle, darunter:
(Kanal)
(Kanal)
(Kanal)
Beispiel einer Checkliste für ein Orientierungstraining
Hier ist ein Beispiel für eine Checkliste für ein Orientierungstraining, auf die Sie zurückgreifen können, wenn Sie selbst eine erstellen.
Verwaltungsaufgaben
Lassen Sie den neuen HR-Mitarbeiter die folgenden Unterlagen ausfüllen:
Formular W-4
Formular I-9
Formular zur Hintergrundüberprüfung
Einverständniserklärung des Arbeitnehmers
Formular zur Autorisierung einer Direkteinzahlung
Erläutern Sie allgemeine Büroabläufe, einschließlich:
So betreten Sie das Gebäude und stellen einen Schlüsselanhänger bereit, um das Büro zu betreten
So gelangen Sie mit einem Code ins Badezimmer
So melden Sie sich an und beantragen Urlaub über das HR-System
Zu den weiteren Anfragen gehören:
Bitten Sie Ihren neuen Mitarbeiter, ein professionelles Foto für seinen Online-Avatar bereitzustellen.
Arrangement von Mitarbeiterfotos
Überprüfen Sie die Unternehmensrichtlinien
Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter die folgenden Formulare ausfüllt und unterschreibt:
Datenschutzvereinbarung
Wettbewerbsverbot
Stellen Sie Informationen und Ressourcen zu Vorteilen bereit, darunter:
Informationen zu Kranken- und Lebensversicherungen
Ruhestandsplanung
Leistungsprämien
Mitarbeiter-Wellnessprogramm
Überprüfen Sie wichtige Unternehmensrichtlinien, darunter:
Bezahlter Urlaub
Bezahlter Urlaub
Krankenstand
Richtlinie zur Arbeit von zu Hause aus
Datensicherheitsrichtlinien
Besprechen Sie, wie ein typischer Tag im Unternehmen aussieht, und stellen Sie sicher, dass Folgendes enthalten ist:
Voraussichtliche Ankunftszeit und Zeit, bis zu der alle Mitarbeiter bei der Arbeit sein müssen
Optionen für die Mittagspause
Die Regeln brechen
Geben Sie dem neuen Mitarbeiter eine Kopie des Unternehmenshandbuchs und beantworten Sie eventuelle Fragen.
Rundgang durch das Büro und Einführung in die Abteilungen
Geben Sie dem neuen Mitarbeiter einen Rundgang durch das Büro, zeigen Sie ihm, wo sich die einzelnen Abteilungen befinden, und gehen Sie durch die öffentlichen Bereiche, darunter:
Pausenraum für Mitarbeiter
Küche
Ein Balkon
Geben Sie an, an wen sie sich wenden sollen, wenn sie spezifische Fragen haben, die geklärt werden müssen, darunter:
Zusätzliche Aufgaben
Zeigen Sie neuen Mitarbeitern, wie sie bei Bedarf Besprechungsräume buchen können.
Vereinbaren Sie ein informelles Treffen für das gesamte Team.
Weisen Sie in den ersten Wochen einen Mentor zu, der Sie berät und Fragen beantwortet.
Nehmen Sie es mit an Ihren Arbeitsplatz
Geben Sie einen Überblick über Ihren Arbeitsplatz, einschließlich:
So melden Sie sich bei Ihrem Computer an und senden eine E-Mail
So greifen Sie auf das CMS zu
So nutzen Sie Videokonferenz-Tools
Geben Sie dem neuen Mitarbeiter einen Überblick über die Kommunikationskanäle, darunter:
Messaging-App
Geteilte Laufwerke
Firmen-Intranet
Zu den weiteren Aufgaben, die erledigt werden müssen, um sicherzustellen, dass das Teammitglied auf seinem neuen Arbeitsplatz eingerichtet ist, gehören:
Vereinbaren Sie eine ausführliche IT-Sicherheitsschulung
Stellen Sie Büromaterial zur Verfügung und erklären Sie, wo es mehr kaufen kann
Bestätigen Sie, dass der neue Mitarbeiter versteht, wie er die gesamte Software für seine Rolle nutzt.