Aufbau eines Geschäftsbriefes und wie man ihn schreibt • BUOM

29. November 2021

Auch wenn Sie im Privatleben nicht regelmäßig Briefe per Post verschicken, nutzen Unternehmen in der Geschäftswelt Briefe immer noch häufig als Kommunikationsmittel. Viele Geschäftsleute schreiben Briefe, um sie auszudrucken und per Post zu verschicken, oder versenden sie digital per E-Mail, um Informationen und Ideen formell auszutauschen. Zu wissen, wie man einen effektiven Geschäftsbrief schreibt, kann Ihnen sowohl bei Ihrer Jobsuche als auch als professioneller Mitarbeiter hilfreich sein.

In diesem Artikel erklären wir, was ein Geschäftsbrief ist, listen gängige Arten von Geschäftsbriefen auf, beschreiben die Bestandteile eines Geschäftsbriefs, stellen Schritte zum Verfassen eines Geschäftsbriefs vor und bieten mehrere Beispiele für Geschäftsbriefe.

Was ist ein Geschäftsbrief?

Ein Geschäftsbrief ist eine Form formeller Korrespondenz, die häufig von Unternehmen zu Unternehmen, von Unternehmen zu Kunden oder von Kunde zu Unternehmen gesendet wird. Diese Briefe folgen in der Regel einem Standardformat und werden in der Regel auf dem Briefkopf des Unternehmens verfasst, insbesondere wenn sie physisch per Post und nicht digital per E-Mail versendet werden.

Gängige Arten von Geschäftsbriefen.

Sie können das Geschäftsbriefformat für eine Vielzahl professioneller Kommunikationsbedürfnisse verwenden. Schauen wir uns einige der häufigsten Arten von Geschäftsbriefen an, denen Sie begegnen können:

• Verkaufsbriefe: Unternehmen verwenden Verkaufsbriefe, wenn sie Geschäfte von anderen Organisationen oder manchmal auch von einzelnen Kunden anwerben.

• Auftragsschreiben: Unternehmen versenden Auftragsschreiben, wenn sie eine Bestellung für ein Produkt oder eine Dienstleistung aufgeben. Diese Briefe enthalten Einzelheiten zur Bestellung und manchmal auch zur Zahlung.

• Beschwerdebriefe: Beschwerdebriefe werden in der Regel von Verbrauchern an Unternehmen gesendet, wenn diese mit einer Dienstleistung oder einem Produkt unzufrieden sind.

• Korrekturschreiben: Unternehmen senden Korrekturschreiben als Antwort auf Kundenbeschwerdeschreiben. Diese Schreiben bieten in der Regel eine Lösung für das im ursprünglichen Beschwerdeschreiben angesprochene Problem.

• Anfrageschreiben: In Anfrageschreiben wird eine Frage gestellt. Sie können ein Anfrageschreiben für verschiedene berufliche Zwecke verwenden.

• Folge-E-Mails: Eine Folge-E-Mail ist normalerweise die zweite Nachricht, die nach dem ersten Kontakt gesendet wird.

• Empfehlungsschreiben: Ein Empfehlungsschreiben kommt häufig vom früheren Arbeitgeber eines potenziellen Arbeitnehmers an das Unternehmen, bei dem sich der Bewerber um eine Stelle bewirbt.

• Bestätigungsschreiben: Mit Bestätigungsschreiben zeigen Unternehmen an, dass sie eine Nachricht oder Anfrage erhalten, aber noch keine Entscheidung getroffen oder Maßnahmen ergriffen haben.

• Anschreiben: Sowohl Unternehmen als auch Arbeitssuchende verwenden Anschreiben, um anzugeben, was in einem Paket oder einer Reihe von Dokumenten enthalten ist.

• Kündigungsschreiben: Arbeitnehmer senden Kündigungsschreiben an ihren Arbeitgeber, wenn sie beabsichtigen, ihren Arbeitsplatz aufzugeben.

Bestandteile eines Geschäftsbriefes.

Jede dieser Arten von Geschäftsbriefen hat zwar unterschiedliche Informationen für den Empfänger, folgt jedoch in der Regel einem ähnlichen Format und umfasst die gleichen Grundbestandteile. Berücksichtigen Sie beim Verfassen eines Geschäftsbriefs die Einbeziehung der folgenden Elemente:

• Absenderadresse. Die Absenderadresse ist Ihre Adresse oder die Adresse Ihres Unternehmens.

• Datum: Geben Sie das Datum ein, an dem Sie den Brief geschrieben und gesendet haben.

• Empfängeradresse: Dies ist die Adresse der Person, an die Sie die E-Mail senden.

• Anrede: Verwenden Sie eine formelle Anrede zusammen mit dem Namen des Empfängers.

• Einleitung: Der einleitende Absatz des Briefes stellt dem Empfänger den Zweck der Korrespondenz vor.

• Hauptteil: Der oder die Hauptabsätze enthalten Einzelheiten zum Thema oder Zweck des Briefes.

• Schlusserklärung: Der Schlussabsatz des Briefes fasst die Nachricht zusammen und schließt sie ab.

• Kostenloser Abschluss: Verwenden Sie zusammen mit Ihrer Unterschrift einen professionellen Satz.

• Anhänge: Wenn Sie zusätzliche Dokumente wie eine Verkaufsbroschüre, einen Lebenslauf oder eine detaillierte Quittung beifügen, geben Sie dies unter der Überschrift „Anhang“ an.

Wie schreibe ich einen Geschäftsbrief?

Einen effektiven Geschäftsbrief verfassen Sie am besten, wenn Sie sich an ein Standard-Geschäftsbriefformat halten und die notwendigen Bestandteile eines Geschäftsbriefs nutzen. Befolgen Sie diese Schritte, um einen detaillierten und formellen Geschäftsbrief zu schreiben:

1. Bestimmen Sie den Empfänger

Bestimmen Sie zunächst, an wen Sie die E-Mail senden. Wenn Sie sich beispielsweise auf eine Stelle bewerben, schauen Sie nach dem Namen und der Arbeitsadresse des Personalchefs, damit Sie im Voraus wissen, an wen Sie schreiben.

2. Definieren Sie Ihr Ziel

Wissen Sie, warum Sie den Brief schreiben. In Ihrem Anschreiben besteht Ihr Ziel darin, sich dem Personalchef vorzustellen und zu erklären, warum er Sie für die Stelle in Betracht ziehen sollte. Erstellen Sie eine Gliederung oder Liste mit Informationen, die Sie in Ihren Brief aufnehmen möchten und die Ihr Ziel unterstützen.

3. Formatieren Sie den Brief

Formatieren Sie Ihren Brief so, dass er die übliche Geschäftsstruktur widerspiegelt. Geben Sie Ihre Adresse ein, gefolgt vom Datum und der Adresse des Empfängers. Fügen Sie dann eine formelle Begrüßung hinzu. Betrachten Sie anhand eines Beispiels für ein Anschreiben eine Anrede wie „Sehr geehrte Frau Jones“, um Ihren Brief zu eröffnen.

4. Stellen Sie sich vor

Stellen Sie sich im ersten Absatz des Briefes dem Empfänger vor und erklären Sie, warum Sie schreiben. Die Länge des ersten Absatzes eines Geschäftsbriefs kann je nach Thema zwischen einem oder zwei Sätzen und vier oder fünf Sätzen variieren.

5. Geben Sie Details an

Geben Sie im Hauptteil oder in den Absätzen Ihres Briefes die Gründe an, warum Sie den Brief geschrieben haben. Anhand eines Beispielanschreibens sollten Sie hier Beispiele für Ihre Erfolge und Erfolge in früheren Positionen darlegen.

6. Effektiv schließen

Fügen Sie einen letzten Absatz hinzu, der den Hauptzweck und die Punkte Ihres Briefes zusammenfasst. Wenn Sie nach einer Antwort suchen, fügen Sie einen klaren Aufruf zum Handeln hinzu, damit der Empfänger weiß, was er tun soll, nachdem er mit dem Lesen fertig ist.

7. Nutzen Sie einen Willkommensabschluss

Fügen Sie Ihren Abschluss und Ihre Unterschrift hinzu. Verwenden Sie zum Abschluss des Briefes einen professionellen Satz wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Wünsche“. Fügen Sie Ihre Unterschrift unter Ihre Unterschrift ein.

8. Korrekturlesen und Bearbeiten

Überprüfen Sie den Brief, bevor Sie ihn ausdrucken und unterschreiben. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Wörter richtig buchstabieren und alle Grammatikregeln befolgen. Überprüfen Sie noch einmal, ob Name und Adresse des Empfängers korrekt sind. Nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen oder Korrekturen vor.

9. Fügen Sie zusätzliche Dokumente bei

Wenn Sie zusätzliche Dokumente hinzufügen, führen Sie diese unter der Überschrift „Anhänge“ auf. Zu einem Anschreiben gehören in der Regel Ihr Lebenslauf und Ihre Referenzen.

Beispiele für Geschäftsbriefe.

Nutzen Sie diese Beispiele, um das Format und die Struktur von Geschäftsbriefen in der Praxis zu sehen:

Beispiel eines Verkaufsbriefes

Dies ist ein Beispiel für einen Verkaufsbrief, den ein Unternehmen an ein anderes Unternehmen sendet:

Büroangebote
123 Hauptstr.
Boone, Ohio, 12345

1. Dezember 2020

Josh Treed
Anwaltskanzleien von Trid, Trid & Roberts
876 Wasserstraße
Boone, Ohio, 12345

Sehr geehrter Herr Trid,

Mein Name ist Pat Jenkins und ich bin stolzer Botschafter von Office Deals. Wir verkaufen ein breites Sortiment an Bürobedarf im Großhandel direkt an Unternehmen in der örtlichen Gemeinde.

Ich weiß, wie viel Papier, Tinte und andere Büromaterialien eine Anwaltskanzlei wie Ihre verbraucht, weil wir stolz darauf sind, diese an mehrere andere Anwaltskanzleien in der Umgebung zu liefern. Es ist uns eine Ehre, sehr wettbewerbsfähige Preise für Ihren Bürobedarf anbieten zu können, darunter:

• Juristische Notizbücher
• Griffe
• Markierungen
• Papier für Drucker
• Umschläge
• und mehr!

Zusätzlich zu unseren günstigen Preisen haben wir ab sofort ein besonderes Angebot für Neukunden. Werfen Sie einen Blick auf unseren beigefügten Frühlings-Sale-Katalog, um zu sehen, welche Produkte wir anbieten. Bitte kontaktieren Sie mich direkt unter 555-555-5555, wenn Sie ein individuelles Angebot für Ihren Bürobedarf wünschen.

Aufrichtig,
Pat Jenkins

Hüllen: Frühlingsverkaufskatalog

Beispiel für ein Anschreiben

Dies ist ein Beispiel für ein Anschreiben, das ein Bewerber an einen Arbeitgeber sendet:

2849 Archibald Ave.
Johnson, IL 23456

20. Februar 2021

Mary Pose
Mammutbaum-Landschaftsdesign
753 Willow Lane
Johnson, IL 23456

Sehr geehrte Frau Pose,

Als begeisterter Gärtner und stolzes Mitglied der National Gardening Association glaube ich, dass ich über die nötigen Fähigkeiten verfüge, um Ihre Verkaufsposition im Gartencenter im Freien zu besetzen.

Ich verfüge über 25 Jahre Erfahrung als Hausgärtner und habe mich vor fünf Jahren in meiner Ortsgruppe der National Gardening Association engagiert. Ich bin Autodidakt, verfüge aber über umfangreiche Kenntnisse über einheimische Pflanzen aus Illinois und die meisten Pflanzen, die Sie in Ihrem Zentrum anbauen.

Ich habe im Laufe der Jahre vielen Freunden bei der Gestaltung ihrer Gärten geholfen und liebe es, Menschen dabei zu helfen, die perfekte Pflanze für ihren Garten zu finden. Auch wenn ich derzeit von meiner ersten Karriere als Vertriebsmitarbeiterin zurückgetreten bin, bin ich gut darin vertraut, mit Kunden zusammenzuarbeiten und sie zu Käufen zu ermutigen, die Ihrem Unternehmen zugute kommen.

Ich habe meinen Lebenslauf und eine Liste mit Referenzen beigefügt, sowohl berufliche aus meiner Zeit als Verkäufer als auch persönliche Referenzen von Freunden, denen ich bei der Gartenarbeit geholfen habe, damit Sie mehr über meinen Hintergrund erfahren können. Ich freue mich darauf, bald mit Ihnen zu sprechen.

Aufrichtig,
Henry Arbor

Anwendungen: Zusammenfassung, Bibliographie

Muster-Kündigungsschreiben

Hier ist ein Beispiel für ein Kündigungsschreiben, das ein Arbeitnehmer an einen Arbeitgeber gesendet hat:

Kukolnaja Str. 2472
Appleton, OR 56789

7. März 2021

Ryan Olsen
Appleton High School
951 Broadway Avenue.
Appleton, OR 56789

Sehr geehrter Herr Olsen,

Wie Sie wissen, ist dies mein 27. Jahr an der Appleton High School. Dies wird mein letztes Semester an der Schule sein, da ich bereit bin, am Ende des Schuljahres in den Ruhestand zu gehen.

Ich habe es geliebt, hier an der Appleton High Englisch zu unterrichten. Nach einer langen Amtszeit bin ich jedoch bereit für einen langsameren Ruhestand. Bitte akzeptieren Sie meinen Rücktritt von dieser Position mit Wirkung zum letzten Schultag, dem 3. Juni 2021.

Bitte lassen Sie mich wissen, ob ich in den kommenden Monaten bei der Umstellung behilflich sein kann.

Aufrichtig,
Keith Johansson