Buchungstransaktionen im Rechnungswesen (mit Beispielen) • BUOM

11. Februar 2021

Journaling ist die Grundlage Ihrer Finanzberichte. Eine genaue Buchhaltung ist entscheidend für den Erfolg.

Obwohl es unterschiedliche Methoden gibt, werden Sie in dieser kurzen Einführung in verschiedene Methoden zur Erfassung von Transaktionen in der Buchhaltung eingeführt.

Was ist Journaling in der Buchhaltung?

Unter Journalisierung versteht man die Dokumentation einer Geschäftstransaktion in Buchhaltungsunterlagen. Buchhaltung, insbesondere für Buchhalter, ist eine detailorientierte Fähigkeit, die Engagement erfordert. Jeder Geschäftsvorfall wird in chronologischer Reihenfolge in einem Journal, auch Original Entry Book genannt, erfasst. Dies ist ein Prozess, der jedes Mal eingeleitet wird, wenn eine Transaktion stattfindet.

Wenn ein Kunde ein Konto schließt, möchten Sie die Zahlung sofort im Erstbuch vermerken. Typische Informationen sind das Datum, der Betrag, die Gutschrift auf dem Konto und eine kurze Beschreibung der Transaktion selbst.

Durch die Aufzeichnung jedes Eintrags wird es einfacher, am Jahresende Steuern zu zahlen und Geschäftspflichten bei der Berichterstattung an Finanzbehörden zu erfüllen. Dies wird sich auch bei der Analyse Ihres eigenen Unternehmens auf Lecks als wichtig erweisen, um einen profitableren Geschäftsplan zu erstellen.

Warum ist es wichtig, Buchhaltungsunterlagen zu führen?

Ein Buchhalter hat die Aufgabe, Aufzeichnungen über alle Geschäftstransaktionen zu führen, was für den Schutz des Unternehmens und der Kunden von entscheidender Bedeutung ist. Ein strategischer Plan zur Führung genauer Aufzeichnungen und zur konsistenten Protokollierung von Transaktionen gewährleistet Genauigkeit und schützt die Vermögenswerte Ihrer Kunden.

Arten der Transaktionsprotokollierung

Für die Buchhaltung stehen sieben verschiedene Methoden zur Erfassung von Transaktionen zur Auswahl, die unterschiedlichen Zwecken dienen.

Im Folgenden sind die wichtigsten Methoden aufgeführt, die für die Transaktionsprotokollierung verwendet werden:

1. Einkaufsjournal: Hiermit erfassen Sie alle auf Kredit getätigten Lagerbestände.

2. Verkaufsjournal: Hier werden nur Warenverkäufe auf Kredit erfasst.

3. Kasseneingangsjournal: Hier erfassen Sie alle Arten von Kassenbelegen. Unter „Bargeld“ werden reine Bargeldtransaktionen und Bargeld aus Forderungen ausgewiesen.

4. Zahlungsjournal/Barauszahlungen: In der Regel handelt es sich dabei um Zahlungen per Scheck, die häufig jeden Monat erfolgen.

5. Kaufretourenprotokoll: Hiermit zeigen Sie alle Kreditkäufe Ihres Unternehmens an. Dies ist nur erforderlich, wenn das Unternehmen über Vorräte in Form von Waren für den Handel oder die Produktion verfügt.

6. Verkaufs- oder Kaufretourenprotokoll: Traditionell werden hier alle Produktretouren erfasst. Der Grund für die Rücksendung wird zur späteren Bezugnahme aufgezeichnet.

7. Eigentliches Journal/allgemeines Journal: Sie werden dieses Journal verwenden, um alles aufzuzeichnen, was nicht in den anderen Journalen aufgezeichnet ist. Hier werden beispielsweise Gerätekäufe sowie ähnliche Unternehmensausgaben erfasst.

So führen Sie ein Transaktionsprotokoll

Jedes Mal, wenn Ihr Unternehmen Geld verdient oder ausgibt, verbuchen Sie die Transaktion auf mindestens zwei verschiedenen Konten – einem Soll- und einem Habenkonto. Dies wird als „Methode der doppelten Eingabe“ bezeichnet.

Beschreiben Sie den Deal. Ihre Aufmerksamkeit für die Details jeder Transaktion mit sorgfältiger Dokumentation ist der Schlüssel zu einer qualitativ hochwertigen Buchhaltung.

1. Transaktionen definieren

Bestimmen Sie die Art der durchgeführten Transaktion. Wenn Sie nicht der alleinige Verantwortliche für Transaktionen sind, werden Ihnen Quittungen zugesandt. Verkäufe, Käufe, Quittungen und Zahlungen fallen je nach Situation in unterschiedliche Kategorien.

2. Transaktionsanalyse

Hier wird die identifizierte Transaktion untersucht, um zu verstehen, wie die Transaktion die Rechnungslegungsgleichung verändert hat.

3. Transaktionen protokollieren

Dies ist der Aufnahmevorgang. Zur Erfassung von Änderungen der Kontostände und Kontogleichungen im Hauptbuch wird ein Soll- und Habensystem verwendet. Das traditionelle Journaleintragsformat erfordert, dass Sollkonten vor Habenkonten aufgeführt werden. Für jeden Eintrag erfassen Sie das Transaktionsdatum, den Titel und die Beschreibung des Ereignisses.

Allgemeine Probleme

Nachfolgend finden Sie einige häufig gestellte Fragen zur Transaktionsprotokollierung:

Sollten Sie bei der Eingabe von Transaktionen zuerst Soll oder Haben eingeben?

Bei herkömmlichen Formaten wird die Belastung zuerst in der ersten Zeile aufgeführt, während der Betrag links aufgeführt ist.

Was ist eine Einmalbuchhaltung?

Einige erfordern eine sehr einfache Form der Buchhaltung. Freiberufler verwenden manchmal das Nötigste, um ihre Ausgaben und Einnahmen lediglich zu dokumentieren. Für diese sehr einfachen Systeme wird ein einziger Eintrag verwendet. Sie protokollieren jeden Eintrag als eine Transaktion.

Was ist ein System der doppelten Buchführung?

Die doppelte Buchführung ist ein komplexerer und umfassenderer Buchhaltungsansatz, den Sie möglicherweise in Betracht ziehen sollten. Für jeden Eintrag, den Sie in einem Konto vornehmen, müssen Sie den entgegengesetzten Eintrag in einem anderen Konto vornehmen. Dieses System wird am häufigsten zum Ausfüllen von Jahresberichten, Steuern und Bilanzen verwendet.

Was ist der Unterschied zwischen Publizieren und Journaling?

Unter Journalisierung versteht man die methodische Dokumentation von Vorgängen in geeigneten Journalen. Jedes Ereignis wird mit einer Doppelerfassung dokumentiert und zusätzlich wird eine Gegenerfassung durchgeführt.

Beim Buchen übertragen Sie die im Journal erfassten Daten auf die Sachkonten. Das Veröffentlichen ist ein Schritt nach dem genauen Journaling.